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Módulo 5: ¿Cuánto dinero necesito para mi proyecto cultural?

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Marloes van Beveren

on 18 April 2015

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Transcript of Módulo 5: ¿Cuánto dinero necesito para mi proyecto cultural?

Cómo ponerle números a tu proyecto cultural?
Aspectos financieros
Aspectos financieros
El presupuesto
Es el cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período específico
Un presupuesto te ayuda a:
Tomar en cuenta todos los gastos e ingresos relacionados con una institución o un proyecto, en el momento de tomar decisiones sobre la necesidad de financiamiento, el precio de un curso o taller, etc.
Controlar tus gastos al momento de realizar un proyecto y a analizar qué actividades o procesos son muy caros y contribuyen poco al éxito de la organización o del proyecto.
Es una herramienta clave en la procuración de fondos para mostrar qué resultados se proyectan tener con los recursos que contribuye un donante.
Cómo elaborar un presupuesto
En las lecturas de esta semana encontrarás un machote de un presupuesto para proyectos culturales. Te recomiendo que abras el archivo y lo vayas revisando cuando leas la explicación de los diferentes rubros en las siguientes láminas. Este machote es un ejemplo, se pueden usar otras estructuras para un presupuesto, de acuerdo a la naturaleza del proyecto, siempre y cuando se incluyan gastos (fijos y variables) e ingresos.

No es necesario llenar todos los rubros mencionados en el ejemplo, si no son relevantes para tu proyecto. Si hay rubros que son relevantes para tu proyecto pero no están incluidos en el ejemplo, los puedes agregar sin ningún problema.
Ingresos y egresos
El presupuesto muestra todos los ingresos y gastos (egresos) proyectados para un periodo o un proyecto. Se trata de cantidades aproximadas, ya que la cantidad exacta puede variar debido a variaciones en los precios de los proveedores, gastos imprevistos, etc. Al hacer un presupuesto, es recomendable hacer los estimados de los gastos de manera conservadora: es mejor presupuestar de tal manera que haya espacio en el presupuesto para ligeros aumentos en los gastos. En el caso de los ingresos, también es recomendable hacer un estimado conservador. Si aún no sabes cuánto tienes que gastar en cada cosa, tendrás que solicitar cotizaciones (de preferencia tres por producto/servicio para poder comparar)

Para proyectos culturales hay que tomar en cuenta los siguientes rubros de gastos:
Promoción y gestión cultural
Comunicación y difusión
Otras actividades
Gastos fijos y variables
Gastos fijos: Gastos que se tienen que hacer independientemente del número de actividades que realices o el número de visitantes o participantes que tengas, etc. Ejemplos incluyen la nómina de los empleados de planta, la renta mensual de una oficina, la compra de una impresora o la compra de un vehículo.

Gastos variables: Los gastos variables suben conforme sube el número de eventos o el número de usuarios. Ejemplos incluyen: contratación de personal por evento (honorarios), impresión carpetas de prensa, impresión de boletos de entrada al evento
¡Ojo! Si contratas a una persona en nómina, no solamente pagas su salario. Existe la obligación de pagar impuestos, cuotas sociales y de hacer aportaciones al fondo de pensiones. Estos gastos adicionales fácilmente pueden aumentar el costo de contratar a una persona con un 30%.

También si contratas a una persona por honorarios tienes que tomar en cuenta los impuestos y quién los va a absorber (¿el honorario que ofreces es la cantidad que recibirá la persona después del pago de impuestos, o de esa cantidad todavía se van a deducir impuestos? ¡Evita confusiones y conflictos!
Aunque a muchas personas no les guste tanto trabajar en la parte financiera de sus proyectos culturales, para ser exitoso en la recaudación de fondos es muy importante mostrar cuánto va a costar tu proyecto, en qué habrá que gastar y qué beneficios se van a generar. Dos herramientas son básicas en este ejercicio: el presupuesto y el análisis de flujo de efectivo.
Se pueden elaborar presupuestos tanto para instituciones (presupuesto para un mes, un año, etc.) como para proyectos o actividades específicos.
A muchas personas el elaborar un presupuesto les parece una tarea tediosa y complicada. Sin embargo, formatos preestablecidos de presupuestos con rubros generales que se pueden adaptar a tu institución o proyecto, te facilitarán mucho el trabajo.
El archivo Excel incluye fórmulas para, de manera automática, sumar diferentes gastos en una categoría y calcular el IVA. En la parte de abajo puedes moverte de una pestaña a otra.
Es recomendable organizar tus gastos por área de acción y, en caso de proyectos largos, por mes. Puedes agrupar por ejemplo todos los honorarios, todos los gastos de la constitución legal, todos los gastos relacionados con la página web, todos los gastos de la edición de una revista, etc.
Depreciación
Si compras una computadora por 22000 pesos y los vas a usar en el proyecto durante 11 meses, no pones el gasto completo (22000) como gasto en el mes de la compra. Sin embargo, contabilizas un gasto de 22 000/11= 2000 pesos cada mes durante los once meses del uso de la computadora. Este gasto representa la pérdida de valor del equipo durante este mes por desgaste.

Importante: Si compras un equipo para un proyecto específico, lo vas a despreciar durante el periodo del proyecto, a pesar de que la vida útil de la computadora sea mucho más larga.
El impuesto al valor agregado
Cada producto o servicio que adquieras, tendrá un impuesto al valor agregado (IVA). En tu presupuesto tienes que incluir los montos de IVA que generan la adquisición de bienes y servicios. La plantilla que puedes bajar en este módulo, contiene las fórmulas para calcular el monto del IVA con una tasa del 16%. Si a ti te aplica otro porcentaje, no olvides cambiar el 0.16 en las fórmulas en las celdas al porcentaje relevante (por ejemplo: 11% = 0.11)

Regla general: Los honorarios se gravan con impuesto sobre el valor agregado, la nómina no. Ingresos: donativos y subsidios no se gravan con IVA, productos vendidos sí.
Ingresos
Los proyectos culturales no solamente cuestan dinero, también tienen la capacidad de generar ingresos. Pueden generar recursos a través de:

Actividades pagadas, talleres, funciones de teatro, etc.
Donativos Patrocinios
Venta de productos (por ejemplo obras de arte)
Apoyos institucionales
Etc.
¿Cuánto cobrar por una actividad?
Para determinar el precio correcto de un taller o una exposición, es importante revisar todos los gastos relacionados con la actividad, tanto los fijos como los variables.

Muchos cometen el error de solamente tomar en cuenta los costos variables (honorarios, materiales, renta de equipo) y olvidar gastos como la luz, el teléfono, la renta mensual del espacio, la nómina de la recepcionista etc. Estos gastos fijos se tienen que dividir, de manera equitativa entre las diferentes actividades que se llevan a cabo en un espacio.
Es muy recomendable diversificar tus fuentes de ingresos para no depender de un solo tipo de ingreso.
Un ejemplo es el programa Jóvenes Coleccionistas del Taller Multinacional
Resumen
En el resumen juntas todos los gastos de los diferentes rubros, tanto fijos como variables, así como los ingresos, para ver si existe un superávit o un déficit.
Refleja los gastos e ingresos por categoría de gastos (pe. Página web), sin desglosar.
Muestra el gasto y el ingreso anual y el gasto y ingresos promedio por mes (gasto/ingreso anual dividido por 12), así como el porcentaje que representa la categoría de gastos o ingresos en el total
Resumen
Si existe un déficit, tienes diferentes opciones:
Bajar los gastos (por ejemplo, negociando con proveedores)
Aumentar los ingresos ( por ejemplo, subir el precio de los talleres)
Pedir un apoyo por la diferencia a un donante
Contratar un préstamo (Un préstamo SOLO es recomendable si sabes que en el futuro próximo tendrás un superávit con el cual puedas pagar tu deuda adquirida.
Análisis de flujo de efectivo
A pesar de que en tu presupuesto elaborado para un periodo (por ejemplo, un año) los ingresos totales son suficientes para cubrir el total de los gastos, puede haber momentos que no estás recibiendo recursos suficientes para pagar los compromisos adquiridos en el momento que se generan. Para estar preparado para estas situaciones hay que hacer un análisis de flujo de efectivo junto con tu presupuesto.

En el análisis de flujo de efectivo restas todos los gastos de un mes de todos los ingresos de este mismo mes. Estas cifras, las tomas directamente de tu presupuesto mensual.

Encontrarás un formato en la última pestaña de la plantilla en el material de esta semana.
Flujo de efectivo
Flujo de efectivo
Verás que en la formula de la celda de egresos enero (B15) se suman todos los gastos realizados en enero, de las pestañas gestión y promoción cultural, comunicación y difusión, y otros. En la celda B13, ingresos enero, se suman todos los ingresos de enero (talleres, patrocinios, apoyos, etc.)

Si en un mes gastas más que tus ingresos, la celda diferencia mostrará un número negativo. Si tienes mas ingresos que gastos, habrá un valor positivo. La celda “acumulado” muestra los recursos con los que realmente cuentas. Si en enero tienes un resultado de 500 y en febrero un resultado negativo de 300, la celda “acumulado” mostrará que tienes 200. Si en enero tienes un resultado de 200 y en febrero un resultado negativo de 400, el “acumulado estará en -200.

No es un problema que tengas una diferencia negativa en un mes, siempre y cuando tus recursos acumulados en los meses anteriores te permitan en ese mes gastar más de lo que ingresa. En este caso la celda diferencia es negativa, pero el acumulado es positivo. Si tu acumulado muestra un valor negativo, tienes un problema de flujo de efectivo que resolver.
Un ejemplo sencillo
Una institución cultural empieza la venta de sus productos artesanales en el mes de octubre, pero en agosto ya tiene gastos de difusión y honorarios relacionados con el proyecto. Al terminar la venta, estos gastos se podrán cubrir sin problema, sin embargo, en el mes de agosto todavía no hay recursos.
Posible solución: Sabiendo que esta situación va a ocurrir, la institución negocia y llega a un acuerdo con la agencia de relaciones públicas, que les facturará sus servicios de difusión hasta noviembre, aplicando una tasa de interés razonable.
No hay suficiente recursos para pagar los servicios contratados en los meses de agosto, septiembre y octubre
Solución: Negociar pago en noviembre con agencia con una tasa de interés razonable
Practicar
Te darás cuenta que para esta sesión no hay lecturas. En lugar de leer textos sobre los aspectos financieros de proyectos culturales, te recomiendo que uses la plantilla del presupuesto y el análisis de flujos de efectivo disponible en el aula virtual para hacer pruebas, cambiar valores y rubros y entender cómo están relacionados los números a través de fórmulas sencillas. También te recomiendo ver el video del Foundation Center que está en los materiales de este módulo y explica más a detalle algunos conceptos del presupuesto.

En la sesión en Google Hangout puedes preguntar sobre cualquier duda que tengas. Después de haber practicado con la plantilla y haber asistido a la sesión virtual, entregarás tu presupuesto de proyecto la siguiente semana a través del aula virtual.
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