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DEFINICION DE BASES DE DISTRIBUCION

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by

andrea ramirez

on 29 April 2014

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DEFINICION DE BASES DE DISTRIBUCION
Dado que los centros de costos logísticos o administrativos, generan costos indirectos a los centros de costos operativos, y los centros de costos operativos intermedios se los generan a los operativos finales es necesario definir las base de distribución con las que serán distribuidos sus costos.
Para ello utilizamos el Formulario C4
El Formulario C4 se diligencia de la siguiente forma:

El Formulario C6 se diligencia de la siguiente forma:

Columna CODIGO PLAN GENERAL CONTABILIDAD: Registre el número del código al que pertenece la cuenta en el Plan.

Columna CUENTA PLAN GENERAL CONTABILIDAD: Registre el nombre de la cuenta del Plan.

Columna UNIDAD FUNCIONAL: Registre el nombre la Unidad Funcional, según las definidas en el Formulario C3

Columna CENTRO DE COSTO: Registre el nombre del Centro de Costo.

Columna CENTRO DE COSTO: Registre el nombre del Centro de costo de apoyo diagnóstico y terapéutico logístico o administrativo, debe corresponder a los identificados en el Formulario C3.

Columna UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad que cuantifica la producción del centro de costo.

Columna BASE DE DISTRIBUCIÓN: Describa el factor con el que serán distribuidos los costos de cada centro de costo, de acuerdo con las metodologías explicadas. En la selección de la base de distribución prima el producto específico del centro de costo a ser distribuido especialmente en lo que se refiere a centros de costos logísticos y operativos intermedios

Columna PERIODICIDAD: Defina cada cuanto se deben revisar las bases de distribución de los costos indirectos, sobre todo en aquello que la distribución no se hará con base en el producto específico.

DEPARTAMENTALIZACION

MAPA DE COSTOS


Una vez concluidas las anteriores actividades, se debe estar seguro de tener incluida la totalidad de la empresa, desde el punto de vista productivo.

ADECUACION AL PLAN CONTABLE
Finalmente una vez definidos los Centros de Costos y clasificados en las unidades funcionales pasaremos a establecer una relación congruente con el Plan Contable y las cuentas obligatorias.
En el Formulario C6 homologamos los centros de costo operativos (finales e intermedios) definidos en el Formulario C3 a una de las cuentas obligatorias del Plan de Cuentas ubicadas en la Clase 6 y en la clase 7, con su respectivo código.

GRACIAS
En caso de que se requiera departamentalizar podremos
utilizar el formulario C5A,
El formulario C5A se lleva así:
Columna DEPARTAMENTO: Registre el nombre del Departamento o agrupación
que figure dentro de la estructura de la empresa.

Columna CENTRO DE COSTO: Liste el nombre de los centros de costo que constituyen el departamento.

Columna UNIDAD FUNCIONAL: Registre el nombre de la Unidad Funcional a la que fue asignado cada centro de costos en el Formulario C3

Columna OBSERVACIONES: Registre las anotaciones pertinentes que se requieran.

MANO DE OBRA
En cada centro de costos deberán
identificarse todos los actores que participan en la generación de los productos del centro de costo. Además de identificar el personal involucrado en la producción, debemos también conocer el horario de funcionamiento de ese centro de producción (centro de costo), una vez conocido el tiempo de oferta del servicio ubicamos el recurso humano que habíamos identificado como actor de ese servicio en los horarios determinados según la tabla diseñada, (Tabla A1, anexa), colocando el número de horas asignadas o programadas según el cargo.



A continuación se expone un ejemplo práctico del modo de calcular el
número de horas programadas en un centro de costo de consulta externa, donde tenemos:


2 médicos generales (nominación de la lista de cargos), programados de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m., lo que da:

2 médicos generales x 8 horas = 16 horas/diarias x 22 días hábiles del mes
= 352 horas/mes de médico general en ese centro de costo.

2 auxiliares de enfermería de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. y 1 auxiliar de enfermería de 1:00 p.m. a 7:00 p.m. de lunes a viernes. Lo que daría:

2 auxiliares de enfermería x 5 horas + 1 auxiliar x 6 horas = 16 horas/diarias x 22 días hábiles = 352 horas/mes de auxiliar de enfermería en ese centro de costo.


SUMINISTROS
La contabilización de los suministros utilizados en la producción de un bien o servicio determinado está normalmente centralizada a través de un sistema de manejo de suministros que realiza el almacén, la farmacia, u otra dependencia.
Le corresponderá a la sección o secciones
responsables de proveer los suministros el definir:

Periodicidad de los despachos (variable según Centro de Costos y tipo de suministros)

Formulario único de pedido que debe incluir la siguiente información: unidad funcional, centro de costo, elementos pedidos, costo de los insumos despachados, fecha del despacho. Se propone un formulario que podría servir como guía. (ver anexo)

Se deben establecer los procedimientos para que cada dependencia de la empresa que despache cualquier tipo de insumo a otra, lo registre en el formulario definido

Identificar todos los gastos generales
que se requiere asignar.

Identificar gastos generales que podrían asignarse directamente por que se conoce el consumo específico por centro de costos o porque son específicos de uno solo. Por ejemplo: el valor de la gasolina consumida deberá asignarse al centro de costo de transportación.

Identificar la base de asignación que será utilizada para los gastos que no pueden asignarse directamente.

Determinar la periodicidad de revisión de dicha base de asignación la cual puede ser mensual (si cambia en cada periodo) o si se define revisión cada tres meses, seis meses o cada año periodo máximo aceptable para revisión.

Identificar los centros de costos a los que afecta
cada gasto general que requiere se asignado.

Valorar la base de asignación de cada gasto para cada centro de costo. De acuerdo a esa medida se distribuirá el total del gasto

Sumar el total de unidades de base de asignación de cada costo.

Dividir el total del gasto (valor) entre el total de unidades con lo que se obtiene el valor del gasto por cada unidad.

Multiplicar el número de unidades asignadas a cada centro de costo para ese gasto por el valor de cada unidad, con lo que se obtendrá el valor del gasto para ese centro de costo.

Este proceso puede realizarse manualmente y apoyado
con el C10 que busca determinar las bases de asignación y que se diligencia así:

Columna Gasto General: Se identifica el gasto general a asignar
Columna Base de Asignación: Se nombra la unidad que se aplicará
Columna Descripción: explica la base de asignación y la forma de medida
Columna Periodicidad: Identifica el lapso dentro del cual se debe revisar la base de asignación de cada gasto general.

Una vez terminada esta fase y con la información de los formularios desarrollamos una ficha por cada Centro de Costo (“Ficha de Control por Centro de Costo”) que será la base para el Cálculo de los Costos y esencia del sistema de costos. Con todas ellas se conformará un fichero que en cada institución permitirá manejar novedades y control.
CALCULO DE COSTOS

Una vez diseñada toda la estructura
del sistema de costos se puede iniciar el cálculo de los costos, proceso que debe ser realizado dentro de una secuencia lógica del proceso financiero

PRODUCCION
La identificación de los productos por cada centro de costo da la posibilidad de identificar el lugar donde se registra la producción. La fuente ideal puede ser el área de facturación en donde quedan registrados todos los productos de los servicios asistenciales, sólo unos pocos estarían únicamente en estadística. cional.
MANO DE OBRA
Según se estructuró la mano de obra, se requiere que el área de nómina o contabilidad reporte mensualmente el total gastado por la institución por cada uno de los cargos definidos en la distribución de mano de obra. Dicho valor puede ir condensado en un solo valor o disgregado según los elementos de nómina que corresponda: salario, prestaciones, previsiones, etc. Recuerde que el valor de la mano de obra incluye los pagos realizados por sueldos, horas extras, etc.,
GASTOS GENERALES

1. Definir los centros de costos a los que afectará dicho gasto.
2. Tomar el número de unidades de base de asignación en cada
centro de costos y sumarlas
3. Dividir el valor del gasto sobre el total obtenido en el paso anterior y su resultado se denominará costo por unidad de ese gasto.
4. Multiplicar el costo de cada unidad por el número de unidades “vendidas” a cada centro de costo. El resultado será el costo de ese gasto general que afecta ese centro.

4. Igual proceso debe realizarse para cada gasto

COSTO TOTAL
La suma del costo primario en los centros operativos más el costo distribuido de los centros de costos administrativos y logísticos dará un costo definido como Costo Total Operativo. Información que de primer momento ya podrá ser comparable con el total facturado por ese mismo centro de costo
INFORME DE COSTOS
A este manual se anexa un archivo que permitirá realizar una hoja de informe de costos que consiste en ubicar toda la información del cálculo en un solo informe. La información deberá llevar disgregado cada Centro de Costos y en cada uno en columnas separadas los siguientes valores:

Valor Mano de Obra

• Valor suministros

• Valor Gastos Generales

• Costo Primario


• Costo Administrativo Distribuido

• Costo Logístico Distribuido

• Costo Total

• Facturación Total

• Costo por Producto

CADENA DE VALOR

Adicionalmente a los cálculos hechos de costos por
centro de costo y por producto es posible adicionar
un factor más al cálculo, útil en la toma de decisiones
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