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TRÁMITE DOCUMENTAL

Descripción del proceso
by

laura serna

on 3 November 2012

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Transcript of TRÁMITE DOCUMENTAL

TRÁMITE
DOCUMENTAL William Basabe
Martha Rincón
Zoe Roa
Karen Sánchez
Laura Serna
Grupo 113-1BN Para empezar, debemos tener claro el concepto de TRÁMITE y DOCUMENTO.

TRÁMITE: Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue a su destinatario. También podría definirse como el diligenciamiento realizado para obtener un resultado.

DOCUMENTO: Es un soporte donde se fija el testimonio de una actividad humana. INTRODUCCIÓN Al final de esta exposición estará en la capacidad de:
Comprender el proceso del trámite documental para que los documentos que se manejan en su empresa sean utilizados, controlados y entregados correctamente, logrando de esta forma el éxito en la Gestión Documental.

Mediante: -Definición
-Beneficios
-Ejemplos
-Actividades Gracias DEFINICIÓN El trámite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento. Teniendo claros los 2 anteriores conceptos.. BENEFICIOS Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados .
Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
Se estandariza la documentación emitida.
Todo se realiza legal y organizadamente. EJEMPLOS 1. Representación en flujograma.
2. Manejo en el software DSM group. SOFTWARE DSM group FLUJOGRAMA ORDEN DE COMPRA ACTIVIDAD Características
Registra todos los documentos que ingresan o se generan en una organización, creando una carpeta virtual por medio de la cual es fácilmente identificable la persona, el puesto de trabajo y el momento en que dicha carpeta fue procesada.
simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida y área de trabajo, envía avisos a las personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite actuar solo sobre ellas.
Puede trabajar con carpetas virtuales (si se cuenta con la infraestructura necesaria), o como acompañamiento de los expedientes físicos en organizaciones donde la ley o la costumbre obligue a firmar o colocar otras señas.
Tiene un flujo dinámico, es decir cada persona decide a quien enviará la carpeta una vez que haya terminado su trabajo en ella, dando gran libertad de movimiento a los expedientes.
Permite la consulta rápida y efectiva del lugar en que se encuentra o la persona que tiene un documento, del tiempo que un documento se encuentra en proceso en forma global o por cada uno de sus pasos, del estado en que se encuentra (en espera, cerrado, archivado, eliminado, rechazado, etc.), de si existen otros documentos que están relacionados e incluso hasta consultas externas de los interesados por medio de paginas Web y con las seguridades que la organización decida.
Se entrelaza con otras aplicaciones ya existentes en la organización, para mantener consistencia y uniformidad en la información. Y permite la exportación de sus datos a otras aplicaciones. En el caso se presentan errores al realizar la recepción de las facturas de los proveedores. Identifíquelos y argumente su respuesta. RECEPCIÓN FACTURAS A PROVEEDORES 1. La factura la recibe la recepcionista.
2. Se registra en cuaderno de registro de la correspondencia.
3. La pasa al Dpto. de Compras para la verificación (relacionando los datos de quién la solicitó, el proyecto o nombre del cliente, según el caso)
4. El Dpto. de Compras pasa la factura al Dpto. de Almacén para que hagan la entrada al sistema.
5. El Dpto. de Almacén la devuelve al Dpto. de compras una vez hecha la entrada.
6. El Dpto. de Compras la pasa al generador de gastos para su autorización (firma).
7. El Dpto. de Compras la pasa al Dpto. de Contabilidad para su causación.
8. El Dpto. de Contabilidad pasa la factura original a tesorería para el pago y archiva una copia de acuerdo al consecutivo que da el sistema de forma ascendente.
9. Tesorería revisa que la factura esté con la debida autorización y la orden de compra adjunta.
10. Tesorería paga la factura, la archiva junto con el comprobante de egreso debidamente firmado por el cliente.
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