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Copy of Keda's SAP implementation

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by

Fabien Codron

on 4 January 2013

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Transcript of Copy of Keda's SAP implementation

Support of the senior managers




reward system





system of bonuses
+
Punishment for employees unsupportive for the project work Gestoci Les raisons pour lesquelles Gestoci a besoin d'un ERP Pourquoi adopter un ERP? L'organigramme de Gestoci et les questions internes apportent la volonté d'aller sur un chemin d'informatisation. Organisation interne et contexte Manque d'intégration. Dûe à une organisation interne lourde et décentralisé, les activités et les coûts sont multipliés.
La circulation des flux d'information internes sont long et consommateurs de temps. Problèmatique interne à Gestoci: Management des stocks. Le mouvement de produit pétrolier nécessite une traçabilité performante. Sans un ERP qui pourrait garder la trace de ces produits, Gestoci a des difficultés à calculer les coûts et les bénéfices de son processus de stockage.
Sous-utilisation des cuves.... Problèmatique majeure Quand on a l'énergie, on choisit la qualité Enjeux En 2010, Gestoci a choisit de devenir une référence régionale et internationale de par la qualité de sa gestion. Elle a décidé alors de respecter la norme ISO9001..... La volonté d'être un exemple du secteur... Dans quel sens un ERP peut résoudre les problèmes de Gestoci? Bénéfices de l'adoption d'un ERP pour GESTOCI Améliorer l'efficacité du management des stocks
Optimisation de l'usage des ressources et facilité de la valorisation des stocks
Gain de temps des processus de gestion
Possibilité de contrôle de chaque étape du métier
Réduction des délais de traitement Bénéfices internes L'introduction d'un système ERP chez Gestoci permet d'augmenter la perception de qualité auprès des clients. Bénéfices externes Pourquoi Gestoci décide de s'embarquer dans un projet ERP? Perspective stratégique Relation entre le métier et l'IT Chaque projet IT doit être appelé avec succès pour être utile à l'activité de l'entreprise. Le problème est que des projets IT en général draine une quantité énorme de ressources du métier. C'est pourquoi, en interne, les projets IT doivent être soigneusement planifiée, même ainsi. Ils ont généralement une perspective à moyen terme.La mise en place d'un ERP aura un grand impact sur les processus de Gestoci et c'est pourquoi il doit être aligné sur la stratégie principale de l'entreprise et devra correspondre à des besoins spécifiques. Perspective organisationnelle Plus que les autres types de projet, L'IT incidence très lourdement sur les organisations.Le projet ERP vise à standardiser les processus. Cela signifie un meilleur contrôle de la qualité et de l'information sur un processus, mais aussi de repenser les processus. Implémentation d'un ERP Choisir son partenaire La conduite du changement Levier d'implémentation Après avaient choisi le système ERP, un autre point clé est de caractériser les différents groupes chargés de faire fonctionner le système SAP et bien évidemment en cours d'exécution.
Thématique à traiter:
rôle principal
Règles pour l'assemblage de l'équipe
Structure et compétences key user the core
consultants coaches
IT officers support for the precedence categories
Top Management & Director overall project and involved actively during the entire project of change management Main Role Rules for the assemblage of the team 2 1 “ERP is about people more than technology”



Zhu focused on assembling the rest of the Project Team
involving vital representatives that possessed a comprehensive understanding of the operations and needs of each department.



USER INVOLUMENT IS A CRITICAL SUCCESS FACTOR


 Steps:
top dogs of the various department must be involved during the assembling of PT
team must included the more indispensible employees of their department
all members must had a clear idea of their role and responsibilities on the project Management de projet 3 Les étapes de lancement Ateliers afin de recenser l’intégralité des processus et fonctions souhaitées par Eau Ecarlate en fonction des processus standards SAP
Cartographie de couverture fonctionnelle SAP
Définition des priorités métier (processus existants, criticité des nouveaux besoins) Analyse de l'existant et étude du besoin Issues Mobiliser les différents acteurs participants à la phase de cadrage / périmètre défini
Bien définir les tâches de chaque membre de l'équipe
Clarifier l’organisation d’ensemble, les enjeux et les principes directeurs de la mission
Finaliser le planning détaillé de la phase de cadrage Lancement phase de cadrage Définition de la trajectoire du projet d’intégration
Définition du périmètre (et RACI)
Définir les chantiers correctifs, d’amélioration, de réalisation
Concevoir les solutions à mettre en place
Identifier les impacts (sur l’architecture, les interfaces, l’organisation, les partenaires internes et externes…) Définir les options de conception Les 5 phases du projet SAP Phase 1: Préparation projet Phase 2: Analyse d'écart / Prototype Structure & Competence - Top management provide overall project direction and make critical decisions
- Consulting support provided by Digital China, strategic & tactichal decisions
- PM assigned both from Keda & Digital China, strategic & tactichal decisions
- Deparmental Representatives oversee the business process redesign and system design aspects
-IT departmnent technical support

to Each ERP system module was assigned an owner from the associated department, fully responsible for workflow and operational details. SCHEME NOT POPULAR, LOT OF RESISTANCE




DEPT. MANAGERS WOULD HAVE TIME TO WORK ON THEIR DEPT TASKS ONLY AFTER 5.00 PM




IF THEIR OFFICES CONTINUED TO FUNCTION NORMALLY,  WOULD MEAN THAT THEY ARE NOT USEFUL FOR THEIR DEPARTMENT. Solutions Un ERP adapté Un projet utilisateur Quels sont les facteurs clés de succès? créé par Merci de votre attention Projet de cadrage
L’audit de vos processus et organisations
Le cadrage de vos besoins
L’aide aux choix des solutions ou partenaires
La mise en place du pilotage de la méthodologie et du suivi de projet
L’accompagnement de vos projets
La conduite de changement tout au long de vos projets
Les formations de vos équipes Conseils-Plus est un cabinet de conseil en organisation et en systèmes d'information spécialisé en assistance à maitrise d’ouvrage (AMOA) et maitrise d’œuvre (MOE) dans le milieu pétrolier *. Qui sommes-nous ?
Valeur ajoutée apportée par Conseils-Plus :
Des experts
Pétrole : les consultants Conseils-Plus sont avant tout des experts du monde pétrolier : ils en connaissent les particularités et les contraintes métier
SAP IS-Oil : les consultants Conseils-Plus interviennent chez les plus grands pétroliers soit en tant que responsable de l’intégration soit en tant qu’experts sur des problématiques pointues.
Une expérience méthodologique double : Conseils-Plus est non seulement un intégrateur mais aussi un expert en méthodologie projet qui permet d’anticiper toute dérive au regard du budget, des objectifs et du planning projet
Des accélérateurs projet : Conseils-Plus à travers ses expériences SAP IS-Oil a développé un package accélérateur comprenant des programmes complémentaires, une documentation pré-packagée et des outils projets dédiés.
Maitrise des best practices métier : à travers ses différentes expériences, Conseils-Plus a pu observer les meilleurs pratiques pétrolières et les adapter en terme de conseil et système.
. Conseils-Plus est partenaire DVA SAP sur le domaine pétrolier : Intégration Projet SI : MOE
Valeur ajoutée apportée par Conseils-Plus
Accompagner le client dans le suivi du projet : à travers sa maîtrise de la méthodologie projet et de la méthodologie AMOA (cf. p7), Conseils-Plus permet à ses clients d’anticiper et suivre les tâches et risques éventuels sur leurs projets SI
Accompagner et se substituer aux utilisateurs : les tâches de la responsabilité du client sont nombreuses et variées et de nature à retarder le projet et donc déresponsabiliser l’intégrateur : Conseils-Plus fournit son expertise et les ressources nécessaires à chacune de ses tâches
Apporter sa connaissance des particularités françaises : le marché pétrolier français a ses normes et mode de fonctionnement que les experts Conseils-Plus décryptent pour l’intégrateur (CSSP, TGAP, CEE..)
Challenger les solutions systèmes : Conseils-Plus est également intégrateur et apporte son expérience pour évaluer les solutions proposées par l’intégrateur et les expliquer à ses clients Conseils-Plus intervient chez ses clients pétroliers par son expérience projet en tant que AMOA : Accompagnement Projet SI : AMOA Conseils-Plus intervient chez la plupart des acteurs pétroliers ayant une activité sur le territoire français. Nos Références Projet « Pétrole » Projet
Les leviers « classiques » sont au nombre de 5 et doivent toujours constituer la ligne directrice d’un projet SI Il est indispensable de tenir compte de l’ensemble des leviers pour garantir que les solutions proposées répondent à une réelle attente de l’entreprise et qu’elles soient rentables et pérennes. Etude de Cadrage: les 5 points clés Projet Les utilisateurs : leur adhésion au projet est fondamentale, pendant le projet pour exprimer leurs besoins et modes opératoires, en comprenant et adhérant aux changements découlant du projet, en montant en compétences le moment venu, et après le projet afin d’exploiter leur nouveau système d’information.
L’organisation : la construction de la solution dépendra de l’organisation en place mais entrainera également des changements au sein de celle-ci. Un système d’information doit avant tout répondre aux besoins métiers et aux spécificités liées à l’industrie du client, au contenu de son offre, à son modèle de vente, aux services proposés…
Le projet doit également tenir compte des perspectives d’évolution des métiers de l’entreprise (nouveaux secteurs sur lesquels l’entreprise souhaite se placer, secteurs sur lesquels elle souhaite se recentrer…) afin d’assurer la pérennité de la solution mise en œuvre. Quels sont les processus identifiés que l’on souhaite intégrer et selon quelle séquence : création de comptes, remontée d’informations, ventes, achats, organisation des tournées, optimisation des approvisionnements, gestion du réseau et surtout ne pas hésiter à effectuer des benchmark avec les best practices et le reengineering des processus? Les systèmes d’information sont au cœur des hommes, processus et métier et doivent soutenir l’ensemble de ces éléments. Les systèmes d’information peuvent ainsi agir en support à la stratégie d’entreprise.
Quels sont les SI existants, ceux que l’on souhaite remplacer, ceux que l’on souhaite interfacer ou simplement conserver : SAGE 1000, fichiers Excel, outils existants… Une vision stratégique doit aligner les processus, les hommes, les métiers et systèmes d’information afin d’assurer la cohésion globale de l’entreprise.

Un projet en système d’information doit s’inscrire dans le cadre d’une stratégie d’entreprise, une stratégie métier et donc tenir compte des véritables enjeux pour la société… Pourquoi choisir SAP
C’est pourquoi, SAP a créé une solution verticale IS-Oil dédiée qui prend en compte ses particularités :
La gestion des densités : les processus et la gestion de stock prennent en compte la gestion de la température des produits en calculant systématiquement le rapport volume/poids
La gestion des prix formules : la tarification des produits pétroliers dépend des cotations marché (Platt’s, Argus, Reuters..) dont la détermination finale est effectuée lorsque la dernière cotation est connue. Les taxes intérieures sont par ailleurs prises en compte dans la solution.
La gestion des pertes et bonis : à chaque étape d’une livraison (entrante ou sortante) ou dans la gestion du stock, les pertes et bonis sont pris en compte
La gestion du transport de vrac: la gestion des transports de produit vrac nécessite la prise en compte des étapes de chargement en prenant en compte toutes les particularités produit et les modes de transport liés au pétrole (camion, bateau, en bac, pipe…)
La valorisation des stocks : SAP a la capacité à tenir compte des modes de gestion particuliers liés au pétrole (échanges, stocks de réserves) en mode FIFO ou PMP.
Via TSW, SAP propose un outil idéal à la gestion des transports massifs de produits pétroliers en vrac. Il permet aux équipes logistiques d'avoir un outils centralisé, et à haut pouvoir de reporting, pour la gestion de toutes ces typologies de mouvements logistiques massifs (achats, ventes, cession internes, transfert etc.)" Le secteur du pétrole a été identifié très tôt par SAP comme un secteur d’activité avec ses propres spécificités qu’un ERP classique ne pouvait couvrir en l’état :
Les utilisateurs seront :
sollicités pendant le projet, sur plusieurs phases :
Lors de la conception générale : chaque processus doit être adressé et décrit de manière macro : le projet a donc besoin que les utilisateurs clés décrivent leur travail quotidien pour s’assurer que la future configuration répond à leurs besoins.
Lors de la conception détaillée : les utilisateurs clés auront à ce stade le loisir de détailler leur métier, les procédures mais aussi tous les éléments produits par le système (formulaires, reports)
Lors des phases de formation : chaque utilisateur sera formé sur SAP afin de pouvoir effectuer son travail quotidien dans les meilleures conditions et mesurer l’impact des changements inévitables sur leur méthode de travail
Lors de phases de test : les utilisateurs clés seront amenés à tester le système configuré par les consultants et donc à valider la solution
informés de l’avancement du projet : tout au long du projet, suivant un plan de communication établi par le management projet, les utilisateurs suivront l’avancement du projet et sauront à quel moment ils seront susceptibles de devenir acteur du projet.
les utilisateurs finaux du système : au démarrage, supportés par les équipes projet, les utilisateurs seront autonomes sur leurs périmètres et susceptibles d’identifier des axes d’amélioration au sein de leur métier Dans sa méthodologie projet (ASAP), SAP a en particulier mis l’accent sur le change management : installer SAP est certes un projet de transformation de l’entreprise mais est avant tout un projet humain : En MAD
Commande ouverte soldable à réception Par ticket En quantité Gestion de l’obligation Interface de remontée des niveaux et calcul des écarts moyens Sur volume Sur capacité Gestion de l’entreposage Intégration MAC (portail, interface) Base Consommation Base Production Calcul des besoins en couverture La gestion des stocks de réserve
Les raisons de cette réussite ont été soulignées dans le bilan projet : En 2005, la CMH a fait le choix d’une implémentation SAP. Le projet a duré 11 mois et a été considérée comme la première implémentation intégralement réussie d’un ERP au Maghreb. Retour d’expérience CMH… Méthode ASAP - Accelerated SAP Nous proposons pour GESTOCI une version adaptée au contexte propre à GESTOCI afin d’optimiser :
Les ressources et compétences
Le calendrier de déploiement
Le budget Principale activité: Responsabilité de Gestoci Principaux Livrables Responsabilité de l'intégrateur Rédaction du Plan d’Assurance qualité (charte projet)
Définition des modèles de documents
Définition du planning détaillé du projet
Réunion de lancement officielle
Formation équipe projet
Installation système de DEV avec les scénarios préconfigurés Plan de projet;
Lancement du projet
Définition des procédures projet
Formation équipe projet GESTOCI Organiser les équipes de projet
Garantir l’infrastructure technique (matériel) Organigramme
Note de cadrage
PAQ
Formation équipe projet
SAP DEV installé Principales activités Responsabilité de Gestoci Principaux livrables Responsabilité de l'intégrateur Rédaction des fiches de conception (générale et détaillée)
Identification des écarts (exceptions fonctionnelles pour arbitrage)
Configuration de Transport Management System;
Mise à jour du dossier d’architecture technique
Définition des règles et procédure de développement SAP;
Premières spécifications et développements
Définition de la stratégie de reprise des données Animer les ateliers de conception
Définir les processus en accord avec les Best Practices
En fin de phase, présenter le prototype élaboré
Gestion de projet Participer aux ateliers SAP d’analyse d’écart
Définir et valider les processus futurs
Identifier les impacts organisationnels
Arbitrer les exceptions (comité de pilotage) Fiches de conception (structure, données, processus, Etats)
Stratégie de reprise des données
Stratégie de conduite du changement (macro) Phase 3: Réalisation Principales activités Responsabilité de Gestoci Principaux livrables Responsabilité de l'intégrateur Configurer les processus en accord avec les besoins de GESTOCI
Réaliser les tests unitaires, d’intégration et de performance;
Rédaction des cahiers de recette (scripts détaillés)
Suivi des recettes GESTOCI (processus et globale) et corrections
Développer conversions, interfaces et rapports ABAP;
Implémentation du système d’autorisations
Préparation des formations (plan et supports) Résoudre les écarts issus de phase 2
Configurer le système et tests usine (unitaires et intégrés)
Développement des Interfaces; conversions, rapports et améliorations
Transfert de compétences et préparation du plan de formation Réaliser les test de recette
Enregistrer les incidences et tests
Re-tester les processus non validés;
Définition des tâches et fonctions
Définir le modèle de support pour le post go-live Plan de formation et supports
Documentation de paramétrage et spécifications des dev
Système paramétré
Procédures d’administration
Paramétrage des programmes de reprise Phase 4: Préparation finale Principales activités Responsabilité de Gestoci Principaux livrables Responsabilité de l'intégrateur Exécution du plan de bascule
Organiser l’équipe pour le support de Production;
Finalisation des supports et formation des utilisateurs
Plan de déploiement
Migration des données tests;
Finalisation de l’environnement de production Formation des formateurs
Tests et Finalisation des outils de chargement
Suivi de l’exécution du plan de bascule Revoir les supports de formations
Mise en place de la cellule de support (help desk niveau 1)
Préparation des jeux de données pour tests de chargements
Préparation des fichiers de données à charger en production
Chargement productif des données
Validation des chargements Supports de formation
Evaluation des formations
Plan de démarrage
Dossier de validation du démarrage (go / nogo) Phase 5: Démarrage et support Principales activités Responsabilité de Gestoci Principaux livrables Responsabilité de l'intégrateur Actualisation des procédures de support SAP;
Activités de support Assistance aux utilisateurs pour les premières transactions
Support niveau 2 et résolution d’anomalies
Transfert de connaissances
Finalisation de la documentation Exécuter les tâches du go-live final;
Assurer les conditions pour une amélioration continue Tableau de bord de la progression du déploiement
Documentation projet mise à jour Plan projet Pour chaque chantier identifié en phase 3, évaluer les enjeux du projet en termes de coûts et de délais, puis identifier les gains qualitatifs et financiers associés
Définir les lots et leur séquence en conservant l’approche intégrée propre aux ERP
Définir des sous-projets cohérents (ensembles de chantiers de type « quick-wins », indépendants les uns des autres, associés à leur coûts et estimations de gains)
Etablir un premier planning, des besoins en ressources, une organisation, un budget, afin de lancer le projet de mise en œuvre de la solution SAP.
Etablir un budget EMCS/Gamma, messages EDI, fichiers CPDP, transport primaire,…. Liste non exhaustive Hedging : comment optimiser les fluctuations marché des matières premières ou du cours des devises? Stocks de réserve : comment minimiser ses coûts liés à la détention de stocks de réserve? CEE : comment transformer cette nouvelle taxe en un axe de compétitivité? TGAP : comment limiter son impact tout en respectant l’obligation? Spécialisation conseil « pétrole » Accompagnement de ses clients pétrole Leader français du conseil sur le marché du pétrole Trop souvent le conseil est la résultante d’une connaissance générique liée à une méthodologie s’appliquant indifféremment à tous secteurs d’activité.
Il en résulte une compréhension partielle des réels besoins du client et des recommandations dont la valeur ajoutée est souvent insuffisante.
Sur la base de ce constat et à la demande de ses clients, Conseils-Plus s’est spécialisé dans le secteur de l’énergie. Offres horizontales : Offres « Pétrole » *
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