Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Informatikai projektszimuláció

No description
by

Eva Gajzago

on 18 November 2016

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Informatikai projektszimuláció

Tevékenységterv (Gantt)
Tevékenység megadása, beszúrása:
begépeljük
tevékenység ikonnal
dupla kattintás a tevékenységen - részletes
erőforrás tevezés során

az előző elé szúrja be
Erőforrások tervezése
Beállítások
WBS
Work Breakdown Structure/System,
munkalebontási struktúra/rendszer
Kritikus út tervezése
Kritikus út =
leghosszabb út,
0 tartalékidővel
Jelentések készítése
Jelentés menüben
erőforrások és költségek külön
új jelentés - formátum megadható
vizualizálás
Informatikai projektszimuláció
Gajzágó Éva
Gajzágó Éva
10 év tapasztalat - pályázatírás, pályázat- és projektmenedzsment (ROP, HEFOP, TÁMOP, TIOP, civil-NCA, stb.)
projektmenedzsment oktatás
H2020 pályázatok
főiskolai adjunktus, TTI vezető
gajzago.eva@edutus.hu
Facebook - üzenetek
skype - egajzago
Feladat
Mutatkozzatok be, kérlek!
Követelmények
órai jelenlét - 3 hiányzás
a félév elején kiválasztott témában egyéni projektterv készítése az MS Projekt segítségével + prezentáció tartása (60%)
félév végén írásbeli vizsga (40%)
Szakirodalom
Kovalcsik Géza: Ms Project 2007, Computer Books, Budapest, 2010
Garaj Erika (2013): Projektmenedzsment – módszertani segédlettel. (eBook), Edutus, Tatabánya/Budapest
prezi anyag
A kurzus témája
A projektmenedzsment alapjai, alapfogalmai, folyamata.
Projekttervezési eszközök
A projektmenedzsment feladatainak rövid áttekintése.
Az informatikai támogató alkalmazások áttekintése.
A projektmenedzsment támogatás MS Office alkalmazásokkal.
A Microsoft Project használata
Gyakorlati feladat: egy valós projekt megtervezése az adott szoftver segítségével.
Vendégelőadó előadása: A projektmenedzsmentet támogató szoftverek (opcionális)
projektmenedzsment alapok
A PM alapfogalmai
A
projekt
:
feladatok sorozata, amelynek célja, hogy egy jól leírt eredményt elérjünk adott időkeretben és adott költségvetéssel
egy egyszeri, komplex tevékenységfolyamat, amelnyek végeredménye előre definiált, meghatározott (műszaki) paraméterekkel leírtható, önmagában működőképes, és aminek megvalósítása időben és pénzben meghatározott
önálló fejlesztés
egyedi szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott lépéssorozat
konkrét célt/célokat meghatározott idő alatt kíván elérni, és a célok eléréséhez meghatározott (humán és anyagi) erőforrásokat rendel.
Példák projektekre:
• egy ház felépítése
• egy esküvő megszervezése
• egy képzés lebonyolítása

Nem projekt (de bele lehet magyarázni):
• iskolába járni általában véve (nincs időkeret)
• TV-n meccset nézni a haverokkal (nincs költségkeret)
• vonatjegyet venni (nem tevékenységek sorozata)
A
Projekt Ciklus Menedzsment
(PCM):
a projekttervezés és megvalósítást támogató
módszer
, amely több fázist egyesít, követve a projekt megvalósítási folyamat lépéseit
egy olyan
szemlélet
, amely segíti a projekt sikeres megvalósítását
PROGRAMOZÁS
AZONOSÍTÁS
KIDOLGOZÁS
MEGVALÓSÍTÁS
ÉRTÉKELÉS
Gyorsan!
Jól!
Olcsón!
Feladat
Mondj példát a projektekre!
Milyen a jó projekt?
Releváns
Valós igényen alapul
Cél-orientált; a cél konkrétan megfogalmazva, a cél reálisan elérhető és mérhető
Megvalósítható
Jól átgondolt, következetes
Mérhető eredmények
Reális költségvetés
Világos munkamegosztás
Előzetesen felmérésre kerültek a kockázatok
Fenntartható
A célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is fenntarthatóak
A
projektmenedzsment
:
tudás, képességek, eszközök, technikák alkalmazása a projekthez tartozó tevékenységek során
a tevékenységek megfeleljenek mindazok igényeinek és elvárásainak, akik a projektben érintettek, illetve ezen elvárásokon túl is hasznukra váljék a projekt.
a projekt életciklusán belüli különböző fázisok koherens és hatékony módon történő kezelésének folyamata
a projektmegvalósítás folyamatának vezetése, irányítása, szervezése - erőforrások, információk, módszerek és technikai eszközök
Projekt ciklus
Létesítménymegvalóítási ciklus
Projektmenedzsment
Menedzsment, mint tevékenység
Menedzsment, mint szervezet
Gyorsan!
Jól!
Olcsón!
A projektmenedzsment területei
Integráció
Terjedelem
Ütemezés
Emberi erőforrás
A projekttervezés és -menedzsment eszközei
SWOT ANALÍZIS
ÉRINTETTEK ELEMZÉSE
PROBLÉMA ELEMZÉS
CÉLELEMZÉS
STRATÉGIAELEMZÉS
TEVÉKENYSÉGEK - IDŐ - TERVEZÉSE
KÖLTSÉGEK TERVEZÉSE
MONITORING TERVEZÉSE
LKM
SWOT ANALÍZIS
A SWOT kidolgozásának szakaszai és lépései:
1.
készletezés
- jelen idejű mondatokból álló lista készítése
2. jelen idejű mondatokat a
mátrixban
kell elhelyezni
3. startégiai utalások
Az
erősségek

a projekttel kapcsolatos olyan tulajdonságok, tényezők, amelyek előnyt biztosítanak a kidolgozáskor és a megvalósításban
pozitív dolgok, és a projekt keretein belül találhatóak
A
gyengeségek

olyan tényezők, amelyek előnytelenek a projekt számára
negatív és belső tényezők
A
lehetőségek

olyan projektelemek, amelyeket a projekt előnyére fordíthatunk
pozitív dolgok, de nem található meg a projekt keretein belül, hanem külső tényezőt jelentenek
A
veszélyek

olyan, külső környezeti elemek, amelyek problémát okozhatnak a projektben
negatív dolgok
érintettek elemzése
projekt érintettjeinek azonosítása
információt nyújt az érintettek igényeivel, érdekeivel és problémáival kapcsolatban
Csoportok:
• érintettek
• kedvezményezettek
• célcsoport
• végső kedvezményezettek
• projekt partnerek
Érintettek:
legnagyobb csoport
más csoportokat is magába foglal
Olyan egyének, intézmények, amelyek hatással vannak a projektre, vagy hatnak rájuk a projekt vagy a program kimenetei. Ez a hatás lehet pozitív és negatív, direkt vagy indirekt is.
Kedvezményezettek
:
azok, akinek valamilyen módon haszna válik a projekt megvalósításából
nemcsak pozitív, hanem negatív értelemben is érintheti a projekt
Célcsoport
:
olyan személyekből, csoportokból vagy szervezetekből áll, amelyeket közvetlenül és pozitívan befolyásol a projekt
Végső kedvezményezettek:
olyan érintettek, amelyek– bármely módon – részesülnek a projekt eredményeiből, de kifejezetten hosszú távon
Project partnerek:
azok, akik megvalósítják a projektet, és akik felelősek a teljes folyamatért
Az érintettek elemzésének lépései:
azonosítás
azoknak a személyeknek, csoportoknak, szervezeteknek, intézményeknek, stb. az azonosítása, amelyekre hatással van a projekt, vagy amelyek hatnak a projektre
vizsgálat
meg kell vizsgálnunk az érintettek érdekeit
elemeznünk kell a kompetenciájukat és a fontosságukat
fel kell becsülnünk a kockázatokat, és
definiálnunk kell a projektben való részvételük formáját és mértékét
PROBLÉMA- ÉS CÉLELEMZÉS
A
Problémafa
elkészítésének folyamata :
a projekt kereteinek definiálása – érintettek, a projekt időkerete, helyi lehatárolás
a problémák azonosítása – a problémák felsorolása, negatív mondatok listázása, amelyek leírják a projekt helyzetét a projekt keretein belül
a felsorolt problémák megjelenítése egy speciális hierarchiában, a problémafában
A célelemzés lépései:
A problémafában lévő mondatok másolása és lefordítása negatív szituációkból pozitív eredményekké.
Az eredmények hierarchiájának ellenőrzése és az eszköz-cél kapcsolatrendszer felállítása (az ok-okozati kapcsolatokból kiindulva).
Az állítások módosítása, amennyiben ez szükséges:
a mondtatok átnézése, átírása
új mondatok hozzáadása, ha valami hiányzik a kapcsolódáshoz
mondatok törlése
Stratégiaelemzés
a projekt főbb stratégiai kereteinek kiválasztása
a menedzsment és az érintettek azonosítják a különböző stratégiákat a projektcélok eléréséhez, és az átfogó célokhoz való hozzájáruláshoz
céljai:
egy olyan utat, módszert azonosítson, amely megadja, hogyan érhetőek el a célok. .
a projekt megvalósíthatóságának biztosítása a problémafában bemutatott célok csoportosításával és lehatárolásával
egy stratégia döntést is eredményez
segítségével a menedzsment csökkenteti a
kockázatok
bekövetkezési valószínűségét, és hatékonyabb módon csoportosíthatja az erőforrásokat
az elemzés végén a
projekt mérete és keretei
pontosan tisztázásra kerülnek
a
tevékenység- és költségtervezési
folyamat alapjaként is szolgál
Azelemzés lépései:
a projekt stratégia kereteinek meghatározása
hasonló célok kiválasztás
olyan célok kiválasztása és csoportosítása, amelyek a projekt során elérhetőek
olyan célok kivétele a projektből, amelyek nem illenek a kereteibe, illetve amikkel a menedzsment nem akar foglalkozni
alternatív stratégiák meghatározása és értékelése
azon optimális stratégia kiválasztása, amelyet megvalósítanak
a projektcélok és az átfogó célok definiálása
tevékenységek tervezése - időtervezés
tevékenységterv = a menedzsment
felelősségének
és az
erőforrásoknak
– későbbi inputok – elosztása a projekt megvalósítási folyamat során
minden tevkénységnek a célfában feltűntetett célokra kell épülnie
a tevékenységeknek szerepelniük kell a stratégia elemzés során kiválasztott stratégiában
időtervezés - ütemterv
alapot nyújt a
költségvetés
elkészítéséhez
feladat
Készítsd el a kiválasztott projekt SWOT elemzését!
1. Sorold fel a projekttel kapcsolatos problémákat!
2. Helyezd el a táblában a mondatokat!
feladat
Készítsd el a kiválasztott projekttel kapcsolatos érintettek elemzését!
1. Sorold fel a projekttel kapcsolatos érintetteket!!
2. Helyezd el őket a táblában!
3. Határozd meg az érdekeiket!
4. Mérd fel a velük kapcoslatos problémákat, illetve azok megoldási lehetőségeit!
főbb tevékenységek
tevékenységek logikai sorrendje
a feladatok időigénye
mérföldkövek
a felelős személy neve
A tevékenységterv tartalma
A tevékenységek tervezése fontos, mert...
a menedzsment és a döntéshozók pontosan láthatják és megérthetik a tevékenységeket, azok kapcsolatrendszerét, függőségét
a projekt sikerességét is befolyásolja
A tevékenységtervezés lépései
1. A menedzsmet átnézi a célfában felsorolt főbb célokat. A célok hierarchiája a projekt főbb tevékenységeit tükrözi.
2. Olyan listát, struktúrát kell készíteni, amely a célok eléréséhez szükséges összes tevékenységet tartalmazza.
3. Egy egyszerű táblázat kidolgozása - a feladatok hierarchiája, számok hozzárendelése az egyes tevékenységekhez.
4. Tevékenységek ellenőrizése, lebonatása menedzselhető feladatokká vagy altevékenységekké - eléggé egyszerűek legyenek ahhoz, hogy a menedzsment könnyen meg tudja szervezni őket
5. Sorrend tisztázása, összefüggések azonosítása.
6. A projekt mérföldköveinek definiálása.
7. Az egyes speciális feladatok megvalósításához szükséges szakértelm meghatározása.
Nem hatékony, ha olyan feladatokat is bevonunk a projektbe, amelyekkel az
érintettek
nem értenek egyet.
Azokat a feladatok, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül
célokhoz
, a stratégiaelemzés során ki kell zárni a projektből.
A tevékenységek
specifikációjának

mélysége
különböző tényezőktől függ
túl sok feladatra bontják le a tevékenységeket
nincs megfelelően lebontva a tevékenység
Szükséges feladat
kihagyása
a táblából.
Rejtett kapcsolatok
a tevékenységek között.
Mérföldkövek
Minden egyes tevékenységhez
felelőst
kell rendelni
A kidolgozás során felmerülő problémák
Költségek tervezése
az elemzés alapja tevékenységterv, a Gantt-diagram
költségvetés a projektmegvalósítás minden egyes fázisát befolyásolja
A költség-tervezés lépései
a tevékenységek átmásolása a Gantt-diagramból
tevékenységek hierarchiájának és lebontásának ellenőrzése
egységek azonosítása
mennyiségek kalkulálása
egységárak becslése
adók, adótartalom becslése
teljes költség kiszámítása
finanszírozási források feltűntetése
a szükséges erőforrások feltűntetése
költségkódok leírása
A kidolgozáskor felmerülő problémák
szakértők
bevonásának hiánya
költségek azonosítása - tevékenységek
megbontása
a megfelelő
egység
megtalálása (pl. munkaóra vs. munkanap)
egységek
harmonizálása
(pl. valuták)
egységár kalkulációja - az egység egy vagy két egység szorzata vagy hányadosa
az egységár
eltérése
- tervezett és valós ár (környezeti, piaci változások)
tevékenység
mennyiségének
megtervezése
a változó környezet által okozott hatások
beszerzési folyamat - közbeszerzés
a
rezsi
kiszámítása
Monitoring és értékelés
mérni az előrehaladást és a projekt eredményeit
a projekt
NEM a terveknek megfelelően
zajlik le - monitoring tervezése
felmérjék a különbséget a
valós és a tervezett
tevékenységek között
biztosítsák, hogy a projekt a kijelölt nyomvonalon haladjon
szisztematikus és folyamatos
adatgyűjtés

segíthet a
döntéshozatalban
, és információt szolgáltat
a projekt menedzsment minden szintjén
A monitoring lépései
1. A monitoring folyamat tervezése
2. A projekt céljainak elemzése
3. A projekt tevékenységek megvalósításának és folyamatának áttekintése
a. A tevékenységek megvalósultak?
Mely tevékenységek valósultak meg, és milyen határidőre?
b. Mely akciók késnek a megvalósulással és miért?
4. Az indikátorok áttekintése
5. Minden információ összegyűjtése, jelentéskészítés
6. Felkészülési és megvalósítási terv
Projekt előrehaladási jelentés
a projekt előrehaladásának periodikus összefoglalója
tartalmazza a fő információkat a fizikai és pénzügyi indikátorokról
bizonyítékot az indikátorok teljesítéséről
adott forma - az eredmények összehasonlítására
kommunikáció
Tartalma:
A projekt jelenlegi státuszának és a tervezett adatoknak az összehasonlítása – a projektcél és az eredmények indikátoraival összhangban
A jelentési időszak fő tevékenységei, és összehasonlításuk a tevékenység ütemezéssel
A fő költségek és cash-flow a jelentési időszakban
A projektbe bevont érintettek száma
A jelentési időszakban bekövetkezett problémák, és a megoldásuk érdekében kifejtett tevékenységek
Tevékenység terv a következő periódusra
PEJ
Projekt ellenőrzése, értékelése
a projekttevékenységek előnyeinek, jelentőségének, hatékonyságának, hatásának, fenntarthatóságának és életképességének szisztematikus és periodikus elemzése
a projekt fő célokkal kapcsolatos eredményeire, valamint a célok és az átfogó célok elérésének vizsgálatára koncentrál
riportok, jelentések
Az ellenőrzés lépései:
félidei értékelés, a projekt megvalósítás közben
értékelés a projekt befejezésekor
Értékelési feltételek:
relevancia
projekttervezés
hatékonyság
hatásosság
hatás
fenntarthatóság
Feladat
Készítsd el a kiválasztott projekt gantt diagramját!
1. Sorold fel a tevékenységeket!
2. Rendezd őket csoportokba!
3. Bontsd le az egyes tevékenységeket!
4. Határozd meg hozzá az időszükségletet!
5. Jelöld a tevékenységek hierarchiáját, kapcsolatait!
6. Határozd meg a mérföldköveket!
Feladat
Készetsd el a kiválasztott projekt költségtervét!
Használd a gantt-diagramot!
Alapelvek
egyetemlegesség
rugalmasság
áttekinthetőség
pontosság
Tervezési módszerek, eszközök
Oszlopdiagramok
Gantt-diagram
L.O.B. (Line of Balance) diagram
Hálódiagramok
CPM módszer - kritikus út, csúszás
Precedencia diagram
SWOT
Word
Excel
Groupmap
Érintettek elemzése
Excel
Groupmap
Facebook
Linkedin
Realtimeboard
Feladat
Készítsd el a projekt probléma- és célfáját!
Problémafa, célfa
PREZI
Mindmaps
Realtimeboard
Draw.io
Word
Tevékenységtervezés
MS Project
Excel
Realtimeboard
Projectwork
MS Projekt alapok
Az MS Project az egyik legelterjedtebb informatikai alkalmazás, amely támogatja a projektek
tervezését,
szervezését,
monitorozását,
adminisztrációját
MSP indító felület – sablonok, segítség
Formátum beállításai
"buborék" stílusok
rácsvonalak
színek, vonalak
formázás - stílusok
Beépített diagramtípusok
gantt
hálódiagram
csapattervező
erőforrás lap
Nézet
ütemterv/további nézetek
teljes projekt nézet
tevékenység kihasználtsága
naptár
szerkezet
Készítsük el az FLL verseny megrendezésének tevékenységtervét!
Feladat
Készítsünk egy tevékenységlistát!
Vigyük fel MS Projektbe a tevékenységeket!
Programozás, főbb célok, problémák
Problémafa, célfa
Stratégia
Tevékenységterv, időterv
Költségterv
Ellenőrzés, monitoring
naptár típusa
valuta, pénznem beállítása
alap óradíj beállítása
File/Beállítások/Nézet
File/Beállítások/Ütemezés
kezdés ideje
projekt időtartama
auto. ütemezés vagy kézi
ütemezés mértékegysége
erőforrásszintek simítása /KÉZI = idő-erőforrás-költség egyensúly
ugyanaz az erőforrás több tevékenységhez, akkor fontos a prioritás (tevékenység adatlapon)
Tevékenységgel kapcsolatos műveletek:
törlés - Delete billentyű, jobb klikk törlés opció, ikonnal
mozgatás - egérrel, copy-paste
oszlopok beszúrása, törlése, mozgatása
Időtervezés:
nap=megadott munkaóra/nap (8 órás munkanap - 2 nap = 16 óra
eltelt napok használata - óra, munkanaptól független
Feladatok alábontása:
ikonnal
projekt menüben szerkezetnél
File/Beállítások/Nézet - szerkezeti beállítások (tev. számozása)
Mérföldkövek:
időtartamra 0-át adunk meg
tevékenység lapon jelöljük meg
ikonnal

Típusai:
aktív - befolyásol
passzív - nincs hatása
Ismétlődő tevékenységek:
ikonnal
beszúrással

gyakoriság megadható - heti, napi más
kis körrel jelöli (nyilakkal)
Alprojektek
sok tevékenység, alprojektben összefoglalni
külön tevékenységként, egy sorban jelenik meg
beszúrással, külön fájlból beimportál
Tevékenységek kapcsolatai
Kapcsolattípusok:
Befejezés-Kezdés
Kezdés-Kezdés
Befejezés-Befejezés
Kezdés-Befejezés
Kapcsolattípusok beállítása:
tevékenység ablakban
ikonnal
Kapcsolat létrehozása:
tevékenység kijelölése + ikon
tevékenységlapon a "Megelőzők"-höz a sorszámot beírni
Látszat tevékenységek:
ugyanaz a tevékenység nem lehet kétszer megelőző
pl., ha a 4. tevékenység megkezdése után 2 nappal kezdődik az 5. tevékenység, de a 4. tevékenység befejezése előtt 1 nappal be kell fejezni az 5.. tevékenységet
a két tevékenység közé "látszat" tevékenységet szúrunk be, 1 napos időtartammal
Tartalékidő:
teljes = idő növelésével nem változik a kritikus út
szabad = legkorábbi kezdéssel mennyire lehet kitolni a munkafolyamatot
független = megelőző tevékenység legkésőbbi befejeződése és a következő tevékenység legkorábbi kezdése közötti idő különbsége nagyobb, mint a tevékenység időtartama
Kritikus út megjelenítése:
hálódiagramon, más színben
plusz oszlop - kritikus, nem kritikus
A kritikus úton lévő tevékenység kiemelten fontos!
Ha ez a tevékenység csúszik, akkor az egész projekt időben eltolódik!
File/Beállítások/Számítási beállítások
kritikus út számításának módjai
több kritikus út számítása
Költségek hozzárendelése:
pénznem beállítása
tevékenységlapon az erőforrás megadása
eszköz lapon az összeg megadása
fő tevékenységhez is rendelhetünk hozzá költséget
Humánerőforrás megadása:
erőforrás lapon
szükséges költségek megadása
az erőforrás típusának, rendelkezésre állásának, lekötöttségének megadása
Erőforrások tevékenységhez rendelése:
Gantt-ban a tevékenységablakban
legördülő menüben (erőforrás neve)
Anyag típusú erőforrások megadása:
erőforrás lapon, legördülő menüben
Költségek megjelenítése:
Nézet/Erőforrás használat/Több nézet/Tevékenység lap
Nézet/Tábla/Költségek
fix, teljes, tényleges, fennmaradó költségeket listázza ki a program
teljes költség - Projekt menü/Projekt adatai/ Statisztika
Jelentések készítése
Word
Excel
MS Project
Prezi
Számonkérés
Feladatok:
projekt kiválasztása, definiálása
projekt témája, célja
tevékenységek
költségek
humán-erőforrás igény
MS Projekt segítségével a
a projekthez tartozó Gantt-diagram elkészítése
hálódiagram készítése
erőforrásterv
jelentés készítése
Egyéb szoftverek segítségével
SWOT
érintettek elemzése
monitoring terv
Excel tevékenységlista beimportálása
max. 20 tevékenység, min, 10 tevékenység
a részletek kidolgozása előzetesen
Tippek
Projektmenedzsment pozíciók
projektvezető
szakmai vezető
adminisztrátor
könyvelő
projektasszisztens
szakmai asszisztens
szakmai menedzsment
pénzügyi menedzsment
projektadminisztráció
KÉRDÉS
Ki a jó projektmenedzser?
A jó projektmenedzser és a team tagjai...
elkötelezettek
nyitottak
realisták
erősségeket és sokszínűséget megtartóak (toleránsak)
hitelesek
csapatkohézióval rendelkezők
KI A JÓ PROJEKTMENEDZSER?
rengeteg energia
kiemelkedő politikai készség
eredmények iránti elkötelezettség
Szereti a munkáját, élvezi a kihívásokat
Tiszta jövőkép - a jövőkép kommunikálása fontos
Jó a csapatépítésben - pozitív hangvétel
Strukturáltság és elkötelezettség - a környezet kialakításában és az irányításban
Jó a hallgatásban és a vezetésben
Fegyelmezett
Jó kommunikációs készség - tudni, kivel és mikor lehet/kell beszélni
elismerik az érintettek és a döntéshozók
célorientált
igazságos és igaz
akarja vezetni a teamet
célorientált
higgadt
hisz a jövőben, illetve a projekt pozitív kimenetlében, eredményességében
magabiztos
PROJEKT TEAM
a kialakítási fázisban
azon személyek kiválasztása, akik megvalósítják a projektet
szakmai képességek, kompetenciák, tapasztalat
személyes készségek és tulajdonságok
minden feladatnak legyen felelőse (tudás és tapasztalat azon a területen)
tiszta felelősségi körök
egy motiváló környezet kialakítása
csapatépítő tréningek
szerepek a TEAMben
a TEAM kialakítása
motivátor - csapatszellem támogatása
álmodó - célorientáltság
pontos, precíz - határidők betartása
reális, megoldó - problémamegoldás
kritikus - a csoport lelkiismerete
adminisztrátor - hivatali tapasztalat
vezető - döntések
személyes tulajdonságok és készségek
magas szintű szakmai tudás
jó problémamegoldási készség
célorientáltság
magabiztosság
hatékonyság
kezdeményező készség
nem ítél előre
ismeri a szervezetet
megérti mások igényeit, motivációit
jó kommunikciós készség
csoporttagok
projekt tagok
szakértők, felelősök
monitoring bizottság
tulajdonosok, erőforrások tulajdonosai
projekt vezetők
PROJEKT TAGOK
FŐBB FELELŐSSÉG
FELADATOK
EGYÉB FELELŐSSÉG
KOMPETENCIÁK
PROJEKT TAGOK
a feladatok időben elvégzése
a feladatok elvégzése
eredmények adminisztrációja
információ szolgáltatás (megvalósításról, időszükségletről)
késésre figyelmeztetés
saját tapasztalatok beépítése a projektbe
ne lépje túl a költségvetést
a vezető informálása a kockázatokról
report the need of the assets for his/her work to the leader
initiate talks and meetings with the leader
collect and elaborate information
SZAKÉRTŐK
konzultáció
a vezető támogatása, tanácsok
döntéstámogatás, - előkészítés
célok azonosítása
sztandardek és módszerek választása
minőségcélok és sztandardek
specifikáció és övetelmények
szakértői nézőpont, vélemény a projektben
nominated by the consigner
monitoring BIZOTTSÁG
jelentés és monitoring
minőségbiztosítás
hatékonysági követelmények kialakítása
vezető segítése
munkafolyamat és -módszerek optimalizálása
minőségi célok meghatározása
agent of the consigner
a szakmai, technikai és minsőségi döntések felülvizsgálata
az ellenőrzés segítése - elfogadja-e az eremdényeket
az eredmények minőségbiztosítása
TULAJDONOSOK
erőforrások biztosítása
HR biztosítása
képzés
külső források bevonása
a belső és külső erőforrások biztosítása, időben és a megfelelő minőségben, mennyiségben
decide about people involved in the project
Projekt tagok
Szakértők
Monitoring biz.
Tulajdonosok
elnök
ötletember
erőforrásszerző
értékelő
formáló
szervező
teammunkás
hajrázó
Etika
Az alábbi normák tartandóak be:
pontosság
korrektség
nyíltság az adatok megfelelő biztosításában
titoktartás és bizalmas információkezelés
legitimitás
önszabályozó törekvések elfogadása
átláthatóság biztosítása
összeférhetetlenség elkerülése
A projekt személyi háttere
Kérdés
Kik vesznek részt a projektben?
Kik lehetnek a projektmenedzment szereplői?
A beruházási, megvalósítási folyamat szereplői
a szereplők és szerepkörök (felelősségi körök) projektenként eltérőek
stratégiától is függ (pl. egy menedzsment szerevezet vagy kihelyezve, megvalósító szerevzetén belül vagy külön cég, stb.)
A megvalósításban, beruházásban résztvevők köre:
beruházó
tanácsadó
mérnök
vállalkozó
tervező
beszállító
Projektszervezet - szervezeti formák
Lineáris-funcionális
Projektre orientált
Mátrix
Feladatok és felelősségi körök
Érdekcsoportok
Külső
Belső
tulajdonosok
projekt vezetés
megvalósítók
munkavállalók
egyéb
hatóságok
vállalkozások
pénzintézetek
szakmai szervezetek
érdekvédelmi szervezetek
fogyasztók, vevők
helyi közösségek, civilek
média
Érdekek
gazdasági
törvényben szabályozott jogok
küldetés, célokbiztonság
életminőség
előnyszerzés
fennmaradás
politikai
latens, rejtett
Projekt ciklus:
a projekt kezdetétől a végéig
megvalósítási lépések sorozata
projekt szakaszok
Projekttervezési eszközök
SWOT elemzés
Stakeholder elemzés
Feladatterv készítés
Ütemterv készítés
Költségterv készítés
Mérőszámrendszer tervezés
Előrehaladás követés
Mérés, adatelemzés
Logikai keretmátrix, keretszemlélet
Minőség
Kockázat
Költség
Kommunikáció
Beszerzés
MS Project
Word, Excel
Groupmap
Facebook, Linkedin
WBSTool
Visio
Trello
Prezi
Google
draw.io,
smartsheet,
realtimeboard,
mindmap,
mindmeister,
slemma,
conceptboard, stb.
A
problémaelemzés

segít feltárni a projekt helyzetének negatív oldalát és egy ok-okozati kapcsolatot létesít a problémák között.
célja, hogy megértsük a projekt legproblémásabb szakaszait, az úgynevezett „útszűkületeket”.
egy könnyen érthető diagrammal (a
problémafával
) lehet szemléltetni
Célelemzés
:
módszertani megközelítés
a problémaelemzést követi
a jövőbeli szituáció leírására koncentrál
olyan célokat jelenít meg, amelyeket a problémák azonosításából dolgoznak ki
olyan hierarchiát is ábrázol, amely a projekt fő céljait tartalmazza egy eszköz-cél kapcsolatrendszerben megjelenítve
ábrázolása: célfával
A problémafa és célfa kidolgozásakor felmerülő
nehézségek
:
nem ok-okozati viszony
NEM fontossági sorrend
nincs kapcsolat a két probléma között
nem kerül bele minden probléma
problémafában szereplő mondatok nem illenek a célfába
Kidolgozáskor felmerülő problémák:
nincs készletezési szakasz
nem tudjuk, melyik boxba való a mondat
egy mondat több helyre is illik
nincs stratégiai utalás
A SWOT elemzés főbb előnyei:
• könnyű és gyors a kidolgozása
• könnyű megérteni
• a gyengeségek vagy a veszélyek erősségekké és lehetőségekké való alakítása segíthet a problémamegoldásban
• a projekttel kapcsolatos aktuális és fontos kérdésekre koncentrál
• kritika nélkül jeleníti meg a problémákat
• a PCM minden szakaszában használható
A SWOT analízis segít...
• a projekt külső és belső helyzetének felmérésében
• az erőségek gyengeségekkel, a lehetőségek veszélyekkel való összevetésében
• egy alap biztosításában, amely támogatja a projekttel kapcsolatos problémák és célok beazonosítását
• az intézményi és szervezeti értékelési rendszer támogatásában
• egy olyan általános elemzés kidolgozásában, amely a szervezet specifikus problémákra való reagálását tárja fel
• a projekt kompetitív előnyeinek felfedésében, az erősségek lehetőségekhez való társításával
• a gyengeségek vagy a veszélyek erősségekké és lehetőségekké való alakításában
Egyéb PM szoftverek
Trello
https://trello.com
feladatok kiadása
közös felület, csapatonként
szerkeszthető táblák
egyszerű kezelni
Google drive
dokumemntumok, táblázatok, diák
közös felhasználás
mentési problémák
Wrike
https://www.wrike.com
feladatok nyomonkövetése
naptárral kombinálva
listák, táblák, időterv
Scrum - jira agile
szoftverfejlesztési projektmenedzsment módszertan
projektek vezetésére
programmenedzsment-megoldásként

Egy olyan
keretrendszer
, melynek segítségével emberek komplex
problémákat
tudnak adaptív módon kezelni úgy, hogy közben termelékenyen és kreatívan szállítják le a lehető legértékesebb termékeket.
A Scrum keretrendszer a Scrum
Csapatokból
, valamint a hozzájuk rendelt
szerepekből
, eseményekből, munkaanyagokból (artifacts) és szabályokból áll.
Tapasztaláson
alapuló folyamatellenőrzési elméleten, empirizmuson alapul
https://www.scrum.org/
Projektmenedzsment szoftverek
http://project-management.com/software/top15/
Teamwork
AceProject
Wrike
Dapulse
Jira
Google Drive
LKSz
menedzsment, prezentációs és irányítási eszköz
a PCM központi eleme
tervezési és menedzselési célokra is használják
azonosítási és kidolgozási, valamint az értékelései (monitoring) fázisban
LKM
logikai keretmátrix (LKM)
egy diagramm az LKSZ alapján, amely megjeleníti a projekt céljainak logikai hierarchiáját.
fő célja, hogy rövid – egy oldalas – összegzést adjon a projektről egy standardizált formában
segít a monitoring folyamatban és a projekt értékeinek mérésében, valamint a kockázatok azonosításában
Az LKSz támogatja a menedzsmentet az alábbi kérdések megválaszolásában:
• Miért kell megvalósítani a projektet?
• Milyen céljai vannak a projeknek, és mit akar elérni?
• Milyen eszközökre van ehhez szükség?
• Hogyan fogja elérni a projekt a célokat?
• Milyen külső tényezők befolyásolják az eredményeket?
• Milyen feltételket kell teljesíteni a projekt megkezdéséhez?
• Hol találunk információt a projekt sikerességének ellenőrzéséhez?
• Mennyibe fog kerülni a projekt?

Előnyeit:
könnyen értelmezhető
egy logikai és szemléletmódot és gondolkodásmódot közvetít
összefoglalja
a főbb, szükséges információkat, egy vagy két oldalon
a projekt
hierarchiáját
ábrázolja
ez a hierarchia a projekt főbb összefüggéseit mutatja – célok, indikátorok
az LKM kidolgozását az érintettek közösen végzik, kapcsolatba lépnek egymással, és így biztosítható a projekttel kapcsolatos elkötelezettségük
a
döntéshozók és a menedzsment
könnyen használhatja
a PCM
több fázisában
is hasznos lehet
tisztázza a célokat és egy hierarchiában helyezi el őket
egy olyan eszközt ad a menedzsment kezébe, amely hasznos az értékeléskor, ellenőrzéskor, illetve a projektterv belső logikájának ellenőrzésekor
az LKM kidolgozása biztosítja, hogy az átfogó célok, eredmények és projektcélok kapcsolatban legyenek egymással, illetve a magasabb szintű célokkal is
kritikus feltételezéseket tartalmaz, amelyek a jövőbeli problémák kiküszöbölésében segítenek
LKM
Az LKSZ segít a menedzsmentnek:
a helyzetelemzésben - az azonosítási fázisban,
egy logikai hierarchia kialakításában a célok megvalósítása érdekében,
a lehetséges kockázatok azonosításában,
a monitoringgal kapcsolatos döntésekben és az értékek vizsgálatában,
a projekt összefoglalásában (egy sztandardizált formában)
LKSz = Logikai Keret Szemlélet
LKM = Logikai Keret Mátrix
amint az előfeltételek teljesülnek, a projekttevékenységek megvalósítása megkezdhető
amint a tevékenységek megvalósulnak, és az ehhez kapcsolatos feltételek teljesülnek, az eredményeket el lehet érni
amint az eredményeket elérték, és az ezen a szinten lévő feltételezések teljesülnek, a projektcélokat el lehet érni
amint a projektcélokat elérték, és az ezen a szinten lévő feltételezések teljesülnek, a projekt hozzájárul az átfogó célok eléréséhez
Vertikális logika
OII és „SMART” indikátorok
OII:
objektíven igazolható
SMART:
specifikus (Specific)
mérhető (Measurable)
elérhető (Available)
releváns (Relevant)
időhöz kötött (Time-bound)
Az EU által definiált indikátorok:
fejlődési indikátor
input indikátor
output indikátor
kimeneti indikátor
hatás indikátor
Az indikátorok jellemzése
QQTTP-kritériumok
„quantity” - mennyiség (mennyit?)
„quality” - minőség (milyet?, milyen jót?)
„target group” - célcsoport
„time” - idő (mikor?)
„place” - hely (hol?)
SMART-kritériumok:
„specific”, azaz konkrét
„measurable”, azaz mérhető
„available”, azaz rendelkezésre álló
„relevant”, azaz releváns
„timely”, azaz időszerű, aktuális
Projektdokumentumok
Projektterv és megvalósíthatósági tanulmány
Projektdokumentumok
technikai - funkciók, eszközök, eredmény
jogi - jogok, kötelezettségek, felelősség
vezetési - átláthatóság, számonkérhetőség
Előkészítés, programozás
Tervezés
Megvalósítás
Ellenőrzés
megvalósíthatósági tanulmány
projekt fiche
döntést előkészítő összefoglalók
egyéb stratégiák, programok
finanszírozási javaslat
tevékenységtev
akcióterv
költségterv
LKM
erőforrásterv - HR terv
építési terv
kockázatkezelési terv
marketing terv
változáskezelési terv
minőségbiztosítási terv
tervezési dokumentumok módosított változata
akciótervek
működési tervek
projektmeetingek dokumentációja
módosítások, változások dokumemtnumai
szerződések
monitoring jelentések
Zárás
monitoring terv
monitoring dokumentumok
jelentések
problémakezelés dokumemntumai
monitoring jelentések
összefoglaló, projektzáró jelentés
fotók, videók
elégedettségi felmérés eredményei
Projektterv részei
1. Vezetői összefoglaló
2. Projekt bemutatása, alapadatai
3. Projektszervezet
4. Feladatok és tevékenységek a projektben
5. Költségvetés
6. Monitoring, ellenőrzés
7. Projektdokumentumok
8. Mellékletek
Megval. tan.
Vezetői összefoglaló
A projekt háttere - környezetelemzés, programozás, felsőbb szintű stratégiák
A főbb probléma, projekttel kapcsolatos igény
Megoldási alternatívák
Megvalósítási javaslatok
Pénzügyi elemzés
Kockázatelemzés
Mellékletek
Mire jó a megval.tan.?
döntéshozatal
kockázatelemzés, -elkerülés
átfogó kép
kommunikáció
lobbi
Projektek ellenőrzése
Saját, belső ellenőrzés
IH vagy KSz ellenőrzés
folyamatos megbeszélések (feladatok, felelősségi körök)
TQM
jelentések, beszámolók, teljesítés igazolások
előrehaladási jelentés
elszámolások, kifizetési kérelmek
értesítenek
rendelkezésre állás
PEJ, projekt- és fenntarthatósági indikátorok
arculati előírások
kifizetések
Projektmegvalósítás
A projektmegvalósítás területei
Menedzsment és feladatai
Etika
Szakmai végrehajtás, minőségbiztosítás
Pénzügyi végrehajtás
Kommunikáció
Kritikus tevékenységek
Jogi háttér
Projektmenedzsment
Menedzsment, mint tevékenység
Menedzsment, mint szervezet
A projektvégrehajtás és a projektfinanszírozás szakaszai:
kezdési periódus
fő megvalósítási periódus
projektzáró periódus
utánkövetési periódus
Projekt kezdés
Hurrá nyertünk!
Jaaaj! Nyertünk!
saját felelősségre megkezdett projekt
mikor kezdhető meg?
mi számít kezdésnek?
hogyan kezdjük meg?
Megvalósítás
A projektben létrejövő szakmai dokumentumok és alrendszerek:
Projektterv és mellékletei
PEJ - Projekt Előrehaladási Jelentés
Előlegigénylés
PFJ - Projekt fenntartási jelentés
Beszámolók
Kifizetési kérelmek
Változásbejelentés
Szerződés módosítási kérelem, módosítás
költségvetés
ütemezés
gantt
indikátorok
listák, stb.
PIR - Projekt információs Rendszer
Fontos:
visszacsatolás
dokumentálás, adminisztráció
kapcsolattartás
érintettekkel
kiíróval
projekt megvalósítókkal
jogi és adminisztrácós előírások betartása
megfelelő
lebonyolítás
társadalmi elvárások, problémamegoldás
A visszacsatolások kritériumai:
relevancia
hatékonyság
fenntarthatóság
hatásosság
hatás
fenntarthatóság
teljesítménymérés
Projektirányítás és projektszabályozás
Általában véve a projekt külső szabályozói az alábbiak:
magyar törvények, rendeletek
magyar állami hivatalok és szervezetek állásfoglalásai
helyi rendeletek és szabályozások
közösségi rendeletek
közösségi irányelvek
megkötött szerződések
A belső szabályozók leggyakrabban az alábbiak:
szervezeti és működési szabályzat
számviteli szabályzat
pénzkezelési szabályzat
dokumentumkezelési szabályzat
közbeszerzési szabályzat
A projektirányítást támogató leggyakoribb rendszerek :
Projekt Irányítási Kézikönyv
Monitoring Kézikönyv
Projektügyviteli szoftver
Pénzügyi tervezés - végrehajtás
A projekt pénzügyi tervezésének legfontosabb elemei:
projektköltségvetés (táblázat és annak szöveges magyarázata)
projekt cash-flow (táblázat és annak szöveges magyarázata)
közbeszerzési terv (táblázat és annak szöveges magyarázata)
A projekt pénzügyi végrehajtásának legfontosabb elemei:
pénzügyi teljesítések dokumentumai (kifizetési bizonylatok és alátámasztó háttérdokumentumok)
terv/tény adatsorok (táblázat és az eltérések magyarázata)
közbeszerzési dokumentációk (teljes dokumentációk)
A végrehajtás elemei:
könyvelés
bérszámfejtés
utalványozás
költségvetés figyelemmel kísérése
cash-flow figyelemmel kísérése
A pénzügyi kifizetések (teljesítések) igazolása:
megrendelés
számla (esetleg szállítólevél is)
teljesítésigazolás (ha van)
kifizetés engedélyezése
átutalási megbízás (ha van)
kifizetés megtörténtének igazolása
Kommunikáció
belső kommunikáció
külső kommunikáció
A szóbeli kommunikáció:
projektmegbeszélés
projektértekezlet
tájékoztatás
egyéb szóbeli kommunikáció
Írásos:
projektjelentések
teljesítésigazolások
utasítások
elektronikus és papíralapú levelezés
megbízások és egyéb vezetői rendelkezések
nyilvántartások
Típusai
Saját vezetéssel folytatott kommunikáció
Támogatóval folytatott kommunikáció
Disszemináció
saját internetes honlap, portál
egyéb elektronikus felület (cikk, banner, link, stb.)
nyílt adatbázis
újságcikk, újsághirdetés
televíziós szereplés, hirdetés
kiadványok (pl.: plakát, szórólap, tájékoztató füzet, tankönyv, stb.)
kis értékű ajándéktárgyak (pl.: toll, jegyzettömb, mappa, stb.)
Kritikus tevékenységek a projektben
Válságmenedzsment
Változásmenedzsment
Benchmarking
Konfliktuskezelés
A válságmenedzsment
A válságmenedzsment-beavatkozás főbb lépései az alábbiak:
probléma meghatározás
érintett területek felmérése
beavatkozás előkészítése – stratégia készítése
beavatkozás
beavatkozás sikerességének mérése - utánkövetés
A válság kialakulásának okai :
törvényi változások
rossz támogatói utasítás
belső szervezeti problémák
hiányos tervezés
rossz előrehaladási ütem
rossz előrehaladási irány
a tevékenységek egy része nem működik
rossz (pénz)gazdálkodás
nem megfelelő vagy hiányos projektdokumentáció
projektvezetési problémák

Változásmenedzsment
A tervezett változtatás sikeres megvalósításának három fázisa:
a felengedés (unfreezing)
a mozgatás (moving)
a megszilárdítás (freezing)
A változás sikereit értékelni lehet:
a szervezet eljutott a kiinduló állapotból a kívánt új célállapotba, vagyis sikerült a tervezett változtatást véghezvinni
a szervezet működése a célállapotban a várakozásoknak megfelelő
az átmeneti állapot nem okozott a szervezetnek túlzott mértékű fennakadást, nem terhelte le túlságosan a rendszert
az átmeneti állapot nem okozott a szervezet egyes tagjainak túlzott fennakadást és ráfordítást, nem terhelte le a tagokat túlságosan
A változtatásban részt vevő személyek csoportjai, szerepei:
védnök
ügynök
célpont
szószóló
Kérdés
1. Kik között valósul meg a projekt belső kommunikációja?
Milyen belső, kommunikációs problémák merülhetnek fel a projekt során?


2. Kik között lehet motivációs különbség?
Milyen problémák adódnak a motivációs eltérésekből?
A projekt belső kommunikációja
Motivációk a projektben
Projektmenedzsment tagok
projektvezető
projektmenedzser
projektasszisztens
pénzügyi vezető
pénzügyi asszisztens
műszaki/szakmai vezető
megvalósítók
Személyes tapasztalatok
projektvezető elvárásai
megbízó kommunikációja (civil)
megvalósítók motiválása (Karrier)
projekt meetingek (sport)
minőségirányítás
grafikus
politikusok - bizottsági tagok
pletyka
Full transcript