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Análise de Problemas e Tomada de Decisão

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on 7 November 2013

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Transcript of Análise de Problemas e Tomada de Decisão

Análise de Problemas e Tomada de Decisão
É um conjunto de metodologias que visam aprimorar as habilidades analíticas, respondendo as perguntas:
• Qual a melhor solução? Tomada de decisão
• Por que isto aconteceu? Solução de problemas
• O que fazer primeiro? Gerenciamento de situações críticas
• Algo vai dar errado? Prevenção de problemas
O APTD foi desenvolvido através da observação de como os “líderes” de sucesso, grandes pensadores, pessoas comuns com grande habilidade de exercerem determinadas funções, filósofos, cientistas, entre outros, que através do questionamento analítico e crítico transformavam problemas em resultados.
O APTD é composto de quatro metodologias:
Por que o APTD?
A velocidade das mudanças (tecnológicas, processos, pessoas, informações) nos dias de hoje, demandam profissionais que tenham habilidades para obter o máximo de resultados, através de informações que estes acessam ou lidam no dia-a-dia.

INFORMAÇÕES -> PROCESSO-> RESULTADO

O objetivo do APTD é prover os colaboradores com métodos (processos), para que possam questionar as informações de uma maneira organizada, sistemática, obtendo assim, resultados consistentes e duradouros.
Análise de Falhas - AF
É um processo que auxilia na busca da causa de um problema, questionando-o de uma forma estruturada, testando a possível causa e verificando se ela é verdadeira, antes de tomar qualquer tipo de ação. Também é abordada a diferença entre “causa / efeito” e as suas respectivas ações.
Análise de Prioridade - AP
É um processo que, utilizado em grupo, auxilia na busca pelo consenso sobre quais situações ou problemas deverão ser abordados primeiro. É uma ferramenta de gerenciamento de prioridades e responsabilidades.
Análise de Risco (APP) - AR
É um processo que auxilia no gerenciamento de problemas potenciais que podem surgir ao implantar ou executar ações de um plano, de um projeto, um reparo ou de uma mudança.
Análise de Decisão - AD
É um processo que auxilia na análise dos benefícios e riscos da decisão, avaliando as expectativas de resultados e o que pode dar errado. Muito utilizado quando nos deparamos com muitas alternativas ou quando há grande risco envolvido na decisão.
O Método para Análise e Solução de Problemas (MASP), é uma ferramenta de gestão capaz de analisar os fatos e dados com o objetivo de localizar e examinar a causa do problema. As situações conflitantes são inevitáveis e necessárias para a vida da equipe. O conflito parece ser ruim, porém, tem funções positivas: previne a estagnação, estimula o interesse e a curiosidade, descobre problemas e provoca a sua solução.
Para se resolver alguns problemas, pode-se compor grupos mais homogênios, mantendo diferenças sob controle, sem a utilização de punições ou oferecendo recompensas, oportunizar momentos em que o conflito é expresso abertamente ou ainda transformar as diferenças em resolução de problemas. A possibilidade de sucesso na resolução de um conflito está relacionada diretamente com a amplitude, intensidade do conflito e a maturidade de cada membro da equipe.
Técnicas para resolução de problemas
Muitos profissionais por desconhecerem uma metodologia de análise e solução de problema eficiente, deixam de resolvê-lo, podendo até causar algum tipo de prejuízo para a empresa. O MASP, além de ser um caminho a ser percorrido para solucionar qualquer tipo de problema, ele tem uma sequência de tarefas para que seja utilizada em cada fase:
a) Identificação do Problema
b) Observação
c) Análise
d) Plano de Ação
e) Verificação
f) Padronização
g) Conclusão
Segunda fase: Observação
A segunda fase, é a observação do problema no local onde ele ocorre e envolver as pessoas que realizam a tarefa, buscando o máximo de informações. É ESSENCIAL CONHECER O PROBLEMA, PROCURANDO RESPONDER PERGUNTAS: O QUE, QUEM, QUANDO, ONDE E POR QUE.
Terceira fase: Análise
A terceira fase é a análise dos dados coletados, visando identificar as causas fundamentais que provoca o conflito. É comum utilizar a ESPINHA DE PEIXE ou DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO. Tal ferramenta que permite que se faça um levantamento completo das possíveis causas e avalie tecnicamente cada uma delas.
Na quarta fase, se elabora uma solução e planeja a sua execução.
O plano de ação deve estabelecer a melhor forma para atacar o problema, quais os recursos e prazos serão necessários para o efetivo bloqueio das causas fundamentais. Se utiliza normamente a ferramenta denominada de 5W2H que são: WHAT, HOW, WHERE, WHO, WHY, WHEN, HOW MUCH, em português que significa: O quê, como, onde, quem, por quê, quando e quanto , respectivamente.
Faz-se necessário no 5W2H, observar alguns aspectos:
a) Definição do objetivo: deve ser definido na forma de um verbo mais um complemento. Ex: reduzir emissão de gases 99 no setor de tinturaria.
b) Definição dos demais passos: uma vez definido o objetivo, definem-se as medidas que podem ser tomadas para a realização de cada uma das etapas. A definição das medidas é feita por meio de respostas a perguntas especificas como:
- O que se quer fazer? – a resposta deve ser o objetivo básico.
- Como se pode fazer isto? – Será a medida que se pode usar para alcançar o objetivo.
Quarta fase: Plano de Ação
Quinta fase: Verificação
Uma vez definido o plano, é importante orientar as pessoas envolvidas conforme foi planejado e, se necessário, treiná-las para que realizem as tarefas conforme o planejado. Essa é a quinta fase que se determina.
Sexta fase: Padronização
A sexta fase tem por objetivo verificar através de números se a atuação realmente eliminou ou bloqueou o problema. É necessária a realização dessa para comparar com os resultados anteriores.
Resolvido o problema, deve-se padronizar com o novo procedimento adotado para que não se repita o conflito. Sendo assim, é necessário realizar treinamentos do novo método de trabalho e exigir que seja seguido.
Sétima fase: Conclusão
A sétima fase e a última do MASP, é a conclusão do trabalho, o grupo avalia a sua atuação na execução do projeto, analisando a performance do grupo para que possa melhorar para o próximo projeto.
Após feita essa análise, o grupo elabora e divulga um relatório sobre a atividade desenvolvida.
Exemplo de Plano de Ação:
Jorge recebeu um relatório do setor de Recursos Humanos – RH – com os dados relativos aos acidentes de trabalho ocorridos na empresa no primeiro semestre de 2011. O relatório apresenta a quantidade de acidentes com e sem afastamento e o custo médio mensal com eles. Analisando os dados, Jorge concluiu que os meses de dezembro, fevereiro e maio são os mais críticos e que a média mensal de gastos que a empresa tem com os acidentes é de R$ 19.065,00.
Apesar de identificar os meses e o valor médio mensal, percebeu que não poderia tomar qualquer ação para reverter esse quadro, pois não sabia onde estava a fonte do problema.
Assim, decidiu que precisava de mais informações, buscando informações mais detalhadas sobre os acidentes. Elaborou relatórios com os dados sobre as partes do corpo mais atingidas, quais as semanas e turno com maior incidência de acidentes. Analisando o quadro geral, conseguiu visualizar toda a situação da empresa. Concluiu que a parte do corpo mais atingidas são os olhos, a primeira semana é a mais critica, e o terceiro turno é o que tem o maior numero de acidentes. Analisando o problema detalhadamente, Jorge pôde tomar uma decisão acertada e pontual. Agindo especificamente sobre o problema, conseguiu reduzir o número de acidentes naquela unidade fabril.

Formas de administração de Conflitos
Como dito no começo deste trabalho, o conflito parece ser ruim, porém ele tem muitas funções positivas. Previne a estagnação, estimula o interesse e a curiosidade, descobre problemas e provoca soluções. Não basta evita-los ou abafa-los, deve-se aprender a administra-lo. É importante conhece-los, saber qual a sua amplitude e como estamos preparados para resolve-los.
Pode-se lidar com o conflito compondo grupos mais homogenios controlando as relações dos membros da equipe e separando os indivíduos agressivos ou que divergem significativamente no planejamento de tarefas. Essa estratégia, porém, deve ser utilizada com critério, pode promover a estagnação da equipe.

Para administrar conflitos há alguns passo que doutrinadores pendem para que sejam seguidos:
a) Criar uma atmosfera afetiva
b) Esclarecer as percepções
c) Focalizar em necessidades individuais e compartilhadas.
d) Construir um poder positivo e compartilhado
e) Olhar para o futuro e, em seguida, aprender com o passado.
f) Gerar opções de ganhos mútuos.
g) Desenvolver passos para a ação a ser efetivada.
h) Estabelecer acordos de benefícios mútuos.
Outra forma de lidar com o conflito é mantendo as diferenças sob controle, reprimindo com punições ou oferecendo recompensa.

Pode-se oportunizar momentos em que o conflito é expresso abertamente. No entanto, pode fugir do controle e também ter custos psicológicos elevados para a equipe. Em um conflito, muitas palavras podem causar mágoas profundas e comprometer as relações para sempre.

Ao utilizar esse tipo de abordagem, a maior preocupação é com a manutenção do conflito dentro de certas proporções ou limites e verificar o que fazer para fortalecer o relacionamento dos oponentes a fim de que possam voltar a conviver satisfatoriamente.

Outra abordagem é transformar as diferenças em resolução de problemas. Isso requer mais tempo e habilidade do líder e dos membros da equipe, os indivíduos precisam aceitar as discordâncias como sendo vantajosas e enriquecedoras a seus próprios objetivos, ideias e procedimentos.
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