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DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

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by

tania zambrano parada

on 6 March 2015

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Transcript of DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

ENVIO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS
PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS
Formatos a usar en el despacho de comunicaciones
Formatos a usar en el recibo de comunicaciones
RECEPCIÓN

Se recibirán las comunicaciones provenientes de fuente directa y solamente se recibirán comunicaciones oficiales.
Este paso no requiere formato
APERTURA
Procedemos a abrir el sobre o empaque de las comunicaciones
para extraer el documento y sus anexos.
No requiere de formato.
REVISIÓN
Toda comunicación que ingrese a la organización deberá ser revisada por el encargado de la unidad de documental verificando competencia, anexos, destino y datos de origen, dirección a donde dar respuesta y asunto.
Si la comunicación no esta firmada se considera anónima y en este paso no se diligencia formato.
RADICACIÓN
La Unidad Documental asignara un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas , dejando constancia de fecha y hora del recibo.
REGISTRO
Se procede al registro, lo cual es la anotación de los datos más importantes de la comunicación. Se diligencia el formato de registro de correspondencia externa recibida
ENVÍO
Para finalizar se realiza el envío a los correos de las oficinas de cada dependencia que deban atenderlas.
CONTROL CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA
CONTROL DE DOCUMENTOS CONTABLES
ELABORACIÓN
La dependencia interesada realizara la comunicación, teniendo en cuenta las normas técnicas.
FIRMA DIGITAL
Elaborada la comunicación, se procede la firma digital de la persona responsable de la información
ENVÍO
Estando firmada la comunicación se envían al correo de la unidad de correspondencia con su respectivas copias, anexos.
VERIFICACIÓN
El encargado de la Unidad Documental verificara que la comunicación recibida cumpla con las normas establecidas para la elaboración y tramite.
Normas jurídicas y técnicas
Requisitos de presentación
Firmas autorizadas
De no cumplir con todas las normas la comunicación se procede a devolverla a la dependencia que la creo anexándole el formato de observaciones para que le realice sus correcciones, de estar correctamente la comunicación se procede al siguiente paso.
REGISTRO
Estando numerada, fechada y ya impresa la comunicación se debe registrar, lo que consiste en la anotación de los datos más importantes de la comunicación, esto se realiza en el formato de registro de correspondencia externa despachada electrónicamente.
SEPARACIÓN
Para poder realizar el envío el encargado de la unidad documental debe separar las piezas de salida para realizar el despacho.
ORIGINAL MÁS ANEXOS-----DESTINATARIO
PRIMERA COPIA MÁS ANEXO-----OFICINA QUE GENERA EL DOCUMENTO
SEGUNDA COPIA----CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA
COPIAS ADICIONALES----PERSONAS INTERESADAS
ENVÍO FINAL
En este paso es importante identificar prioridades por ser urgentes y determinar si se requiere envío local, nacional o internacional
OBSERVACIONES A LA CORRESPONDENCIA ELABORADA
REGISTRO CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHADA
CONTROL DE MENSAJERÍA
REGISTRO DE CIRCULARES
REGISTRO INTERNO DE CORRESPONDENCIA
RECIBIDA
Se utiliza como constancia de la entrega de los documentos a cada dependencia, por medio de un mensaje de datos.
Para cada dependencia se diligencia un formato.
Este formato permite el control de los documentos contables, debido a que estos no se deben registrar en el mismo documento de recibidos.
Este formato se utiliza cuando los documentos, no cumplen con las normas establecidas para el despacho de documentos. Por lo anterior la unidad documental no puede enviar los documentos a su destino. Este formato se diligencia por comunicación devuelta y se envía a la dependencia que origino su corrección.
Este formato se utiliza para controlar las comunicaciones enviadas al medio externo, facilita su control, tramite y permite efectuar seguimiento de las respuestas cuando se amerite.
Este formato se usa como constancia de la entrega de los documentos enviados a personas naturales o jurídicas, por vía electronica.
En este formato se relacionan las circulares emitidas por las dependencias.
Formato que se utiliza para que cada dependencia controle el tramite de correspondencia recibida.
DIGITALIZACIÓN
En este momento se procede a digitalizar (escanear) el documento; cada digitalización se guardara con el nombre de la persona y el número del radicado para futuras búsquedas
FORMATO CORRESPONDENCIA RECIBIDA-REGISTRO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
Este formato se utiliza para dejar constancia de los datos más importantes de la comunicación.
NUMERACIÓN Y FECHADO
En este paso se procede a la asignación del número consecutivo a cada comunicación
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
El encargado de la unidad documental se encarga de imprimir los documentos que lo necesiten.
OBSERVACIONES
La unidad documental facilitara las plantillas de comunicación a todas las dependencias vía electrónica, para disminuir el devolverla a la dependencia que la creo anexándole el formato de observaciones para que le realice sus correcciones.
algunas plantillas
carta bloque extremo
certificado
informe ejecutivo
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