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o guia Essencial de como usar o e-mail com inteligência e elegância

Disciplina Sistema de Apoio a Decisão / IFES-Colatina 2012/2
by

Maiara Candido

on 30 November 2012

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Transcript of o guia Essencial de como usar o e-mail com inteligência e elegância

O e-mail compreende numa forma de comunicação relativamente nova,pouco tempo desde sua criação para que se desenvolvesse a aptidão na criação de e-mails eficientes,talvez fascinados com a facilidade e rapidez do serviço acabamos usando o e-mail para tudo(mesmo quando não seria a melhor alternativa). A troca de e-mails entre CEO da EMC e sua secretária Corporation é um bom exemplo do mal uso do correio eletrônico e de encaminhamento de mensagens Deixar seu superior a par de negociações fora da empresa; A maneira como você envia alguma coisa pode ter um profundo impacto sobre o que você está enviando.O método de envio carrega,em si,uma mensagem própria. 1. O e-mail incrivelmente vago (“Lembre-se de fazer aquele negócio.”)
O e-mail permite que você componha a sua mensagem sob as suas condições e no seu próprio tempo;

Você tem a escolha de manter partes ou toda uma série de e-mails preexistentes;

O email lhe permite anexar ou incluir informações que o destinatário poderá recuperar quando desejar. Seja o mais claro possível no campo assunto: Fonte,tamanho e cor;
Equlíbrio na formalidade;
Assinatura;
Espelhe as ações do correspondente;
Um bom campo assunto pode fazer toda diferença(Contar histórias é importante). Enviar: O guia definitivo de como usar o email com inteligência e elegância Augusto Coelho
Maiara Candido
Marcelo Ramos
Rafhael Andrade
Ytalo Simoa Porque usamos Tão mal o email? Os oito pecados capitais do e-mail 8. O e-mail inadequado. (“Vamos discutir aquele negócio no meu quarto de hotel?”) 7. O e-mail informal demais. (“E aí? Quais as novas no negócio do emprego?”) 5. O e-mail que não vai a lugar algum. (“Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: aquele negócio.”) 6. O e-mail que é tão sarcástico que o deixa sem ação. (“Você se saiu bem naquele negócio. Muito bem.”) 4. O e-mail covarde. (“O negócio é o seguinte: você está demitido.”) 3. O e-mail que causa problemas com a justiça. (“Por favor, diga a eles que eu pedi para vender aquele negócio quando batesse os R$70 reais.”) 2. O e-mail que o insulta de tal forma que você se levanta da cadeira. (“COMO VOCÊ PÔDE DEIXAR DE FAZER AQUELE NEGÓCIO?!!!!”) Um documento para ser arquivado fisicamente; Um documento que expresse que você passou tempo preparando; Um assunto muito sério:Intimação judicial,memorando,etc. Documento com assinatura de valor legal; Documento mais seguro,que não possa correr o risco de ser encaminhados a terceiros; Necessita de resposta imediata; Não tem o endereço de e-mail de quem deseja se comunicar; Expressar ou definir emoções; Comunicação a distância privada; Encerrar um assunto que não foi possível por e-mail; Mensagens curtas; Conversa rápida que necessita ser registrada; Comunicação instantânea,móvel e silenciosa; Sete grandes motivos pelos quais amamos o e-mail O e-mail é a melhor mídia para trocar informações essenciais;

É possível entrar em contato com quase qualquer um por e-mail (6 graus de separação);

Fuso-horário não é uma problema;

Os e-mails podem ser gravados e sofrer buscas Anatomia do e-mail "Você me impediu de entrar no escritório essa noite porque pessupõe que ando com minha chave.De agora em diante,não saia do escritório até ter verificado com todos os gerentes". "Tranquei a porta porque o escritório ja foi roubado no passado.Embora eu seja sua subordinada,por favo,veja como me dirige a palavra.Trata-se da mais básica regra de cortesia.O senhor tem as própria chaves.Esqueceu-se de trazê-las e ainda assim insiste em dizer que a culpa é de outra pessoa". Situações em que o campo CCo é tolerado: Informar seu advogado de certa situação. Assunto O que fazer?
????
Re: Para sua informação
Duas coisas
Ótimas notícias
Urgente
Amanhã Doze campos “assunto” que não dizem nada: “ ” Status O que você acha disto? Pergunta rápida Gostaríamos da sua ajuda Aprenda a utilizar todos os recursos a seu favor: Alguns cuidados ao escrever o email: Escolher as palavras certas:
A primeira consideração a ser feita é :Quem é seu destinatário? O nível de seu e-mail deve equiparar-se com o nível de quem se destina. Erros ortográficos: Erros sutis podem ser perdoados,mas se recomenda que seja feita uma correção nos textos antes de enviá-los. Estruturas gramaticais: Escolher o tom do e-mail também é muito importante,sarcasmo e piadas podem ser mal entendidas ou mal recebidas em e-mails. Solicitando pedidos: O principal:ter bom senso.Seja gentil e não exagere nos pedidos, lembre-se que um pedido por e-mail pode não ser atendido.Se for um pedido urgente é melhor que o faça por outro meio,como o telefonema. A facilidade do e-mail ilude e causa excessos,como é tão fácil pedir qualquer coisa a qualquer pessoa podemos passar dos limites.Ao realizar pedidos tente não ser invasivo ou inadequado. Esclareça no campo assunto que se trata de uma solicitação,é muito desagradável abrir um e-mail achando que se trata de um cumprimento de um velho conhecido e na verdade é um pedido de favor. Pedidos devem ser enviados em horário comercial,além de ter mais chances de ser atendido,como dito antes,você não quer ser inconveniente. Respostas: Quem solicita algo por e-mail normalmente espera uma resposta rápida,tente fazê-la no menor tempo possível. A resposta deve estar descrita de forma clara e sincera. Se alguém insiste numa solicitação que já foi respondida,é de alguma forma ofensivo e te enfurece de tal forma que não há meio de dar uma resposta educada,é melhor optar pelo silêncio. Se estiver ausente e não poder responder e-mails é interessante enviar aviso prévio à seus contatos. Agradecimentos: Atenha-se ao objetivo da mensagem,se está realizando um agradecimento,não faça um pedido. Agradecimentos podem ser feitos através de outros meios de comunicação,mas se preferir usar o e-mail mantenha a simetria:seu agradecimento deve ser proporcional ao ato que o originou. Desculpas: O grau do erro cometido pode pedir um pedido de desculpas mais pessoal,como pessoalmente,mas ao usar e-mail deixe claro que você cometeu o erro,seja sincero,esclareça no campo assunto que se trata de um pedido de desculpas e principalmente não encaminhe a mensagem sem permissão do destinatário Não se deixe levar pela emoção Impessoalidade Raiva Estudos revelam que no e-mail tendemos a interpretar reações positivas como neutras e neutras como negativas.Até mesmo piadas são menos engraçadas via e-mail. A Ciência das brigas virtuais "A dor que recebemos parece mais forte que a que produzimos" Experimentos:
Universidade de Londres;
Jornal de Psicologia social; Dicas
Palavras escritas não têm as nuance da língua falada e aí está uma armadilha do e-mail.
Escreva tudo que deseja num processador de textos e aguarde até o momento de fúria passar para avaliar se deve ou não enviar aquela mensagem. Antes de enviar avalie de que formas o correspondente poderia interpretar seu e-mail. Ao apresentar sinais de raiva,não escreva e-mails. E-mail Perigoso Vivemos sob a ilusão de que a comunicação é efêmera Cuidado com e-mails que revelem sua intimidade Cada vez mais e-mails têm sido usados como provas em processos criminais. Ao escrever um e-mail,mesmo inocente, a má colocação das palavras pode transformá-lo em suspeito e ser usado contra você. Muitas empresas arquivam e até monitoram os e-mails de funcionários e um mal uso dessa ferramenta também pode causar danos .Atenha-se à política de usa de correio eletrônico da empresa em que trabalha. Se receber e-mails confidenciais de forma alguma compartilhem seus conteúdos. Sobretudo: Se um assunto é delicado e pode ser considerado suspeito ao ser dito via e-mail,não o faça. considerações finais Manter sua caixa de mensagens organizada e não acumular mensagens sem resposta; Evitar fofocas,piadas e conteúdo inadequado(principalmente no trabalho); Atualize o campo assunto; Evitar e-mails desnecessários,as vezes uma conversa ao vivo será mais rápida e efetiva; Ao usar o celular Tenha cuidado para fazê-lo em horas oportunas e não ofender que está com você; Não utilizar sons de notificação de e-mails; Quando NÃO escrever emails: Não escreva e-mails quando estiver com raiva; Não escreva e-mails quando estiver bêbado; Não escreva e-mail quando quiser ganhar tempo; Não escreva e-mails de madrugada; Não escreva e-mails de madrugada; Conclusão "Pense antes de enviar e envie e-mails que gostaria de receber". Que forma de comunicação utilizar A mensagem foi encaminhada e devido as polêmicas o CEO da EMC acabou pedindo demissão
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