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Diagnostico Documental

Pautas para elaborar el diagnostico documental
by

Milenita Roa

on 16 October 2014

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Transcript of Diagnostico Documental

Introducción
El archivo general de la nación de Colombia atendiendo a la política de salvaguarda, conservación, recuperación y acceso a la información proporciona una propuesta metodológica enfocada en procesos de diagnostico documental.
A1. Datos del archivo
A2. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
A3. Administración del archivo
A4. Servicios que presta el archivo
A. Identificación
Una vez interpretados y tabulados los datos y obtenida la información a partir de la aplicación del formato de diagnostico, se puede formular a nivel institucional un programa de conservación preventiva, para tomar medidas preventivas o correctivas necesarias.

Programa de conservación preventiva
Diagnostico Documental
C1. Almacenamiento
C2. Aspectos archivísticos
C3. Preservación documental
C4. Documentación que se encuentre en otro deposito
C5. Estado de conservación de la documentación
C. Características de la documentación
El diagnostico documental cubre tres aspectos:

A. Identificación
B. Infraestructura física
C. Características de la documentación
Partes del diagnostico documental
B1. El edificio
B2. El archivo
B3. Instalaciones (Depósitos)
B4. Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento
B. Infraestructura física archivo
C3. Preservación Documental
Establece y el nivel y el tipo de deterioro de los documentos y los tratamientos adelantados tanto preventivos como curativos y la implementación del sistema integrado de conservación con la aplicacion de programas y acciones concretas de trabajo.
C4. Documentación que se encuentra en otro deposito
En este punto se da cabida al registro de la documentación que por razones de espacio o de la misma organización archivistica se encuentra en otro sitio.
La evaluación de un archivo y de las condiciones, es una herramienta fundamental para garantizar la preservación de los documentos los cuales son fuente de conocimiento y memoria histórica.

La falta de organización generan deficiencias y propician deterioro en el material documental con el fin de terminar estas circunstancias es necesario aplicar un proceso de diagnostico integral.
Presentación
El diagnostico documental garantiza:
Una visión completa de la infraestructura, entorno físico, documentación y organización de archivos.
Proporciona una herramienta para reconocer y evaluar las diferentes variables.
Permite la formulación de programas de conservación preventiva.
Facilita los procesos de gestión documental.
Posibilita la presentación de un servicio eficaz y eficiente.
A1. Datos del archivo
Se incluye la información básica sobre fecha de conformación, ubicación geográfica y dirección.
A2. Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
Ya que todo archivo necesariamente se encuentra vinculado a una entidad dentro de una estructura bien sea del estado en el sector privad, es importante, la misión que cumple y los datos del representante legal.
A3. Administración de archivo
Un punto especial lo constituye la administración del archivo, su ubicación en la estructura de la entidad y los mecanismos que posee para regular la función archivística.
A4. Servicios que presta el archivo
Se refiere al tipo y cobertura de lo servicios que presta el archivo.
Se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las condiciones de consulta y la infraestructura con la cual cuenta.
Se debe realizar una inspección a la infraestructura para determinar los factores de riesgos o las fortalezas que posea.
B2. El archivo
Se determina el lugar que ocupa el archivo dentro del edificio. Se debe tener precaución en el numeral 3, con las áreas que se señalen.
B3. Instalaciones (Depósitos)
B1. El edificio
Se parte dando algunos datos que van desde la época de construcción hasta el estado actual.
B4. Condiciones de prevención de desastres
C1. Características de almacenamiento
C2. Aspectos archivisticos
Determina la forma de organización archivistica que utiliza, y el tipo de auxiliares descriptivos con los que cuenta para recuperar la información.
C5. Estado de conservación de la documentación
Para determinar la conservación de la documentación, usaremos una muestra representativa usando principios estadisticos.

Se inspecciona los aspectos ambientales presentes en el deposito.
Este sera uno de los aspectos que proporcionan orientación para tomar correctivos en relación con el control de los factores de deterioro.
Son las condiciones de seguridad respecto a los planes de prevención de desastres y las relaciones del archivo y el funcionamiento de los comités de salud ocupacional.
Determina carácteristicas de almacenimiento físicas y técnicas de la documentación.

Establece diagnostico mediante estadisticas de acuerdo al volumen de la documentación.


Consideraciones generales
Ley general de archivos 594 de 14 de julio de 2000
Titulo XI "Conservación de documentos"
Sistema Integrado de consevación
Interpretación de los aspectos evaluados
Con la información recolectada en el diagnostico documental tomaremos medidas preventivas para garantizar la correcta preservación del acervo documental de cada entidad y permiten poner en práctica el
Sistema Integrado de Conservación
.
Cuestionario
Que es el diagnóstico documental ?
Cuestionario
Que es el sistema archivístico ?
Cuestionario
Quienes necesitan del diagnóstico documental ?
Cuestionario
Cuales son las actividades a realizar ?
Deterioro de la documentación
Las causas del deterioro pueden ser intrinsecos (internos) o extrinsecos (externos).
De acuerdo a su origen los tipos de deterioro son: Biológicos, Químicos y Físicos.
Instructivo de aplicación
Para desarrollar esta propuesta de diagnóstico y obtener los mejores resultados, se propone seguir algunos pasos.
Instructivo de aplicación
Lectura minuciosa del formato de diagnóstico, tener en cuenta los anexos informativos, diligenciar la totalidad del formato, hacer mediciones específicas, consultar los planos arquitectónicos y hacer visitas de observación.
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