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Diaporama Progiciel de Gestion de Projet

Diaporama du plan à exposer pour convaincre les associés de la nécessité d’acquérir un Progiciel de Gestion de Projet.
by

Philippe JONASZIK

on 10 November 2012

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Transcript of Diaporama Progiciel de Gestion de Projet

CHOIX D'UN PROGICIEL DE GESTION DE PROJET La solution logicielle à l'ère du développement économique des organisations I - Qu'est-ce que Progiciel de Gestion de Projet ou ERP* ? a - Définition b - ERP Open Source et Propriétaires II - Enjeux des PGI / ERP a - Industrie b - Services c - Un peu d'histoire III - Evaluation de l'emploi des PGI / ERP a - Les avantages b - Les inconvénients Conclusion Copyright - JONASZIK Philippe pour le devoir N°5 de CTC - ENACO Encore appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégrée) ou ERP (Enterprise Resource Planning) est un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise: gestion de production, gestion commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion.
À l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce modèle permet d'assurer l’intégrité des données, la non-redondance de l'information, ainsi que la réduction des temps de traitement. »

Pour être qualifiée de « progiciel de gestion intégré » une solution logicielle doit couvrir au moins deux domaines fonctionnels différents de l’entreprise (par exemple, RH et finance, ou encore finance et achats…). Un PGI peut constituer le socle du système d’information de l’entreprise s’il couvre la quasi-totalité des processus fonctionnels clés de celle-ci Les PGI/ERP industriels trouvent leur origine dans le besoin de planifier la production. On reconnaît le PGI/ERP industriel à ce qu'il repose sur un module central de type GPAO et/ou MRP assurant une couverture plus ou moins étendue de fonctionnalités telles que :
- gestion du processus de planification/ordonnancement ;
- suivi de fabrication et de la traçabilité de la fabrication ;
- gestion des stocks, approvisionnements de matières premières, composants ou semi-finis ;
- gestion de la sous-traitance, gestion de la maintenance, gestion de la qualité. Les PGI/ERP destinés à gérer les activités du tertiaire ne sont pas toujours répertoriés dans la catégorie des PGI/ERP. Ils sont néanmoins très nombreux à cibler des secteurs aussi variés que la santé, l'éducation, la distribution, le commerce de détail ou la finance. Avec des modules divers qui vont de la gestion de projet jusqu'à des fonctions métiers très pointues (gestion d'abonnements, cours de formation...). L'offre dans le domaine est moins abondante que pour l'industrie et beaucoup plus éclatée : Les Editeurs de PGI/ERP ont été précédés sur ce créneau et se trouvent en situation de concurrence forte avec les Editeurs de logiciels CRM. On distingue néanmoins deux familles de produits :
- les outils de type PSA («professional service automation») qui s'adressent à des activités de service qui nécessitent une organisation en mode projet: Ils sont centrés sur le service des fonctionnalités de gestion de projet et éventuellement sur celles du CRM, ce qui ne couvre donc pas l'ensemble des fonctions de l'entreprise à la manière d'un PGI/ERP.
- les outils de type ESA («enterprise service automation») plus conformes à la définition d'un PGI/ERP. Les solutions d'ESA sont en effet capables de servir les fonctions usuelles d'un outil de CRM, (comme la prise de commande ou l'élaboration d'une proposition commerciale) mais également la plupart des fonctions de gestion administrative d'une entreprise. Le terme ERP provient du nom des méthodes de planification des besoins en composants suivant l'intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l'entreprise. Dans les années 1960, Joseph Orlicky a étudié le programme de production de Toyota et a développé le Material Requirements Planning (MRP), puis Oliver Wight et George Plossl ont développé MRP into manufacturing resource planning (MRP2). On peut décomposer l'historique en trois phases3 :

MRP0, en anglais Material Requirements Planning Zero (litt., « planification des besoins en matières 0 ») : méthode de calcul des besoins matière, mise au point en 1965 ;
MRP1, en anglais Material Requirements Planning One : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point en 1971 ;
MRP2, en anglais Manufacturing Resources Planning Two (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2 ») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période ; mise au point en 1979.
À partir de 1990 environ, le MRP s'est progressivement étendu à l'ensemble des fonctions de l'entreprise, pour donner l'ERP (E comme entreprise). Dans le cadre du passage informatique à l'an 2000 et du passage à l'euro (dans la zone euro), les progiciels de gestion intégrés ont été une solution pour remplacer les systèmes informatiques vieillissants qui ne pouvaient pas être convertis pour des raisons d'obsolescence technique. C'est ce qui explique l'expansion considérable de ces logiciels dans les années 1990. Les PGI/ERP (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;
cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;
intégrité et unicité du Système d'information ;
partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;
minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;
globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;
diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable);
maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;
Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.

Les PGI/ERP vont pouvoir gérer et prendre en charge :

plusieurs entités ou organisations tel que l'AH() ;
plusieurs associations telles que l'OAC (Conférence) ;
plusieurs devises ;
plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;
plusieurs législations ;
plusieurs plans de comptes ;
plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.
NB : L'intérêt de faire l'acquisition d'un PGI/ERP, au niveau de la comptabilité, est la création des écritures comptables en temps réel, et en automatique. C'est un outil de productivité car il permet de supprimer les saisies redondantes, et de partager une information plus fiable. L'utilisation d'une base de données unique permet de rassembler l'ensemble des données et d'assurer ainsi une mise à jour constante de ces données. Il peut également être couplé à un site de vente en ligne pour une synchronisation en temps réel des données. Les PGI/ERP ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

- mise en œuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou le projet mal piloté ;
- coût élevé de 300 000 € minimum pour un progiciel fiable et de qualité, mais pouvant rapidement monter beaucoup plus haut, en fonction de l'industrie et de la complexité du projet. L'option fonctionnellement riche des solutions de logiciels libres si elle réduit les coûts de licence, ne supprime pas les coûts d'accompagnement et de formation ;
- périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilisé) ;
périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins ;
- lourdeur et rigidité de mise en œuvre ;
- difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ;
- nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard du PGI/ERP aux besoins de l'entreprise) ;
- nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ;
- nécessité d'une maintenance continue ;
- captivité vis-à-vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer.

Une offre intégrée apparaît avec des produits d'inspiration bureautique reposant sur les systèmes de gestion de bases de données les plus diffusées du marché : MSSQL, MySQL, Oracle, DB2. Ces produits sont généralement diffusés par des éditeurs spécialisés en Gestion de la Production. Les inconvénients cités ici sont alors moindres.

De plus, l'émergence récente de plusieurs PGI/ERP libres permet de minimiser les inconvénients de coût (liés à l'acquisition des licences logicielles), de rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de formats ouverts facilite également les échanges de données, en interne et vers l'extérieur.
Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet PGI/ERP. Le vrai coût est celui du temps passé en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très concurrentiel. Les progiciels de gestion intégrés ont permis à beaucoup d'entreprises d'accéder à une meilleure maîtrise de leurs activités :
Une partie de leur essor s'explique par l'évolution nécessaire des systèmes d'information pour le passage à l'an 2000 puis pour la mise en place de l'euro. En effet, nombre d'entreprises ont estimé préférable de remplacer un ensemble disparate et non homogène de logiciels par un progiciel intégré à la pointe de la technologie plutôt que d'engager des corrections des programmes existants plus ou moins ancien.
Si cette démarche a parfois donné lieu à des démarrages dans l'urgence, l’enjeu de la mise en place d'un PGI/ERP aujourd'hui n'est plus de passer l'an 2000, mais d'optimiser la gestion des flux logistiques et financiers de l'entreprise. Le paradigme sur lequel ils se basent repose essentiellement sur une optimisation de l'utilisation des ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Le PGI/ERP induit donc une orientation stratégique vers la réduction des coûts comme vecteur essentiel de la création de valeur donc de la croissance de l'entreprise. Ce modèle est critiqué depuis le début des années 1990 car il met l'entreprise (et éventuellement ses fournisseurs) au centre de l'attention, au détriment du client. Les grands PGI/ERP proposent à leurs utilisateurs une vaste couverture fonctionnelle. Mais la richesse de cette offre se heurte rapidement à certaines limites :
Aucun PGI/ERP ne peut prétendre correspondre parfaitement à tous les métiers ou activités. Une fois sorti de leur cœur de métier, les PGI/ERP peinent à offrir certaines fonctions (sauf à les traiter de manière plus complexe, voire moyenne). Les logiciels couvrant des fonctionnalités de niche demeurent concurrentiels.
L'intégration technique des traitements et des données arrive à un niveau de complexité à la limite du gérable (une correction pouvant avoir des impacts sur tout un ensemble de fonctions, avec souvent des corrections pré-requises, co-requises et sous-requises). La plupart de ces progiciels ont désormais un module dédié à la gestion de ces corrections (le module qui gère les modules).
Les exigences du marché ou de la réglementation sont constamment renouvelées et les principaux éditeurs de PGI/ERP doivent en permanence s'efforcer d'intégrer ou de mettre à jour les fonctionnalités nouvellement requises :
gestion de la relation client ;
gestion des risques ;
développement durable.
Les besoins des entreprises en matière de solutions informatiques ont considérablement évolué : collaboration croissante (interne mais aussi externe avec les partenaires), dématérialisation accrue touchant tous les métiers, mobilité et nomadisme des collaborateurs, contraintes économiques, environnement légal et réglementaire toujours plus strict… Parallèlement, les outils de gestion tels que les ERP/PGI jusqu’alors déployés par les entreprises s’avèrent parfois contraignants et inadaptés à ce nouveau contexte et leur évolution est inévitable5.
En conséquence, un virage fonctionnel et technique est en passe d'être pris avec la faculté de distribuer des fonctions plus spécifiques et/ou plus avancées sous la forme d'applications indépendantes techniquement et interfacées avec le noyau du PGI/ERP. Cet agencement est édifié selon une architecture de type IAE ( Intégratrice d'applications d'entreprise ). Cette articulation fait que l'usager dispose en même temps :
de fonctionnalités capables de gérer toute la profondeur du métier ;d'une large panoplie d'applications couvrant l'essentiel de ses besoins de gestion. BONNE FIN DE SEMINAIRE Le PGI permet aussi :
de répondre à des besoins spécifiques à chaque entreprise : les modules sont paramétrables
de s’adapter à de nouveaux champs de la gestion :
la gestion de la relation clients (CRM)
la gestion des compétences en relations humaines
la gestion de la chaîne logistique. Le PGI permet notamment :
une très forte automatisation des tâches répétitives
une structuration de l’analyse de gestion (selon les besoins)
la planification des tâches de gestion et le suivi des opérations en cours
les opérations de consolidation des comptabilités dans les groupes de sociétés
la gestion des procédures de contrôle des opérations Des interfaces spécifiques instaurent une communication entre les différents modules.
L’utilisateur prend l’initiative de mettre à jour les bases des autres modules par un transfert ponctuel des données.

Exemple : mise à jour des écritures comptables à partir du module commercial. Etape 2 : Des interfaces spécifiques L’éditeur le plus connu est
Des concurrents suivent : Sage, Cegid, EBP, Microsoft
On commence à voir des PGI « libres » pour les petites structure (Open-ERP) Actualité des PGI La mise en place d’un projet PGI est d’abord un projet organisationnel.
Au-delà de la complexité technique des matériels et logiciels mis en service, l’introduction d’un PGI entraîne :
la remise en cause des compétences et des métiers
une redéfinition des jeux de pouvoir
une évolution de la culture de l’entreprise et de son système de valeurs. Conclusion L’architecture informatique intègre des technologies diverses et avancées :
Utilisation d’un réseau multi-sites
L’intégration est réalisée par un réseau Intranet/Extranet.
La consultation et la modification décentralisées de la base de données grâce aux connexions Internet (réplication) Architecture informatique ouverte Exploitation d’une base de données unique
Fonctionnalités intégrant tous les champs de la gestion
Grande capacité de paramétrage
Outil d’aide à la décision
Architecture informatique ouverte Caractéristiques d’un PGI Le PGI donne au contrôle de gestion les moyens de son développement :
Utilisation du langage de requête SQL des bases relationnelles Oracle, SQL Server…
Utilisation de la base en client/serveur
Création d’états et tableaux de bord adaptés aux besoins de l’utilisateur Outil d’aide à la décision Exploitation d’une base de données unique
Fonctionnalités intégrant tous les champs de la gestion
Grande capacité de paramétrage
Outil d’aide à la décision
Architecture informatique ouverte Caractéristiques d’un PGI Paramétrage de l’espace personnel de chaque poste de travail :
Autorisations d’accès
Environnement graphique personnalisé
Traçabilité des opérations. Grande capacité de paramétrage Paramétrage de la base de données pour l’adapter aux métiers et aux pratiques spécifiques de l’entreprise.
Exemple :
L’entreprise textile Gilclaude doit gérer une table de produits concernant 300 à 400 articles qui comportent chacun une vingtaine de positions (taille/couleur).
Un paramétrage spécial a permis d’éviter la multiplication des références par article en mettant en place un système de gestion par lot, par la création d’un article générique. Grande capacité de paramétrage Exploitation d’une base de données unique
Fonctionnalités intégrant tous les champs de la gestion
Grande capacité de paramétrage
Outil d’aide à la décision
Architecture informatique ouverte Caractéristiques d’un PGI Les modules PGI couvrent l’ensemble des activités de l’entreprise.
Chaque entreprise choisit les fonctionnalités des modules à intégrer. Fonctionnalités intégrant tous les champs
de la gestion Exploitation d’une base de données unique
Fonctionnalités intégrant tous les champs de la gestion
Grande capacité de paramétrage
Outil d’aide à la décision
Architecture informatique ouverte Caractéristiques d’un PGI Une donnée est saisie, une seule fois, au moment de l’événement qui la génère.
Elle est disponible en temps réel pour l’ensemble des utilisateurs (autorisés) de la base unique, commune à tous les modules.
La base de données relationnelle permet d’éviter les redondances. Etape 3 : L’intégration dans un PGI Un système d’information existe pour chaque fonction
Chaque fonction (commerciale, production, recherche - développement, comptabilité - finances, ressources humaines ) dispose de sa propre base de données

Exemple : Les données concernant un client (code, nom, adresse) peuvent différer de l’application comptable à l’application commerciale. Etape 1 : Des applications indépendantes On distingue trois étapes historiques dans l’évolution du système d’information de gestion:
Etape 1 : Des applications indépendantes
Etape 2 : Des interfaces spécifiques
Etape 3 : L’intégration dans un PGI 1. Exploitation d’une base de données unique Exploitation d’une base de données unique
Fonctionnalités intégrant tous les champs de la gestion
Grande capacité de paramétrage
Outil d’aide à la décision
Architecture informatique ouverte Caractéristiques d’un PGI
Les PGI ont pour objectif :
de mettre en réseau,
à l’aide d’une base de données unique,
l’ensemble des informations relatives aux fonctions de l’entreprise. Progiciels de Gestion Intégrés PGI : Progiciel de Gestion Intégré
ou
ERP : Entreprise Ressource Planning
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L Etape 2 : Des interfaces spécifiques
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L Etape 1 : Des applications indépendantes Tout est intégré, ne forme plus qu’un TOUT cohérent. PROCESSUS
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L Etape 3 : L’intégration dans un PGI Clients PGI mode Client / Serveur Clients PGI mode web Clients e-commerce Architecture informatique d’un PGI Site Web Internet Explorer Netscape Navigator Internet Explorer Netscape Navigator Apache ou IS Windows NT / 2000 Windows NT/2000 Windows 98 / XP Windows NT/2000 Unix Oracle SQLserver DB2 Serveur de données Source : Adonix Serveur Internet Source : Adonix Outils de pilotage Ordonnancement Planification Assurance qualité Contrôle de gestion Configurateur Données techniques Achats Réapprovisionnements Support client Stocks Action commerciale Campagne marketing Analytique industrielle Immobilisations Budget Engagements Comptabilité tiers Comptabilité analytique Comptabilité générale Ventes E-commerce Finance Production Commerce
Marketing CRM PGI
Base de données unique Progiciel de Gestion Intégré Source : Adonix Outils de pilotage Ordonnancement Planification Assurance qualité Contrôle de gestion Configurateur Données techniques Achats Réapprovisionnements Support client Stocks Action commerciale Campagne marketing Analytique industrielle Immobilisations Budget Engagements Comptabilité tiers Comptabilité analytique Comptabilité générale Ventes E-commerce Finance Production Commerce
Marketing CRM PGI
Base de données unique Progiciels de Gestion Intégrés Source : Adonix Distributeurs,
Fournisseurs,
Sous-traitants Filiales,
Entrepôts,
Agences Sites décentralisés Personnel nomade Partenaires Clients e-commerce Connexions
Internet Architecture générale d’un PGI Connexions
Intranet ERP Connexions
Client / Serveur Site
Internet Serveur d’application
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