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Redacción de documentos ejecutivos y técnicos

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by

Brenda Rojo

on 22 January 2016

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Transcript of Redacción de documentos ejecutivos y técnicos

DOCUMENTOS TÉCNICOS
Es aquel escrito que contiene información acerca de un área de conocimiento, organizada de forma estructurada y presentada eficazmente. De manera muy sencilla podemos definir un documento técnico como todo aquel documento que no es una obra literaria y que está relacionado con el ámbito laboral, tecnológico o científico.
DOCUMENTOS EJECUTIVOS
Son aquellos documentos utilizados en el ámbito laboral con el fin de manejar la información de las áreas administrativas de manera formal.
Redacción de documentos ejecutivos y técnicos
THANK YOU!
UNIDAD 1
Cualidades de la redacción de documentos ejecutivos y técnicos
Su implementación es indispensable ya que a través de estos documentos setransmite directamente un mensaje en la empresa y se aplican en todos los niveles jerárquicos.
DOCUMENTOS EJECUTIVOS
Carta
Es un documento que sirve para transmitir mensajes a través del servicio postal.
Es una especie de conversación escrita a distancia.
Memorándum
Es un medio de comunicación que se envía al personal de una misma empresa.
El memorándum tiene la finalidad de transmitir órdenes o informaciones, resumen de datos para que sean útiles auxiliares en las oficinas.
Su función es servir para que un superior dé a conocer, hacia los niveles interiores: decisiones, órdenes, innovaciones, comunicar reemplazos, vacaciones o solicitar información.
Su redacción debe ser breve, clara y precisa
Oficio
Es toda comunicación escrita que emana de las diversas dependencias del Gobierno, ya sea Federal, Estatal o Municipal.
Por extensión se da el mismo nombre a la correspondencia que los particulares envían a las oficinas públicas, con la que establecen relación entre sus intereses y los de la administración pública.

Clasificación
según su procedencia y destino:
a) Exterior: la correspondencia que procede de cualquiera de las oficinas de gobierno que no pertenezcan al ramo de las destinatarias, así como la que el público envía.
b) Interior: la correspondencia que se giran entre sí las oficinas de igual dependencia.
Si éstas están instaladas en el mismo edificio se denomina “interior local”; “interior foránea”, cuando las oficinas se ubican en diferentes lugares o edificios.
Circular
Es un escrito que tiene la finalidad de que un mismo asunto se haga del conocimiento de numerosas personas en forma simultánea.
Con este documento puede anunciarse la constitución,
modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, visitas, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.
La carta debe escribirse aplicando las características de claridad, precisión, concisión y sencillez.
Cartas privadas:
Incluyen las cartas personales o familiares y van dirigidas a los amigos o familiares.
Carta comercial
Sirven para notificar envíos, acusar recibos de lo que sea, comunicar un hecho, presentar reclamaciones, hacer solicitudes, conceder o negar algo que se nos ha pedido, agradecer una atención y tantos otros requisitos obligados en un negocio.
Carta poder
Es un documento mediante el cual se otorga poder a una persona para realizar diversas actividades en nombre de otra; en ella intervienen las personas siguientes: la que otorga el poder, la que lo acepta y los testigos.
Tipos de cartas
Elementos de una carta privada:
a) Lugar y fecha donde se remite.
b) Vocativo seguido de dos puntos.
c) Texto o cuerpo de la carta, en él se expone el asunto a tratar.
d) Despedida, es la frase con que se termina la carta y varía de acuerdo con las relaciones que unen al remitente con el destinatario.
Elementos de una carta comercial
a) Membrete: Los datos fundamentales son razón social, domicilio y dirección, lema y logotipo.
b) Lugar y fecha
c) Referencia o asunto: facilita el manejo de los archivos y agiliza la administración.
d) Destinatario: contiene el nombre del destinatario, su domicilio y destino. Así como el cargo que ocupa en la empresa. El trato puede ser natural (señor, señora,
señorita); o académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero, etc.)
e)Vocativo: es el saludo. Los términos más usuales son estimado, apreciado, respetado y distinguido.
f) Texto o cuerpo de la carta: el número ideal de párrafos es tres, el primero para introducir el tema; el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo.
g) Despedida: los términos más usados son atentamente, cordialmente, sinceramente, afectuosamente, etc.
h) Antefirma: aparece inmediatamente después de la despedida, se anota la razón social o nombre de la empresa.
i) Firma y rúbrica: la rúbrica se escribe sobre la anotación del nombre del remitente seguido del cargo que ocupa.
Elementos de la carta poder:
a) Título: “Carta-Poder”.
b) Lugar y fecha donde se remite.
c) Destinatario.
d) P R E S E N T E
e) Texto o cuerpo de la carta, en el se expone el poder que se otorga con todas sus características, derechos y restricciones.
f) Nombre y firma de quien otorga el poder, de quien lo acepta y de dos testigos.
Elementos del memorándum:
a) El título de Memorándum.
b) Fecha.
c) Las palabras DE y PARA con espacios suficientes para anotar respectivamente el nombre del remitente y del destinatario respectivamente.
d) El asunto.
e) La redacción que es motivo del escrito, es decir, el mensaje.
f) Firma o iniciales del remitente, así como el cargo que ocupa.

Partes complementarias:
g) Inclusos o anexos.
h)Instrucciones.
1)Sello oficial: debajo del sello oficial debe consignarse impreso también el nombre de la secretaría o departamento que gire el oficio
2) Características: son los datos que sirven para especificar la oficina que gira el oficio, el número de orden que lleva y el expediente a que corresponde el asunto. Estos datos van en la parte superior derecha de la hoja.
3) Asunto o extracto: es el resumen o síntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, indispensable para que el destinatario se entere rápidamente del contenido.
4) Lugar y fecha: es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.
5) Nombre y dirección del destinatario: dar el tratamiento de “Ciudadano” (C.) o el título profesional y nombre de la persona, salvo que el escrito sea dirigido a un funcionario público, en este caso, después del la sigla C y sin poner el nombre, se anotará su cargo oficial; por ejemplo: C. Secretario de Asentamientos Humanos y Obras Públicas.
6) Cita de antecedentes: en todo oficio de respuesta, se deben mencionar las características del que lo originan, o sea, número, fecha, expediente, para que el destinatario pueda localizar con prontitud los antecedentes.
7) Introducción o principio: son las primeras expresiones contenidas en el cuerpo del oficio y tiene por objeto ligar el asunto con los antecedentes.
Elementos de un oficio:
8) Cuerpo o medio del oficio:se expone con claridad y precisión el acuerdo, orden o resolución que ha recaído sobre el asunto que se trata.
9) Fin o conclusión: son las frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden a que haya lugar, lo que generalmente se expresa así: “Lo que comunico a usted para su conocimiento”, “Lo que comunico a usted para los fines a que haya lugar”, “Lo que comunico a usted para su debido cumplimiento”, etc.
10) Frase de cortesía: en las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se pone como frase de cortesía sólo la palabra “Atentamente”; pero en las que se giran a oficinas de igual o semejante categoría se considera elemental poner las frases “Reitero a usted la seguridad de mi atenta consideración”, “Protesto a usted mi distinguida consideración”, etc.
11) Lema: es la divisa que emplea el gobierno para significar sus ideales.
12) Antefirma: es el nombre del que envía el documento más el título o cargo con que el firmante suscribe el oficio.
13) Firma: debe ser manuscrita.
14)Iniciales: los jefes colaboradores del firmante, que examinan con anterioridad los oficios, ponen en el margen izquierdo inferior, sus iniciales a modo de rúbrica, para acreditar la revisión debida. Es obligación de toda persona que dicta o redacta correspondencia y del empleado encargado de mecanografiarla, poner sus iniciales a máquina en el lado izquierdo inferior.
15) c.c.p. siglas que significan Con copia para” y va seguido del nombre de la persona o departamento al que se deberá entregar una copia del documento.
16) Recomendación marginal: va impresa en la parte inferior del margen izquierdo del papel, en sentido vertical, la recomendación expresa “Al contestarse este oficio, cítense los datos contenidos en el ángulo superior derecho”, o sea, las características del oficio mismo.
Clasificación de las circulares por su naturaleza y destino:
1) Circulares internas. Circulan en el seno de la organización.
C. Director, C. Jefe del departamento, Compañero (s), Asociado (s)
2) Circulares externas. Circulan hacia afuera de la organización.
Distinguido cliente, Señor comerciante, Señora:
Elementos de la circular:
a) Membrete: se menciona el nombre de la empresa o institución. En algunas ocasiones se agregan datos como dirección, teléfono...
b) Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado a esa circular.
c) Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
d) Lugar, fecha de emisión.
e) De: Indicación de quien envía la circular.
f) A: Indicación de a quien se envía.
g) Cuerpo: El contenido de la misma.
h) Frase de despedida.
i) Nombre y cargo.
j) Firma.
k) Lema
l) C.c.p. significa “con copia para”
TEMA 1
Proyecto
Es un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.

La razón de un proyecto es:
alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.
El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, desaparece la necesidad inicial, o se agotan los recursos disponibles
Currículum
Conjunto de datos que identifican a una persona, describiendo su historial académico y su vida profesional, e informan acerca de sus capacidades y habilidades para desarrollar un empleo.
Manual
El manual es un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.
Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas
Reporte
El reporte es aquel documento que se utilizará cuando se quiera informar o dar noticia acerca de una determinada cuestión.
Puede emplearse internamente dentro de una empresa, por ejemplo, entre jefes de área con destino al gerente general para darle una idea del funcionamiento de cada sector; pero también puede ser usado en un establecimiento educativo, por los profesores, para explicar cómo se llevó a cabo una determinada cuestión, es decir, que en muchos ámbitos suele usarse para informar sobre los diferentes asuntos de interés.

Bitácora
Es un registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo en cierto trabajo o tarea.
Éste incluye todos los sucesos que tuvieron lugar durante la realización de dicha tarea, las fallas que se produjeron, los cambios que se introdujeron y los costos que ocasionaron.
El Cuaderno o bitácora de trabajo como concepto sencillo es un cuaderno en el cual estudiantes, diseñadores y trabajadores de empresas en general, entre otros, desarrollan su trabajo, anotan cualquier información que consideren que puede resultar útil para su trabajo. Esto no se aplica solamente a asuntos laborales
Informe
Un informe es el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular.
Por lo general, va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Documentos Técnicos
Minuta
Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia.
Actividades
La secuencia de tareas que deben ejecutarse para llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc. Para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.
Administrador del proyecto
Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas, debe considerarse como administrador a una persona con habilidades directivas.
Recursos
Son los elementos utilizados para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo.
Componentes mínimos fundamentales del proyecto
Tipos de proyectos:
Proyecto productivo: buscan generar rentabilidad económica y obtener ganancias en dinero. Los promotores de estos proyectos suelen ser empresas e individuos interesados en alcanzar beneficios económicos.

Proyecto público o social: buscan alcanzar un impacto sobre la calidad de vida de la población, los cuales no necesariamente se expresan en dinero. Los promotores de estos proyectos son el estado, las AC y también las empresas, en sus políticas de responsabilidad social.
1) Importancia
2) Informe técnico del proyecto
2.1Plan estructurado del proyecto
(Marco Lógico)
2.2 Plan de control de personal
2.3 Otros planes
2.4 Manejo de recursos
3) Informe administrativo
3.1 Plan organizacional del proyecto
3.2 Plan de gastos / plazos
3.3Plan de actividades del personal
3.4 Plan de gestión de riesgos
3.5 Otros planes
4) Manuales de un proyecto
4.1 Manual técnico
4.2 Manual de usuario
4.3Manual administrativo
Elementos de un proyecto:
Elementos del currículum
Título del documento.
Nombre y profesión de quien lo presenta.
Fotografía reciente(impresa por lo regular al principio del currículum al lado de tu nombre completo).
Datos personales: nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, edad, nacionalidad, lugar de nacimiento, estado civil, registro federal de contribuyentes, CURP, registro del IMSS, además de número de cédula profesional.
Escolaridad: recomendable a partir de la educación media superior, en forma cronológica desde el último grado escolar hacia atrás, nombre de la escuela, dirección, años de estudio y documentos recibidos en cada uno de ellos.
Experiencia profesional: si has trabajado con anterioridad, anota el nombre de la compañía, dirección, teléfono, nombre del jefe inmediato y la descripción de las labores que desempeñaste; si fuiste promovido a otros puestos de mayor jerarquía, fecha de inicio de labores y término; motivo de separación de la empresa, y así sucesivamente en cada lugar donde hayas trabajado, sin olvidar que deberás mencionar primero tu último empleo y seguir en orden cronológico.
Otros idiomas: en caso de haber estudiado otro idioma escribirlo en porcentaje hablado y escrito.
Cursos especiales: para obtener alguna especialización o actualización del área.
Habilidades y conocimientos: el manejo de máquinas como procesador de palabras, computadora, fax, copiadora, escáner, conmutador.
Identificación: corresponde al logotipo de la organización, nombre oficial, denominación y extensión, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización, clave de la forma (siglas de la organización y siglas de la unidad administrativa, además del número de la forma).
Índice: relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
Prólogo y/o introducción: exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas.
Objetivo: explicación del propósito que se pretende cumplir con el manual.
Áreas de aplicación y/o alcance: esfera de acción que cubre el manual.
Responsables: unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases o contenido general del manual.
Políticas o normas de operación: se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las instancias que participan en los procesos mencionados.
Glosario de términos: lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta
Elementos de un manual
POR SU CONTENIDO
De organización
De políticas
De procedimientos
De adiestramiento o instructivo
Técnicos

POR SU FUNCIÓN ESPECÍFICA
De producción
De compras
De ventas
De finanzas
De contabilidad
De crédito y cobranza
De personal
Clasificación de los manuales
a) Esquemático: que se ajusta a una forma elaborada de antemano con los datos básicos. Cumple diferentes funciones: verificar asistencia del personal, existencia de mercancía, entradas y salidas de productos o producción diaria, entre muchas otras.
b) Informes cortos: en ellos se ordenan los datos de un hecho, un viaje o actividades de acuerdo con su importancia. En algunos laboratorios académicos (física o química...) también se emplean los reportes.
c) Entre los tipos de reportes más comunes podemos encontrarnos con reportes: escritos, científicos, de presupuesto, de recomendación, de calidad, noticiero, anual, de intervención, ambiental, de inmigración, de viaje, médico, académico, analíticos, de policía, de error, entre otros.
Tipos de reportes:
1)Definición del reporte, momento en que el autor define los datos y la manera de presentación de éstos. En esta etapa normalmente hay que definir conexiones a los distintos orígenes de datos para ver de dónde obtener los resultados que debe reflejar el reporte.
2) Administración del reporte, está referido al hecho que en las organizaciones actuales tenemos distintas categorías de usuarios como por ejemplo los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc. Por lo tanto, es importante definir quienes serán los usuarios del reporte, para ello hay que publicar los reportes.
3) Entrega del reporte, es muy común en las organizaciones que muchos reportes sean requeridos de manera periódica, por ejemplo el reporte de ventas diarias debe estar en la oficina del Gerente de Ventas todas las tardes a las 5 pm., o un reporte de inventario todos los fines de semana, podríamos entonces aprovechar distintos servicios como el de mensajería para que estos reportes lleguen a los usuarios requeridos.
Aspectos a considerar en la elaboración de reportes:

No hay un formato específico para elaborar y llenar una bitácora, pero los datos que se incluyan deben ser los más relevantes e importantes para el objetivo que deba cumplir dicho documento. Pero entre los datos que no deben faltar son:

a) Nombre de la institución u organización, así como el departamento o área a la que pertenece el documento.
b) Datos institucionales: dirección, teléfono, etc.
c) El nombre de la actividad
d)Descripción de la actividad
e) La persona responsable
f) La fecha en que se llevó a cabo tal acción
Elementos de la bitácora:
Tipos de informes:
A) Informe técnico:
Es el elemento comunicacional a través del cual, el investigador pone en manos del público los resultados de su investigación
B) Informe demostrativo:
Es aquel en el que se parte de una tesis y se busca durante todo el documento la comprobación de ésta a partir de argumentos bien definidos.
C) Informe simple:
Es el informe que sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta
investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
Elementos de un informe
Portada: incluye el nombre de la institución o empresa, título del estudio, subtítulo, nombre del autor, a quién se presenta, así como lugar y fecha
Abstract (extracto): es un texto breve, objetivo y específico donde se resumen las ideas esenciales.
Índice: es la organización de temas y subtemas en forma jerárquica y dependiente.
Introducción: Se explican Objetivos, Método, El por qué del contenido, Metas y otros aspectos de importancia en la elaboración. Se recomienda escribirlo cuando se haya concluido la redacción final
Cuerpo del trabajo (desarrollo): es necesario revisar los esquemas de la estructura del párrafo, ideas principales y el de la estructura de un escrito, con el fin de darle un orden adecuado a la información que se maneje.
Conclusiones, recomendaciones y sugerencias
Apéndices y nomenclaturas: los apéndices son documentos adicionales que complementan el informe. Se incluyen para apoyar el contenido del mismo cuando el o los receptores lo requieren. Las nomenclaturas se agregan para aclarar el significado de símbolos y abreviaturas
Notas o referencia: también conocidas como citas, deben trabajarse de acuerdo con la metodología para la investigación. Hay que entrecomillar las citas textuales. Cuando se parafrasean ideas o fragmentos sólo hay que hacer las referencias o incluir las fuentes en la bibliografía.
Bibliografía
a) Sello oficial: debajo del sello oficial debe consignarse también el nombre de la secretaría que gire el informe.
b) Datos de la organización: incluye nombre, departamento o área a la que pertenece el informe, dirección, teléfono, e-mail, etc.
c) Cita de antecedentes: se deben mencionar las características del documento que origina el reporte: número, fecha, expediente, para que el destinatario pueda localizar los antecedentes.
d) Lugar y fecha: es la indicación del lugar, día, mes y año en que se formula el oficio.
e) Título del informe: sobre qué se trata la información presentada.
f) Introducción o principio: son las primeras expresiones contenidas en el cuerpo de la circular y tiene por objeto ligar el asunto con los antecedentes.
g) Cuerpo: se expone con claridad y precisión el acuerdo, orden o resolución que ha recaído sobre el asunto que se trata, es decir, se detalla el contenido del informe.
h) Fin o conclusión: son las frases finales que sirven para expresar la ejecución del acuerdo u orden a que haya lugar o aquello que se esté solicitando o informando.
i) Frase de cortesía: en las comunicaciones que dirigen las oficinas públicas a particulares o a personas comunes, se pone como frase de cortesía sólo la palabra “Atentamente”.
j) Lema: es la divisa que emplea el gobierno para significar sus ideales.
k) Antefirma: es el nombre del que envía el documento más el título o cargo con que el firmante suscribe el oficio.
l) Firma: debe ser manuscrita.
m) c.c.p. siglas que significan “Con copia para” y va seguido del nombre de la persona o departamento al que se deberá entregar una copia del documento.
Elementos del informe simple:
Elementos del informe demostrativo
Nombre de la organización
Título de la minuta
Lugar y fecha: se describe la hora, fecha y el lugar en el que se llevó a cabo la reunión.
Lista de los presentes
Orden del día
Acuerdos a los que se llegaron y/o puntos tratados
Nombre y firma de los asistentes
Elementos de una minuta:
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