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Política Gastos de Representacion y Viajes

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on 5 June 2014

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Transcript of Política Gastos de Representacion y Viajes

NPR 006 : Política de Viajes
¿ A quién aplica?
Cubre
Fuerza de Ventas
Terceros y Eventos
Area Administrativa
Efectuar reserva de Alojamiento
Requerir anticipos de efectivo
(viáticos, transporte, etc.)
(cc) image by nuonsolarteam on Flickr
Formalizar
la
solicitud
de tiquetes
¿ Para qué Sirve?
Los anticipos sólo aplican si no tienen asignado un fondo de viajes.
Pasos
Principales
Solicitud de viajes
Anticipos
Gastos
Transporte
Alimentación
Otros
Formato
Proceso
Nacionales
Internacionales
Grupos de más 10 personas
Emergencia debe ser justificada y autorizada por Control Interno.
Anterioridad 14 Días hábiles
Asistentes de área radicará de 2 a 5 p.m con asistentes de compras.
No debe haber más de 20 personas de la compañía en el mismo vuelo.
Agencia de viajes cuenta con 3 días hábiles para efectuar reservas correspondientes.
Incluir política AED si aplica.
(Incluir E - Shopping y SAP.
Asistentes administrativos de compras entregan de 5 a 5:30 p.m reserva y opción de itinerario.
Asistentes podrán revisar su reserva vía mail en el transcurso del día hasta las 3:00 p.m.
Asistentes Administrativos validan contra formato reserva e itinerario. Reenviarán información a Asistentes.
Auxiliar Distrito hace llegar formato de solicitud a asistente comercial o mercadeo.
Si la opción es escogida. Asistente administrativo de compras realiza solicitud a Agencia de Viajes para reserva.
Asistente de área radicará de 2 a 5 p.m a los asistentes administrativos de compras.
Asistentes de compras ingresan solicitud en E - shopping
Agencia de viajes enviará via mail a los asistentes administrativos de compras el e - ticket para entrega del usuario.
Detallar valor y Moneda
Enviar a contabilidad con 1 día de antelación
Pagos se realizan martes y jueves son consignados a la cuenta del empleado por Tesorería.
No deben sobrepasar los 80 Euros por viaje y 250 Euros.por semana
Si el anticipo no es suficiente, a los empleados se les reembolsará los gastos adicionales, después de legalización
Cualquier excepción debe ser aprobada por Control Interno.
Anticipo no debe sobrepasar 500 Euros por Semana o 100 máximo por día
.
Tesorería entregará anticipo teniendo en cuenta sello de contabilidad
Anticipo se entrega directamente al empleado o asistente de área
.
Entregar formato con 4 días hábiles de antelación a Tesorería
Detallar claramente valor y moneda
(cc) photo by theaucitron on Flickr
No Reembolsables
Clase económica para todos los colaboradores
Clase ejecutiva para viajes > 6 horas de vuelo y para el Gerente General + (n - 1)
Evitar viajes ida y vuelta en diferentes aerolíneas.
Vuelos en primera clase están prohibidos.
Doctores invitados por la compañía a congresos deberán aplicar norma.
El transporte al aeropuerto (salida - llegada) deberá ser hecho a través de taxis.
Atención a
Terceros
El servicio y la propina de Room Service será asumido por el empleado
.
Relacionar gasto
Incluir nombres de participantes al dorso de facturas (restaurantes, hoteles)
Licor sólo será reconocido como gasto de representación (máximo 2 bebidas)
Atención a terceros máx 100 USD por día/ persona
Minibar monto máximo USD o 10
Tope máximo por día/ por persona 80 USD
(cc) photo by theaucitron on Flickr
Atención a terceros
Reunión trabajo con personal Compañía
Hoteles
Cambio de Tiquetes
Cambio de tiquetes
Asistente de área reporta a Asistente compras.
Asistente de compras verifica posibilidad de cambio sin pago.
Si se requiere cobro por penalidad. Se debe presentar nuevo formato " solicitud de viaje".
Reportarlo mínimo con 6 horas de anticipación
Asistente administrativo realiza un seguimiento y control de los tiquetes devueltos a través de reporte mensual del banco tiquetes.
Asistentes de compras llevarán control de los tiquetes disponibles.
(cc) photo by medhead on Flickr
Cancelación de tiquetes de Viaje.
Gastos viaje empleado
Diferente a fuerza de ventas : Puede cancelar gastos de hotel, manutención y atenciones con tarjeta crédito personal o cualquier medio de pago.
Se reconocerá llamadas equivalentes a 5 minutos por día de viaje.
Gastos de lavandería serán reconocidos por viajes mayores a 5 días.
Consultar NPR para ver todos los gastos
Requisitos Factura
2012
Datos Adquiriente del servicio:
Razón Social
NIT
Denominada
expresamente:
Factura de Venta
Datos Beneficiario Pago:
Apellidos, Nombre
o Razón Social
NIT
Número factura debe corresponder a sistema de númeración
Fecha de
Expedición
Descripción detallada
de artículos.
Valor Total Operación
Calidad de retenedores de Impuestos (Nacional)
Aplicación de retención legales cuando se paga en efectivo
Legalizaciones Anticipos
Relación de gastos
Reporte Gastos Viaje Personal (Anexo 603)
Planilla Gastos Fuerza de Ventas (Anexo 604)
Reembolso Gastos de Viajes
Viajes nacionales de 1 día (sin pasar noche) dan derecho a viáticos.
Gastos incurridos durante el viaje deben ser razonables.
Diligenciar correctamente formatos Gastos de Viaje y adjuntar soportes de gastos.
Formato de relación de gastos de transporte
Gastos relacionados deberán tener fecha de causación
Reportes:
Internacionales: 4 días hábiles
Nacionales: 3 Días hábiles.
Después del viaje
Generalidades
¿ Quién Supervisa?
¿A Quién se asigna?
Funcionarios que requieren desplazarse permanentemente a diferentes zonas de trabajo
Business Support realiza una supervisión trimestral del manejo de gastos.
Debe rotar mínimo 1 vez al mes.
Reembolso será consignado: martes y jueves de cada semana.
Se restringe la compra de obsequios a través de fondo de marketing.
Diligenciar correctamente el formato "Reporte de Gastos de Viaje"
Adjuntar soportes de los gastos relacionados, deberán tener fecha.
Viajes nacionales de 1 día (sin pasar noche) dan derecho a Viáticos
Control de Fondos Fijos
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