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GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PILOS S.A

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Transcript of GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PILOS S.A

MAGDA JOHANNA BERMUDEZ BONILLA
ORGANIZACION DOCUMENTAL
EN EL
ENTORNO LABORAL
CUALES SON LAS CAUSAS QUE ORIGINARON ESTA SITUACION
DEBE APLICAR EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Y COMO GESTIONARLO?
ARNULFO ENCUENTRA EN LOS FONDOS ACUMULADOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO.
COMO DEBE SER ARCHIVADOS ESTOS DOCUEMTOS?
COMO DEBE EMPEZAR A ORGANIZAR UN ARCHIVO ARNULFO?
EMPRESA PILOS S.A
EN ESTE DESORDEN NO SE ENCUENTRA NADA NI SE PUEDE TRABAJAR
Antes de que Arnulfo clasifique los documentos debe conocer el organigrama de la empresa y la actividad que desarrolla cada dependencia para ello debe visitar a cada dependencia y consultar:
Documentos que elaboran y recepcionan.
El motivo de su utilización y porque se deben de conservar, eliminar o transferir.
Es decir empezar a hacer un archivo de gestión.
Dicha actividad es importante para iniciar a involucrar a todos los miembros de la organización.
Por desconocimiento de los funcionarios de como se deben procesar los archivos.
La falta de implementación de un sistema de Gestión Documental adecuado y eficiente.
El no contar con las TRD diseñadas al molde de la orgnización.
Por desinterés por parte de las empresas ya que lo toman como un proceso que quita mucho tiempo y es costoso.
Se debe aplicar un listado de series con sus correspondientes subseries, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
La importancia del uso tabla de retención documental es la de llevar un control y orden eficiente de los archivos con el fin de sistematizar los documentos de una empresa lo que facilita consultas y el acceso a la información.

En pocas pañabras la TRD nos dan el norte en el desarrollo de las actividades de archivo.
COMO DEBE APLICAR LAS TRD PARA UN FÁCIL ACCESO A LA INFORMACIÓN
DESDE EL PUNTO DE VISTA ARCHIVÍSTICO.
CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LAS TRD?
SEGUN SU CRITERIO CUAL ES EL GRAN RETO DE ARNULFO?
Lograr aplicar un plan efectivo de Gestión Documental involucrando a todo el equipo de trabajo.

Aumentar el presupuesto destinado a lograr el objetivo de organización de archivos, debido a que el trabajo operativo devenga mucho tiempo.
CREE USTED QUE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ES LA BASE PARA EL DESEMPEÑO DE LA EMPRESA
La gestión Documental es uno de los pilares fundamentales para que una empresa sea productiva en el desarrollo diario de sus actividades, porque nos permite acceder con facilidad y rapidez a la información requerida para el normal desarrollo de los procesos

Es necesario aplicar el ciclo de vida a todos los documentos, ya que debe descongestionar el archivo y clasificarlos en archivo de gestión, central o historico según corresponda.

Para desarrollar esta actividad primero debe diseñar las TRD, luego clasificar y ordenar el archivo y por último realizar la ubicación, traslado o eliminación de los archivos
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