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ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

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Gabriela Montes

on 21 November 2013

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ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
existen tres formas de organizar un departamento de compras dentro de una empresa
DESCENTRALIZADA
MIXTA
CENTRALIZADA
Ventajas
• Mayor control sobre el volumen de las compras.
• Facilita el control de los bienes adquiridos así como la calidad de los mismos
• Mayores descuentos por volúmenes de compra
• Minimiza el uso del personal de compras
• Procedimientos estandarizados y mejor control de la mejor aplicación de los mismos
• Mejor control de inventarios
• Evita duplicidad de funciones
• Reduce el trabajo administrativo.

Desventajas
• Lentitud para atender a los requerimientos en situaciones de emergencia.
• La pérdida de personal valioso afecta fuertemente este sistema.
• El personal alejado del punto donde se van a utilizar los artículos no conoce los problemas regionales.
• Mayor carga de trabajo para el personal de compras.
• Lentitud en el traslado de materiales del almacén central a los de las sucursales.
• Mermas en las transferencias de materiales del almacén general al de las sucursales.
• Gastos adicionales de maniobras de carga y descarga.

Ventajas
• Mayor flexibilidad para realizar compras más rápidamente en situaciones de emergencia.
• Fonación del personal experimentado y especializado.
• Se mantiene la responsabilidad y la autoridad más cerca de donde se requieren los bienes y servicios.

Desventajas
• La empresa tiene menos control sobre
las compras regionales.
• Calidad no estandarizada sobre los bienes y servicios adquiridos.
• Menores descuentos.
• Se utiliza más cantidad de personal de compras.
• Los problemas generales de compras no se resuelven con facilidad.

Este sistema se suele aplicar en empresas de gran tamaño donde cuentan con muchas sucursales. En ellas se aplica un sistema descentralizado para las compras operativas. Y en aquellas compras donde se invierte en mercancías de alto valor se hará bajo un esquema centralizado para su mayor control.
Debido a la importancia del departamento de compras para las empresas se pone especial atención en la forma de organizarlo, con el fin de obtener costos bajos con la mejor calidad y en el momento oportuno.
Fijar objetivos
Que sea funcional
Diseñar e implementar el sistema de organización.
El gerente de compras bien puede reportar directamente al presidente o vicepresidente de la compañía, gerente de planta, gerente de materiales, gerente general, o cualquier otro. Es difícil generalizar respecto a donde quedara asignada el área de compras, excepto que generalmente su nivel de responsabilidad estará directamente relacionada con la importancia de su misión u objetivos.
En la mayoría de las organizaciones, compras se dedica a las actividades que sus funciones requieren, sin embargo la ubicación del departamento dentro de la organización varia de manera amplia.
Mantener una base de datos de los proveedores disponibles.
Selecciona proveedores para el suministro de cada material.
Negocia contratos de suministro con los proveedores
Actúan como mediador entre la empresa y sus proveedores
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