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PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO
by

Sonia Albarracin

on 20 February 2013

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Transcript of PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO

PLANIFICACIÓN DE UN PROYECTO POR QUE SER REALIZA UN PROYECTO? SATISFACCION DE NECESIDADES BASICAS QUE ES UN PROYECTO? Un proyecto es un conjunto de fases,
eventos, actividades y tareas debidamente planeadas y coordinadas con limites y alcances definidos en un area
o campo determinado y cuyo objetivo es satisfacer necesidades humanas, dentro de un marco de referencia previamente establecido. que queremos
conseguir (objetivos).
El Qué en qué tiempo
(cronograma).
El Cuando y a que costos
(presupuesto).
El Cuanto Es lo que se denomina habitualmente triangulo de la gestion de proyectos. El triangulo implica tres puntos unidos, es decir, existe un compromiso entre los tres: variar uno implica variar los otros. Por lo tanto, un buen plan tiene que reflejar, de forma sencilla y clara, esos tres aspectos y facilitar la toma de decisiones (a tus jefes, tu equipo o a ti). La toma de decisiones se hace al principio (lo que se llama viabilidad) pero, sobre todo,a lo largo de todo el proyecto (seguimiento). Cuanto mas sencillo y claro sea el plan, mejor sera la toma de decisiones. OBJETIVOS Y ACTIVIDADES Uno de los errores comunes al principio es confundir objetivos y actividades.
Lo mas sencillo es describir actividades, incluso se pueden organizar
jerarquicamente (tecnicamente se llama EDT o WBS) es decir, descomponer
el trabajo en tareas. Eso es lo facil, lo dificil es que esas actividades cumplan
tus objetivos, es decir, que se cumpla el alcance (o exito) del proyecto. Pero, ¿por que es tan dificil? Porque es dificil determinar:

* Como medir el exito de los objetivos
* Como medir la relacion causa efecto (Actividad Objetivo) El plan debe contener las actividades y los objetivos y, de forma clara, se tiene que ver su relación, debe haber una lógica: cumpliendo tales actividades se cumple tal objetivo. Sin embargo suele ocurrir que aunque cumpla con ciertas actividades no cumpla un objetivo o un hito del proyecto. ACTIVIDADES E INDICADORES Un indicador es un dato objetivo que permitira:

* Medir el impacto de una actividad.
* Medir el grado de exito de un objetivo. Los indicadores deben estar en los informes de seguimiento.
Sirven para medir el estado del proyecto (actual) y su relación
respecto al plan previsto (seguimiento).
Es una forma de relacionar actividades y objetivos. El Cronograma (La Planificacion) El cronograma es el plan de la variable tiempo. Es decir, un conjunto de actividades con sus plazos correspondientes (fecha de inicio y fin). El cronograma relaciona actividades y tiempo. La herramienta mas utilizada es el diagrama de Gantt y tambien se utiliza mucho el concepto de ruta critica y red PERT. Pero yendo a lo sencillo buscamos responder ciertas preguntas:

Cuando terminara el Proyecto? Plazo de Ejecucion
Cuando se hara tal actividad? Inicio/Fin/Duracion de una actividad
Que avance de proyecto tendre en tal fecha? Hitos del Proyecto Un cronograma debe servir para tomar decisiones, por ejemplo saber la implicacion de un retraso en una actividad o de la modificacion del alcance (nuevas tareas). La fecha fundamental es la de entrega del proyecto, el resto de plazos y fechas no son mas que las causas que llevan (o no) a cumplir con el plazo de entrega El informe de seguimiento es sencillo,
debe contener el seguimiento de los plazos previstos y,
si es necesario (casi siempre)
proponer un nuevo cronograma.
Sirve para controlar la variable tiempo.
Un hito podria decirse que es un indicador de la variable tiempo El Presupuesto El presupuesto es el plan de la variable dinero (y recursos).
Lo ideal es un presupuesto por actividades donde cada actividad tenga su presupuesto.
De esta forma se podria saber el presupuesto por objetivo, o por diferentes niveles de actividades si estan jerarquizadas.
Tambien se suele hablar por partidas generales o, en mas detalle, según los planes de contabilidad.
Da igual, la cuestion es saber a donde va el dinero. El informe de seguimiento es sencillo,
debe contener el seguimiento de las
actividades o partidas y, si es necesario
(lo habitual) proponer un nuevo presupuesto.
Sirve para controlar la variable dinero Los Informes Los informes, ya sean del plan inicial o los planes periodicos de seguimiento, deberian cumplir con ciertas condiciones:

* Faciles y rapidos de leer. Lo ideal es una hoja, sino, hasta un maximo de 4 hojas. ¿Por que? Porque 4 hojas se leen en 4 minutos. Los informes son un ejemplo de lo que se denomina el ciclo PDCA (circulo Deming):

* Piensas en un formato de informe (el plan)
* Lo entregas (la ejecución)
* Lo revisas (la evaluación)
* Lo cambias (mejora)

Y así sucesivamente. No hay una única forma de hacer informes (o planes) Ejemplos para aclarar conceptos

Vamos a poner algunos ejemplos de lo que hemos visto hasta ahora:
objetivos, actividades e indicadores.
El trabajo con los cronogramas o con los presupuestos es mas sencillo. Objetivo: Aumentar el uso del email en una organizacion
Actividad: Instalar una cuenta corporativa de correo electronico
Indicador: Instalar una cuenta corporativa de correo electronico Cuando nos piden realizar un plan de trabajo se busca anticipar, es decir, saber antes de asignar recursos los tres aspectos principales de un proyecto, es decir: * Al grano y bien hecho. Es decir, bien redactado, yendo al grano (indicadores) y sin literatura que no aporta nada.
Recomendable el uso de negritas y viñetas porque resaltan
y apoyan una lectura rápida * Frecuentes. La Frecuencia depende del proyecto, el criterio seria utilizar una frecuencia adecuada para controlar el proyecto (si no se cumple el plan). Por ejemplo en un proyecto de 4 semanas, al menos uno por semana, en uno de 12 meses, al menos 1 por mes. * Contenido. El informe debe permitir ver las variables (alcance, tiempo y presupuesto) de forma rapida y debe contener:
o lo previsto en el plan
o el estado actual a la fecha
o y la previsión futura (si cambia) Otra cuestión previa es informar con datos objetivos. Un plan que no utilice datos previos, no sirve de mucho, es improvisar.
Es importante revisar y reflexionar sobre datos anteriores e incluso situar indicadores de base (en proyectos sociales se habla de línea de base). A la hora del seguimiento, ya tendremos datos sobre los que reflexionar. Los datos imprescindibles son los indicadores y estarán incluidos en todos los informes. Objetivo: Mejorar el control de acceso en una empresa
Actividad: Entregar tarjetas de acceso a los empleados
Indicador: Empleados que utilizan el sistema de acceso Objetivo: Disminuir los delitos en mi barrio
Actividad: Contratar 15 nuevos policías
Indicador: Delitos mensuales por cada 1.000 habitantes Objetivo: Mejorar la calidad de la formación profesional
Actividad: Hacer un test final a los alumnos
Indicador: Percentil de notas Objetivo: Generar opinión en la Web
Actividad: Escribir 10 artículos cada año en un blog
Indicador: Enlaces de Webs externas a los artículos
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