PROYECTO DIGITALIZACIÓN HISTORIAS LABORALES

Importancia de la digitalización de documentos

Estación de trabajo.
1 persona para digitalización ( Opcional un practicante con el fin de hacer la preparación y codificación).
Scanner.
Suministros papelería.
Cajas x200 de archivo.
Los requerimientos tecnológicos necesarios .

El proceso
Tu información en las mejores manos.
OBJETIVOS
General

Mejorar el rendimiento de la gestión documental, incrementando la seguridad de la documentación y la agilidad en la recuperación de la información , punto fundamental en una empresa y fiel imagen de la misma , conservando y potenciando por otra parte el desarrollo del capital intelectual de la compañía .

Pasos del proyecto
GRACIAS POR SU ATENCION
Tatiana ospina tabares
Coordinadora CAD
BENEFICIOS


Un doliente del proceso
Conceptos unificados
Procedimientos establecidos
Uniformidad en la toma de decisiones y en la aplicación de políticas y métodos
La dirección es ejercida por aquellos que tienen una visión global de la organización

Para que digitalizar si hay que conservar el físico por casi 100 años ?

Acceso en línea de la información.
Respaldo de información en caso accidentes geológicos o de operación .
Agilidad en los procesos .
Reducción de espacio.
Rapidez de consulta.
Centralización de la información.
Reducción de empapelamiento.
Reducción en la manipulación de carpetas, AZ, etc.
El acceso puede ser controlado con distintos niveles de permisos de usuarios.

Mejoras propuestas
Chek list para cada HL, según ordena el archivo general de la nación
Foliación documental
Identificación y codificación de tipos documentales
Digitalización de expedientes
Organización cronológica de cada expediente
Custodia
Consulta en línea de los documento
Seguridad y condiciones óptimas para el manejo y la conservación de esta serie documental
Codificación por expediente con código de barras
Inventario documental




Aunque no existe norma que específicamente determine el tiempo de conservación de la Historia Laboral si existe normatividad constitucional y legal vigente en torno al archivo y conservación de la información laboral de los trabajadores.
Dentro de la normatividad legal está el Código Sustantivo del Trabajo señala en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el art 42 la certificación del contrato,
en el artículo 151 las autorizaciones especiales por escrito. 
El artículo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, señalando: “Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados”.

Ahora bien, el Archivo General de la Nación ha aprobado Tablas de Retención Documental con un tiempo de retención para las Historias Laborales entre 80 y 100 años, el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.

De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos.


Específicos

Salvaguardar la información de una forma segura y a la vanguardia de la tecnología .
Ofrecer un apoyo estratégico para el manejo documental y así lograr mayor eficiencia y eficacia en los procesos .
Tener acceso a la información desde cualquier lugar las 24 horas del día (Perfiles de usuarios).

Ventajas del proceso
Conservación documental