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La Gestión de Documentos de Archivo

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by

Carlota Maldonado

on 22 May 2015

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Transcript of La Gestión de Documentos de Archivo

Gestión de Documentos
"Control sistemático de la totalidad de los documentos desde su creación o recepción, a través de su procesamiento, distribución, organización, almacenamiento y recuperación hasta su disposición final." (ARMA International, 1989)
¿ Qué objetivos persigue?
Evitar la creación indiscriminada de documentos.
Simplificar procedimientos.
Controlar uso y circulación de los documentos.
Organizar los documentos para la gestión y toma de decisiones.
Conservación y mantenimiento de documentos a bajo costo.
Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales.
Records Management o Gestión de Documentos
"Área de gestión general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos." (ICA, 1984)
Orígenes de la Gestión de Documentos

La Gestión de Documentos de Archivo
Bases teóricas de la Gestión de Documentos
Ciclo de vida de los documentos y Teoría de las tres edades de los documentos.
Es decir...
Asegurar la presencia del Archivero y los métodos archivísticos para que los documentos de archivo reciban tratamiento adecuado.
Gestión de Documentos vs. Gestión de Documentos
Surge en los Estados Unidos (comienzos de 1930)
Conceptos de Archivística integrada.
La Gestión de Documentos y los Programas de tratamiento de archivos
James Rhoads (1983-89)
Nivel mínimo
Nivel mínimo incrementado
Nivel intermedio
Nivel óptimo
Niveles de implantación:
Nivel mínimo:
Calendarios de conservación - Transferencia de documentos a Archivos Históricos.
Nivel mínimo incrementado:
Al nivel mínimo + uno o varios archivos intermedios.
Nivel intermedio:
Nivel mínimo incrementado + diseño y gestión de formularios, gestión correspondencia e informes. Sistemas de archivo y recupero de documentos. Programa de documentos esenciales y planificación ante desastres.
Nivel óptimo
Gestión de directrices, sistemas de gestión de la información. Reprografía, automatización y tecnología en múltiples aplicaciones.
Proceso de reducir selectivamente a proporciones manipulables la masa documental con miras a conservar los de valor cultural
Aplicación de la administración científica con fines de eficiencia y economía. Los beneficios para los investigadores son meros subproductos.
La gestión de documentos cubre la totalidad del ciclo de vida del documento, en sus edades corriente e intermedia.
La primera posición afirma que:
La segunda posición:
Entre ambas posturas:
¿Qué pasa entre los gestores de documentos y los archiveros?
¿Se superponen las funciones?
¿Quién es quién?
Los gestores de documentos: brindan fórmulas para lograr racionalidad y economía para los programas de archivos.
Los archiveros pueden adoptar las técnicas de administración para conseguir archivos de calidad.
Ambos profesionales:
elaboración de normativa.
diseño de formularios.
procedimientos y procesos.
gestión y automatización.
control de niveles de acceso y difusión.
La Gestión de Documentos y los Programas de Archivo y el Tratamiento Documental.
Política de tratamiento de documentos
Manera concertada y pensada de establecer los medios que permitirán el procesamiento eficaz y rentable de los documentos de archivo.
Elementos de la política de tratamiento:
Legislación o reglamentación.
Estructura: personal, recursos, etc.
Programa: elementos constitutivos y de sostén.
Elementos Constitutivos:
Creación, distribución y recepción de los documentos.
Tratamiento de documentos activos.
Tratamiento de documentos semiactivos.
Tratamiento de documentos inactivos.
Tratamiento de documentos esenciales.
Elementos de sostén:
Inventario.
Calendario de conservación.
Elementos fundamentales de la Gestión de Documentos
Cuadro de clasificación.
Calendario de conservación.
Inventario.
Hay dos posiciones encontradas respecto a economía y eficacia:
Couture y Rousseau (1988)
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