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CONTROL DE COSTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.

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Vania Izchel Koyoc Solano

on 31 March 2014

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CONTROL DE COSTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS.

Control de compras
Responsable es el Gerente de compras o en algunos casos el Chef.
Sujeto a un mecanismo de adquisicion de productos:
Control del Almacén
Control de entradas y sistemas de control
Modificaciones en las facturas o remisiones
Especificaciones para compras estándar
Lograr uniformidad en las compras mediante descripción concisa de factores (tamaño, peso, calidad).
Órdenes de compra
Formato en el cual quedan por escrito los acuerdos de compra entre la empresa y el proveedor.
Almacenamiento de Insumos
Rotación perecederos = horas; no perecederos = 15 días.
Evitar exceso de mercancía = capital inactivo,costo de almacenamiento,mermas,intereses por cap. invertido, mano de obra, etc.
Buen control de compra + buen control e almacenamiento = mejores costos + mejores utilidades.
Sistemas de control de almacenamiento
Vital para la economía de los hoteles. Las adquisiciones desacertadas afectan diariamente los costos y utilidades de la empresa.
La eficiencia en la función de compras es determinante en las utilidades de las compañías.
Objetivos
Surtir oportunamente almacenes de a y b.
Precios más bajos.
Inventarios en nivel más bajo posible.
Elección de proveedores.
Comunicación.
Personal capacitado y especializado.
Políticas
Deberán concocer las especificaciones estándar:
Gerente de compras o compradores.
Gerente de A y B
Chef ejecutivo.
Contralor de A y B.
Almacenista o recepcionista.
Proveedores.
Descripción
Por marca
Por especificación (caract. físicas, material, diseño, desempeño).
Combinación de métodos descriptivos.
Especificación
Estándares individuales (comprador).
Especificaciones estándar (empresas privadas).
Especificaciones estándares gubernamentales.
Sistema de elaboración y formato
Tipo de establecimiento; menú o carta de A y B, volumen de rentas, frecuencia de entregas, políticas sobre rotación de productos, centro de abastecimiento cerca o lejos del hotel o restaurante.
Procedimientos generales
Recibimiento de mercancías dentro de horarios establecidos.
Facturación de alimentos y bebidas por separado.
Facturas con original y copia.
Documentos acorde a lo estipulado en orden de compra.
Procedimientos específicos
Supervisar báscula.
Peso neto de mercancías.
Piezas individuales contadas.
Identificar faltantes,roturas o golpes.
Si son correctas, sellar orden de compra y especificaciones.
si hay una devolucion, elaborar doc. debidamente autorizados.
Temperaturas
Abarrotes = 20 - 26 °C, lugar ventilado y fresco.
Frutas, verduras y vegetales = 4 - 6°C.
Carnes, aves, pescados y mariscos = 0 - 1°C.
Congelados = -20°C
Carnes en congelación
Empaque adecuado.
Congelamiento rápido.
Conservación estable a baja temperatura.
Sistema de almacenamiento por medio de etiquetas
Etiqueta según producto recibid
Datos de factura (corte, peso, precio u., importe, proveedor, etc.)
Enviar copia de etiqueta a contralor de A y B.
Sistema de claves para mercancías
Ordenar productos del mismo tipo.
Determinar clave para productos, puede ser a base de digos, letras o ambos.
Sistema Kardex
Sistema de control de mercancás que consta de archiveros con tarjetas para cada tipo de movimiento de las mercancías.
Based on Jim Harvey's speech structures
1. Creación de una relación que señale los artículos que la empresa suele necesitar (actualizar constantemente).
2. Contar con un sistema de recepción de artículos.
3. Apertura de un kardex.
4. Realización de reportes de flujo de los artículos.
Centralización y descentralización
Selección de proveedores y formas de pago
Visitar fábricas de proveedores.
Reputación del proveedor y calidad.
Relación estrictamente comercial.
No obsequios.
Mínimo 3 cotizaciones.
Especificaciones estándar.
Intervienen en la determinación de las especificaciones estándar:
Chef ejecutivo.
Contralor de A y B.
Gerente de compras.
Gerente de A y B.
Comprador recibe requisiciones del almacenista.
Solicitud de cotizaciones a diferentes proveedores.
Elaboración de "orden de compra".
Orden de compra + requisiciones de almacén => contralor gral.
Distribución a proveedor, almacenista y contador.
De los sistemas de recepción y almacenamiento dependen las primeras medidas destinadas a contener los costos.
El espacio destinado al almacén depende de:
Res, pollos = 6 - 12 meses
Carnero y ternera = 6 -9 meses.
Cerdo y pavos = 3-6 meses.
Embutidos = 1-3 meses.
Tarjetas de Almacén
Realizada por el almacenista. Las tarjetas deben coincidir con:
Colocación fisica en almacenes o refrigerador.
Lista de inventarios físicos.
Kardex.
Mínimos y máximos
Mínimo. Cantidad de productos a tener en existencia para vender en un tiempo determinado.
Máximo. Cantidad de productos a tener en existencia para hacer frente a una sobreventa.
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