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Software Documental

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Lili Johanna Encalada Calderon

on 18 September 2012

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Transcript of Software Documental

SOFTWARE DOCUMENTALES Que es un software de gestión documental? Son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos. Suelen rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Es aplicado en muchas empresas como una herramienta fundamental para la adecuada organización de los archivos gráficos, textuales, de cálculo, etc., que conforman el núcleo central de una sistematización.

Es aquí en donde comienza el campo de acción por decirlo así del Software de Gestión Documental, que trata de nivelar a un paso sostenido, los procesos directamente involucrados con la cantidad de datos, el soporte de la información, y los permisos necesarios para hacer tal proceso. Para qué sirve? Por que debo implementar un Sistema de Gestión Documental? Impacta procesos internos, Información disponible justo a tiempo, Agilidad en la toma de decisiones, Mayor eficiencia de empleados, Potencializa el servicio al cliente, Movilidad de la información, Repositorio único de documentos, Mayor rentabilidad en la operación, Tecnología verde, Solicitud de la información. ORFEO - Sistema de Gestión Documental Es un Sistema de Gestión Documental (SGD), desarrollado en Colombia por la Superintendencia de Servicios Públicos bajo la Licencia Pública General GNU/GPL la cual está orientada principalmente a proteger la libre distribución, modificación y uso de software. Este SGD emplea las normas técnicas y prácticas para la administración de los flujos documéntales y archivísticos con el fin de garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organización.
Orfeo es un sistema web que le permite a la organización acceder fácilmente mediante cualquier navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos. +Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos.

+Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos.

+Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los expedientes virtuales.

+Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos. VENTAJAS PROGRAMA ORFEO +Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.

•Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.

+Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.

+Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
•Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico. El sistema es un desarrollo de la UNESCO París, fue creado para las bibliotecas o centros de documentación y es un programa para manejo en especial de aplicaciones bibliográficas o administrar información, maneja subcampos y campos repetitivos.

Permite consultar la BD por cualquier campo como: autores, temas o descriptores, fecha, palabras del título o el título completo, el número de inventario, el número de clasificación. El sistema permite tener un control de las publicaciones con un número único de inventario para cada ejemplar. WINISIS *Es gratuito.

* Tiene todas las funcionalidades necesarias para gestionar una base de datos para biblioteca.

* Sus módulos incluyen: actualización, impresión, Importación/Exportación, búsqueda, creación de nuevas bases, utilitarios para funciones diversas, etc.

* Posee estándares internacionales como: Importación/Exportación en formato ISO 2709.

-*Se puede programar para trabajar en bases de datos en los diversos formatos existentes (MARC21, CEPAL, FOCAD, UNIMARC, LILACS, etc.)

* Sus datos se pueden migrar a otras plataformas mas avanzadas, como por ejemplo a plataformas web u otro de la misma familia o que reconozca el formato ISO(CaMPI, Aguapey, ABCD, IsisMarc, etc.).

-*Las bases en Win isis se pueden diseñar para todo tipo de documentos tanto bibliográficos como digitales, de audio, de video y de imagen VENTAJAS DE USAR WINISIS * Se trabaja en modo mono usuario o multi usuarios.

* Puede ser manipulado via web para la búsqueda en una OPAC, con el uso de scripts y programas cgi en un entorno cliente-servidor (Open MarcoPolo, Weblis, Catalis, etc.).

*Permite también ser manipulado desde otras aplicaciones como C++, Delphi, Visual Basic vía ISIS DLL (conjunto de librerías liberadas por BIREME para manipular bases ISIS con otras aplicaciones como las ya mencionadas). Estas librerías permiten el enlace de una base ISIS y permiten un diseño más atractivo y moderno.

*Es muy configurable y fácil de manejar o lo que es lo mismo: es muy amigable.

*Su interfaz grafíca de usuario (GUI) es sencilla y común a los programas bajo windows ( como el uso de botones con iconos bien distintivos).

* Se puede crear cuantas bases de datos necesitemos y queramos, para todos los propósitos de la vida cotidiana y no solo bibliográfica.

*La capacidad de almacenamiento de una base de datos es casi imposible de agotar. El desarrollo de DocuManager está basado en las estructuras CDS/ISIS, solución internacional que provee la UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura), para el manejo de bases de datos textuales. DOCUMANAGER VENTAJAS DE USAR DOCUMANAGER Su estructura para bases de datos documentales está basada en los formatos MARC y/o CEPAL, los cuales son estándares internacionales utilizados en todas las bibliotecas y centros de documentación del mundo, éste aspecto facilita el intercambio de información y catalogación en línea. En el el caso de las bases de datos de Archivo, nos apoyamos en la norma ISADG, la cual es un estándar internacional para el manejo de este tipo de contenidos. Permite el manejo de estructuras de datos propietarias, no reglamentadas por alguna norma internacional, de acuerdo a las necesidades del centro. *Máximo rendimiento en el almacenamiento de la información gracias al manejo de registros de longitud variable, campos opcionales, campos repetibles y campos con sub-campos

*Amplias posibilidades de parametrización a través de los recursos ofrecidos para la definición de planillas de ingreso, formatos de salida, etc.

*Versatilidad en los mecanismos de generación de los índices, mediante un lenguaje de preparación de claves, que permite indizar cada campo hasta de 8 maneras diferentes

*Eficiencia y velocidad en los procesos de recuperación de información gracias al manejo de los índices de búsqueda en la forma de listas invertidas ACCESO
Permite establecer perfiles a los usuarios de DocuManager CATALOGAR
Permite almacenar los datos provenientes de los documentos incorporados a la colección de la Biblioteca, para luego facilitar su recuperación y diseminación. ROTÚLOS
Facilita la generación de los elementos impresos que identifican los materiales de una colección. Permite configurar en forma dinámica las dimensiones y formatos de fichas, etiquetas, códigos de barras, etc. ESTADISTICAS
Permite al usuario definir las estadísticas que requiera tanto sobre la Base de Datos Bibliográfica, de Kardex de Publicaciones Periódicas o la Base de Datos de Préstamos TESAURO
Para efectos del manejo de la terminología se provee un módulo de gestión de Tesauro, el cual mantiene en forma automática las relaciones recíprocas, permite la construcción de tesauros multilingues y facilita la consulta alfabética, permutada o jerárquica a los términos SALA
Permite llevar el control del prestamo en sala, creado especialmente cuando hay estanteria abierta. POLITICAS PRESTAMO
Parametriza las políticas del préstamo WWWISIS
Acceso Remoto (WWW): Las bases de datos definidas en el sistema pueden ser consultadas a través del WWW utilizando un motor de búsqueda elaborado con el WWWIsis. Catalogación Remota con el módulo CLIENTE / SERVIDOR WXIS. PRESTA
El sistema de préstamo se apoya en las estructuras de información Base de Datos Bibliográfica, Base de Datos de Usuarios y Base de Datos de Préstamo. La operatividad de este módulo se adapta a la política de préstamos de la biblioteca DSI
El módulo está orientado a facilitar el envío de las novedades o últimas adquisiciones a los usuarios del servicio DSI registrados en la biblioteca o centro de información por correo electrónico KARDEX
Este componente complementario al módulo de Gestión de Datos permite el manejo exhaustivo de las colecciones de publicaciones seriadas y/o periódicas del acervo documental, a través del ingreso detallado de las existencias de cada publicación Se basa en la captura, indexación del
archivo digital de documentos.

Estos documentos se almacenan opcionalmente en una base de datos o en un almacén de documentos.
La recuperación de la información por parte de los usuarios autorizados es inmediata, evitando el engorroso trabajo de buscar los documentos físicos. DELFOS *Rápida localización y consulta de documentos.

*Reducción de los riesgos y costos del almacenamiento
de la información.

*Posibilita el acceso a la información para empresas
con dispersión geográfica.

*Garantía de un entorno seguro y flexible.

*La utilización simultánea por más de un usuario que
esté autorizado a acceder a la misma.

*Control y seguimiento de la distribución de
documentos.

*Captura automática de documentos.

*Vinculación con otras bases de datos para completar
la indexación y búsqueda. VENTAJAS PROGRAMA DELFOS Es una solución que funciona bajo un solo sistema integrado para manejo de documentos, correspondencia interna, externa recibida y enviada y archivos, es el resultado de un diseño inteligente orientado a objetos.
es totalmente configurable y parametrizable de manera sencilla permitiendo que las opciones las defina el administrador con las políticas que tenga la empresa de modo que permite a quienes integran y administran el sistema, sin necesidad de programación. SIMAD 4.0 *Comprende los módulos de Correspondencia Interna, Externa enviada y Recibida, Archivos de Gestión Activo e Inactivo, Mensajería, Manual de Formas Corporativas, P.Q.R, integrándolos para facilitar los procesos de clasificación y codificación por serie documental, tipos de documento, niveles, dependencias y localización, y proporcionar consultas y préstamos ágiles y controlados por niveles de acceso para ofrecer una confidencialidad y seguridad de la información de la empresa. VENTAJAS DE USAR SIMAD 4.0 Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) que obliga a las administraciones y entes colombianos a realizar un Programa de Gestión Documental, que implica la implantación de sistemas informáticos ajustados al espíritu de esa norma. ABOX DOCUMENT software para la gestión documental profesional, que ha sido adaptado al mercado y legislación colombianas.
abox document está desarrollado 100% en tecnología web y dispone de integración con Windows, Office, Sharepoint, Navision, Oracle, IBM, etc.
abox document puede ser adquirido en modo "on premise" (compra de licencia) o en modo "SaaS" (pago por uso) a través de cualquiera de nuestros distribuidores certificados en Colombia. Esta aplicación soporta la digitalización de todo tipo de documentos pudiéndose integrar en aplicaciones exclusivas y que solo se utilizan únicamente para consultar expedientes sin ningún tipo de datos complementarios o bien se
pueden integrar en bases de datos más amplios donde la imagen es parte de la aplicación. GEDOC TUTORIAL GEDOC *Busca además de la rapidez de respuesta a la hora de localizar un documento a través de la imagen.

*Ahorrar espacio ya que su oficina se libera de tener presencialmente ese documento pudiendo consultarlo por medio de la imagen, este hecho le permite ciertas ventajas como manipularlo sin
miedo al deterioro, imprimirlo, enviarlo via email, etc., no necesita ir al documento físico.

*Por otro lado tiene la ventaja añadida de protección del documento al no necesitar manipular el original
constantemente VENTAJAS AL USAR GEDOC QUIPUX Quipux es un sistema de gestión documental, cuya principal función es controlar, identificar, gestionar documentos electrónicos e información referencial de documentos impresos de una organización; sean internos, externos, enviados o recibidos. *Garantiza accesibilidad a los documentos

*Organización, control y seguimiento de documentos

*Agiliza la tramitación administrativa

*Normaliza emisión, envíos y recepción de documentos

*Establece políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico

*Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos

*Disminución del riesgo de la pérdidas por incendios, robos, inundaciones, otros

*Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico VENTAJAS DEL PROGRAMA QUIPUX *Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil

*Consulta simultánea de varios usuarios

*Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico

*Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital

*Minimización de tiempos de distribución y consulta de documentos institucionales

*Disminución de impresión de documentos

*Apoyo a la conservación del ambiente

*Incluye la firma electrónica LILI JOHANNA ENCALADA CALDERON
GRUPO 63669
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
SENA -CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2012 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL !GRACIAS¡
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