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procesos01

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by

Iñigo Hereña

on 1 November 2013

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PROCESOS
Conjunto de actividades cuyo producto crea un valor intrínseco para su usuario o cliente.
Un proceso es una secuencia repetitiva de actividades en las que intervienen personas, materiales, energía y equipamiento, organizadas de una forma lógica para producir un resultado planificado y deseado. Un proceso debe tener entradas (inputs) y salidas (outputs) y debe ser adaptable al cambio.
También se puede definir proceso, como un mecanismo para transformar inputs en outputs, es decir, forma de utilizar los recursos.
Tipos de procesos
alcance
repercusión de la calidad del producto
Unipersonales
Funcionales o intradepartamentales
Interfuncionales o interdepartamentales.


Procesos operativos de manufactura o para la prestación de servicios
Procesos de gestión



Se podrán
definir según:

INPUTS

entradas

PROCESO


OUTPUTS

salidas
Elementos del
Proceso
Inputs (Proveedores): Aquellos productos que nos llegan ya manufacturados de nuestros proveedores.

Outputs (Salidas): Resultado del proceso, lo que genera el proceso.


Clientes: El destinatario del flujo es la persona o personas receptoras y calificadoras del mismo desde el punto de vista del proceso. Éste destinatario del proceso tiene unas expectativas sobre lo que va a recibir, que están relacionadas con cómo debe ser lo que el proceso le haga llegar.

Intervinientes: Son las personas o grupos de personas que van desarrollando la secuencia de actividades del proceso.


Procedimientos y normas: Son las acciones que los intervinientes Para el adecuado desarrollo del proceso
.


Recursos: Se consideran a todos los elementos materiales o de información que el proceso consume o necesita utilizar para poder obtener el resultado esperado.


Los que se consumen en cada repetición, los que se gastan.

Indicadores: Encargados de medir el funcionamiento del proceso.
De eficacia, cuando miden el grado en el que se cumplen las expectativas finales de los destinatarios.
De eficiencia, cuando se fijan principalmente en el consumo de recursos realizado a lo largo del proceso.

Los que sirven para más de una repetición, los recursos amortizables.




ADEMÁS





Es bueno establecer otro tipo de indicadores auxiliares o parciales que midan la eficacia y eficiencia de una o varias partes del proceso. Pueden ser indicadores del resultado final del proceso o de una parte del mismo.

La utilización simultánea de ambos tipos de indicadores, puede ser conveniente puesto que los indicadores globales dan información del funcionamiento global del proceso y los parciales dan información del funcionamiento de una parte del proceso además de contribuir a explicar el valor que toman los indicadores globales.


Características del
Proceso

variabilidad


repetitividad

Gestión
Claves

Características
Elementos
Objetivos
Proceso Global
de Entrega
Características de los
Procesos de gestión actuales
Características de un proceso
bien dirigido y gestionado
Tipos de Procesos
Características de los Procesos
Elementos de un Proceso
Representación gráfica

ventajas


inconvenientes

de la gestión por procesos
de la gestion por procesos
de la gestión de procesos
de la gestión de procesos
Se centra más en el flujo de productos, documentos e información entre departamentos que en la actividad desarrollada dentro de estos,
Se enfoca a la satisfacción de los clientes.
Permite conocer el valor que se está aportando en cada tarea al producto/servicio que ofrece la empresa y facilita el reconocimiento y la eliminación del despilfarro.
Asegura unos estándares de calidad definidos por el propio cliente.

No se garantiza la plena satisfacción de las necesidades de los clientes,pues se desconoce el coste de las actividades de cada proceso
No se ajustan los recursos para consumir lo mínimo posible y facilitar el máximo valor posible al cliente.
No se adapta ágilmente a las necesidades cambiantes del mercado.
caracteristicas

Necesidad de especialización funcional
Fragmentación procesos
naturales
Agrupación de las tareas especializadas en departamentos
Aparición de la burocracia

La gestión por procesos agrupa el conjunto de tareas de la empresa y relega la organización entendida como burocracia a un papel secundario

características
Modelos basados en la eficiencia
y la eficacia
Motivo de insatisfacción de los clientes
Baja
competitividad
Problemas de actitud de los clientes
no de insalvables problemas técnicos
Solución
Cambios en el comportamiento de
los que ejercen la función directiva
en la empresa

El modelo europeo de Calidad Total contempla cinco elementos para el desarrollo de la gestión de procesos:

La EFQM, European Foundation for Quality Mangement, define así el concepto de proceso:

“Vías a través de las cuales la empresa encauza y utiliza las aptitudes de su personal con objeto de producir ciertos resultados”
Considera que los procesos son la principal causa de que se obtengan buenos resultados económicos una vez que se ha conseguido satisfacer a los clientes.

Este modelo contempla cinco elementos para el óptimo desarrollo de la Gestión de procesos:

•Identificación de procesos clave para el éxito de la empresa
•Gestión sistémica de procesos
•Revisión de objetivos de procesos
•Estimulo a la innovación y creatividad para la mejora de procesos
•Realización de cambios en los procesos y evaluación de los beneficios

Se trata de revisar todas las actividades de la empresa que generan valor añadido: como se identifican, revisan y corrigen los procesos con el fin de garantizar la mejora permanente de los negocios en la empresa.
Identificación de los procesos clave para el éxito
Gestión sistemática de procesos
Para la que deberá contar con la siguiente infraestructura:
- Un responsable o “propietario” del proceso
- Un equipo de personas formadas y cualificadas para contralar y mejorar
- Un diagrama de proceso
- Un conjunto de indicadores que evalúe su eficacia global y la de las actividades principales.

Revisión de objetivos
A lo largo del tiempo surgen cambios y por ello las empresas aplican internamente metodologías e instrumentos que permiten la adaptación a los cambios referidos y establecen objetivos más ambiciosos.
Estímulo a la innovación y a la creatividad
El Estímulo a la innovación y a la creatividad es principal medio con el que cuentan las empresas para poder responder con rapidez a las necesidades de los clientes.
Realización de cambios en los procesos y evaluación de los beneficios
Realizar cambios en los procesos puede recibir cierta resistencia debido a que habitos, creencias y estatus establecidos.Una vez puesta en marcha la mejora del proceso, se deberá realizar un seguimiento intensivo de éste, comprobando que los resultados se corresponden a los objetivos planteados y tomando en caso contrario las acciones correctivas correspondientes.
ELEMENTOS
GESTIÓN de PROCESOS
Aumentar los resultados incrementando la satisfacción de sus clientes, mediante la mejora de la productividad:
-Reduciendo costes internos innecesarios, eliminando actividades sin valor añadido.
-Acortando los plazos de entrega
-Mejorando la calidad y el valor percibidos por el cliente de forma que a este le resulte agradable trabajar con el suministrador.
-Incorporando actividades adicionales de servicio, de escaso costo, cuyo valor sea fácil de percibir por el cliente. (Información)

El proceso global de entrega incluye todas las actividades de la cadena de valor añadido.
Se trata de una visión que orienta la empresa hacia el cliente, ya que lo que realmente interesa al cliente externo es la correcta entrega del producto.
El proceso global de entrega es aquel que utilizando los inputs que le proporcionan los suministradores internos entrega un output a un cliente externo. Dicho output será el resultado de los diferentes subprocesos o procesos de apoyo.



SUMINISTRADOR INTERNO
CLIENTE INTERNO




Mejora

Identificar Oportunidades De Mejora
Diagnóstico interno previo de la situacion de los procesos en la empresa
Selección y evaluación de procesos
de Procesos
de Procesos
Sistema de
mercado
Se dice que un proceso es clave o critico cuando la eficacia de su gestión repercute sensiblemente en el logro de los objetivos empresariales
Diagnóstico interno previo
de la situación de los procesos en la empresa
CULTURA EMPRESARIAL
ESTRUCTURA ORGANIZACION
COMPORT.
Y LIDERAZGO
DIRECTIVO
PARTICIPACION PERSONAL
FORMACION
COMUNICACION INTERNA
Selección de procesos de mejora
Criterios para evaluar el proceso seleccionado
Criterios de
selección
Impacto en la satisfacción del cliente.
Relación con los planes estratégicos.
Internos.
Externos.
Selección y
Evaluación de Procesos
GESTIÓN de
MEJORA de
PROCESOS
OPERATIVA
MODERNIZACIÓN
OPERATIVA
MODERNIZACIÓN
Reingenieria
si tuviera que volver a crear la empresa desde cero, teniendo en cuenta lo que ya sé, y la tecnología disponible, ¿cómo será mi nueva empresa?
M.Hammer la define como:” La revisión fundamental del negocio y rediseño radical de sus procesos para alcanzar mejoras espectaculares”
Elementos
Gestión
del cambio
EVALUACIÓN
del CAMBIO
“reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.”
“reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.”
FUNDAMENTAL
ESPECTACULAR
PROCESOS
RADICAL
INSTRUMENTOS
Investigación
operativa
Benchmarking
Infotecnología
Visualización
de procesos
Momento de
aplicar la reingeniería.
PLANEACIÓN del CAMBIO
FASES
de la
REINGENIERIA
Ventajas
y
beneficios
a) Una gran orientación de las empresas hacia los clientes (externos e internos)

b) Rediseña de una manera fundamental los procesos en la organización para una mejor productividad y los tiempos de ciclo.

c) Reorganización de la estructura organizativa, la cual típicamente rompe las jerarquías funcionales y las sustituye por equipos de procesos en unidades de negocios

d) Proporcionan nuevos sistemas de medición e información, los cuales usan lo último en tecnología, para mejorar la distribución de información y la toma de decisiones.
a) Varios oficios se combinan en uno.

b) Los trabajadores toman decisiones.

c) Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural.

d) Los procesos tienen múltiples versiones que se adaptan según las
necesidades.
f) El trabajo se realiza en el sitio más razonable.

g) Se reducen las verificaciones y los controles.
“reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.”
“reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.”
El Doctor Morris define reingeniería como “ el rediseño de los procesos de negocio y su implantación para conseguir los objetivos estratégicos”.
En la medida en que la reingeniería esta la servicio de la estrategia, y esta cambia con el tiempo, procede hablar de reingfeniería dinámica.
Partiendo de la idea de que la estrategia empresarial tiene que adaptarse continuamente al entorno, plantea la reingeniería como una metodología analítica para su desarrollo, mediante el continuo cambio.
ESTRATEGIA Y PROCESOS DE LA EMPRESA
Seleccionar el proceso a rediseñar
MISIÓN DEL FUTURO PROCESO REDISEÑADO
Analizar las expectativas del cliente
Elaborar misión y fijar objetivos
ENTENDER EL PROCESO ACTUAL
Diagrama de flujo
Paradigma
Medir su actuación
Analizar causas de los problemas
REDISEÑO DEL PROCESO
De atras hacia delante
Generar varias alternativas. Evaluarlas
Infraestructura necesaria
IMPLANTAR EL NUEVO PROCESO
Gestionar el cambio desde el actual
Medición, analizar desviaciones.

4 ASPECTOS
Principios
El lider
El dueño del proceso
El equipo de reingeniería
El comite directivo
El “Zar” de la reingeniería
VENTAJAS
BENEFICIOS
DEFINICIÓN

Educar a la dirección
Crear un comité destinado a hacerse cargo del proyecto .
Preparación plantilla para el cambio.
PREPARACIÓN
para el CAMBIO
1. Crear una visión, una misión y principios rectores
2. .Desarrollar un plan estratégico de tres a cinco años.
3. Desarrollar planes anuales de operaciones.
DISEÑO
DEL CAMBIO
Identificación de los procesos actuales y descripción del o los procesos objetos de reingeniería.
Creación del proceso ideal y prueba piloto
Realización yevaluación.
Plan de acción para su implantación
y puesta en servicio.
1- Evaluación de los resultados.
2- Realizar los ajustes.
REINGENIERÍA
DINÁMICA
FASES
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