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ADMINISTRACIÓN POR PROYECTOS

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by

Miguel Quintanilla

on 10 September 2013

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Transcript of ADMINISTRACIÓN POR PROYECTOS

GRUPO #4
ADMINISTRACIÓN POR PROYECTOS

La Administración por Proyectos
“La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.” (Baker, citado en López, sf)
El Proceso de la Administración por Proyectos
Las Cinco Fases de la Administración de Proyectos
¿Que es un proyecto?
Según López (sf), un proyecto es una secuencia de tareas o actividades con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.
Según Arder (sf), un proyecto es la ordenación de un conjunto de actividades que combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos se realizan con el propósito de conseguir un determinado objetivo o resultado.
Características de los Proyectos según López
1. Tienen un principio y fin definidos
.
2. Usan recursos (personas, tiempo, dinero)
.
3. Sus resultados tienen metas específicas de calidad y desempeño.
.
4. Siguen una planeación.
.
5. Incluye un equipo de personas (equipo de trabajo)
.
Características de los Proyectos según Arder
.
• Todo proyecto consiste en una serie de actividades de duración determinada.
.
• Los proyectos de prestación de servicios suponen un proceso continuo.
.
• Combinación de recursos humanos, técnicos, financieros y materiales
.
• Los resultados y productos tienen que alcanzarse de acuerdo a los objetivos previstos en el diseño y conceptualización del proyecto
.
• El propósito de todo proyecto es alcanzar un resultado (efecto concreto que se logra con su realización) o un producto (elementos de servicio o material que se genera para producir el efecto)
.
Elementos de los Proyectos
Objetivo general
.
Objetivos específicos
,
Justificación
.
Actividades
.
Los insumos
.
Resultados
.
.
Indicadores y fuentes de verificación
Sostenibilidad del proyecto
,
Los Proyectos en Comparación con el Trabajo Ordinario
Todos los proyectos son trabajo, pero no todo trabajo es un proyecto.
Comparación entre proyecto y trabajo ordinario
.
TRABAJO ORDINARIO
.
Responder una solicitud
.
Preparar el café en la oficina
.
Conectar una impresora a una computadora
.
Asistir a una conferencia
.
.
PROYECTOS
.
Producir un boletín mensual de noticias para los clientes
.
Abastecer los banquetes del director general en las ceremonias
.
Instalar una red de computadoras
Promover un producto en un programa de dos semanas a lo largo del país
Características la Administración por Proyectos

Martin (sf), es de la idea que los proyectos tienen ciertas características especiales las cuales se definen como:

Todos los proyectos tienen un cliente
La administración por proyectos afecta a casi todo el organismo
La introducción de la administración por proyectos implica hacer cambios
.
La administración por proyectos implica cambios de diversos tipos:
.
1. Crea un gerente y un equipo poderoso, encauzados primordialmente a lograr las metas del proyecto más que a perfeccionar el funcionamiento de departamentos individuales.
.
2. Crea un proceso nuevo para tomar decisiones.
.

3. Crea complicadas relaciones entre las personas.
.
1. Planeación
Fase 2: Dirección


.
Fase 2: Dirección
 Perfeccionamiento del alcance del proyecto
 Crear listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del proyecto
 Designar responsables de llevar a cabo cada tarea y actividades
 Plantear secuencia de actividades
 Elaborar un calendario y presupuesto
 Conseguir que el plan sea aprobado


Fase 3: Ejecución

 Implementar las actividades
 Dirigir el equipo
 Reunirse con los miembros del equipo
 Comunicarse con los terceros involucrados
 Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
 Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

Fase I: Planeación
 Reconocer necesidades del cliente
 Reconocer de que un proyecto pueda llevarse a cabo
 Determinar lo que el proyecto debe lograr
 Definir la meta global del proyecto
 Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados
 Precisar el alcance general del proyecto
 Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Fase 4: Control
 Contemplar posibles modificaciones
 Vigilar las desviaciones del plan
 Emprender acciones correctivas
 Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
 Cambiar los calendarios del proyecto
 Adaptar los niveles de recursos
 Cambiar el alcance del proyecto
 Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes

Fase 5: Conclusión o Evaluación
 Reconocimiento de logros y resultados alcanzados
 Cerrar las operaciones
 Valorar el aprendizaje de la experiencia del proyecto
 Revisar el proceso y resultados obtenidos
 Redactar un informe final

El Proceso de la Administración por Proyectos
.
.





.....
Planeación del proyecto:
.
Dirección del Proyecto
.
Evaluación del proyecto
.
Reprogramaciones
.
Necesidades del cliente
.
Enlace con el cliente
.
Información Obligatoria acerca del Proyecto
Ventajas y Desventajas de la Administración por Proyectos
.

Ventajas:
• El administrador del proyecto tiene total responsabilidad y un mayor grado de autoridad sobre el proyecto.

• Se acortan las líneas de comunicación, mejorando la coordinación y tiempo de respuesta al cliente.

• Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y capacidades de los especialistas.

• Mayor nivel de compromiso y motivación.

• Existe unidad de mando (un solo jefe).

• Es simple y flexible, lo que facilita su comprensión e implementación.

• Mejora la dirección integrada del proyecto.



Desventajas:
• Varios proyectos simultáneos implican un aumento considerable de recursos (básicos y sofisticados).

• Necesidad de asegurar la disponibilidad de recursos críticos incrementa los costos.

• Difícil acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales cuando se requieren soluciones que escapan al conocimiento de los especialistas.

• Tendencia a no respetar los procedimientos y políticas generales de la organización.

• Tendencia a la “proyectitis” : fuerte división entre el equipo del proyecto y el resto de la organización.

• Incertidumbre respecto al futuro de las personas una vez terminado el proyecto
Ejemplo de Planificación por Proyectos
Planeación: 1 año
Proyecto: Cursos de Inglés en el C.E. El Congo
Problema identificado: La población estudiantil del C.E. El Congo no cuenta con academias de inglés accesibles.
Necesidades del cliente: acceso a una academia de inglés con precios y ubicación accesibles
Objetivos generales:

 Beneficiar a la comunidad educativa del Centro Escolar El Congo por medio de un curso sabatino de inglés.

 Mejorar el rendimiento académico del alumnado con respecto a la materia de inglés.

Objetivos específicos:

 Promover el acceso a clases de inglés para el alumnado del C.E. El Congo.

 Brindar mejores oportunidades de acceso a los alumnos del C.E. El Congo para que asistan a un curso de inglés

Metas:

 Que el 100% del alumnado inicial finalice el año de estudios.

 Que al menos el 90% del alumnado demuestren el dominio básico del idioma inglés.

Proyecto: El C.E. El Congo impartirá cursos de inglés los días sábados de 8:00 am a 12:20 pm esto financiado parcialmente por el CDE. Se cobrará una cuota mínima por cada nivel.
Recursos a utilizar: Coordinador, personal docente, aulas, pupitres, plumones, pizarras, CD players, borradores, libros, proyectores, laptops.

Recursos disponibles: Ocho aulas disponibles, pupitres, pizarras, cinco CD players, dos laptops, dos proyectores.

Recursos no disponibles: Coordinador, personal docente, plumones, 3 CD players, borradores y libros.

Niveles a impartir: 4 niveles de 2 meses c/u.
Nombre del libro a utilizar: Time Zone 1

Dirección
Presupuesto:
Coordinador ($4.00 h/clase)..................$640.00
Ocho docentes ($3.00 h/clase)..............$3840.00
Plumones ..................................................$160.00
3 CD players .............................................$240.00
Borradores ................................................$ 16.00
150 libros ..................................$5.00 para vender a $7.00
Cuota por nivel.........................................$10.00

Ingresos
Ingresos
C.D.E .........................................................$200.00
Cuotas.......................................................$6000.00
Libros ......................................................$300.00
Total..........................................................$6500.00

Egresos
Diplomas.......................$450.00 ($3.00 c/u)
Sueldos:
1 coordinador .............$640.00 (por año)
8 Docentes ...................$3840 (por año) $480 c/u
3 Cd. Players ...............$240.00 ($80 c/u)
Plumones.....................$160.00
Borradores...................$16.00
Libros ...........................$750.00
Publicidad $ 15.00
Otros $ 20.00
Total...............................$6131.00

** Diferencia $6500.00 – $6131.00 = $369.00
(La diferencia será destinada para el C.D.E)

Tareas y actividades para llevar a cabo
• Verificación de infraestructura (tener la cantidad de aulas necesarias, disponibles)
• Entrevistar al personal adicional
• Adquisición de material didáctico (plumones, borradores, libros, etc.)
• Promoción del proyecto, mediante publicidad en periódico mural, revistas de la institución, afiches, y hojas volantes.

Designación de responsabilidades
1. Al Coordinador se le delegó la responsabilidad de:
• La entrevista al nuevo personal
• Verificación de la disponibilidad de aulas
• Búsqueda y adquisición del mejor material para el alumnado y docentes
• Repartir material

Designación de responsabilidades
2. Al personal existente (profesores del idioma inglés) se le delegó la responsabilidad de:
Selección del nuevo personal (tomando en cuenta sus aptitudes y nivel de dominio del idioma inglés)
Promoción del proyecto (Elaborado de afiches y su distribución, redacción de articulo para el periódico mural)
Planteamiento de secuencia en las actividades

Designación de responsabilidades
3. Se imprimió y repartió el plan de proyecto al personal docente, para su revisión y posterior ejecución.
4. Se abordó una junta para las debidas correcciones al proyecto
5. Se elabora el resumen del plan de proyecto para su posterior aprobación.
6. Se elaboró el calendario de actividades.
7. Análisis del presupuesto, y sus correcciones.
8. Planteamiento del proyecto al CDE y directiva de la institución, con su resumen ya corregido.

Ejecución
1. Las clases se impartieron durante los meses de febrero a octubre.
2. Se suspendieron clases en dos ocasiones por motivos de vacaciones. regionales y/o nacionales.
3. Se realizaron exámenes cada cuatro sábados.
4. El registro de notas fue responsabilidad del coordinador del proyecto.
5. En total se impartieron cuatro niveles.
6. Se realizaron reuniones mensuales para mejorar el proyecto.

Evaluación
1. A mediados del proyecto, se reportaba cierta deserción. El equipo de trabajo se reunió para buscar posibles causas.
2. Se compararon los resultados finales con las metas propuestas.
3. De 150 alumnos registrados al inicio del proyecto, solamente 135 terminaron el curso. De un 100% solo el 90% terminó los cuatro niveles. Por esta razón se dejaron de percibir $ 300.00
4. De acuerdo a lo anterior planteado, el 90% del alumnado tiene un interés real en aprender el idioma.


Evaluación
5. Con respecto a la deserción presentada se dejaron de percibir $300.00 de cuotas. Pero se eliminaron los gastos de diplomas de los 15 alumnos que no terminaron ($45.00).
6. Solamente se le pudo retribuir $ 114.00 al C.D.E.
• Al final del primer año del proyecto, el equipo de trabajo concluyo que en un rango de 1 a 10 el proyecto lo pueden calificar con un 8 debido a la deserción y a la disminución de la diferencia destinada para el C.D.E.
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