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GESTIÓN DE LA DISPONIBILIDAD DE INSUMOS Y BIOLÓGICOS A NIVEL MUNICIPAL

indica cómo se realiza el acompañamiento, asesoría técnica y metodológica en Salud al programa de planeación local y presupuesto participativo, en cada comuna y corregimiento
by

YENNY PILAR TORRES CASTRO

on 28 January 2013

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Transcript of GESTIÓN DE LA DISPONIBILIDAD DE INSUMOS Y BIOLÓGICOS A NIVEL MUNICIPAL

INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL PARA PISCINAS Y ESTRUCTURAS SIMILARES IDENTIFICAR CANTIDADES
REQUERIDAS EN CAVA Calcular mensualmente las cantidades requeridas para la Ciudad de Medellín, basados en la existencia real a la fecha de los biológico e insumos PAI en la cava.
Enviar vía correo electrónico a enfermero responsable de la gestión de insumos en el formato solicitud de biológicos e insumos por parte del ministerio de la protección social (MSPS) VERIFICAR CANTIDADES
A SOLICITAR Teniendo en cuenta el consumo histórico y la plantilla de cálculo de necesidades x IPS se verifican las cantidades a solicitar.

Se consolida el movimiento de resumen de perdidas coincidente con el resumen mensual de vacunación acompañado de las respectivas actas de baja original y copia. y se entrega al Subsecretario de Salud Pública para firmar la solicitud de insumos y se envía a la Secretaría Seccional de Salud de Antioquia (SSSA) ENTREGAR SOLICITUD A LA SECRETARÍA SECCIONAL
DE SALUD DE ANTIOQUIA Dirigir a la oficina Programa Ampliado de Inmunizaciones
Departamental la solicitud para la aprobación.
Coordinar con la enfermera especialista el transporte con anterioridad para recibir los biológicos e insumos del Programa Ampliado de Inmunizaciones autorizados por la Secretaría Seccional de Salud de Antioquia. RECEPCIONAR BIOLÓGICOS E INSUMOS Recibir biológicos e insumos del Programa Ampliado de Inmunizaciones, verificando cantidades por cada pedido recibido, el funcionario encargado debe contar con los insumos para verificar si las cantidades recibidas coinciden con el pedido, verificar casas productoras, fechas de vencimiento, lotes y temperatura a la cual llega el producto (sí requiere refrigeración)
Diligenciar acuso de recibido con sus respectivas observaciones y enviarlo a la Secretaría Seccional de Salud Departamental con copia al enfermero de la Secretaría de Salud de Medellín máximo 48 horas después de recibido. ALMACENAR BIOLÓGICOS
E INSUMOS RECIBIDOS Registrar en la planilla kardex la entrada de cada uno de los biológicos e insumos recibidos almacenarlos.
Registrar en el kardex la fecha de vencimiento, con el fin de controlar la rotación de insumos y disminuir las pérdidas por este motivo.
Identificar los productos por fecha de vencimiento y fecha de entrada a la cava.
Marcar las neveras, estantes y el cuarto frío con el nombre de los biológicos que se almacenan allí en su respectivo orden.
Se verifican las fechas de vencimiento de los biológicos e insumos nuevos que van a ser puestos en la cava o refrigerador horizontal, cuidando siempre que el producto con vencimiento próximo, quede más cercano a la parte externa de la cava o refrigerador horizontal.
Informar al enfermero a través de email u otro medio escrito los productos con fechas de vencimiento en los próximos 3 meses.
Realizar almacenamiento de los biológicos e insumos en cava y refrigeradores horizontales, se verifican las condiciones de almacenamiento definidas por el Ministerio de Protección Social en el respectivo empaque para evitar errores.
Antes de poner los biológicos e insumos en la cava o refrigerador horizontal, se verifica que el área de almacenamiento se encuentra limpia.
Además, los productos están almacenados en estanterías metálicas para que evite el contacto con el piso.
Se lleva un adecuado registro y archivo de las hojas de vida de cada uno de los equipos. PROMOVER ESTRATEGIAS ENCAMINADAS A AUMENTAR LA ROTACIÓN DE LOS INSUMOS Al identificar los biológicos e insumos próximos a vencer en el mes siguiente para proceder a la implementación de las siguientes acciones para evitar pérdidas:
Hacer entrega a las IPS que por movimiento de inventario consumen más el producto.
Promover estrategias de vacunación institucional y/o extra mural.
Solicitar directriz a la SSSA para agotar existencia rápidamente y evitar perdidas CONTROLAR TEMPERATURA Registrar dos veces diariamente en la mañana y en la tarde, las mediciones de temperatura, en el formato registro de temperaturas, con el fin de verificar que esas mediciones estén en los rangos permisibles para garantizar la conservación de los insumos, refrigeradora o red de frío entre 2 a 8 C.
Aplicar el plan de contingencia ante cambios alarmantes de temperatura que ponga en riesgo la calidad y seguridad de la vacuna.
Para los fines de semana, días festivos y no laborales se deben trasladar los biológicos de las neveras horizontales hacia el cuarto frío para garantizar el monitoreo de la temperatura autorizado a nivel satelital. REALIZAR INVENTARIO
FÍSICO GENERAL RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE BIOLÓGICO E INSUMOS DEL PAI DE LAS IPS REVISAR MOVIMIENTOS DE INSUMOS DEL PAI DE LAS IPS Comparar los movimientos actuales de las IPS reportados en el formato de movimientos con lo reportado en el aplicativo PAISOFT para esta IPS entregados por el profesional universitario de sistemas de información (dosis pérdidas para comprar con las respectivas actas de baja).

En caso de no coincidir la información no se autoriza el pedido ya que se requiere ajuste y se le informa al responsable del procedimiento.

En caso de corresponder la fecha de entrega a la IPS y no se ha recibido las actas de baja se procede a informar al director o jefe de la IPS.

En caso de coincidir los movimientos (dosis perdidas y actas de baja): verificar el histórico de las necesidades de insumos y biológicos de la IPS a través de las plantillas de control de necesidades PAI, esto con el fin de valorar en las cantidades a autorizar según lo requerido por las IPS y el inventario disponible en CAVA.

Se procede a diligenciar las cantidades autorizadas, se firma la solicitud autorizandolas.

La IPS Imprime la solicitud firmada por la Secretaria de Salud y tramita la firma el responsable PAI en la IPS para dirigirse posteriormente a la cava de acuerdo al calendario de entregas de biológicos para la recepción de los insumos y biológicos.

Algunas IPS envían la solicitud en físico a la SSM para ser autorizadas estas se aprueban firmando el documento físico.

Se sistematiza las actas de baja de todas las IPS para llevar un control y análisis de las causas de perdidas, se retroalimenta esta información a la IPS y al equipo PAI. ENTREGAR BIOLÓGICOS E INSUMOS DEL PAI Verificar que la institución prestadora de salud lleve los elementos que garanticen la conservación de la red de frío de conformidad con lo descrito en el manual programa ampliado de inmunizaciones del MInisterio de Protección Social.

Verificar que el formato de movimientos sea el autorizado firmado por el enfermero de la Secretaria de Salud de Medellín y este firmado además por el responsable PAI de la IPS
El pedido debe ir acompañado del formato de control mensual de perdidas de biológicos y otros insumos.

Despachar a la IPS las cantidades descritas en la casilla “ dosis autorizadas” tener en cuenta despachar primero los insumos y biológicos próximo a vencer o que entraron primero a la CAVA.
La IPS realiza conteo de los insumos y biológicos recibidos verificando que coincidan con las cantidades autorizadas si está de acuerdo se firma antes de retirarse de la CAVA.

Se brinda instrucciones, información o novedades de programa ampliado de inmunización de acuerdo a las necesidades del programa y de las instituciones prestadoras de Salud.

Se recuerda a la IPS, sobre el envió a la Secretaria de Salud del acuso de recibo por mail, a más tardar 24 horas después de entregado los biológicos e insumos del Programa Ampliado de Inmunizaciones. El e mail con acuso de recibo se envía al enfermero. VERIFICAR ACUSO DE RECIBIDO Recibir el acuso de recibo de la IPS y almacenarlo en carpeta organizada por mes. En caso de no recibir el acuso de la IPS, notificarle por escrito que se da como aceptado por parte de la IPS lo despachado en la CAVA. Comparar el acuso de recibo de la IPS contra la autorización de la Secretaría de Salud de Medellín. En caso de inconsistencias informar a la IPS para su revisión y ajuste. Si igualmente persiste la diferencia se descarga lo realmente despachado en la planilla de control de necesidades PAI. ACTUALIZAR EL INVENTARIO Actualizar la plantilla de control de inventarios (Kardex) con las cantidades entregadas a las instituciones Prestadoras de Salud consignadas en el formato de solicitud de insumos del programa Ampliado de Inmunizaciones.
Lo anterior para controlar los saldos de los biológicos e insumos cada que se genere una salida o entrada de estos y se verifica que las existencias físicas concuerden con aquellas que se tienen registradas.

En caso de encontrar inconsistencias, se informa a la enfermera especialista para identificar la causa de inconsistencias con el equipo de programa ampliado de inmunizaciones y tomar las decisiones pertinentes.

El auxiliar área de la salud envía por email diariamente a la enfermera la plantilla de control de inventarios (Kardex) de lo entregado diariamente a las IPS. Solicitar al enfermero las existencias generadas a partir de la plantilla de control de necesidades PAI en la primera semana de cada mes.

Realizar conteo general mensual de todos los biológicos e insumos almacenados, para verificar que haya consistencia entre los biológicos e insumos almacenados, las existencias registradas en la planilla de control de inventarios (kardex) y planilla de control de necesidades PAI.

En caso de presentarse inconsistencias, se procede inmediatamente realizar requerimiento al responsable del inventario. No debe haber sobrantes ni faltantes. Realizar envíos de acta de toma de muestras, resultado de laboratorio y acta de visita, en un periodo no mayor a una semana, con conceptos emitidos desfavorables o condicionados donde se establece un plazo de acuerdo al factor de riesgo para tomar la medida sanitaria de seguridad por incumplimiento de la norma. Recepcionar cada mes las solicitudes de biológicos e insumos del programa ampliado de inmunizaciones por parte de las Instituciones Prestadoras de Salud Públicas y Privadas. Se recibe a través de correo electrónico o personalmente en medio físico según el cronograma establecido por la SSM.
Al finalizar el mes, el auxiliar de salud pasa los saldos físicos de CAVA a la enfermera utilizando el formato de movimientos e insumos PAI CAVA Medellín.
Verificar que el formato de solicitud de biológicos e insumos del programa ampliado de inmunizaciones, este completamente diligenciado por parte de las instituciones prestadoras de Salud.
En caso de incumplir con estas especificaciones, no se recibe la solicitud. Analizar los conceptos emitidos por los contratistas y programa las visitas de aplicación de medidas sanitarias donde se diligencia acta de visita y si es el caso el acta de cierre (solo aplica si no ha cumplido con los requerimientos). EVALUAR EL PROCEDIMIENTO Definir los ajustes requeridos en el procedimiento, el equipo de trabajo identifica las oportunidades de mejora basadas en las manifestaciones de las Instituciones Prestadoras de Salud, de la Secretaría Seccional de Salud de Antioquia, el Ministerio de Protección Social, la Secretaría de Salud de Medellín y el Sistema de Gestión de la Calidad.
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