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El organigrama como representación

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by

luis brasa

on 26 October 2014

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Transcript of El organigrama como representación

El organigrama como representación
Bracamontes Santaella Luis Antonio.
García Badillo Jessica Mariana.
López Cruz Karen Jocelyn.

Daniel McCallum
El primer organigrama fue creado aproximadamente en 1854 por Daniel McCallum, superintendente de la compañía de ferrocarril de Nueva York y Erie.

McCallum convirtió al organigrama en una forma que, el escritor Henry Varnum llamó, “una pobre semblanza de un árbol”, donde sus raíces representaron al presidente y a la junta directiva.

Sus ramas eran las cinco divisiones funcionales y los departamentos de pasajeros y carga. Sus hojas representaban a los varios agentes vendedores de pasajes, a los agentes de carga, las tripulaciones, capataces, y así sucesivamente.

Historia
Históricamente, el organigrama es un símbolo de evolución de la industria occidental que partió de ser fundamentalmente de naturalezas individuales, a un ámbito en las empresas en las cuales, la creación de capacidades organizativas se convirtió en un requisito para la supervivencia.

Es la representación gráfica de la organización de una entidad o empresa; se le considera un instrumento imprescindible para conocer una organización ya que, mediante este se mostrará gráficamente su estructura formal.

En él se define la jerarquía de los puestos y se identifica el funcionamiento de la gestión desde la cima hasta la base de la organización.

Por ello es utilizado como documento clave y requisito previo para realizar la evaluación de la calidad en cualquiera de sus estándares o para cualquier metodología de análisis organizacional.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama ajustado a la realidad de una organización permite que los integrantes de ésta conozcan la estructura básica, su posición dentro de ella, sus responsables y el camino que debe seguir la información.

A los usuarios les permite conocer el funcionamiento de la misma, su grado de organización e identificar a los responsables de la gestión.

Para los directivos es una herramienta tanto de trabajo, como de consulta y análisis, para mejora de la empresa.

Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de trabajo, requieren de un marco de actuación para funcionar y ese marco está constituido por la estructura orgánica, que es la división ordenada y sistémica de sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creación.

Y su representación gráfica es el organigrama que puede entenderse también como el método más sencillo para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en términos concretos y accesibles.
¿Por qué es importante un organigrama?

El organigrama sirve generalmente para descubrir y eliminar defectos o fallas de organización, comunicar la estructura organizativa y reflejar los cambios organizativos.  Algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
Función de un organigrama:
Proporciona una imagen formal de la organización.
Facilita el conocimiento tanto de la organización como de sus relaciones de jerarquía y coordinación.
Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta.
Da los aspectos más importantes de la organización
Muestra La estructura de la organización
Las funciones y su división
Los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de la comunicación.
La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.
Precisión: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.

Sencillez: Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros y de puestos, ya que esto, en vez de ayudar a la estructura administrativa de la empresa, puede producir mayores confusiones.
Requisitos de un organigrama: Criterios fundamentales para su preparación:
Uniformidad: Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y figuras que se utilicen en su diseño. Sin embargo, hay casos en lo que esto no se respeta,

Presentación: Su funcionalidad depende en gran medida de su formato y estructura; por ello, en su preparación debe considerarse criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.

Vigencia: El organigrama debe mantenerse actualizado. Al elaborarlo es recomendable que en el margen inferior derecho del gráfico se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de su autorización o actualización.

Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los más frecuente es hacerlos del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
Los organigramas deben contener nombres de funciones, no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupa.

Se deben usar formas iguales para representar los puestos, las más comunes son cuadrados y rectángulos. Se recomienda que se utilice la misma y que estas sean del mismo tamaño.

Colocación de los puestos de manera jerárquica.
Utilizar líneas apropiadas para unir los elementos.

Se recomienda que todas las líneas sean negras y solo se cambie su tipo de trazo.

Ejemplo: si está llena, es una autoridad lineal; si es punteada, la autoridad es funcional. Si es llena pero lateral, la autoridad es de tipo staff, si es punteada y lateral es coordinación.
Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.

Muestra quién depende de quién.

Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Ventajas
Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.
El organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espíritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación demasiado grande de "propiedad".

Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cúmulo de relaciones informales e informales significativas.
Desventajas:

Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.

Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad.

Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.
Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la siguiente información:

Información sobre unidades:
El número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.
El número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
Los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.
Técnicas para la elaboración de los organigramas
Información sobre relaciones:
Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tiene cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores:
Se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.
Los archivos de la institución.

Los empleados y funcionarios.

Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo

Métodos de recolección de datos

Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).

Cuestionarios escritos.

Entrevistas con jefes y empleados.

Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora).
Fuentes de información

Títulos de descripción condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Fecha de formulación.

Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)

Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
A) Líneas llenas sin interrupciones, indican la autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica.

B) Líneas llenas verticales indican autoridad sobre otro. Las horizontales señalan especialización y correlación.

C) Líneas de puntos o discontinuas indican relaciones de coordinación, y algunos las utilizan para señalar las relaciones funcionales. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geométrica (cuadrado, rectángulo y a veces círculos) indica mando, autoridad. Cuando la línea llena cae o se coloca los lados de la figura geométrica o recuadros, indica relación de apoyo.
Símbolos en un organigrama:

Según la forma como muestran la estructura son:

Analíticos: Suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
Clases de organigramas:
Generales: Este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.
Los organigramas se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son:
Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a más de una organización.

Meso administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.
Por su naturaleza :
Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su tamaño y características, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.
Por su ámbito:
Específicos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la organización de un departamento o sección de una empresa.
Integrales: Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia; los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Por su contenido
Funcionales: Estos incluyen Las funciones primordiales, además de las unidades y sus interrelaciones. Este organigrama es útil para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
De puestos, plazas y unidades: Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Verticales (Tipo clásico): Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.
Por su presentación
Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.
Mixtos: La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
De Bloque: Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.
Organigrama circular o concéntrico: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos. Este tipo de organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.
Otros tipos de organigramas: 
Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
Ejemplos:

Franklin, B. (2009). Organización de empresas. México: McGraw-Hill

Parlente, J. (2001) Teoría de las organizaciones. Un enfoque de metáforas. México: Universidad Autónoma de Tamaulipas.
Referencias:
Henry Fayol
H. Fayol (Estambul, 1841 - París, 1925) fue ingeniero y teórico de la Administración de empresas. Nació en Constantinopla en el seno de familia burguesa, vivió las consecuencias de la Revolución Industrial y más tarde, la Primera Guerra Mundial.

Consideró tres aspectos fundamentales para la organización de la empresa:
La división del trabajo.
La aplicación de un proceso administrativo.
La formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa.      
Resumió sus investigaciones en 14 principios:
División del trabajo: Mayor especialización, mayor eficiencia en el oficio.
Disciplina: Respeto a las reglas resultado de un buen liderazgo.
Autoridad: Dar órdenes teniendo autoridad personal.
Unidad de dirección: Operaciones con un mismo objetivo dirigidas por un solo gerente con un plan.
Jerarquía en el mando: Se debe de recibir instrucciones solamente de una persona.
Subordinación de interés individual al bien común: El interés de los empleados no debe tener relación sobre interese de la organización como un todo.
Centralización: Los gerentes deben conservar la responsabilidad final, pero necesitan da autoridad suficiente a sus subalternos para realizar su trabajo.
Jerarquía: Autoridad en orden de rangos.
Orden: Se debe ocupar el cargo adecuado para cada uno.
Equidad: Administradores deberían ser amistoso y equitativos.
Estabilidad del personal: Una rotación de personal alta no resulta eficiente para el funcionamiento de la organización.
Iniciativa: Dar libertad para realizar las cosas.
Espíritu de grupo: Da unidad de equipo.
Fayol dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos:
Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa.
Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra,venta e intercambio.
Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas.
Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, REGISTROS balances, costos y estadísticas.
Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.
Esta escuela es contemporánea a la de la Administración Científica, cuyo fundador fue Frederick Winslow Taylor.
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