Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

ORGANIZACION DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

No description
by

Nataly Gomez

on 23 September 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of ORGANIZACION DE CONGRESOS Y CONVENCIONES

HISTORIA








Situación actual: Según el crecimiento que ha tenido en este campo paises como México, se deduce la viabilidad y relevancia que tiene este tipo de actividades. A las grandes convenciones asisten cerca de 13.537.400 delgados sin incluir a los acompañantes, anualmente se realizan un total de 197.640 convenciones en el mundo.

En la Antigua Babilonia donde los griegos viajaban y asistian a fiestas de carácter religioso, en este entonces había tranquilidad y paz social.
En el Imperio Romano no se evidencio este tipo de actividades, fue solo hasta después de la edad media cuando se comenzaron a emprender viajes grupales.
Las cruzadas fomentaron la revitalización del comercio con las expediciones marítimas conociendo nuevos rumbos
Entre el siglo XVI y XIX se establecieron las bases del turismo moderno y empezaron a surgir los centros vacacionales. Los jóvenes recorrían el continente donde enriquecían sus criterios y empezó el interés por los baños termales. Beneficios evidentes a la economia por parte del turismo.
La revolución industrial dio surgimiento a la clase media, en esta época se instauraron las vacaciones y se mejoraron los transportes. Aquí floreció la industria turística.
Thomas Cook, Henry Wells y George Mortimer fueron los grandes precursores del movimiento turístico de los congresos y convenciones.
En 1867 se realizó el primer crucero
En 1935 se realizó la primera excursión a Leningrado y Moscú
En 1924 se creó la Unión internacional de organizaciones oficiales para la propaganda turística
En 1939 ya se disponía de vuelos regulares como red de transporte
En 1922 se construyeron los primeros grandes hoteles de américa latina en Rio de Janeiro Brasil
• En 1945 se fundó la asociación internacional de transporte aéreo, se incrementó la comercialización.
En 1958 se fundó la asociación internacional de palacios, exposiciones y congresos.

El mercado de congresos y convenciones resulta aún más atractivo pues cada congresista se desplaza con viáticos pagados por su empresa, por lo que su poder adquisitivo permanece prácticamente indemne y ello propicia mayor gasto en servicios complementarios. Este gremio se destaca porque una de sus generalidades es que todas las personas asistentes tienen un interés en común y no lograrían sus objetivos si realizan todo individualmente, deben siempre estar organizados y estructurados, deben estar en constante interacción y deben tener normas que rijan su comportamiento y regule todo el ambiente.
Los congresos y convenciones
Hablando de organización de eventos existe algo llamado oficina de congresos y convenciones, en esta se organiza y planea los diferentes factores físicos y de forma, allí se debe tener en cuenta el alojamiento de las personas, con el número de cuartos disponibles las tarifas y la ubicación, las instalaciones y servicios, la localización, facilidad para el transporte y comercio, la contratación, y aspectos que hacen parte de la interacción con las personas como la programación de las actividades, la organización de la promoción necesaria y la recepción de los invitados.
Clasificación de congresos y convenciones.
Clasificación

Se puede clasificar desde el punto de vista del mercado que contiene:

• Asociaciones
De ejecutivos: Lujo y Ejecutivos.
Científicas: Técnica y profesionalismo
Militares: Economía y personal retirado
Educativas: Temporada baja y profesionales de la enseñanza
• Organizaciones fraternales: Fin social sin cariz comercial
• Uniones laborales: Obreros especializados
• Organismos feministas: Conservación.

Se puede clasificar desde el punto de vista de su objetivo que contiene:

• Convenciones corporativas (convenciones, seminarios y juntas de ventas):
Grandes empresas con un propósito de motivar, entrenar y capacitar personal.

• Convenciones institucionales o asociaciones (congresos, conferencias, grupos turísticos, grupos deportivos):
En su mayoría se realizan a nivel local regional ,estatal ,nacional e internacional cumplen con el fin de reunir personas de diferentes lugares con un mismo interés para que intercambien o expongan sus ideas, así como también demuestren o se demuestren un nuevo servicio o producto.


• Selección del lugar: Debe satisfacer tanto los propósitos de la convención como las necesidades del grupo
• La ciudad: Se deben tener en cuenta las características del grupo y datos de dicha ciudad, así como datos de la última convención realizada allí.
• Inspección del lugar: Visita planeada con un año de anticipación y se deberá encontrar información del lugar en la oficina regional de ventas del hotel.
• Costos: Negociación de tarifas razonables para lo que concierne a los banquetes, fiestas cocteles, alojamiento y demás servicios.
• Fechas: Se planean con bastante anticipación, dependerá de que magnitud tenga el evento, también se deberá tener en cuenta si hay más personas que realizaran un evento similar para mediar en caso de algún inconveniente.
• Las regulaciones: A tener en cuenta normas internas que afectan el evento y a sus asistentes.
• La ayuda voluntaria: Personas de un comité que colaboraran con el evento, se deberá especificar cuáles son sus funciones a realizar.
• La experiencia: Antecedentes del lugar donde se realizara el evento.
• Espacio funcional: Mapas o diagramas que muestren la funcionalidad de los diferentes rincones del lugar.

Reconocimiento Físico previo para el desarrollo .

Se deberán tener en cuenta factores como:
• Asistentes esperados
• Cuartos necesarios, cantidad y tipo
• Llegadas y salidas de los asistentes
• Tarifas Razonables para la habitaciones
• Instalaciones Razonables
• Solicitud de reservación
• Confirmación del acomodo y asignación
• Pago por medio de depósito según lo pactado.

HOSPEDAJE
Al tener una excelente comunicación con el gerente del hotel se notara considerablemente el triunfo de una convención, esto permitirá una mejor organización y regulación al dirigir los diferentes cargos y responsabilidades que se presenten.

Además de ello se debe tener en cuenta 3 conceptos para evitar problemas en la convención:

1- Formular todas y cada una de las especificaciones por escrito
2- Revisar personalmente las ya mencionadas con el encargado del auditorio y así garantizar el orden de cada aspecto
3- Designar a una persona del equipo para que sea el responsable de alguno de los diferentes cargos que se presentan.

En cuanto a la clasificación de comités, el principal factor que colabora en el éxito de un congreso o convención es la coordinación entre todos los elementos que intervienen en el desarrollo del evento. Así, una de las medidas indispensables para que las actividades se lleven a cabo fluidamente es la formación de comités encargados de tareas específicas.

Todos estos detalles deben planearse con anticipación, porque el éxito o el fracaso dependen de la estructuración de 2 grandes fases:
- Las actividades de trabajo
- Las reuniones sociales

De ambos aspectos depende la excelencia del evento


PRECONVENCION Y CLASIFICACION DE COMITES
Algunos comités pueden ser :
1- Comité de finanzas
2- Comité de programa
3- Comité de publicidad
4- Comité de alojamiento
5- Comité de festejos
6- Comité de registro
7- Comité de recepción y hospitalidad
8- Comité de transporte
9- Comité de exposición
10- Comité de servicios generales
11- Comité de ornato y rotulación



El personal de registro se debe solicitar por escrito, especificando el número y tipo de empleados que se requieren, así como el horario que prestaran sus servicios. Es aconsejable escalonar los horarios de trabajo, programando comidas y periodos de descanso.
Este personal debe ser informado por escrito acerca de cuáles serán sus responsabilidades. Es fundamental que dicho personal conozca el importe de cada servicio, el precio de boletos, y publicaciones y que maneje adecuadamente los cargos varios.


Requerimientos Generales:
• Localización •Venta de Boletos • Registro •Ordenes fotográficas
•Instalaciones •Iluminación •Publicaciones •Señalamientos
• Equipo • Mesas • Sillas •Recibos y permisos
• Servicios •Costos • Ubicación • Planos
• Personal • Horas extraordinarias •Seguridad •Instrucciones especiales
• Bodega •Contactos •Pagos •Control gerencia y directivos
• Formas de trabajo • Tiempo • Verificaciones •Material de trabajo
•Clasificación área de trabajo •Coordinación • Alimentación • Estacionamiento
•Viajes •Secretariado •Mensajería • Abastecimiento
•Propósito •Procedimientos • Formatos • Selección
•Expositores • Informes • Listas • Oradores

SERVICIO, EQUIPO, E INSTALACIONES

SERVICIO DE COMIDA
Una vez que el comité encargado ha decidido el tipo de colocación, numero de personas y ubicación de la mesa principal, se debe informas al departamento de alimentos y bebidas para que dé instrucciones a los encargados del arreglo de las mesas.

COLOCACIÓN PARA BAILES
Los grupos tienen sus propias ideas acerca de la decoración, el servicio de las bebidas, la colocación de la orquesta, el tamaño y la ubicación de la pista de baile etc.

PLATAFORMA PARA MESA PRINCIPAL
Es necesario conocer su ubicación, la altura requerida y el número de personas que se ubicaran en dicha mesa.

EXPOSICIONES
No existe una colocación estándar, generalmente, el decorador contratado proporciona todos los elementos necesarios.

REGISTROS
Se disponen de acuerdo con las especificaciones proporcionadas por el comité de la convención, el cual se encarga de realizar los arreglos con el hotel.

PIZARRÓN CON LETRAS
Ubicarse en lugares adecuados, por lo menos una hora antes, de la hora señalada para comenzar.

MANTENIMIENTO DE LAS SALAS DE CONVENCIONES
Después de terminada la actividad, las sillas que tienen que apilarse en otro lugar, de manera que la limpieza del piso proceda

SERVICIOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
El encargado de planear la convención es responsable del servicio de alimentos y bebidas, lo que representa mayor carga de trabajo pues deben crearse menús y ofrecer comodidad a los asistentes

INVITADOS Y ORADORES EN LAS MISAS PRINCIPALES
La manera de distribuir a los invitados en la mesa principal obedece a muchos criterios, debido a lo cual conviene hacer un croquis con el orden de preferencia según la política de los organizadores.

BALANCE EN LOS MENÚS
En un menú la textura es muy importante; no se debe repetir un plato poco usual en la misma comida; se debe servir, por ejemplo, un solo plato de carne molida, un envuelto en pasta hojaldrada, uno a base de puré y así sucesivamente.

SERVICIO DE ALIMENTOS EN ÁREAS ABIERTAS
Realizar en las áreas de la alberca, podrían resultar más atractivas que el banquete común. Una comida de este tipo no se siempre eleva los costos; sin embargo no es tan simple trasladar a los huéspedes fuera del restaurante cuando se sirve un plan americano modificado, ya que causa trabajo y costo extra.




De acuerdo con el programa, el ejecutivo del hotel y el organizador del evento deben pensar en reservar el espacio más adecuado para cada una de las sesiones.
HOJAS PARA ACTIVIDADES
Es muy importante usar las hojas de actividades, para saber si el personal del hotel está disponible en el momento en que se le necesita. En caso contrario se harán los arreglos pertinentes y se acordara el costo de tales servicios.
MONTAJES DE LOS SALONES DE JUNTAS
• Auditorio de convenciones
• Auditorio semicircular con pasillos central
• Auditorio semicircular con bloque central y alas curvas
• Auditorio en forma de v
• En forma de E
• En forma de T
• Mesa para directores
• Mesa oval para directores
• Cuadro con hueco
• Mesa de juntas en forma de herradura
• Mesa de juntas en forma de circulo
SELECCIÓN DE SALON DE JUNTAS
SOBRECARGOS PARA EL SERVICIO DE BANQUETES
Los hoteles agregan un sobrecargo por cada huésped en lo referente a servicio de banquetes, por lo que es necesario enterarse con anticipación de qué forma lo hace el hotel
ENTREMESES
Los entremese y las bebidas pueden ser simples pero costosos, el licor se vende por botella por hora o por persona; el mejor sistema es, probablemente, por persona. Si el hotel acepta una tarifa única por asistente y compromete a proveer todo el licor necesario, la tarifa muchas veces incluirá entremeses o entradas, por lo que no será indispensable un inventario.
Servicios de equipos e instalaciones

Audiovisuales
Actualmente los programas como convenciones se basan en audiovisuales, por eso es importante tener en cuenta factores como los equipos a utilizar y siempre se debe tener un plan B en caso de imprevistos de instalaciones o en este caso de equipos.
Ordenadores:
Antes de que empiece el evento se tenga una lista previa con los equipos necesarios de la misma manera se deben tener salas diferentes para revisar cada una de las cosas que serán presentadas en los audiovisuales.
Proyectores
Proyector de 16 mm la materia e las películas educativas e industriales se realiza en 16 mm aunque también hay de 8 x 35 para las proyecciones de 16 mm.
En lo que concierne al sonido se graba sobre uno de los métodos carrete de sonido óptico o magnético
Proyector de diapositivas
Se utiliza para diapositivas de dos pulgadas la dimensión de la diapositiva incluyendo las monturas es de dos por dos pulgadas aunque la película es de 3 mm estos aparatos tienen una gran variedad de modelos con características tales como control automático operación continua y enfoque automático.

Sonido profesional
• Proyectores de alta resolución
• Pantallas de múltiples dimensiones
• Equipos de Sistematización e impresión
• Iluminación artística y ambiental
• Circuito cerrado
• Traducción
• Video y Teleconferencia
• Equipos de votación interactiva
• Ultima tecnología audiovisual y software de última generación
• Capacidad Escalable
• Instalaciones inteligentes para compensar limitaciones de espacio
• Filmación del evento y Grabación de audio de las conferencias
• Edición digital del vídeo generando discos interactivos de gran utilidad académica y referencial.
• DVD y memorias interactivas
• Diversos formatos para sitio web o difusión vía Internet
Funciones del Departamento de Servicios Auxiliares
Planificar, presupuestar y coordinar los trabajos relacionados con la compra, construcción e instalación de equipo e infraestructura necesaria para el ofrecimiento de los servicios de voz para el Recinto.
Responsable de proveer la tecnología necesaria para las iniciativas de Educación a Distancia y videoconferencias.
Operar y manejar los servicios de envío y recibo de correspondencia generada internamente entre las unidades del Recinto. Igualmente, administrar una estación Federal de Correo para el manejo de correspondencia externa.

MEZCLA PROMOCIONAL
Reúne ciertas características de marketing y mercadeo en donde se encuentra la promoción de las cual se desprenden: la publicidad ( lo que busca es dar a conocer las características de un producto ) , la promoción de ventas ( estas ventas son generosas y gratuitas ) , relaciones públicas ( incluye conferencias de prensa , buscas mejorar las relaciones con clientes y empresas de enlace para tener una buena imagen ) , venta personal o directa ( se expone un producto en una conversación con uno o más compradores )
En esta se deben reunir todos los elementos que comprenden la plantación, integración y control creado así el mensaje que se emite mediante los medios de comunicación teniendo en cuenta la competencia nuestro mercado objetivo y se debe tener en cuenta que los objetivos cumplan todas las características y describan bien nuestro producto.
CAMPAÑA PROMOCIONAL
Requisitos para hacer una campaña promocional :
Los objetivos de la promoción
Identificar el grupo objetivo de la promoción
Determinar el dinero a utilizar para la promoción
Crear el programa de la promoción
Crear el mensaje
Evaluar lo que quiere lograr el mensaje

PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
En una convención se mantiene un orden el cual busca hacer buenas alianzas y conseguir bueno patrocinios para cócteles, almuerzos, cenas, transporte, portafolios etc… se debe realizar una campaña donde se consideren todas las estrategias del mercado y su propósito es mantener un seguimiento cronológico de las actividades y así tener una mejor comunicación con los mercados formulándose unos tipos de preguntas que son claves para realizar la publicidad y se tendrán muchos más asistentes.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para desarrollar de manera adecuada esta promoción:
Anuncios de localización y fecha
Reservaciones
Programa de información
Registro y venta de boletos
Programa para invitados y niños
Viajes de pre y post convención
Anuncios y publicidad
Invitación para los representantes de medios de difusión
El lugar donde se realice la convención debe proporcionar fotos e información para llamar la atención y que sea más atractivo.

En la publicidad se debe tener minucioso cuidado con aspectos como:
Sala de prensas
Los impresos
Programa para invitados
Viajes de familiarización
Viajes de inspección
CONTABILIDAD

Tercera etapa : post convención
Uno o dos días antes de terminar la convención y abandonar el hotel se debe:
Revisar la cuenta maestra de contabilidad , con original y copias de los cargos
Aprobar a los cargos presentados
Identificar y justificar los cargos tratando de cerrarlos
Identificar y enumerar los cargos faltantes o atrasados

Establecer fechas para :
El envío de cuentas
El pago de cada uno del estado de cuenta
La presentación para el pago y los cargos faltantes
Determinar el resultado final y el pago de los rubros no determinados


Primera etapa:
Se debe realizar tres meses antes las cuentas requeridas y todas las instrucciones para enviarlas al hotel e incluidos los formatos requeridos por el hotel y con el contacto del departamento de ventas, dos meses antes se debe conformar todo lo de la convención con el contralor y el departamento de ventas del hotel , un mes antes se debe realizar una entrevista con el contralor para revisar las siguientes pautas :
Hoja de instrucciones de cuentas
Requisicion de cuartos y folio principal
Formato de listas de cuartos
Quince días antes se debe informar a los asistentes los recargos, procedimientos para las cuentas y las cuentas por cuartos.
Segunda etapa: convención
Tres días antes se debe revisar los requisitos de la cuenta principal con :
El contacto del departamento de ventas
El contralor del hotel
El gerente de recepción
El supervisor de contabilidad
Es importante realizar una reunión con las personas encargadas en los cargos determinando la fecha lugar y la hora
GRACIAS!

Presentado por:
Nataly Gomez
Andres Carreño
ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y CONVENCIONES
Full transcript