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Obligaciones Institucionales - Reuniones Efectivas

Reuniones efectivas
by

Iván Pak Linares

on 2 April 2016

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Transcript of Obligaciones Institucionales - Reuniones Efectivas

Reuniones efectivas
Informativas
Análisis de problemas
Toma de decisiones
Formación de equipos
Retroalimentación

Principales tipos de reuniones

Ejemplo:
Comunicar decisiones del Consejo de Zona/Distrito

CARACTERISTICAS
Oportunidad para preguntas y respuestas.
Comunicación Unidireccional - No se alienta la interacción
BENEFICIOS
Refuerza la autoridad del Líder.
Ayuda a comprender la información escrita.
DESVENTAJAS
La comunicación unidireccional no es adecuada si se busca compartir responsabilidades.
Más de 20 minutos de información pueden ser excesivos.

Reuniones informativas
Ejemplos:
Problema en las relaciones interpersonales
Incumplimiento del Plan del organismo

CARACTERISTICAS
Plena participación para examinar el problema.
Clima de colaboración
BENEFICIOS
Cuantos más enfoques existan, mayor oportunidad de resolver el problema
DESVENTAJAS
Los problemas pueden estar mal enunciados.
Se deben evitar los ataques personales

Reuniones de Análisis de Problemas
Ejemplos:
Elección de lugar para un campamento distrital
Fijar criterios para campaña de captación

CARACTERISTICAS
Problema totalmente definido
Objetivos identificados
BENEFICIOS
Participantes más motivados.
Más colaboración en la toma de decisiones.
DESVENTAJAS
Enfoques excesivamente analíticos pueden demorar los resultados

Reuniones de Toma de decisiones
Ejemplos:
Organización de Comités para eventos
Conformación de Comisión para un taller/módulo

CARACTERISTICAS
Tono informal
Clima de colaboración
BENEFICIOS
Reducción de barreras
Adhesión voluntaria
DESVENTAJAS
Los especialistas pueden verse como un estorbo
Requiere habilidad para tratar temas delicados.

Reuniones de Formación de equipos

Ejemplos:
Examinar una propuesta
Presentación de quejas

CARACTERISTICAS
El Líder solicita sugerencias para decidir.
El Líder evalúa si la gente “compra” una idea que él pretende implementar
BENEFICIOS
Se solicitan ideas y sugerencias.
DESVENTAJAS
Una estructura cerrada puede silenciar opiniones valiosas.
La gente intransigente puede impedir un consenso.

Reuniones de Retroalimentación
Facilitador
Concentra la atención en un tema.
Busca la participación de todos.
Regula la discusión y controla el tiempo.
Protege a la gente de ataques
Permanece neutro ante un problema

LIDER
Empieza la reunión a tiempo.
Aclara los roles y fija lineamientos de trabajo
Participa en el grupo
Tiene la función de reorientar el trabajo
Sintetiza las decisiones
Distribuye responsabilidades

Roles en las reuniones
PARTICIPANTES
Son puntuales
Adoptan una actitud abierta a las ideas ajenas
Proponen ideas
Contribuyen a buscar consenso

SECRETARIO
Capta las ideas sin desvirtuarlas.
Revisa para comprobar si se ha consignado la información adecuada.
Confecciona el acta de la reunión
Distribuye la minuta entre los participantes.

Roles en las reuniones
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