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Copy of Gestão Pessoal do Tempo

Apresentação sobre técnicas que podem ser utilizadas para melhorar a gestão pessoal do tempo.
by

Renato Branco

on 9 April 2014

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Transcript of Copy of Gestão Pessoal do Tempo

COMO MELHORAR A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES
GESTÃO PESSOAL DO TEMPO
PRINCIPAIS REFERÊNCIAS
Renato Willi - Gestão do Tempo Além dos Cronogramas - Revista MundoPM / ano 6 / n° 31
Francesco Cirillo - The Pomodoro Technique - http://www.pomodorotechnique.com/
Sue Shellenbarger - No Time to Read This? Read This - http://online.wsj.com/article/SB10001424052748704538404574541590534797908.html
Renato H. F. Branco
renato@vinhabranco.com.br
renatohfbranco@ymail.com
www.vinhabranco.com.br
Tempo passado é irrecuperável...
Técnicas de Gerenciamento do Tempo em Projetos
Método do Caminho Crítico - CPM
Análise PERT
Método da Corrente Crítica - CCPM
Simulação por Monte Carlo
Estas técnicas somente funcionam se os colaboradores conseguirem administrar bem o seu tempo !!!
E quais são as razões dos atrasos em nossos projetos?
Síndrome do estudante
Lei de Parkinson
Murphy ataca aqui
O trabalho se expande para preencher todo o tempo disponível.
Mesmo que uma tarefa seja finalizada antes do tempo, o recurso gasta todo o tempo que resta para “terminar de completá-la”...
Multitarefa
Memorizar e preencher o quadro na vertical
Preencher o mesmo quadro na horizontal
Perdemos muito mais tempo preenchendo o quadro na horizontal porque:
1) O foco muda constantemente
2) O que exige um recontexto e
3) Um inerente gasto de tempo que poderia ser evitado.

Além do fato de atrasarmos todas as entregas...
Mas por que o ambiente que propicia estes três comportamentos existe?
Falta de prioridades e planejamento - visão clara e organizada de todo o trabalho que tem de ser feito.
Interrupções e distrações:
situação na qual você está concentrado e:
chega um email ou torpedo
o telefone toca
alguém entra na sala
um colega faz uma piada
...
Dados:
1) Interrupções desnecessárias e tempo de recuperação (o tempo para voltar a se concentrar e ser produtivo na atividade) consomem, mais ou menos, 28% do dia do trabalhador do conhecimento.
(Spira e Feinbuch, 2005 - apud Willi 2010)
2) Trabalhadores levam, em média, 15 minutos para retornarem a tarefas mentais sérias, como escrever relatórios ou código de computador, depois de responderem um e-mail ou mensagem instantânea que chegou. Eles se distraíram para responder outras mensagens ou consultaram notícias, sites de esportes ou entretenimento.
(Lohr, 2007 - apud Willi 2010)
3) Quando trabalhadores fazem malabarismo com interrupções por e-mail e o resto de seus trabalhos, seus QIs caíram "chocantes" 10 pontos - o equivalente a perder uma noite de sono.
(Macklem, 2006 - apud Willi 2010)
4) Gerenciar duas tarefas mentais de uma só vez reduz o poder do cérebro para cada uma das tarefas. Os recursos disponíveis para processar estímulos visuais caíram 29% se a pessoa estivesse tentando ouvir ao mesmo tempo. A atividade cerebral para ouvir caiu 53% se a pessoas estivesse tentando processar estímulos visuais ao mesmo tempo.
Mas como nosso cérebro funciona?
Quando a quantidade de informação no cérebro aumenta (compromissos assumidos)...
temos a tendência de esquecer das coisas ou...
ficarmos com coisas demais na cabeça, o que causa ansiedade e descontrole (que resulta em estresse)
Já aconteceu de você ficar ansioso, frustrado?
"Não tenho tempo para fazer nada!"
"Tenho muita coisa para fazer!"
"Não consegui fazer nada o dia todo...."
"Não tenho tempo para família / lazer / saúde."
Se lembrou de comprar alguma coisa para casa somente quando estava fazendo alguma atividade não relacionada? Lembrou do assunto somente depois que a pessoa que você estava conversando foi embora?
Isso porque o cérebro é bom para trabalhar focado (aliás, muito bom para isso!)

Por outro lado, ele não é bom para lembrar das informações (principalmente no momento adequado)

Então, vamos utilizar ferramentas para tirar estas informações de nossas cabeças e focar na execução do que precisa ser feito!!!
Então, vamos nos organizar para "fazer as coisas"
Getting Things Done - GTD
Desenvolvido por David Allen, que fez um estudo aprofundado sobre o funcionamento do cérebro, dos benefícios de manter a mente "limpa" e de porque os mecanismos tradicionais, como listas (to-do lists), calendários, tabelas, etc. não funcionam.
A base do método é armazenar tudo que temos para fazer, de maneira que possamos selecionar o que será executado e montar um planejamento para que as ações sejam realizadas nos momentos adequados.
1) Comece coletando TODOS os compromissos de sua vida...
Tanto os grandes,
como os pequenos
Comece com um foco, por exemplo, arrumando seu quarto ou escritório...
Estes ambientes estão cheios de objetos que simbolizam os compromissos que você tem que "tirar" da sua cabeça e armazenar em um local seguro.
Existem coisas fora do lugar, precisando de um reparo, outras que são lixo ou então são coisas que simplesmente estão esperando que você tenha tempo para se dedicar àquilo...
Começa pelo ambiente, mas o objetivo final é a mente...
Todas as idéias, vontades, projetos, devem ser coletadas e armazenadas em um local SEGURO FORA da mente!
Nesta etapa, não vamos decidir o que vamos ou não vamos fazer - simplesmente estamos coletando as "coisas".

O objetivo é deixar a mente vazia!
Uma vez identificadas, agora precisamos decidir o que vamos fazer com as "coisas"...
O que vamos fazer com elas?
jogar fora?
ou vamos realizar (mesmo que seja em algum dia)?

Do que foi escolhido, são ações rápidas ou são projetos?
Para ajudar no processo de escolha, podemos utilizar o método "Focus", apresentado por Stephen Covey, no livro "Os 7 hábitos das Pessoas Altamente Eficazes"
A maioria das pessoas passa muito tempo se dedicando às coisas urgentes....
Isso porque é mais cômodo! - as questões urgentes não precisam de planejamento, uma vez que somos acionados por elas na medida que aparecem
Existem pessoas, departamentos e organizações que se acostumam com esta situação (nas situações urgentes e importantes)...
Alguns, até se beneficiam!

Como o foco é em assuntos urgentes e importantes, a pessoa aprende à "apagar incêndios" - atos de heroísmo. Neste momento, ela se expõe e, quando consegue resolver o problema, acaba sendo premiada.

Este tipo de premiação é uma condenação para o planejamento estruturado das atividades, que busca um ambiente harmonioso e sem estresse.
importante e urgente
não importante e não urgente
Como a maioria do tempo as pessoas estão trabalhando em atividades estressantes, o restante do tempo é gasto em atividades não importantes e não urgentes (para que a mente possa descansar)...
Devemos, cada vez mais, tentar trabalhar no quadrante 2 importante e não urgente
Agora que sabemos o que vamos executar, precisamos planejar quando as coisas serão feitas
Lembrando: DEVE SEMPRE FICAR FORA DA MENTE!

Alguns assuntos tem data e hora - outros devem ser feitos no momento oportuno
Os assuntos devem ficar organizados de maneira que você se lembre no momento e contexto correto o que deve ser feito.
Para que isso funcione, um sistema de agendamento, arquivamento e revisão periódica das datas deve ser esquematizado.

As atividades devem ser planejadas com as devidas antecedências, permitindo que, cada vez mais, se busque trabar no quadrante importante e não urgente.
Uma revisão periódica (semanal) da lista de atividades deve ser feita, buscando identificar o que continuará elencado como uma "coisa" a ser feita ou se esta "coisa" será excluída.
Análise GUT
G - gravidade - é o fator de impacto, importância. Está intimamente relacionado aos objetivos pessoais ou da instituição.
U - urgência - é o fator tempo.
T - tendência - é o fator tendência (padrão de desenvolvimento).
Para as ações que estão sob nossa responsabilidade, vamos utilizar a "técnica dos tomates"
Desenvolvida por Francesco Cirillo, trata-se de uma metodologia de gerenciamento do tempo e é fortemente baseada no foco para a execução, evitando quaisquer distrações que apareçam durante o tempo dedicado para a execução das atividades.
O nome vem de um "timer" de cozinha que ele utilizava para cronometrar o tempo no qual ele estava dedicado para a execução de uma determinada tarefa.
Ingredientes:
1 timer de cozinha (tomate/pomodoro);
1 lápis (pode ser caneta ou lapiseira);
1 lista de tarefas;
1 Inventário de atividades (já priorizado da análise GUT anterior);
1 tabela de registros
Os principais objetivos desta técnica são:
aliviar a ansiedade ligada à execução;
aumentar o foco e a concentração ao cortar as interrupções;
aumentar a atenção para suas decisões;
aumentar e manter a motivação;
ajudar na determinação para alcançar as metas;
refinar o processo de estimativa (qualitativamente e quantitativamente)
melhorar o seu processo de trabalho/estudo;
aumentar a sua determinação em manter sua trajetória em situações difíceis.
O livro, bem como uma série de padrões para a execução do método, podem ser encontrados no site da metodologia:

http://www.pomodorotechnique.com/
Modo de preparo:
No começo do dia pegue algumas atividades (as mais prioritárias) do Inventário de atividades e as copie na lista de tarefas a serem realizadas no dia;
Modo de preparo (cont):
Escolha a atividade prioritária;
Marque 25min no timer;
Trabalhe até que o timer toque;
Faça uma marcação com X na lista de tarefas (ao lado da tarefa) simbolizando que um tomate foi utilizado (1 tomate = 25 min);
Faça uma pausa (3 - 5min);
Modo de preparo (cont):
Continue trabalhando, tomate após tomate, até que a atividade seja finalizada (vá marcando um X para cada tomate utilizado);
Uma vez finalizada, risque a atividade na lista de tarefas;
A cada 4 tomates, faça uma pausa longa (15 - 30min);
Regras e dicas:
Um tomate (pomodoro) é indivisível;
Se uma tarefa levar mais que 5-7 tomates, divida-a em tarefas menores;
Se uma tarefa levar menos que um tomate, então some outras tarefas até "fechar" um tomate;
Regras e dicas (cont):
Um tomate, uma vez iniciado, não para até tocar;
Se você foi interrompido antes de finalizar o tomate, ele não conta - este tomate deverá ser invalidado!
O próximo tomate sempre será melhor;
Esta técnica não deve ser utilizada para momentos de lazer - "Enjoy free time!".
TRATE AS INTERRUPÇÕES!!!

Ao utilizar a técnica, interrupções se tornarão um problema sério.

São de dois tipos:
Internas
Externas
Interrupções internas são distrações que vem de você mesmo. Ex:
impulso em levantar para ir tomar um café;
querer ligar para alguém somente porque lembrou de um assunto a tratar com a pessoa;
ver um site de notícias;
Trate estas interrupções:
tome nota do impulso em um campo separado da lista de tarefas;
uma vez anotado, este nova entrada deve sair da sua cabeça e seu foco deve retornar, rapidamente, para a continuação das atividades relacionadas ao tomate que está correndo;
no momento apropriado, retorne à anotação e planeje as ações aplicáveis.
Interrupções externas são aquelas originadas em ambientes sociais, como:
um colega que lhe pede um favor;
um programa de email que sempre solta um alerta sonoro quando chega um novo email;
uma mensagem que chega no celular;
Os intervalos entre os tomates (25 min) ou entre os grupos de tomates (2 horas) são, na grande maioria das vezes, suficientes para lidar com os assuntos classificados como "urgentes".
Para estas interrupções, informe que você não pode atender no momento, negocie quando poderá atender e dê um retorno quando estiver disponível.

Também é importante, assim como nas interrupções internas, registrar a interrupção externa e dar uma trativa no momento apropriadamente planejado.
A utilização das técnicas permite um melhor planejamento das atividades e consequente redução da ansiedade por meio de métodos estruturados de:
registro das atividades a serem feitas;
categorização das atividades/compromissos;
exclusão de atividades que não serão feitas (o que diminui o número de compromissos);
priorização da execução das atividades;
estruturação e método para controle do tempo e foco de execução;
Com isso, resolvemos os problemas de:
planejamento: com toda a estruturação das atividades que estão nos planos para serem feitas;
execução: evitando a multitarefa, a síndrome do estudante e a lei de parkinson, além de dar foco e método para que esta execução seja feita.
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