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Herramientas para la captación de información y presentación

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miguel reza

on 28 April 2015

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Transcript of Herramientas para la captación de información y presentación

Jessica Murillo
Aron Aragon
Rogelio Gray
Miguel Reza

Herramientas para la captación de información y presentación de resultados: cuestionarios, cédulas y gráficos, y escalas de medición.
En el uso de cédulas y gráficos en la auditoría administrativa fortalece en gran medida las alternativas para recopilar información, ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van obteniendo como los que agrupan la interrelación de instrumentos empleados y resultados alcanzados.
Cédulas y gráficos
El empleo de gráficos en una auditoria administrativa representa una alternativa importante para el manejo de la información, ya que pueden complementar los registros de las cédulas y cuestionarios, además de constituirse en un mecanismo que retroalimenta todo el proceso de implementación de la auditoría.
Gráficos
Su uso en la auditoría administrativa representa un recurso que complementa el proceso de captar información, en la medida que permite establecer alternativas lógicas para determinar el comportamiento de las variables bajo análisis, por medio de su desagregación en los cuestionarios.
Escalas de medición
Cuestionarios
Los cuestionarios representan un recurso idóneo para captar la información de la organización en todas sus versiones, ámbitos y niveles, toda vez que permiten no solo recopilar datos, si no percibir el medio ambiente, la cultura organizacional predominante y el nivel calidad del trabajo de su personal.

Elementos de diseño
Tomando en cuenta tanto aspectos conceptuales, asociados con la rigidez metodológica que un estudio de auditoria administrativa demanda, como aspectos prácticos ligados a la experiencia profesional para que su cobertura sea viable y genere un nivel integrado de respuestas.
Para la construcción del cuestionario, se deben precisar campos de distribución básicos, como:
Espacio para los datos de registro de la entrevista: ubicación o adscripción de los entrevistados, información del área, responsable de la aplicación, fecha y duración de la aplicación.
Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa.
Preguntas o ítems.
Espacio para respuestas, mismo que debe facilitar tanto la lectura como la respuesta.
Espacio para consignar las observaciones generales.
Criterios de apoyo
Con el propósito de que la información obtenida por medio de los cuestionarios sea veraz y confiable, se debe considerar con detenimiento la manera de recabarla y tónica a seguir al momento de aplicarlas.
Forma
Para crear un clima propicio e infundir confianza en la persona a quien se aplica el cuestionario es necesario que el responsable se presente y explique el objetivo que se persigue con el, aclarando cualquier duda contestando a las preguntas de su interlocutor.
Fondo
La integración del cuestionario tiene que contemplar la posición del entrevistado dentro de la estructura organizacional, ya que la naturaleza de las respuestas varia conforme el nivel de responsabilidad o grado de dominio de los temas que se analizan.
Estrategia
Las acciones emprendidas para abordar la información recabada deben partir del proceso de auditoria, específicamente de la propuesta técnica, toda vez que la estrategia se establece en ese momento.
Clasificación
Pregunta cerrada simple. Las alternativas de respuesta se limitan a dos o tres posibilidades.
Pregunta cerrada con respuestas múltiples. En este esquema se maneja un mayor numero de alternativas, lo que permite mas posibilidades de respuesta.
Pregunta abierta. En esta alternativa el numero de respuestas posibles es infinito, por lo que demanda mayor experiencia del entrevistador para centrar la respuesta.
Preguntas cerradas y abiertas o de código múltiple. Se manejan primero las preguntas cerradas, estructuradas lógicamente, para llevar después al entrevistado a campos mas restringidos que le permitan verter su opinión de manera especifica.
Contenido de los cuestionarios
Información general de la organización
Nombre o razón social
Giro
Objetivo o atribución
Registro federal de causantes
Ordenamiento jurídico de creación
Domicilio oficina central y representaciones
Teléfono
Correo electrónico
Una vez identificada la organización, se deben captar los datos del área que se audita , lo que posibilitara la precisión del nivel de análisis y asignación de responsabilidades y recursos para llevarla a cabo. Los datos son:
Nombre del área
Clave del área
Fecha
Área de adscripción
Objetivos
Responsables
Naturaleza (tipo de estudio)
Personal asignado al área
Fase
Recursos
Áreas de aplicación
Por etapa del proceso administrativo
Planeación
Visión
Misión
Objetivos
Metas
Estrategias
Procesos
Políticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizontes

Organización
Estructura organizacional
Division y distribución de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos técnicos de apoyo
Dirección
Liderazgo
Comunicación
Motivación
Grupos y equipos de trabajo
Manejo del estrés, el conflicto y la crisis
Tecnología de la información
Toma de decisiones
Creatividad e innovación
Control
Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
Áreas de aplicación
Herramientas
Calidad
Cédulas
Para definir la estructura de una cédula es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a la cual esta dirigida, el tipo de información que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener.
Estructura general
Para que las cédulas logren el efecto esperado, es necesario incluir en su diseño los siguientes criterios:
Tipo y nombre de la cédula.
Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de la organización, logotipo, titulo, fecha, numero de pagina, área y etapa o elemento bajo estudio.
De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y estandarizar la información.
Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y su utilidad.
Interrelacionar la operación con el diagnostico y evaluación.
Facilitar la interrelación de información de contexto, proyección y percepción.
El diseño de prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del contenido, así como la secuencia y movimiento necesarios para su llenado.
Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones, anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza.
Clasificación
Herramientas operativas
Programa de trabajo
Reporte de avance semanal

Objetivo: organizar el trabajo de manera lógica y consistente.
Herramientas de diagnostico
Cédula de análisis documental.
Cédula para detectar y registrar hallazgos y evidencias.
Cédula para consignar aspectos relevantes.
Cédula para captar y tratar causas y efectos.
Cédula para localizar y atender fallas.

Objetivo: Conocer el funcionamiento de la organización.
Herramientas de evaluación
Cédula para determinar criterios de evaluación.
Cédula para evaluar el impacto en la resolución de aspectos críticos.
Criterios de puntuación para la evaluación final:
Proceso administrativo.
Elementos específico.
Proceso de diagnostico y evaluación.

Objetivo: Dimensionar el comportamiento de variables clave.
Herramientas de evaluación del desempeño
Cédula de evaluación de desempeño.
Cédula de evaluación de servicio.

Objetivo: Evaluar el desempeño organizacional.
Uso
Incluir cédulas en una auditoría administrativa permite captar información que en los cuestionarios no se percibe, ya que abre el rango de respuesta, ordena la información de forma mas accesible, compara claramente conceptos, sistematiza los registros y facilita la profundidad del enfoque para analizar los resultados.
Ventajas
Son vinculo que hace mas amable la interacción natural entre el entrevistado y el auditor.
Permite detectar supuestos que no siempre afloran de manera franca en la formulación de preguntas directas.
Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor libertad la información.
Ordena las ideas y no solo los conceptos.
Centra las respuestas de acuerdo con los requerimientos y disminuye el margen de error.
Fases para su uso
Arranque.
Durante el acercamiento a la organización, primero, y durante la investigación preliminar, después, percibir y recopilar información por medio de la observación directa y el análisis documental, obligara al auditor a integrar la evidencia física, analítica y documental, y a llevar un registro de sus acciones, compromisos y papeles de trabajo; esto representa un control estadístico de sus avances.
Desarrollo.
A medida que se implemente el programa de auditoría, la variedad y complejidad de la información irán en aumento, lo que hará que, en forma complementaria a la preparación de los reportes de avance, el auditor lleve un recuento de sus tareas y de todos aquellos aspectos que estime prioritarios para alcanzar oportunamente los resultados esperados.
Conclusión.
Una vez que se hayan terminado por completo las fases el informe final y determinar las bases para ejecutar la auditoría de seguimiento, exigen que el auditor presente, tanto a nivel individual como en equipo, los resultados obtenidos.
Presentación
En general, la composición de todos los gráficos es muy similar. Las variantes que presenta se derivan del tipo de información, la forma de expresarla, variedad de datos e imagen que se quiere generar.
Consideraciones técnicas
Desde el enfoque estrictamente técnico, los gráficos son la imagen real de la organización, la fuente de conocimiento para derivar medidas de mejoramiento administrativo, el compendio de datos para tomar decisiones mas estructuradas y el inventario de ideas para manejar el cambio.
Ventajas
Concentran volúmenes de datos en forma abreviada.
Jerarquizan variables de manera lógica.
Facilitan el acceso a cualquier persona.
Apoyan los procesos de toma de decisiones.
Relacionan áreas y niveles jerárquicos con naturalidad.
Constituyen una fuente de conocimiento.
Definición
Una escala es una caracterización de los objetos a medir mediante una variable cuantitativa y cualitativa. La construcción de esta implica adjudicar un valor a un conjunto de expresiones o juicios, ya sea positivos, negativos o neutrales y que expresan la posición individual del entrevistado ante una variable determinada.
Confiabilidad
Se refiere a la capacidad para proporcionar resultados iguales, en condiciones iguales, dos o mas veces, a un mismo conjunto de objetos.
Validez
Corresponde al grado de eficacia con el que una escala mide un objeto, un evento o una situación.
Características generales
Esta medición tiene características generales que deben considerarse en la auditoría administrativa:
Es integral porque es aplicable a todas las variables del ámbito de una organización.
Es indirecta porque las variables administrativas solo son mesurables en las manifestaciones observables y en la medición de actitudes de los integrantes de la organización.
Es científica en su realización y en la metodología empleada al obtener información, asi como su tratamiento y análisis.
Es referencial porque su finalidad guarda relación con las metas y objetivos propuestos o los programas establecidos.
Es continua y se integra a los procesos de todas las áreas, por tanto es formativa de retroalimentación.
Es descriptiva, ya que proporciona elementos de información para que la organización y sus miembros conciban sus propias soluciones.
Tipos de escalas
Escala ordinal o de Likert
Es un tipo de escala de medición unidireccional, que consiste en la presentación de una serie de juicios al entrevistado. Los niveles se solicitan en términos de acuerdo o desacuerdo con la pregunta o sentencia.
Escalas de intervalos iguales
En este tipo de escala el punto inicial representara una opinión extrema, ya sea favorable o desfavorable; los puntos intermedios, una opinión neutra y el punto final la opinión favorable o desfavorable contraria a la inicial.
Escala de diferencial semántico
Mide el significado que tiene una sentencia, pregunta o un objeto para el entrevistado. Aquí, la escala tiene un par de adjetivos que son bipolares, lo que muestra al individuo que hace la elección dos alternativas de juicio.
Otras escalas y matrices
Existe un sinnúmero de escalas de aplicación en las ciencias sociales, primordialmente; sin embargo, para los fines de la auditoría administrativa, se pueden utilizar otra opciones que permiten manejar la información eficazmente.
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