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Organigrama Agencia de Viaje

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by

Yolanda Martin Ramirez

on 11 February 2014

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Transcript of Organigrama Agencia de Viaje

ORGANIGRAMA
DEPARTAMENTO DE MARKETING
Este departamento se encarga de la investigación de mercado, para conocer a qué segmentos dirigirse y así poder diseñar un buen producto de calidad, que satisfaga las necesidades de los clientes, y más tarde de promocionar dicho producto.
Contará con una subárea dedicada a la Comunicación y Relaciones Públicas. Contará con un Jefe de marketing, con un jefe de Comunicación y Relaciones Públicas y de dos trabajadores, encargados de realizar toda la promoción de los productos, para todas las oficinas, desde una oficina central.
Además, contará con un equipo comercial en cada Comunidad Autónoma, compuesto de dos agentes comerciales por provincia, que se encargarán de vender los productos y servicios.

Esta subárea se encarga de establecer y mantener la comunicación entre las agencias y los clientes. Contará con un jefe de comunicación y relaciones públicas y un trabajador.
COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
DEPARTAMENTO VENTAS
El tipo de organización que he elegido para la cadena de viajes “Feliz Viaje” es la organización formal.
Por lo cual, solo me ha quedado por elegir la organización formal, ya que al ser una gran empresa, hay que planificar y definir bien las funciones de cada departamento, para facilitar la coordinación de las actividades de manera eficaz. Además, este tipo de organización no tiene porque ser inflexible, ya que se pueden dar relaciones informales entre los trabajadores, incrementando así el desempeño eficaz de sus funciones.
Al haber tres tipos de organizaciones para la consecución de objetivos de las empresas, todas ellas, basadas en la división de trabajo. No he escogido la organización informal, porque este tipo, se suele utilizar en las agencias de viajes pequeñas, y su organización no está definida en ningún organigrama ni reglamento, surge de forma espontánea, como consecuencia de las actividades e interacciones de las personas. También he descartado la organización de transición, porque este tipo de organización se utiliza en pequeñas agencias de viajes unipersonales, que poco a poco van creciendo, y esta cadena está consolidada y posee bastantes agencias de viajes.
Esta cadena de viajes, cuenta con 40 oficinas, con vista de abrir 20 oficinas más, para tener presencia en todas las provincias, en las capitales habrá más de una, así como en algunas ciudades importantes. En cada comunidad autónoma, habrá una sede que se encargará de la producción, y dispondrá de una Gerencia General para controlar las actividades de todas las sucursales de la provincia.
Y éstas dependerán de la Oficina Central que tiene su sede en Madrid, que la dirigirá el empresario dueño de la empresa.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
Entre sus funciones están:
-Investigar el mercado, para establecer los productos que éste demanda, además de determinar el entorno de la competencia.
-Elaborar catálogos y folletos, junto con el departamento de producción.
-Confeccionar campañas promocionales.
-Determinar y elegir los medios publicitarios necesarios para promocionar tanto el producto como la agencia.
-Controlar la calidad de los productos.
-Negociar las condiciones de las ventas, pudiendo incluso realizar descuentos.
-Formar a los vendedores.
MAYORISTA-MINORISTA

"FELIZ VIAJE"
DIRECCIÓN GENERAL
Cada oficina tendrá un director que se encargará de dirigir a los trabajadores a su mando, y él será subordinado del director jefe que dirige las demás oficinas, desde la oficina-sede de Madrid.
Sus funciones son:

-Organizar y definir las actividades de la agencia.
-Coordinar y dirigir los distintos departamentos.
-Convocar las Juntas Generales.
-Establecer las acciones necesarias para lograr los objetivos propuestos.
-Coordinar los recursos necesarios para realizar los programas de la empresa.
-Supervisar la administración financiera.

Se encarga del control económico y administrativo de la agencia. Dentro de este departamento tendremos dos subáreas que son: las de Administración y Contabilidad. Estará compuesto por un jefe financiero y de cuatro subordinados a su cargo, dos trabajadores por cada subárea.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
Entre sus funciones están:

-Elaborar los balances de gestión y financieros.
-Confeccionar los presupuestos de previsión anuales.
-Controlar los sistemas de crédito e inversiones.
-Control de expedientes y billetajes.
-Liquidaciones fiscales.
-Contabilidad diaria, controlando los gastos e ingresos, la tesorería, la facturación a los clientes y el pago a los proveedores.
-Controlar los inventarios de la compra del material necesario para la agencia.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Este departamento se ocupará de la organización, desarrollo y coordinación, además de promover el desempeño eficiente del personal.
Se compone de un jefe de recursos humanos y de un trabajador.
Sus funciones son:
-
Controlar el departamento de personal (selección, contratación, nóminas, bajas, vacaciones, despidos, etc.)
-Aplicar sistemas de control de personal.
-Motivar, practicar la empatía, asesorar y solucionar conflictos de personal.
- Desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal.

Al ser además una agencia mayorista, necesita este departamento, que se dedica a la elaboración y producción del producto, de cada comunidad autónoma, y personalizará los productos en función de cada comunidad. Colaborará junto con el departamento de marketing. Aquí tendremos una subárea dedicada a la Organización de Congresos y Grandes Eventos.
El departamento de producción estará compuesto por un Director de producción y dos trabajadores. Y la subárea de Convention Bureau, contará al principio con un trabajador, y si fuera necesario, contará con la ayuda de sus otros dos compañeros.

Sus funciones son:
-Diseñar y organizar los productos y servicios (elaborar itinerarios, actividades y excursiones, fijar el precio, etc.).
-Selección y contratación de los proveedores de los servicios.
-Realización de reservas de plazas y emisión de documentación de viajes.
-Control de calidad de los servicios durante la prestación de éstos.

PRODUCCIÓN
CONVENTION BUREAU
Esta subárea se dedicará a organizar eventos, congresos, exposiciones, ferias, convenciones, viajes de incentivos, reuniones, etc.
Entre sus funciones están:
-Realización del presupuesto y cronograma, tramitación de permisos y autorizaciones, coordinación logística, etc.
-Gestionar la contratación de los servicios auxiliares a los mismos y la disposición de los espacios necesarios.
-Organizar los recursos humanos y materiales.
-Seleccionar y negociar con los proveedores y clientes.
-Controlar el correcto funcionamiento de todo lo relacionado con la organización como la luminotecnia, sonido, catering, etc,

Este departamento se encarga de vender los productos a los clientes, puesto que también es una agencia minorista. Este departamento se divide en tres subáreas que están relacionadas con los tipos de clientes, al ser mayorista y minorista a la vez, tendremos el subárea de empresas, a las cuales vendemos nuestros productos; y las subáreas nacionales e internacionales, estas dos últimas relacionadas con los clientes particulares, que contratan los viajes. Este departamento contará con un director de ventas y dos agentes de viajes.
Funciones:

-Información y asesoramiento al cliente.
-Reserva del producto y la emisión de la documentación del mismo.
-Manejar los sistemas de reservaciones, así como, controlar los diferentes canales de comunicación (teléfono, fax, mailings, etc.).
-Gestionar cambios, cancelaciones u otros servicios solicitados por los clientes.
-Informes mensuales y anuales de ventas.
-Realizar un seguimiento post-venta del grado de satisfacción del cliente con el producto y los servicios proporcionados por la agencia.
-Resolver las posibles quejas y reclamaciones de los clientes.

Entre sus funciones están:
-El diseño de estrategias publicitarias, la difusión para mejorar la competitividad en el mercado y la imagen de la agencia.
-La producción y difusión de propaganda turística (regalos como maletas, guías de viajes, etc).
-La preparación y supervisión de las acciones de promoción y marketing de los productos o servicios.
-Mantener permanentemente el contacto con los clientes, proveedores, agentes sociales, etc
-La organización de viajes de familiarización (Fam Trips) y comidas.
-Seleccionar y elaborar la información y transmitirla a los medios de comunicación.
-Facilitar la información y coordinar las posibles entrevistas, reportajes, etc. relacionados con la agencia.
-Apoyar y reforzar la labor del departamento de marketing.
¿CÓMO SE RELACIONAN LOS DEPARTAMENTOS ENTRE ELLOS?
Los departamentos se relacionarán entre sí, mediante diferentes canales de comunicación, entre los cuáles se encuentran: Intranet, a través de una página web, en el que accederán los trabajadores, correos electrónicos, buzones de sugerencias que ayudarán la comunicación ascendente (los empleados subordinados se comunicarán con sus superiores) y tablones informativos (pizarras colocadas en cada oficina, para comunicar novedades, anuncios, noticias, búsquedas, etc).
Asimismo, se realizarán reuniones departamentales, de forma regular con los miembros del mismo departamento. Además, de reuniones interdepartamentales, cada trimestre, entre miembros de dos o más departamentos, Igualmente, se reunirán los responsables (directores) de cada oficina, para ponerse al día de los avances, cambios o novedades que puedan acontecer. Por último, una vez al año se realizará una convención para todos los empleados de todas las oficinas.

AGENCIAS DE VIAJES
Cada agencia contará con un director y con dos
agentes de viajes, que se encargarán de vender
los servicios y productos a los clientes.

Funciones:

-Información y asesoramiento a las empresas y oficinas de viajes.
-Reserva del producto y la emisión de la documentación del mismo.
-Manejar los sistemas de reservaciones, así como, controlar los diferentes canales de comunicación (teléfono, fax, mailings, etc.).
-Gestionar cambios, cancelaciones u otros servicios solicitados por las empresas y oficinas de viajes.
-Informes mensuales y anuales de ventas.
-Realizar un seguimiento post-venta del grado de satisfacción del cliente con el producto y los servicios proporcionados por la agencia.
-Resolver las posibles quejas y reclamaciones de los clientes, empresas y agencias de viajes.
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