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ACCESS

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by

ezequiel mozo

on 22 May 2014

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Pasos para Abrir una base de datos Access

Tipos de datos:
La propiedad más importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar.
Éstas definen las características y el comportamiento del campo. La propiedad más importante de un campo es su tipo de datos.

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como:

• La forma de usar el campo en expresiones.
• El tamaño máximo de un valor del campo.
• Si el campo se puede indizar.
• Los formatos que se pueden usar con el campo
TIPOS DE DATOS

access

Los principales elementos de la nueva interfaz son:
LA CITA DE OPCIONES
LAS FICHAS DE COMANDOS
FICHAS DE COMANDOS CONCEPTUAL
galería
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACESO RAPIDO
PANEL DE EXPLORACION
BARRA DE ESTADO
MINI BARRA DE HERRAMIENTAS
En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.

3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Haga clic en Crear.
Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
CREAR TABLAS DE DATOS
¿QUE ES UNA TABLA?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos.
Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.
CAMPO O COLUMNAS
REGISTRO O FILA
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en
tablas
, que son listas de filas y columnas basadas en temas.
Crear una tabla en una nueva base de datos

1
. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseño, se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus demás propiedades.
TIPO DE DATOS
PROPIEDAD DEL CAMPO
Tipos de datos
Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores.
CARACTERISTICAS DE LOS CAMPOS

El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor
Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que desea realizar un seguimiento.

cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla.

También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena.

Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo.
Agregar un nuevo campo a una
tabla existente
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
ALGUNAS DE ESTAS SON:

Máscara de entrada
Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: AAAA-MM-DD (___) ___-____ ext
RELACIONES

.
En bases de datos, una relación o vínculo entre dos o más entidades describe alguna interacción entre las mismas. Por ejemplo, una relación entre una entidad "Empleado" y una entidad "Sector" podría ser "trabaja_en", porque el empleado trabaja en un sector determinado
TIPOS DE RELACIONES

RELACION UNO A VARIOS
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación.
RELACION VARIOS A VARIOS
Este tipo de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos.
RELACION UNO A UNO
Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
¿PORQUE CREAR RELACIONES DE TABLA
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe

Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla.
En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar.

INTEGRIDAD REFERENCIAL
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia.




Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.
¿Qué es una clave principal?
Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción.
consultas
combinaciones

establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.
Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de las tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados.

Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.


TIPOS DE COMBINACIONES
Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano.
Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.
TIPOS DE COMBINACIONES

LOS INFORMES
Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear rápidamente informes atrayentes y fáciles de leer que presenten los datos de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Puede utilizar los comandos de la ficha Crear para crear un informe sencillo con un solo clic. Puede utilizar el Asistente para informes para crear un informe más complicado, o bien, puede crear un informe agregando usted mismo todos los datos y elementos de formato. Sea cual sea el método elegido, es probable que realice al menos algunos cambios en el diseño del informe para que los datos se muestren de la manera deseada
Cómo diseñar un informe
Al diseñar un informe, debe considerar primero cómo desea organizar los datos en la página y cómo están almacenados los datos en la base de datos. Durante el proceso de diseño, podría incluso descubrir que la organización de los datos en las tablas no le permite crear el informe que desee. Esto puede ser una indicación de que las tablas no están normalizadas, es decir, los datos no están almacenados de la manera más eficaz.
Decidir qué datos deben colocarse en cada sección del informe
Cada informe tiene una o varias secciones. La única sección que está presente en todos los informes es la sección Detalle. Esta sección se repite una vez por cada registro de la tabla o consulta en la que se basa el informe. Las demás secciones son opcionales, se repiten menos y se suelen utilizar para mostrar la información que es común a un grupo de registros, una página del informe o todo el informe.
Formato de tabla El formato de tabla es similar a una hoja de cálculo. Hay etiquetas en la parte superior y los datos están alineados en columnas debajo de las etiquetas. El formato de tabla hace referencia a la apariencia similar a una tabla de los datos.
LOS CONTROLES DE FORMULARIO
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, por ejemplo qué campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultará más agradable y más eficaz trabajar con una base de datos, además de que ayudará a evitar que se especifiquen datos incorrectos
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
1. En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios .




2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
NOTA
Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar
Qué es la programación
la programación es el proceso de agregar funcionalidad a la base de datos mediante el uso de macros de Access o código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Por ejemplo, suponga que ha creado un formulario y un informe y desea agregar un botón de comando al formulario que, cuando se haga clic en él, abra el informe. En este caso, la programación es el proceso de crear una macro o un procedimiento de VBA y establecer a continuación la propiedad de evento
Comprender el código de VBA

VBA es un lenguaje de programación que puede usar para crear aplicaciones eficientes en Access. VBA incluye cientos de comandos que permiten realizar operaciones mucho más complejas que las que se pueden ejecutar utilizando macros de Access. Puede incrementar la capacidad de VBA mediante el uso de controles de terceros, y puede escribir funciones y procedimientos propios para satisfacer sus necesidades específicas. También puede usar VBA para integrar Access con otros programas.
Comprender macros
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a un formulario, asocia la propiedad de evento OnClick del botón a una macro que contiene los comandos que desea que realice el botón cada vez que se haga clic en él.
Sirve de ayuda pensar en que las macros de Access son como un lenguaje de programación simplificado en el que se crea código generando una lista de acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que realizar.
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento
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