Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

LA IMPORTANCIA DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

No description
by

ROBERTH MARTINEZ

on 19 August 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of LA IMPORTANCIA DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO ACTIVO
1ra FASE

ARCHIVO ACTIVO
2da FASE

ARCHIVO SEMIACTIVO
ARCHIVO INACTIVO
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Distribución (PGD)
Recepción (PGD)
Tramite (PGD)
Incorporación (SGD)
OFICINAS PRODUCTORAS
ARCHIVO DE OFICINA
ARCHIVO SATÉLITE
Registro(SGD)
Transferencia Física
Producción(PGD)
CICLO DE VIDA DOCUMENTAL
18 Sedes a
nivel nacional

Sede principal
Ciudad de Medellín

Programa de Gestión Documental (PGD) Ley 594-2000
Sistema de Gestión de Documentos (SGD) ISO-15489
Registro (SGD)
Organización (PGD)
¿Que es un Sistema de Gestión Documenta?
¿Que es un Programa de Gestión Documental?


“Conjunto de políticas, objetivos, procesos y procedimientos destinados a administrar y controlar la incorporación, gestión y acceso de los documentos durante todo su ciclo de vida”
Elementos del Sistema de Gestión de Documentos
Procesos ISO-15489
Clasificación
Disposición
Utilización
Captura y Registro
Almacenamiento y Preservación
Subsistema de Clasificación
Subsistema de Valoración
Subsistema de Control de Acceso
Subsistema de Descripción
Subsistema de Conservación
Obligatoriedad
Articulo 21:
Uso de nuevas tecnologías y soportes.
Aplicar los principios y procesos archivísticos.
Procesos del PGD
Principios
Principio de Procedencia
Principio de Orden Original
Producción o Recepción
Distribución
Consulta
Organización
Recuperación
Disposición Final
Conservación
Eliminación
Digitalización
Microfilmación
“Conjunto de actividades técnicas y administrativas destinadas al control de los documentos, desde su producción hasta su disposición final”
Registro (SGD)
Formato Papel
Formatos Digitales
Transferencias Electrónicas (PGD)
Consulta de Usuarios (PGD)
Clasificación (SGD)
Calendarios de Conservación / Equivalentes a las Tablas de Retención Documental
Disposición Final (PGD/SGD)
Eliminación
Instrumentos Documentales
Cuadro de Clasificación
Calendario de Conservación y Disposición (Tablas de Retención Documental)
Tabla de Acceso y Seguridad
Tesauros
Glosario de Términos
Análisis del Marco Normativo
Análisis de Riesgos
Lista de Asignación de Responsabilidades
Organización (PGD)
Almacenamiento (SGD)
Conservación (PGD)
Registro (SGD)
Digitalización
Calendarios de Conservación / Equivalentes a las Tablas de Retención Documental
Disposición Final (PGD/SGD)
Transferencia Física
Eliminación
Digitalización
Control de Acceso y Seguridad
Uso y Trazabilidad

Organización (PGD)
Almacenamiento (SGD)
Conservación (PGD)
Tercerización
Registro (SGD)
Consulta de Usuarios (PGD)
La Importancia de los Cuadros de Clasificación Documental dentro de la Institución...
ISO - 26122
Clasificación (SGD)
Clasificación (SGD)
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
"Propone una metodología para el análisis de procesos de trabajo en las organizaciones"
Análisis Funcional
Análisis Secuencial
Descomposición de las funciones en sus procesos
Identificación de flujos de tareas
Se divide en TRES tipos de análisis:
Análisis de Contexto
Permite la Identificación de:
Procesos de Trabajo vs Contexto del Negocio
Procesos de Trabajo vs Normas que Rigen su aplicación
Jerarquización de los procesos de trabajo a nivela de la organización
Independencia secuencial de los procesos de tramites ajenos
El análisis de procesos sirve para:
Identificar los requisitos para la creación de los documentos y la gestión de los mismos a medida que se tramitan.
Definir la relación contextual entre los documentos, para su fácil organización y agrupación lógica.
Integrar los procesos documentales con los procesos de trabajo de la organización.
Estudio del marco regulador
"Muestra las relaciones entre las funciones, procesos, y operaciones que tienen consecuencias en la gestión de los documentos"
Permite identificar los niveles mas altos del Cuadro de Clasificación.
Permite gestionar los procesos de creación, incorporación y control de los documentos.
Plantear el alcance y escala del proyecto
¿Que medidas debe tomar?
Identificar los requisitos de los documentos para documentar las funciones.
Desarrollar los Cuadros de Clasificación basado en funciones, para la identificación, localización y enlace de los documentos.
Mantenimiento de la relación de los documentos y el contexto de la organización.
Plantear reglas y convenciones de designación lógica a los documentos, para facilitar el proceso de identificación en todo el ciclo de vida.
Identificar los responsables de la custodia y responsabilidad de los documentos.
¿Cuál es la labor del analista de gestión documental?
Determinar los tiempos de retención para los documentos y criterios de disposición final de los mismos.
Análisis de riesgo de la estructura del Sistema de Gestión de Documentos.
Determinar el nivel de seguridad de los documentos y permiso de acceso a la información.
APLICACIÓN DE LA NORMA ISO-15489 AL CONTEXTO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
¿Para qué nos sirve la norma ISO-TR-26122?
Contar con un grupo de trabajo que:
Vaya a la fuente de información
Analice los diferentes roles que se ejecutan en el proceso
Valide la información recogida con la realidad del proceso
El resultado final del informe debe tener:
Funciones de la Organización
Agregaciones o cambios a los procesos
Mapa de procesos de la gestión documental
Listado de los tramites desarrollados en la Institución
Aspectos a Investigar:
Legislación, jurisprudencia y normatividad que regula la Institución.
Normas de practicas obligatoria (Registro Calificado)
Códigos voluntarios de buenas prácticas (ISO-9001: 2008)
Códigos de conducta y ética (LEY 1409 DE 2010 agosto 30)
Políticas de la Institución
Normas internas y procedimientos de la organización.
Pasos a Seguir:
Identificar los objetivos y Estrategias de la Organización.
Determinar cuáles son las funciones que se relacionan con los objetivos.
Identificar los procesos con correspondencia a las funciones.
Análisis de los elementos de los procesos para identificar los procedimientos.
Sirve para:
Cuadro de Clasificación Funcional
Mapa de Procesos de la Organización
Relación jerárquica entre procesos y funciones
Elaboración de Tesauros
Crear convenciones de denominación lógica e indización de los documentos.
"Traza el esquema de un proceso en forma de secuencia lineal y/o cronológica que revela las relaciones de dependencia entre las operaciones que los constituyen"
Investigación de flujo de operaciones
Pasos a Seguir:
Análisis de secuencia lógica de los proceso paralelos o de convergencia.
Identificar las secuencias que convergen y las que deben completarse dentro de los procesos.
Identificar los tramites que no estén mencionados en los procesos de trabajo.
Sirve para:
Controlar la secuencia de los procesos.
Controlar e intervenir las variantes de los procesos.
Identificación de variables a los proceso que convengan al mismo.
Desarrollas nuevos procesos que no estén contemplados en la organización.
Identificar las oficinas que producen los documentos dentro de la organización.
Establecer series agrupaciones documentales para los Cuadros de Clasificación.
Los CCD, facilitan la identificación de los procesos y tramites de los documentos recibidos, reduciendo los tiempos de respuesta de las solicitudes.
Los CCD identifican los responsables de la gestión de los documentos en todo el ciclo de vida.
Dejar constancia de la creación o incorporación de los documentos en el sistema de gestión de documentos.


Los CCD ayudan a la especificación de los metadatos de los documentos.
Metadatos mínimos:
• “un identificador único asignado desde el sistema;
• la fecha y hora del registro;
• un título o una breve descripción;
• el autor (persona o entidad corporativa), remitente o destinatario”
Proceso por el cual se determina la disposición de los documentos, dentro del sistema de gestión de documentos. Para este fin, se requiere los calendarios de conservación o tablas de retención, creados a partir del cuadro de clasificación.
Hacer públicos los cuadros de clasificación documental en el micro sitio de gestión documental.
Realizar inventarios documentales, basados en el sistema de clasificación.
Elaboración de otros registros o base datos que faciliten la búsqueda y recuperación de la información
Contar con el cuadro de clasificación de documento para la descripción de los documentos, Identificar las actividades de la organización, la elaboración de instrumentos como tablas de acceso y seguridad, tablas de índices, calendarios de conservación y vocabularios controlados.
Inventario Integral Documental - Archivo Satélite.
Tabla de Índice documental
Índice Topográfico
Listado secuencial de numero de transferencia por dependencia
Cumplimiento del Acuerdo 049 del 2000
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6277
Utilizar los CCD para la identificación y descripción de los documentos
De acuerdo a los calendarios de conservación se definen que documentos se van a digitalizar
Mediante los CCD se establece dentro del Consejo de archivo la aprobación de eliminación y Acta de Eliminación
Se procede a eliminar la documentación.
DOFA
ANÁLISIS FUNCIONAL= ENCUESTA DOCUMENTAL
CRII
CCD
MAPA DE PROCESOS= FLUJO DOCUMENTAL
TESAURO DE TÉRMINOS
CALENDARIO DE CONSERVACIÓN
METADATOS
NORMOGRAMA
LISTADO DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
DOFA
Conclusión
Full transcript