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INFORME DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LOS ARTÍCULOS COMPRADOS

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LUIS RAFAEL GONZALEZ DELGADILLO

on 31 January 2013

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INFORME DE RECEPCIÓN Y CONTROL DEL MATERIAL LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENES INFORME DE RECEPCIÓN Y REVISIÓN DE LOS ARTÍCULOS COMPRADOS La recepción de las mercancías es por supuesto un paso imprescindible pero no está exenta de peligros si hay dudas sobre el proveedor La mercancía entregada puede presentar riesgos potenciales y al aceptarlos se asume al mismo tiempo parte de responsabilidad legal. Para que esta etapa sea más segura, vamos a examinar paso a paso los buenos procedimientos de aceptación de los proveedores, los eventuales criterios a indicar en un pliego de condiciones y luego los controles a aplicar al recibir físicamente los productos. La inspección de recepción se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos y que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas El valor de las compras realizadas durante el período que se trata, clasificadas por categorías de material Qué existencias hay disponibles, y en qué situación se encuentran El responsable de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente los detalles de la compras, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo. Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los desempaca y los cuenta se revisan los artículos para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción.

Este formato contiene:- Nombre del proveedor- Número de orden de compra- Fecha en que se recibe el pedido,- Cantidad recibida- Descripción de los artículos- Diferencia con la orden de compra ( artículos dañados )- Firma autorizada El original lo guarda el departamento de recepción, las copias se envían al departamento de compra y al departamento de cuentas por pagar, las copias también se envían al departamento de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una copia de los materiales que van al almacén. Informe de Recepción: luego de revisar la mercancía que se recibe y que la misma cumpla con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque, se emite el informe de recepción, el cual indica que recibimos a satisfacción lo comprado.
Incluye:
•Nombre del proveedor•Número de orden de compra•Fecha en que se recibe el pedido•Cantidad recibida•Descripción de los artículos•Diferencias con la orden de compra y firma autorizada EL PROCESO ELECTRONICO DE DATOS EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS,
Como ya se menciono, una de las tendencias actuales de la función y el proceso de compras es la creciente utilización de tecnología informática.
El uso generalizado de sistemas y aplicaciones de tecnología informática tiene un gran impacto en las operaciones de compra de todas las organizaciones pero, lógicamente, tiene mayor importancia en las organizaciones mas grandes y complejas. Uso del intercambio electrónico de datos (Electrónica Data Interchange E.D.I.) que en varias formas se esta convirtiendo en un punto común para la ciertos tipos de operaciones de compras.
El EDI es un mecanismo estandarizado de intercambio de datos y documentos de negocios entre compañías; permite colocar órdenes sin realizar una llamada telefónica ni enviar documentos por correo. Por su parte, el abastecimiento a través de Internet - denominado genéricamente como “eprocurement”- ha permitido importantes avances en materia de productividad de las compras. En efecto, la búsqueda de proveedores en la red, el intercambio vía e-mail, los pedidos electrónicos y la transferencia automática de fondos reducen en forma significativa los costos y tiempos asociados a la gestión de aprovisionamiento. Además, los sistemas de adquisiciones on-line tienen gran aceptación por parte de los proveedores porque permiten un mayor acercamiento a los clientes y una posible extensión de sus negocios con una relativa baja inversión de capital. * Las compras por Internet pueden referirse a simples transacciones on line, en donde se accede al catálogo que el proveedor ofrece a través de la red y desde allí se envía el pedido vía e-mail. * Existen también catálogos electrónicos proporcionados por el comprador generalmente, éstos son desarrollados por grandes compañías que compran a gran escala y la utilización de este medio les ofrece la posibilidad de hacer economías a nivel global.
Es el caso de grandes productores como “General Motors”, “Chrysler” y “Ford”. * Otro de los nuevos formatos de negocios asociados con las compras electrónicas se refiere a empresas que gestionan un sitio web en donde compradores y vendedores pueden encontrarse. (Un ejemplo se puede encontrar en www.mercadolibre.com) Desde allí se tiene acceso a los catálogos proporcionados por el intermediario, y es posible efectuar las compras de una manera rápida y sencilla. * Una modalidad cada vez más extendida para las compras electrónicas el la denominada subasta on line o “e-bidding” Algunas de las empresas realizan una “reverse auction” o remate inverso.
Por lo general, se fijan los proveedores que serán invitados y se los notifica.
El comprador arma una solicitud de precios que se carga en la web, junto con toda la información necesaria como para que los proveedores no tengan que realizar ningún contacto telefónico o escrito aclaratorio. Establece una fecha para que los proveedores hagan sus ofertas on-line (compulsa electrónica de precios); de acuerdo a la modalidad escogida, los proveedores pueden o no visualizar las ofertas de sus competidores. Llegada la hora de cierre de presentaciones, se establece el ganador del pedido y se publica en la red en forma inmediata. COMPRAS ELECTRÓNICAS

Beneficios para el comprador Limitaciones para el comprador

Rápida entrega de productos digitalizados Falta de confianza entre vendedor y comprador
Rápida entrega de productos digitalizados Falta de confianza entre vendedor y comprador
Comunicaciones más ricas (demos, voz, 3D,etc.) Menor costo de transacciones
Menor costo de información Altos tiempos en la bajada de ciertos documentos
Tiempo y lugar casi ilimitados para realizar las compras Algunas compañías no pueden afrontar los costos
Mayor cantidad de proveedores potenciales Dificultad de construir alianzas con proveedores
Adquisiciones potencialmente más económicas Falta de capacidad operativa ALMACEN: Es todo espacio autorizado para la espera de unos materiales establecido suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición. ¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE LOS ALMACENES?
La función principal de los almacenes es la de evitar la interrupción del flujo logístico; así, los almacenes actúan como “amortiguadores” que facilitan la continuidad de los procesos productivos e impiden el desabastecimiento del mercado. Los almacenes de entrada (de materias primas, materiales, repuestos, insumos varios) permiten regular los suministros para la producción, mientras que los almacenes de salida (productos terminados) permiten regular las fluctuaciones en las ventas. TIPOS DE ALMACENES

Una empresa puede destinar espacios físicos independientes para alojar los variados insumos que necesita para sus distintas necesidades, por ejemplo, puede tener almacenes:

De materias primas (puede requerirse más de un almacén para sus distintos tipos)
De materiales (a menudo se requiere más de un almacén para clase de materiales)
De aprovisionamiento general (útiles de oficina, material de empaque, material de seguridad, combustibles, lubricantes)
De herramientas
De repuestos
De mantenimiento general (repuestos para maquinarias de producción, repuestos para reparaciones post – venta, guantes de trabajo, herramientas, materiales eléctricos, escaleras, elementos de limpieza)
De productos en proceso / semielaborados De productos terminados Sin embargo, el mantener almacenes especializados suele implicar altos costos de construcción y de mantenimiento, por este motivo, muchas compañías establecen zonas diferenciadas de almacenamiento dentro de una misma estructura Especialmente en estos casos, las zonas deben estar cuidadosamente distribuidas, señalizadas y lo suficientemente resguardadas como para evitar accidentes en particular, cuando se almacenan sustancias peligrosas Los almacenes abiertos son espacios físicos destinados a alojar materiales tales como vigas de hierro o acero, containers de material no oxidable o cualquier otro elemento que, por sus características físicas o químicas no se vean afectados por las condiciones climáticas o que no sufran deterioros de importancia Los almacenes cerrados, como su nombre lo indica, son construcciones cerradas y techadas destinadas a resguardar las compras de la luz, el frío, el calor, la lluvia, la nieve y/o la humedad, generalmente, los materiales albergados en estos almacenes son objeto de una mayor vigilancia que los productos dejados al aire libre VENTAJAS OBTENIBLES
Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costes en los siguientes casos:
• Reducción de riesgos y aumento de la seguridad personal.
• Satisfacción y elevación de la moral en el personal.
• Incremento en la producción y mayor utilización de la maquinaria de producción.
• Mejor aprovechamiento del espacio disponible.
• Reducción de costes de manejo
• Reducción de la existencia
• Más fácil supervisión y realización de controles físicos y administrativos.
• Disminución de errores y confusiones.
• Disminución de pérdidas e inutilidades
• Facilidad de acomodación a cambios de condicion
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