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Estudio de los sistemas y procedimientos

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by

Elaine Cruceta

on 3 March 2015

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Transcript of Estudio de los sistemas y procedimientos

Concepto y Definición
Objetivos y ventajas
Metodología
Análisis de la actividad y sector
Análisis de la empresa
Pasos previos
El concepto de sistema:
Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función.

El concepto de procedimiento:
Se define que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores

¿Que actividad va a realizar la empresa?

Este dato nos va a resultar de vital importancia a la hora de configurar nuestra base de datos contable , ya que nos situará en la actividad base que realiza la empresa, conociendo cuales van a ser los puntos clave a seguir por el sistema y cuales otros no tienen razón de estar por lo que pueden ser excluidos.

Objetivo de procedimiento
El objetivo principal de todo estudio de procedimientos es simplificar los métodos de trabajo así como eliminar operaciones y papelería innecesaria, con la finalidad de reducir los costos y dar fluidez y eficacia a las actividades.

Existen, sin embargo, objetivos secundarios en el estudio y análisis de los procedimientos tales como:
• Eliminar operaciones, combinándolas entre sí o suprimiéndolas.
• Cambiar el orden de las operaciones para que se logre mayor eficiencia.
• Eliminar envíos y demoras innecesarios o reducirlos a un mínimo.

La finalidad del estudio de sistemas y procedimientos administrativos es ayudar a la alta gerencia a planear y obtener las metas de la organización, a que haga del conocimiento general lo que se persigue, y contribuir a que el personal pueda satisfacer esos deseos. La revisión de ambos elementos de la administración busca mejorar los métodos, disminuir los costos del procesamiento de trabajo de oficina mediante la eliminación de la duplicidad de funciones, ineficiencias, desperdicios, así como desechar procedimientos anticuados.

La metodología de estudio de sistemas involucra una serie de etapas que se deben desarrollar para conocer, analizar proyectar e implementar un sistema.

La metodología de estudio de sistemas involucra la serie de etapas que se deben desarrollar para conocer, analizar, proyectar e implementar un sistema administrativo. A continuación se procede a la enumeración y explicación de las distintas etapas que deben desarrollarse en forma sucesiva para cumplimentar un programa de análisis de sistemas administrativos.



FACTORES A ANALIZAR

1.1.- Análisis de la actividad y el sector
1.2.- Análisis del tamaño y el entorno.
1.3.- Análisis de la organización

Los pasos previos para la implementación son:

1.- Análisis de la empresa y de su entorno.
2.- Análisis de las operaciones que realiza.
3.- Análisis de la información requerida.

Miembros:

Elizabeth Cruz 12-Mist-6-002
Elaine Cruceta 12-SISN-6-071
Maria Martinez 10-EISN-6-040
Odalis Reyes 12-SISN-6-009
Sarah Peña 09-SIST-6-038
Estudio de los sistemas y procedimientos
Análisis del tamaño y el entorno
FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TAMAÑO:

1.- Número de operaciones económicas diferentes que realiza.
2.- Complejidad administrativa de las mismas
3.- Número de veces que se repiten las operaciones.
4.- Número de centros de actividad diferentes
- Número de sucursales
- Número de actividades diferenciadas.

Elementos
Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:

A- Insumo.
B-Procesador.
C- Productos.
D- Regulador.
E- Retroalimentación.
Descripción Narrativa
Es la manera de presentar el sistema de manera lingüística, refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades y circunstancias de manera explicativa.
Simbologia
La simbología es el estudio de los símbolos o el conjunto de éstos. Por otra parte, es la representación sensorial de una idea que guarda un vínculo convencional y arbitrario con su objeto.


La Figura muestra un sistema forestal en estos símbolos. Estas unidades y caminos son las iguales que en la Figura 1.1, pero substituidas por símbolos: el sol es representado por el símbolo de fuente de energía, las plantas verdes son representadas por el símbolo de productores y los animales por el símbolo de los consumidores. Las flechas representan el flujo de energía de una unidad a otra. Muchos caminos cargan materiales y energía. Un modelo es el diagrama que muestra importantes relaciones en un vía simple.
Beneficios de la descripción gráfica
Facilita el análisis y la identificación de carencias y disfunciones del sistema.
Te permite ir directamente a la información que interesa y en una sola vista comprender la acción a realizar.
El sistema se simplifica y se hace sumamente dinámico.
Los gráficos sustituyen totalmente los largos textos, y promueve el uso de los dos hemisferios del cerebro, al proporcionar un apoyo gráfico y una estructura lógica de la operación.
El enfoque gráfico permite una documentación más estructurada, una consulta más fácil, una revisión expedita y una actualización extremadamente rápida.
Al ser una metodología para la documentación de organizaciones con un enfoque sistémico, permite la integración de varias normas (ISO 9000, ISO 14000, OSHAS 18000, etc.) en un mismo sistema documental.

Flujograma
Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor)El flujograma hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de: Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del proceso
Tipos
Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo..

Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada.

Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores.


-Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso.

-Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.

-Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir

Reglas
Objetivo del flujo grama
Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.
DISEÑO LOGICO DE UN SISTEMA
El diseño lógico del sistema consiste en desarrollar modelos lógicos que describan la esencia del sistema, lo que tiene que hacer independientemente
del modo en que se implante físicamente.


CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS
• Son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones.

• Son intensivos en entradas y salidas de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y pocos sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información.

• Tiene la propiedad de ser recolectores de información.

• Son adaptables de aplicación que se encuentran en el mercado.

Redacción de los procedimientos
Los procedimientos deben ser redactados por las personas implicadas en el desarrollo de los procesos, pues serán quienes mejores conozcan las tareas que día a día se llevan a cabo para el cumplimiento de los objetivos.

Es un término que hace referencia a la acción que consiste en proceder, que significa actuar de una forma determinada. El concepto, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo.

Un procedimiento, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz.

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