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GOOGLE DOCS

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by

Andrea Castillo

on 9 October 2012

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Utilizando documentos de texto podemos crear cartas, trabajos de redacción, documentos con las especificaciones de un proyecto... lo que necesitemos. Documentos de texto Para crear una hoja de cálculo nueva desde la pantalla de inicio de Google Docs, seleccionamos Hoja de cálculo en el menú Nuevo. Para abrir una hoja de cálculo existente, simplemente hacemos clic sobre su título. En cualquier caso, se abrirá la ventana de edición de hojas de cálculo. En la siguiente imagen vemos el aspecto que tiene la ventana cuando se trata de una hoja de cálculo nueva: Siguen las siguientes reglas:
-En una fórmula, podemos utilizar una función igual que un valor o una referencia, por lo que si va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
-Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
-Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Funciones Antes de crear un gráfico, hemos de introducir los datos en la hoja de cálculo. Si queremos utilizar una columna como encabezados de filas, la situaremos a la izquierda, y si queremos utilizar una fila como encabezados de columnas, la situaremos encima.
Con el rango seleccionado, por comodidad, porque podríamos indicarlo luego, nos vamos al menú Insertar y seleccionamos Gráfico. Gráficos Las presentaciones, nos permiten comunicar información de una forma más visual y amena que un documento de texto o una hoja de cálculo. Y esta es su función: transmitir información a los demás, de forma agradable y que capte su atención, ya sea en enseñanza para explicar un tema, exponer los resultados de un proyecto, o visualizar los puntos a tratar en una reunión. Presentaciones Lo que podemos hacer es dibujos y gráficos simples, dibujando trazados, usando formas predefinidas, texto, etc... pero no retocando imágenes.
Como con el resto de documentos, para crear un nuevo dibujo, basta con seleccionar Dibujo en el botón Crear nuevo. Dibujos Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimática, todo en línea.Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. ventajas Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.

La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Openoffice, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.

Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. creación de una cuenta Para poder ingresar hay que crear una cuenta en gmail, luego abrimos en internet la dirección http://docs.google.com. También encontraremos enlaces a Docs cuando accedamos a los servicios de Google, como nuestra cuenta de GMail, o en el menú del buscador. Nos aparecerá una ventana como esta: Ahora en la casilla Correo electrónico introducimos la dirección que usamos en nuestra cuenta Google y en la casilla inferior nuestra contraseña. Sólo nos queda pulsar el botón Acceder. Nuevo documento Desplegamos la opcion crear nuevo.
Google docs permite la creación de 6 elementos:
Documento, un documento de texto.
Presentación, basada en diapositivas.
Hoja de cálculo.
Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios.
Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas.
Carpeta, para organizar nuestros elementos Guardar un documento Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. Cerrar un documento Si deseamos cerrar Google Docs, haremos clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla. Pantalla de inicio En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitirá listarlos.
Los documentos aparecerán listados en el recuadro de la derecha:

En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento.

En la columna Carpetas / Uso compartido, aparece en verde el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento.

En Fecha se muestra la fecha de la última modificación. subir archivos Al pulsar el Botón Upload en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo. Para elegir el archivo a subir, pulsamos en Seleccionar archivos para subir. Se abrirá el diálogo del sistema operativo para seleccionar archivos. Le damos abrir y Ahora pulsamos el botón para agregar el archivo a nuestros documentos activos. Al concluir la subida veremos un enlace a cada nuevo archivo. Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle al procesador de texto sobre qué parte de texto tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vídeo inverso, es decir, el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado. Formato Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..
Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos la fuente, el tamaño o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores.
- Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamos a escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecerá ya con el nuevo formato. Permanecerá así hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de inserción en un texto ya escrito. El formato tomará entonces los valores que tenga ese texto. Para copiar, pegar, cortar, deshacer, rehacer, seleccionar todo . Damos clic en el botón editar y a continuación se nos desplegara una pestaña de comandos. Hojas de calculo -En la parte superior encontramos el título de la hoja de cálculo que podemos cambiar haciendo clic, los enlaces a secciones de Google Docs y Salir, y os botones Compartir y Guardar.
-Sobre fondo azul, encontramos la barra de menús. Aquí encontramos menús propios de hojas de cálculo, y otros como Archivo, con funciones que ya conocemos (guardar, imprimir, nuevo...).
-En la barra de herramientas, encontramos iconos con las funciones de uso más frecuente.
-Debajo, encontramos la barra de Fórmula, donde podemos acceder a la fórmula usada en la célula seleccionada.
-El área de trabajo de una hoja de cálculo está dividida en filas (con encabezados numéricos) y columnas (con encabezados alfabéticos).
-En la parte inferior, aparece una barra con los enlaces a las distintas hojas que podemos tener. En Google Docs, las hojas de cálculo se guardan automáticamente. Pero para que esto suceda, debemos de guardarlas una vez. Para guardar, pulsamos el botón Guardar ahora que encontramos en la parte derecha de la pantalla. tipos de datos - Valores constantes. Son datos que introducimos directamente, y no varían a no ser que los modifiquemos nosotros directamente. Estos valores pueden ser números, fecha / hora o texto.
-Fórmulas. Una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula comienza siempre por el signo =. podemos usar la Barra de fórmulas, que además, nos permite editar el contenido de la celda. Formato Primero, seleccionamos las celdas a la que se lo queremos aplicar.Después pulsamos sobre el icono correspondiente en la barra de formatos. Si no loe encontramos ahí, podemos utilizar el menú Formato. Si queremos cambiar el tipo de fuente, o utilizar otros estilos como cursiva y subrayado, debemos de acceder al menú Formato. En el encontraremos un submenú con las fuentes disponibles y el resto de formatos.
También encontramos los comandos que nos permiten cambiar el Color de texto y el Color de fondo, seleccionado los colores de la paleta. Una función es una fórmula predefinida por Google Docs, que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.La sintaxis de cualquier función es:nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN) En la primera fila podemos seleccionar uno de los seis tipos de gráficos posibles: Columnas, Barras, Circular, Líneas, Área y De dispersión. En la fila interior, podemos seleccionar un subtipo, dependiendo del tipo seleccionado En la parte inferior derecha, debemos de indicar qué datos representa el gráfico.
La primera caja de texto debe contener el rango de celdas utilizadas. Si las teníamos seleccionadas al crear el gráfico, ya aparecerán ahí.En Datos del grupo, debemos indicar si agrupamos por filas o columnas. Por ejemplo, si agrupamos por filas, para cada columna se mostrará un dato de cada fila. En la parte inferior debemos de indicar si utilizamos la primera fila como etiqueta, por lo que marcaremos Utilizar fila X como etiqueta, o lo mismo para la primera columna, marcando Utilizar columna X como etiqueta. Las etiquetas aparecerán como leyendas en el gráfico. Si no marcamos estas opciones, se tomarán esas celdas como datos. En la parte inferior derecha, se previsualiza cómo quedará nuestro gráfico, y va reflejando los cambios a medida que los apliquemos, lo que nos permite comprobar que la información que muestra se entiende de forma clara, que a fin de cuentas es el objetivo del gráfico.
Cuando hayamos configurado el gráfico, pulsamos en Guardar gráfico para generarlo. Si pulsamos Cancelar, lo descartamos. Al crear una nueva presentación accedemos a la pantalla de edición de presentaciones, con una diapositiva en blanco. El espacio de trabajo se divide en tres secciones:En la parte superior encontramos la barra de menús, y los botones de Iniciar presentación, Compartir o Guardar y cerrar. A la izquierda se muestra el título del documento, que podemos cambiar haciendo clic.En la parte izquierda, encontramos una columna donde se muestran todas las diapositivas. Una diapositiva es cada una de las páginas de la presentación. En este caso, al tratarse de un nuevo documento, sólo encontramos una diapositiva. Sobre esta columna, encontramos los controles que nos permiten añadir o eliminar diapositivas.La diapositiva seleccionada a la izquierda aparece a la derecha para que podamos editarla. Cuando partimos de alguna de las opciones de formato que no esté en blanco, aparece un texto de muestra (en la imagen "Haz clic para añadir un título"). Este texto realmente no está, y no se imprime o visualiza. Sólo es una ayuda visual para indicarnos dónde escribir. Si hacemos clic ahí, podemos escribir texto. En la parte superior, de esta ventana de edición encontramos una barra de herramientas parecida a la que ya hemos visto para los documento de texto, que nos permite darle formato. Crear diapositivas Para ello, podemos añadir diapositivas en blanco:-Pulsando el icono de la barra de herramientas de la columna de diapositivas.-Utilizando el menú Diapositiva , Nueva diapositiva.-Con el teclado, pulsando Ctrl + M.-Haciendo clic derecho sobre una diapositiva y seleccionando Nueva diapositiva del menú contextual De cualquier modo, accedemos a la ventana Seleccionar diseño de diapositiva: Entre todas elegiremos la que más se ajuste a nuestras necesidades, y que podamos utilizar con los mínimos cambios. Porque una vez insertada podemos modificarla, añadiendo o quitando áreas de texto, cambiando su tamaño... como queramos. Cuando nos hayamos decidido, hacemos clic sobre ella y aparecerá en la columna de diapositivas. Insertar texto El elemento que más utilizaremos es el texto. Para insertarlo, seleccionamos la herramienta Texto de la barra de herramientas o del menú Insertar.Aparecerá un área de texto en la diapositiva. Si no editamos su contenido, se rellenará con un mensaje invitándonos a escribir. Introduciremos el texto y le daremos formato y estilo, utilizando los formatos de fuente y párrafo igual que en un documento de texto Insertar imagen Para insertar una imagen, disponemos del botón Imagen en la barra de herramientas, y del mismo comando en el menú Insertar.En ambos caso, nos aparece la ventana insertar imagen. Tenemos dos opciones:-Buscar en tu equipo la imagen que quieras subir, pulsando Examinar y seleccionándola de nuestro disco duro.
-O Especifica una URL de imagen, si está en una página Web. En este caso, introduciremos la dirección completa de la imagen La pantalla de edición es la siguiente Salvo por las herramientas específicas de dibujo, el entorno es el que ya conocemos:
-La caja para el título, y los botones para Guardar y Compartir.
-La barra de menús, con los distintos menús desplegables.
-La barra de herramientas, con los iconos de herramientas y acciones más comunes.
Donde sí vemos diferencia es en el área de trabajo, el lienzo para dibujar. Se trata del área que muestra cuadrados claros y oscuros, como un tablero de ajedrez. Estos cuadrados no forman parte del dibujo, ni se verán al exportarlo o imprimirlo. De hecho, el lienzo realmente es transparente, y los cuadrados son sólo una ayuda visual.

Herramientas -La herramienta Línea nos permite dibujar una línea simple. Basta con hacer clic para marcar el inicio, arrastrar, y soltar para marcar el final. -La herramienta Mano alzada nos permite dibujar libremente. Mientras mantengamos pulsado el botón del ratón, si irá dibujando el mismo trazo. -La herramienta Polilínea nos permite dibujar polígonos. Con cada clic del ratón, crearemos un vértice. Para acabar la forma tenemos dos opciones: hacer clic en el punto inicial, con lo que obtenemos un trazado cerrado; o hacer doble clic, y dejar el trazado abierto. -La herramienta Flecha funciona como la herramienta Línea. La única diferencia es que al final del trazado mostrará una punta de flecha. Pero lo cierto es que podemos convertir en flecha cualquiera de los trazados creados con las herramientas anteriores. Formas Google Docs tiene la herramienta Forma . En un desplegable encontramos las formas disponibles: Seleccionamos una, hacemos clic, y arrastramos, como con la herramienta línea. Observa que la forma puede hacerse más ancha que alta. Si queremos mantener la proporcionalidad, debemos mantener pulsada la tecla Shift.
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