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software y hardware en la gestion documental

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Diego Leon

on 26 March 2015

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Transcript of software y hardware en la gestion documental

GESTIÓN DOCUMENTAL
Según el especialista Michel Roverge, Gestión Documental es: "el conjunto de las operaciones y de las técnicas relativas a la concepción, el desarrollo, la implantación y la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o su transferencia al archivo permanente cuyo objetivo es lograr eficiencia y economía administrativas.”
Una plataforma
Open Source
de (Código abierto) significa que es de libre acceso, con lo que el usuario es autónomo para manipular ese software y, por lo tanto, una vez obtenido puede ser usado, estudiado, cambiado y redistribuido libremente.

De todas maneras, que el software sea libre no quiere decir que sea gratuito sino que el usuario es libre de usarlo y adaptarlo a sus necesidades. Gracias a su posible acceso al código fuente, también se pueden distribuir copias del mismo y hacerle mejoras y compartirlas con el resto de los usuarios

Los conceptos de Software libre y Software de código abierto, si bien comparten modelos de desarrollo similares, tienen diferencias en sus aspectos filosóficos que destaca la Free Software Foundation. El software libre se enfoca en las libertades filosóficas que les otorga a los usuarios mientras que el software de código abierto se enfoca en las ventajas de su modelo de desarrollo.


DEFINICIÓN DE OPEN SOURCE
• Título V de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, desarrolla temas de la gestión documental propiamente del programa de gestión documental, del sistema de gestión documental y de la gestión de documento electrónicos de archivo.

• EL DECRETO 2609 DEL 14 DE DICIEMBRE DE 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

SOFTWARE Y HARDWARE EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
En desarrollo de la LEY 594 DE 2000 y del DECRETO 2609 DE 2012, el PGD es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo: al implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
Programas en Código abierto

• Sistemas Operativos: los más conocidos, Ubuntu y Debian, basados en Linux. Android, de Google, para teléfonos inteligentes y tabletas.

• Programas: las suites ofimáticas Open Office y Libre Office, el navegador Firefox, el cliente de correo electrónico Thunderbird, el reproductor multimedia VLC o el editor de imágenes GIMP.

• Antivirus: ClamWin.

• Los programas de Apache Software Foundation y Github.


QUÉ ES UN SISTEMA SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Gestión Documental para el Archivo General de la Nación es un: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”
Es una aplicación que permite el tratamiento, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos ya sean escaneados o que se haya creado originalmente en digital.
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología apta para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
SOFTWARE COMERCIAL

El software comercial es el software, libre o no, que es comercializado, es decir, que existen sectores de la economía que lo sostiene a través de su producción, su distribución o soporte.

Características

• Tienen licencia las cuales están limitadas por usuarios y son pagas. Estas licencias restringen las libertades de los usuarios a usar, modificar, copiar y distribuir el software.

• El desarrollo, programación, y actualización de este software solo lo hacen las empresas que tienen los derechos. Como sucede con los productos Microsoft (Windows, office).

• Tienen licencias, las cuales están limitadas por usuarios.

• Estas licencias restringen las libertades de los usuarios a usar, modificar, copiar y distribuir el software.

• Se suelen esconder y mezquinar los avances y descubrimientos tecnológicos entre las empresas que lo desarrollan.

Las empresas más importantes en el mercado de Software Comercial son: Microsoft, Adobe, Corel, Autodesk, Apple, entre otras.

Ejemplos de Software Comercial:

- Sistema operativo Windows
- Paquete de oficina Office (Word, Excel, Power Point)
- Aplicación para el tratamiento de imágenes Photoshop
- Suite para desarrollo web Dreamweaver, Flash y Fireworks
- Software para diseño gráfico vectorial Corel Draw

Tipos de software
ATHENTO
Permite automatizar procesos relacionados con la captura, gestión, almacenamiento y distribución de documentos.
La Gestión Documental Inteligente o "Smart Document Management" es la aplicación de nuevas tecnologías como la Semántica, el procesamiento de imágenes y del lenguaje natural a la Gestión de los Documentos y del Conocimiento. De esta forma, podemos automatizar tareas administrativas relacionadas con la captura y clasificación de documentos o el procesamiento de la información que hay en documentos no estructurados.

ORFEO
Es una Sistema de gestión documental y de procesos, que permite gestionar electrónicamente la producción, el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en papel, garantizando la seguridad de la información y la trazabilidad de cualquier proceso que se implemente mediante su funcionalidad.

MERCURIO
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE
REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
Los requerimientos pueden ser:

-Requisitos de sistema operativo.
-Requisitos de aplicaciones específicas instaladas.
-Requisitos de ciertas aplicaciones no instaladas en el mismo sistema.
-Requisitos de determinadas configuraciones en el sistema operativo o en ciertas aplicaciones.
ATHENTO
ORFEO
NUXEO
MERCURIO
ALFRESCO
Es una herramienta informática de tecnología de punta que permite agilizar y actualizar el proceso de Gestión documental y que incluye las actividades de: recepción, radicación, escaneo, digitalización, reparto y consulta de los documentos que ingresan y se tramitan en la Administración Departamental.

Esta aplicación funciona en línea y en tiempo real, quiere decir que el documento se consulta y se tramita de una forma inmediata, sin que requiera o dependa del documento físico para adelantar la gestión.

Los requerimientos pueden ser:

-Requisitos de placa madre y de CPU.
-Requisitos de memoria.
-Requisitos de espacio disponible en disco duro.
-Requisitos de monitor y adaptador de video.
-Requisitos de unidades de CD, DVD, ratón, impresora, módem, tarjeta de red, puertos disponibles.



HARDWARE
En la Gestión de Documentos se utiliza principalmente estos tipos de equipos:

Escáner
Es un dispositivo de entrada en el ordenador. Hace una captura de una imagen, documento de texto o fotografía, y lo transfiere en bits de información, los cuales puede entender y manejar un ordenador.

Lector de código de barra

Es un dispositivo electrónico que por medio de un láser lee un código de barras y emite el número que muestra el código de barras, no la imagen.
Su función es leer el símbolo del código de barras y proporcionar una salida eléctrica a la computadora, correspondiente a las barras y espacios del código de barras. Sin embargo, es el decodificador el que reconoce la simbología del código de barras, analiza el contenido del código de barras leído y transmite dichos datos a la computadora en un formato de datos tradicional.

Servidor
Es un ordenador u otro tipo de dispositivo que suministra una información requerida por unos clientes (que pueden ser personas, o también pueden ser otros dispositivos como ordenadores, móviles, impresoras, etc.).
Esta información puede ser desde archivos de texto, video, audio, imágenes, emails, aplicaciones, programas, consultas a base de datos, etc.
Los tipos de servidores más comunes son servidor de base de datos, servidor de archivos, servidor de correo, servidor de impresión, servidor web, servidor de juego, y servidor de aplicaciones.

Entre otros equipos están:
• Computador
• Panel de firma digital
• Memoria
• Disco duro
• Impresora

CIBERGRAFÍA
- ALEGSA. Com. Ar (2015) Definición de requerimiento de Software. Recuperado de http://www.alegsa.com.ar/Dic/requerimiento%20de%20software.php

- Aprendeaprogramar.com (2015) ¿Qué es un servidor y cuáles son los principales tipos de servidores? Recuperado de http://www.aprenderaprogramar.com/index.php?option=com_content&id=542:que-es-un-servidor-y-cuales-son-los-principales-tipos-de-servidores-proxydns-webftppop3-y-smtp-dhcp&Itemid=179
- Archivo General de la Nación (2014) Gestión documental. Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
- Archivo General de la Nación (2014) Programa gestión documental (PGD). Recuperado de http://www.archivogeneral.gov.co/pgd
- Athento - Smart Document Management (2015) Gestión Documental Inteligente. Recuperado de http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/
- BuenasTareas (2012) Software Comercial. Recuperado de http://www.buenastareas.com/ensayos/Software-Comercial/4097301.html
-
- Definición. DE (2015) Definición de Open Source. Recuperado de http://definicion.de/open-source/#ixzz3V446J3UH

- Ecodicio (2011) Cultura Libre, Ecoedición y Economía Solidaria. Recuperado de http://www.ecoedicio.cat/docs/culturalibre_ecoedicio.pdf
- El profesional de la información (1993) Qué es un sistema de gestión documental. Recuperado de http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html
- Informática hoy (2007) Diferencias entre Software Libre y Software Comercial. Recuperado de http://www.informatica-hoy.com.ar/aprender-informatica/Diferencias-entre-Software-Libre-y-Software-Comercial.php
- Learning Review (2012) Todo sobre plataformas Open Source. Recuperado de http://www.learningreview.com/servplataformas-de-e-learning/2434-todo-sobre-plataformas-open-source-
- Ministerio de Cultura (2012) Gestión de documentos. Recuperado de http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf
- Ordenadores y Portátiles (2014) ¡Que hace un escáner y qué es lo que hace? Recuperado de http://www.ordenadores-y-portatiles.com/scanner.html
- Orfeo Libre (2007) Orfeo -Sistema de Gestión Documental. Recuperado de http://www.orfeolibre.org/inicio/index.php/desarrollo.html
- Servi Soft S.A (2015) Mercurio Gestión Documental. Recuperado de http://www.servisoft.co/uncategorized/mercurio-gestion-documental-2/
- Slideshare (2014) Sistemas de Gestión Documental. Recuperado de http://es.slideshare.net/yennrod/sistemas-de-gestin-documental?related=1
- Wikipedia (2014) Escáner Código de Barras. Recuperado de http://es.wikipedia.org/wiki/Esc%C3%A1ner_de_c%C3%B3digo_de_barras
- Wikipedia (2014) Software libre y de código abierto. Recuperado de http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre_y_de_c%C3%B3digo_abierto
- Wikipedia (2014) Ofeo GPL. Recuperado de http://es.wikipedia.org/wiki/OrfeoGPL#Caracter.C3.ADsticas
- Zapata, C.A Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en las organizaciones. La gestión de documentos: evolución y consolidación del término. Recuperado de http://eprints.rclis.org/11336/1/Directrices_para_Estructurar_un_Programa_de_Gestion_de_Documentos_en_las_Organizaciones.pdf



Para que un software sea definido como libre o de código abierto, o ambos, debe cumplir ciertas reglas o normas para poseer esta denominación:
Orfeo no es solo un Sistema de Gestión de Documentos, sino que además es un sistema de gestión de los procesos de la Empresa o Entidad.

Permite además la incorporación de los procesos propios de las organizaciones optimizando su gestión y control y facilitando si se requiere la certificación de la calidad de los mismos.

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix, Windows,...), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.

Funcionalidad
Características
• Interfaz gráfica web amigable e intuitiva.
• Digitalización de documentos. Orfeo posee un módulo de digitalización que genera imágenes de los documentos físicos en formato multi tiff.
• Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida, resoluciones, memorandos etc.)
• Gestión sobre el documento: Reasignar, Agendar, Modificar, Archivar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a partir de Tablas de Retención)
• Ágiles búsquedas de documentos y expedientes (por fechas, usuarios, tipos de documentos, etc.)
• Generación de expedientes virtuales siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación y su parametrización para otros modelos.
• Generación de reportes de gestión.
• Recepción automática de documentos para radicación vía fax.
• Envíos, físicos con módulos para correos o couriers o vía fax/email
• Gestión de Archivos
• Flujos Documentales (WorkFlow)

- Servidor web
- Servidor base de datos
- Servidor de imágenes
- Servidor de fax (opcional)

En temas de gestión documental se requiere: escáneres, impresora de sticker, Lectores de código de barras.

-Ingeniero de sistemas o administrador del sistema
-Grupo de gestión documental
-Jefe o representante de archivo y correspondencia
-Ingeniero o técnico de soporte a usuarios finales del sistema -Radicador-digitalizador, el cual es el encargado de digitalizar los documentos y administrador de archivo.

Requerimientos técnicos para la instalación y uso de Orfeo
LEGISLACIÓN
https://athento.atlassian.net/wiki/pages/viewpage.action?pageId=2457617
http://www.ecoedicio.cat/docs/culturalibre_ecoedicio.pdf
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