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GESTÃO DO TEMPO

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Kritérion Consultoria

on 16 November 2016

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GESTÃO DO TEMPO
Nos dias turbulentos de hoje poucas coisas causam tanta preocupação, estresse e dificuldades emocionais como o
tempo.
Como gerenciar o tempo
"Faça acontecer", de David Allen:
Perguntar a si mesmo sobre cada atividade:
• Em qual item da minha lista de objetivos de médio e longo prazos devo trabalhar hoje?
Por mais que organizemos a agenda sempre fica, ao final do dia, a sensação de que a lista não foi preenchida, ou se foi, que a jornada poderia ter sido melhor aproveitada.
Cada segundo desperdiçado em ninharias ou compromissos não essenciais é uma chance que perdemos de sermos mais felizes.
O que torna o tempo tão amedrontador é a finitude humana. Todos sabemos que não somos eternos.
Tempo é muito mais que dinheiro, tempo é oportunidade de autorrealização. O dinheiro perdido pode ser recuperado, já o tempo, não.
É inútil, cansativo e nada funcional a lamentação sobre o tempo perdido.
Em vez de procurar os tempos perdidos, é necessário se responsabilizar no presente e projetar objetivamente o futuro.
Este módulo visa auxiliar o profissional na sua gestão de tempo, como organizar melhor suas atividades e empreendimentos, como calcular adequadamente seus ofícios e aproveitar melhor suas jornadas diárias de trabalho.
Registrar
consiste em esvaziar a mente, retirar dela e anotar tudo aquilo que você precisa fazer.
Este procedimento é importante porque além de deixar anotado, guardado, em lugares acessíveis, libera a mente para processar novas informações;
Estágios do controle:

Esclarecimento
consiste em perguntar a si mesmo acerca de cada atividade relacionada em sua lista se é possível ser realizada imediatamente ou não, e se é necessária realizá-la ou não;
É preciso

ter
organização
, tornar claro para você o que significa cada atividade, se é essencial ou não, se é indispensável hoje ou não, e assim por diante;
Revisar
aquilo que você anotou, esclareceu e organizou, e verificar diariamente ou semanalmente como está o andamento das atividades;
Se a
ação
pode ser concluída em breve tempo, faça-a, se leva mais do que isso, delegue ou adie, conforme aquilo que for mais conveniente para o momento.
Etapas do planejamento:
Os
princípios e propósitos
são aquilo que respondem o “porquê” de suas ações.
Saber as razões de nossas ações é imprescindível, do contrário nos tornamos robóticos, agindo sem saber a razão e para onde iremos;
A
Visão
consiste em identificar os projetos de médio e longo prazo, aquilo que exigirá dois anos ou mais de preparação e execução.
Visualizar o que você precisa ou pretende realizar amanhã é indispensável, pois sem visualizar isto nunca se tornará claro e evidente em sua mente;
Primeiramente precisamos de organização e clareza, anotando e elencando o que precisamos fazer para cumprir aquilo que estabelecemos como princípios e visões;
Organização é a identificação daquilo que é necessário, situando de forma planejada e sistematizada como será feito cada coisa, quando, de que forma, e sua razão;
Colocar em prática,
agir e
realizar aquilo que projetamos mentalmente, exige além de motivação e estratégia muita coragem.
Lista de tarefas diárias
Objetivos intermediários
Objetivos de longo prazo
Valores norteadores
"A tríade do tempo", de Christian Barbosa:
o autor distingue

as atividades entre circunstanciais, urgentes e importantes.
As
atividades circunstanciais
são todas aquelas que nos tomam tempo e não são essenciais para as nossas vidas.
As atividades urgentes são aquelas que surgem exigindo resolução imediata.
As
atividades importantes
são aquelas que realmente nos fazem progredir, avançar.
"Devorando elefante" na visão de Gary Kroehnert:
Aplicar a administração do tempo não é uma questão de baixar a cabeça e atacar o trabalho 24 horas por dia.
Administrar o tempo é cumprir todas as metas
com excelência
dentro do tempo que se tem disponível.
A falha na administração do tempo resulta em prejuízos como: correria, não-cumprimento de prazos, falta de tempo para descanso, ineficiência.
Atos incontroláveis:
são condições climáticas, engarrafamentos em trânsito e outras situações que nada podemos fazer para evitar, apenas adotar medidas que ajudem no contorno de tais eventos.
Atos que controlamos indiretamente:
são telefones, respostas a e-mails, diálogos com outros profissionais, etc.
Atos que controlamos diretamente:
como cumprir agenda, realizar as tarefas no momento correto, e assim por diante.
• Quais atividades apresentarão maior retorno para meu investimento?
• Existe algum prazo a ser cumprido?
• Há alguma coisa que possa levar a resultados de longo prazo?
• O que acontecerá se eu não realizá-lo?
• Quais atividades o chefe quer que eu realize?
• O que não foi completado ontem e precisa ser feito hoje?
• Qual atividade representará maior risco para minha empresa se eu não realizá-la?
Problema crucial que acarreta desperdício de tempo é a procrastinação.
• Tenha todos os dias uma lista de tarefas, com as prioridades estabelecidas na seção “a ser feito hoje” de sua agenda;
• Faça referência aos seus objetivos de longo prazo quando estiver preparando a lista de atividades diárias prioritárias;
• Assegure-se de que as atividades de alta prioridade estejam acessíveis;
• Seja flexível, mas responsável;
• Estabeleça um limite de tempo desde o início (diga à outra pessoa que só pode falar 3 minutos);
• Faça um resumo (diga à pessoa o que você e ela se comprometeram a fazer);
Específicas para telefonemas:
• Dê telefonemas curtos e vá direto ao ponto;
DICAS PRÁTICAS DE GESTÃO DO TEMPO
1. Estabelecer quais os objetivos e prioridades.
Não é suficiente terminar o que deveria ser para semana seguinte se o projeto para amanhã não foi concluído;
2. Pensar a longo prazo.
Existem atividades que exigem um longo período de execução (dias, semanas, meses, talvez anos) para serem concluídas adequadamente. Elas precisam ser devidamente agendadas e organizadas;
3. Procrastinação.
Os profissionais perdem tempo demais com informações totalmente supérfluas;
4. Perfeccionismo.
Querer ser perfeccionista muitas vezes é um vício. Cada tarefa possui um objetivo, então você precisa cumpri-la de forma a ter sido devidamente realizada, sem faltar nada essencial;
5. Delegação de tarefas.
Você precisa segurar aquilo que de fato apenas você tem condições de realizar satisfatoriamente. As demais tarefas podem (ou devem) ser delegadas ao restante da equipe;
6. Listas, agendas, etc.
Cada pessoa precisa reconhecer qual o melhor instrumento para se organizar quanto ao tempo. Algumas se saem melhor com agendas, outras redigindo listas com todas as tarefas do dia, outras fazem as duas coisas;
7. Cálculo de duração das atividades.
Cada atividade que pode ser executada mais rapidamente (e sem prejuízo da efetividade) libera tempo para você concretizar outros planos;
8. Reservar minutos para repensar as metodologias.
Reserve em todos os dias alguns poucos minutos para repensar se você está se organizando adequadamente e realizando as tarefas corretas;
9. Seu melhor horário.
Todos rendemos mais em alguns períodos do dia e menos em outros. Devemos aprender formas de render mais, inclusive nos horários onde estamos já mais cansados, com atividades mais leves;
10. Desorganização.
Muitos profissionais são ineficientes porque simplesmente perdem mais tempo procurando seus documentos e materiais do que produzindo;
11. Diálogos em trabalho.
É inevitável que sejamos obrigados a conversar e discutir questões no trabalho. O problema é utilizar tempo além da conta nestas reuniões;

12. Múltiplas atividades simultâneas
. Hoje em dia as tarefas são tantas e urgentes que parece impossível dedicar-se a uma atividade por vez. No entanto, as atividades mais complexas e importantes precisam ser focadas;
13. Padronização.
Atividades complexas não podem ser padronizadas, mas enfrentadas criativamente, já atividades burocráticas precisam ser resolvidas por meio de metodologia, que por si só garanta a efetividade.
• Comprometa-se com um prazo (mesmo que não haja prazo definido estabeleça uma data de término para você mesmo).
Os dois pilares que sustentam sua abordagem são ‘controle’ e ‘planejamento’, cada um composto por cinco etapas.
A hierarquia das prioridades na organização de tempo, de Manuela Wagner:
Para gerenciar o tempo precisamos aprender a distinguir os eventos em três categorias:
Filme: 007 Skyfall - Parte 1
Filme: O preço do amanhã
Filme: Estrada para a glória - Parte 1
Filme: Estrada para a glória - Parte 2
Estrada para a glória - Parte 2
• Diga à outra pessoa que tem de atender a outro telefonema.
Estrada para a glória - Parte 1
O preço do amanhã
007 Skyfall - Parte 1
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