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Resumo PMBok 4ª Edição

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by

Cristiano Junior

on 28 August 2014

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Transcript of Resumo PMBok 4ª Edição

PMBok
Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos;
Não é metodologia;
Aplicável a projetos de qualquer natureza;
Gerenciamento de projetos é a aplicação de
conhecimento,

habilidades, ferramentas e técnicas
às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos;
Gerenciar projetos inclui:
Identificação das necessidades;
Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;
Adaptação de especificações e planos às preocupações e expectativas das partes interessadas;
Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo.
Restrição sêxtupla -
escopo, tempo e custo
. A
qualidade
é afetada pelo equilíbrio desses três fatores.
Escopo
é o que o projeto deve fazer. Qual o produto a ser entregado e o trabalho que será realizado;
Tempo
é o período que essas atividades serão realizadas;
Custo
são os recursos que serão alocados e quanto irá custar para alocar;
Esses três elementos tem que ser mantidos em equilíbrio para que o projeto alcance seu objetivo e entregue, ao final, um produto com
qualidade;
O
risco
é tudo aquilo que pode influenciar essa relação. É qualquer evento incerto que pode impactar o projeto de forma positiva ou negativa.
Projeto
é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado
exclusivo;
O final é alcançado quando:
os objetivos tiverem sido atingidos;
os objetivos não serão ou não poderão ser atingidos;
não existir mais a necessidade.
Elaboração progressiva é a característica de projeto que significa desenvolver em etapas e continuar por incrementos
Operações são contínuas e repetitivas, e têm como finalidade manter o funcionamento do Negócio.
Projetos são temporários e exclusivos, e têm como finalidade cumprir o seu objetivo e, em seguida, terminar.
Gerenciamento
por projeto
: é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas ao trabalho
operacional
.
Áreas de especialização:
Conhecimento de projetos;
Área de aplicação;
Ambiente do projeto;
Gerenciamento geral;
Habilidades interpessoais.
Gerência de portfólio
Portfólio
é um conjunto de
projetos ou programas
e outros trabalhos agrupados para facilitar o seu gerenciamento, a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos;
Gerência de Programas
Programa
é um grupo de
projetos relacionados
, gerenciados de modo coordenado, para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente;
Escritório de Projetos (PMO)
: é uma unidade organizacional que centraliza e coordena o gerenciamento de projetos sob seu domínio;
Estruturas Organizacionais
Estrutura funcional
Funcionários são agrupados por especialidade;
Possuem projetos, mas o escopo é restrito aos limites da função.
Estruturas Organizacionais
Estrutura projetizada
Membros da equipe geralmente são colocados juntos;
A maior parte dos recursos da organização está envolvida no projeto;
Gerentes de Projeto possuem grande independência e autoridade.
Estruturas Organizacionais
Estrutura matricial
Combinação de características das estruturas funcional e projetizada.
Uma estrutura é matricial em função da comunicação, que pode se dar de forma horizontal, vertical ou diagonal, como em uma matriz. A força da estrutura matricial se dá em função da força do gerente de projetos na estrutura.
Matricial fraca
Mantém muitas das características de uma organização funcional.
Estruturas Organizacionais
Matricial balanceada
Reconhece a necessidade de um GP mas não fornece a ele autoridade total sobre o projeto e seus recursos financeiros.
Matricial forte
Possuem muitas das características da organização projetizada.
Partes interessadas no projeto (stakeholders) são pessoas e organizações:
ativamente envolvidas no projeto;
cujos interesses podem ser afetados pelo projeto;
que podem exercer influência sobre os objetivos e resultados do projeto.
Ciclo de vida de projeto: define as fases que ligam o início de um projeto ao seu fim.
Atenção
: Não se deve confundir as fases do ciclo de vida do projeto com os grupos de processos de gerenciamento de projetos.
Todos os projetos podem ser mapeados para uma estrutura genérica de ciclo de vida:
Ex.: Início do projeto; Organização e Preparação; Execução do Projeto; Encerramento.
Iniciação
- define e autoriza o projeto ou uma de suas fases;
Planejamento
- define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os objetivos e escopo do projeto;
Execução
- integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto;
Monitoramento e Controle
- mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento;
Encerramento
- formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado.
Grupos de processos de Gerenciamento de Projetos
Grupo de processos de Iniciação
Constituído pelos processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto ou uma de suas fases.

Processos:

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto;

Identificar as Partes Interessadas.
Grupo de processos de Planejamento
Processos para planejar e gerenciar um projeto bem sucedido para a organização;
Planejemento em ondas sucessivas
- técnica que tem como objetivo reduzir o esforço de replanejamento causado pela elaboração progressiva. Limita-se as atualizações do plano de projeto, principalmente do cronograma, à etapa ou fase atual do projeto. Represa-se as demais atualizações que deveriam se propagar para o restante do projeto.

Grupo de processos de Planejamento
Processos: (existem em todas as 9 áreas do conhecimento)

Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto - coordena todos os planos auxiliares em um plano de gerenciamento do projeto;

Coletar os requisitos;
Definir o escopo;
Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) - subdividir as principais entregas em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis;

Definir as atividades;
Sequenciar as atividades;
Estimar os recursos das atividades;
Estimar as durações das atividades;
Desenvolver o cronograma;

Estimar os custos;
Elaborar o orçamento - agregar os custos estimados de atividades individuais para estabelecer uma linha de base dos custos;

Planejar o gerenciamento de riscos;
Identificar os riscos;
Realizar a análise qualitativa de riscos;
Realizar a análise quantitativa de riscos;
Planejar as respostas a riscos;

Planejar a qualidade;

Desenvolver o plano de RH;

Planejar as comunicações;

Planjear as aquisições.
Grupo de processos de execução
Envolve a coordenação das pessoas e dos recursos, além da integração e da realização das atividades do projeto de acordo com o plano de gerenciamento.
Processos:
Orientar e gerenciar a execução do projeto;

Realizar a garantia da qualidade;

Mobilizar a equipe do projeto;
Desenvolver a equipe do projeto;
Gerenciar a equipe do projeto;

Distribuir as informações;
Gerenciar as expectativas das partes interessadas;

Realizar as aquisições.
Grupo de processos de Monitoramento e Controle
Processos:

Monitorar e controlar a execução do projeto;
Realizar o controle integrado de mudanças;

Verificar o escopo;
Controlar o escopo;

Controlar o cronograma;

Controlar os custos;

Monitorar e controlar os riscos;

Realizar o controle da qualidade;

Reportar o desempenho;

Administrar as aquisições.
Grupo de processos de Encerramento
Finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou uma de suas fases.

Processos:

Encerrar o projeto ou fase;

Encerrar as aquisições.

Soma-se a esses, os
riscos
inerentes ao projeto e a satisfação das
partes interessadas
.
Áreas de conhecimento
Gerenciamento de Integração
Inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento.

O gerente do projeto age como integrador dos processos e das pessoas.
Gerenciamento do Escopo
Garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso.

Processos:

Coletar os requisitos
- define e documenta as características dos produtos e serviços do projeto que irão satisfazer as necessidades e expectativas das partes interessadas;
Definir o escopo
- produzir a declaração detalhada do escopo do projeto;
Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
- decomposição hierárquica das entregas do produto do projeto. Subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais facilmente gerenciáveis.
O nível mais baixo na EAP, no qual o custo e o cronograma podem ser estimados de forma confiável é chamado de pacote de trabalho;
Verificar o escopo
- obter a aceitação formal das entregas pelas partes interessadas;
Controlar o escopo
- influenciar os fatores que podem criar mudanças no escopo do projeto.
Gerenciamento do Tempo
Processos necessários para realizar o término do projeto no prazo correto.

Processos:

Definir as atividades
- identificação e documentação do trabalho a ser realizado;
Sequenciar as atividades
- identificação e documentação dos relacionamentos lógicos entre as atividades do cronograma, usando as relações de precedência adequadas;
Tipos de relação de precedência:
Término para início - o início da atividade sucessora depende do término da atividade predecessora;

Término para término - o término da atividade sucessora depende do término da atividade predecessora;

Início para início - o início da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora;

Início para término - o término da atividade sucessora depende do início da atividade predecessora.
A atividade predecessora é aquela de onde parte a seta.
Os sequenciamentos de atividades são representados pelos diagramas de rede. Existem dois tipos:

Método do diagrama de precedência (MDP) - usa retângulos para representar atividades e os conectam por setas que mostram as dependências;
Método do diagrama de setas (MDS) - usa setas para representar atividades e as conecta nos nós para mostrar suas dependências;
Estimar os recursos das atividades
- determina o tipo (pessoas, equipamentos ou material) e as quantidades de cada recurso usado para realizar as atividades do projeto.
Desenvolver o cronograma
- processo iterativo que determina as datas de início e término planejadas das atividades.
A análise de rede é a técnica que gera o cronograma do projeto.
Métodos:
Método do Caminho Crítico (CPM) - técnica de análise de rede do cronograma que tem a finalidade de analisar essa rede para encontrar as "folgas", a flexibilidade para agendar as tarefas.
Permite calcular a duração mínima total do projeto.
Os caminhos críticos têm uma folga total nula ou negativa e as atividades do cronograma em um caminho crítico são chamadas de "atividades críticas" (se elas atrasarem, o projeto atrasa).
As datas de início e término mais cedo são calculadas através de um camiho de ida, usando uma data de início especificada.
As datas de início e término mais tarde são calculadas através de um caminho de volta, começando de uma data de término especificada.
Atividade 1 – 01/11 a 04/11 – duração de 4 dias.
Atividade 2 – 05/11 a 14/11 – duração de 10 dias.
Atividade 3 – 05/11 a 06/11 – duração de 2 dias.
Atividade 4 – 15/11 a 16/11 – duração de 2 dias.
Atividade 5 – 07/11 a 12/11 – duração de 6 dias.
Atividade 6 – 17/11 a 20/11 – duração de 4 dias.
Tempo = EF (early finish) – LF (last finish) ou ES (early start) – LS (last atart)
Tempo da Atividade 1 = 04 - 04 = 0
Tempo da Atividade 2 = 14 – 14 = 0
Tempo da Atividade 3 = 10 – 6 = 4
Tempo da Atividade 4 = 16 – 16 = 0
Tempo da Atividade 5 = 16 – 12 = 4
Tempo da Atividade 6 = 20 – 20 = 0
No exemplo acima o caminho crítico é composto por 1-2-4-6. Para estas atividades, o início/término mais cedo é o mesmo do início/término mais tardio. Por isto o TF=O e representa que não podem ocorrer atrasos nesta sequência de atividade sem prejudicar o cronograma do projeto.
Já as atividades 3 e 4 podem atrasar até 4 dias sem causar impacto ao cronograma final do projeto.
PERT (Program Evaluation and Review Technique) - Análise semelhante ao do caminho crítico mas feita com base em estimativas probabilísticas.
Envolve utilizar três variáveis para calcular o tempo médio para se concluir uma atividade:
Otimista (O) - assume as melhores condições para a conclusão;
Mais provável (MP) - assume as condições normais para sua conclusão;
Pessimista (P) - assume as piores condições para a sua conclusão.
A duração esperada é calculada como:
O + 4xMP + P
6
D=
Controlar o cronograma
- determina o andamento atual do cronograma, controle dos fatores que criam mudanças no cronograma.
Gerenciamento de Custos
Processos necessários para que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.
Processos:

Estimar os custos das atividades
- aproximação dos custos dos recursos necessários para terminar cada atividade do cronograma.
Elaborar o orçamento
- agregação dos custos estimados de atividades ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos para a medição do desempenho do projeto.
Controlar os custos
- influenciar os fatores que geram mudanças nos custos do projeto.
Proporciona estimativas mais próximas da realidade e apresentam processo de cálculo simplificado que produz resultados superiores ao de outras técnicas.
Gerenciamento de Valor Agregado - técnica que utiliza a linha de base dos custos para avaliar o andamento do projeto e a extensão das variações de escopo, tempo e custos.
Valor Agregado (VA) - Custo orçado do trabalho realizado até o momento.
Valor Planejado (VP) - Custo orçado do trabalho que deveria ser feito até o momento.
Custo Real (CR) - Custo total do trabalho em um determinado momento.
ONT (Orçamento no Término) - Orçamento inicialmente previsto.
A empresa planeja construir 4 paredes em 4 dias no total.

ONT (Orçamento no Término) - orçamento inicialmente previsto = 4x100x5 = 2.000
VP - Valor Planejado - mostra quanto estava planejado para gastar até o presente momento.
VA - Valor Agregado - mostra quanto foi realmente produzido, utilizando-se a quantidade x o valor do orçamento inicial.
CR - Custo Real - mostra quanto efetivamente foi gasto.
Variação de prazos
VPR = VA - VP
VPR = 1250 - 1000
VPR = 250

Variação de custos
VC = VA - CR
VC = 1250 - 1750
VC = -500
Índice de desempenho de prazos
IDP = VA/VP
IDP = 1250/1000
IDP = 1,25

Índice de desempenho de custos
IDC = VA/CR
IDC = 1250/1750
IDC = 0,72
Gerenciamento de Riscos
Aumentar a probabilidade e o impacto de eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto de eventos adversos.
Risco
é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto.

Processos:

Planejar o Gerenciamento de Riscos
- decide como abordar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto;

Identificar os Riscos
- determina os riscos que podem afetar o projeto e documenta suas características;

Realizar a Análise Qualitativa de Riscos
- priorização dos riscos identificados com base em probabilidade e impacto;
Realizar a Análise Quantitativa de Riscos
- é realizada nos riscos que foram priorizados pela análise qualitativa;

Planejar as Respostas a Riscos
- desenvolver opções e determinar ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
Ameaças ou riscos:
Prevenir - Eliminar a ameaça apresentada ou impacto do risco;
Transferir - Passagem do impacto negativo de uma ameaça para terceiros;
Mitigar - Redução do impacto de um risco até um limite aceitável.

Impactos positivos (oportunidades):
Explorar - Eliminar a incerteza associada a um risco específico fazendo com que a oportunidade definitivamente aconteça;
Compartilhar - Atribuição da propriedade a terceiros, que possam capturar melhor a oportunidade em benefício do projeto;
Melhorar - Aumento da probabilidade e/ou dos impactos positivos.
Monitorar e Controlar os Riscos
- Acompanhar novos riscos e reavaliar riscos existentes.
Gerenciamento da Qualidade
Processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.

Processos:

Planejar a Qualidade
- identificação dos padrões de qualidade relevantes para o projeto e determinação de como satisfazê-los;

Realizar a Garantia da Qualidade
- aplicação de atividades planejadas e sistemáticas para garantir que o projeto irá empregar todos os processos necessários para atender os requisitos;

Realizar o Controle da Qualidade
- monitoramento de resultados específicos (produtos) do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade.
Gerenciamento de Recursos Humanos
Processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

Processos:

Desenvolver o Plano de RH
- estruturar o projeto do ponto de vista de gestão de pessoas. Determina funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto;

Mobilizar a Equipe do Projeto
- obtenção dos RH necessários para terminar o projeto;

Desenvolver a Equipe do Projeto
- melhorar as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto;

Gerenciar a Equipe do Projeto
- acompanhamento do desempenho de membros da equipe, fornecimento de feedback, resolução de problemas e coordenção de mudanças para melhorar o desempenho.
Gerenciamento de Comunicações
Processos para geração, coleta, disseminação e gestão de informações.

Processos:

Identificar as Partes Interessadas;

Planejar as Comunicações
- determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas;
Canais de comunicação do projeto: n (n - 1)

Distribuir as Informações
- colocar as informações à disposição das partes interessadas no momento oportuno;

Reportar o Desempenho
- coleta dos dados da linha de base e distribuição de informaçoes consolidadas sobre o desempenho às partes interessadas;

Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas
- gerenciar as comunicações para satisfazer as necessidades das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas.
2
Gerenciamento de Aquisições
Busca de qualquer recurso externo à organização do projeto (produtos, serviços, contratos).

Processos:

Planejar as Aquisições
- vai tratar da estratégia de contratação do projeto;


Processos:

Desenvolver o termo de abertura do projeto
- documento que autoriza formalmente um projeto. Geralmente é realizado fora da organização do projeto, como resultado de problemas, oportunidades ou necessidades de negócios;
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
- definir, coordenar e integrar todos os planos auxiliares em um plano de ger. de proj. Define como o projeto é executado, monitorado, controlado e encerrado;
Orientar e gerenciar a execução do projeto
- ações para executar o plano de gerenc. do proj., a fim de realizar o trabalho definido na declaração do escopo do proj;
Monitorar e controlar a execução do projeto
- monitorar os processos dos demais grupos (iniciação, planejamento, execução e encerramento);
Realizar o controle integrado de mudanças
- garantir que todas as mudanças passem por um processo formal de aprovação;
Encerrar o projeto ou fase
- coordenar as atividades necessárias para verificar e documentar as entregas do projeto, formalizar a aceitação dessas entregas e documentar as lições aprendidas.
O gerenciamento da integração define onde e quando concentrar recursos e esforço, tratando problemas antes de se tornarem críticos e coordenando o trabalho visando sempre o sucesso do projeto.
Suporte: Papel consultivo, fornecendo modelos de melhores práticas, acesso a informações e lições aprendidas de outros projetos;
Controlador: Prestar apoio e exigir o cumprimento dos processos de gerenciamento de projetos, metodologias, uso de modelos específicos, formas, ferramentas e/ou conformidade à governança de projetos;
Diretivo: Assumir a direção e o controle dos projetos, geralmente no caso de projetos estratégicos e/ou críticos.
Papéis do PMO:
Fatores Ambientais da Empresa
: É o contexto da empresa. Empresa do ramo de TI, de governo, de inovação, etc. A equipe do projeto também é um fator ambiental.

Ativos de Processos Organizacionais
: Todo documento, template, base de conhecimento, processos, regras, metodologias, etc. Base de conhecimento ou documentação. São entradas para um bom gerenciamento.
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