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Copy of Comunicación.

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YOLANDA ALVARADO GARCÍA

on 19 March 2014

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Transcript of Copy of Comunicación.

Comunicación.
Objetivo de la Comunicación.
La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderlo.
El objetivo básico de la comunicación en la función de supervisión es:
Provocar cambios.
motivar a la acción en beneficio de la
Empresa.
Establecer y difundir las metas
del equipo.
Planificar para alcanzar
las metas Propuestas.
Organizar en forma eficiente los recursos con los que cuenta.
Seleccionar , desarrollar y evaluar a los miembros del Equipo.
Dirigir, orientar y motivar
a cada miembro del equipo
Crear un ambiente motivador
para el equipo.
Controlar el desempeño de cada uno
y del equipo.
Siempre tenemos que asegurarnos que
el mensaje llegue al receptor en la forma, modo y tiempo seleccionado para que lo comprenda y actúe en consecuencia.
Comunicación en la organización.
En las organizaciones de hoy la comunicación mantiene la importancia de antes.
Hoy en día la comunicación tiene factores como:
Debe fluir rápidamente (mas que antes)
El tiempo de recepción y el tiempo de respuesta son vitales.
La cantidad de información es mayor.
Utilice la información referente o conveniente, evite la sobrecarga de información, seleccione lo que necesita cada quien.
El liderazgo demanda información de lo que realmente ocurre en la organización.
La comunicación fluye en la organización en varias direcciones, debe complementarse con canales formales e informales de comunicación, estas vías pueden ser:
Comunicación Descendente.
Fluye de niveles altos en la jerarquía organizacional hacia niveles mas bajos. En ocasiones baja de nivel en nivel y en este tipo de comunicacion se comprenden las instrucciones, circulares, memorandos y discursos.
Este tipo de comunicación puede presentar diferentes problemas como:
Incremento del Autoritarismo
Distorsión del mensaje
Inoportunidad de la información
Falta de confianza personal
Sobrecarga informativa
Comunicación ascendente.
Este tipo de comunicación es típica de organizaciones abiertas y democráticas, facilita la recopilación de datos que ayuda a determinar el nivel de desempeño de todas las operaciones de la organización.
Cada día cobra mas relevancia este tipo de comunicación, por que se reconoce la importancia que tiene la comunicación que nace del subalterno hacia el superior y continua ascendiendo en la jerarquía. La primera linea de contacto es la que recibe la información de clientes, proveedores competencia etc. De igual forma tiene contacto con los problemas que surgen en todas la áreas operativas, por que tienen información y opinión de lo que pasa.
Además de la comunicación por niveles también esta la presentación de sugerencias, manejo de quejas, reuniones grupales institucionales, sistemas que dan participación a diferentes niveles de trabajadores, encuestas y la política de Puertas abiertas.
Para que funcione este tipo de comunicación se requiere que el ambiente de la organización la propicie y que el empleado se sienta libre de comunicarse.
Comunicación cruzada.
Representa un flujo mas rápido de la información y permite mayor y mejor comprensión. Facilita la coordinación de esfuerzos dirigidos a conseguir los objetivos de la organización. Se realiza fuera de la ruta marcada por la jerarquía porque se cruza de uno a otro lado de la cadena de mando. Se reconoce dos tipos comunicación cruzada.
Horizontal: Cuando los procesos de traslado de la información se presentan entre personas de igual o similar nivel dentro de la organización. Ejemplo: Jefe de producción comunica información al Jefe de proveeduría.
Diagonal: En este caso se trata de la comunicación que se realiza entre personas de diferentes niveles dentro de la jerarquía y entre los cuales no existe una relación directa de dependencia. Ejemplo: El gerente financiero envía un reporte de gastos de entrenamiento a la encargada de capacitación de recursos humanos.
La comunicación cruzada puede presentar algunos inconvenientes, tales como que un empleado asuma un compromiso ante otro departamento en el que excede su limite de autoridad. Por otra parte los subordinados deben mantener informado a su superior sobre las actividades interdepartamentales.
En términos generales y a pesar de los inconvenientes que puedan presentarse, se estimula la comunicación cruzada, en especial, cuando es adecuada y representa mejorar los niveles de la organización.
Estilos de supervisión y comunicación.
existe una gran variedad de personas y cada una tiene su propia personalidad, de la misma manera podemos identificar diferentes clases de supervisores, con personalidades diversas. se han identificado algunos etilos de supervisión y cada uno tiene una estrecha relación con el tipo de comunicación que utiliza cada supervisor.
Estilo autocrático.
Dictadura.
Son personas que no consultan a nadie, señalan o determinan lo que debe hacerse, como y cuando en forma categórica; indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la fecha y horas señaladas.
Presentan una personalidad fuerte en la linea de toma de decisiones.
Estilo democratico
Característico del supervisor que permite que los trabajadores participen en el análisis del problema y en la solución. Anima a sus colaboradores a que participen en la decisión. Es directo y objetivo en sus comentarios y comprueba si el trabajo se ha realizado, felicitando después al que lo merezca
Estilo liberal
Personas que no ejercen control del problema, prefieren que sus colaboradores hagan lo que consideran y dejan que las cosas sigan sus propio camino.
Dictador
Descendente
La comunicación fluye del supervisor a los supervisados. Es en una sola dirección.
Democrático
Ascendente
y
Descendente
La comunicación fluye subordinados al supervisor para conocer sus opiniones y del supervisor a los subordinados para transmitir la decisión.
Liberal
Cruzada
Al no participar el supervisor en la toma de decisiones, se abren, para sus colaboradores, comunicaciones a otras áreas de la empresa.
Medios de comunicación.
Los seres humanos nos comunicamos unos con otros a través de los sentidos. Puede decirse que se produce la comunicación cuando un mensaje se trasmite perfectamente de la mente de una persona a la otra.
Se reconocen como medios de comunicación, la comunicación escrita, oral y no verbal.


Se considera completa la comunicación, solamente cuando el mensaje se recibe perfectamente en la mente de la persona o personas a quienes se envía, esto quiere decir que el mensaje llego a su destino y fue comprendido.
En la supervisión es determinante la comunicación porque se busca la transmisión de instrucciones, conocimientos, normas y una serie de datos hacia los subordinados y para que sea efectiva debe ser comprendida.
La elaboración del mensaje y la selección del medio son puntos claves para quien ejerce la función de supervisión.

10%
20%
70%
Comunicación Escrita.
Algunos administradores suelen decir "lo que no esta escrito no es real" esto refleja la importancia de la comunicación escrita por que deja evidencia. Se elije este medio para que quede prueba de lo que se comunico.
Este tipo de comunicación se utiliza ampliamente en las empresas por medio de : memorandos, circulares, boletines, instructivos, descripciones de puestos, manuales y otros documentos, requiere constancia del mensaje, que permanezca o que sea idéntica para todos.
Como todo tiene ventajas y desventajas.
Ventajas:
Proporciona protección legal, referencia, registros.
Es cuidadosamente preparada, corregida y revisada.
Puede ser enviada a muchas personas y lugares.
permite la uniformidad de políticas, procedimientos, etc.
no se necesita de la presencia física de alguien para comunicarla.
Desventajas.
Generan grades cantidades de papel.
Ineficaces o mal redactadas.
No permiten retroalimentación inmediata.
Mayor dificultad para comprobar la comprensión.
Comunicación verbal.
En todas las organizaciones se utiliza la forma oral para un gran numero de comunicaciones.
Puede ser formal, con discursos, conferencias y otras reuniones. Informal, situaciones en el comedor de la empresa, en un pasillo, reuniones sociales etc.
También puede ser accidental, se aprovecha de un encuentro casual para tratar algún tema o programada, se establece previa,ente lugar, fecha, hora y tema.
La comunicación verbal puede ser adecuada para algunos tipos de comunicación pero no para todo. La forma, tono y volumen, con que se trasmite el mensaje forma parte del impacto que crea en la personas.
Ventajas.
Fluye con facilidad.
Retroalimentación automática.
Comprobación fácil del entendimiento.
La comunicación frente a frente tiene mayores efectos.
Desventajas.
Diferentes oyentes pueden tener su propia interpretaciones del mismo mensaje.
El mensaje puede variar a pasar de unos a otros.
puede provocar malos entendidos y conflictos.
requiere mas tiempo para llegar a mas personas o lugares.
Reuniones con mucha comunicación, pero pocos avances reales.
Comunicación no verbal
En la actualidad se a puesto mayor atención a la comunicación no verbal en el ambiente de negociosos debido a que reconoce que un mensaje puede reforzarse en las actitudes, gestos, movimientos corporales y otras formas de expresión no verbales.
Gestos.
Lenguaje corporal.
Ademanes.
Problemas en la comunicación.
La comunicación no siempre alcanza su objetivo de trasladar un mensaje que sea perfectamente comprendido por el receptor. Esto se conoce como "Ruido" En muchos casos estas barreras pueden ser síntomas de problemas mas profundos.
Falta de planeacion
Mensajes mal expresados
Supuestos confusos o mal expresados
Sobrecarga de información
Comunicación eficaz.
Para mejorar la calidad de la comunicación dentro de la organización misma o en todas sus relaciones debe hacerse un esfuerzo por parte de todos los elementos de la organización. Podemos medir la eficacia de la comunicación de acuerdo a los resultados esperados y obtenidos.
Recomendaciones para mejorar la eficacia de la comunicación.
Quien prepara un mensaje debe saber: el propósito y preparar un plan para alcanzar el fin esperado
Evitar el uso de tecnicismos
El tono de vos, la actitud y los ademanes deben ser congruentes con el mensaje
Pedir a otra persona que lea el mensaje para que pueda validarlo
Al redactarlo se debe pensar en las personas a quienes se dirige, para que sea acorde a sus conocimientos
Para que la comunicación sea completa confirme la comprensión del mensaje (retroalimentación)
La comunicación no es sola la transmisión de información. involucra sentimientos, promueve crea condiciones favorables a la motivación y desarrollo
Considere las necesidades del receptor. comuníqueles algo valioso para ellos
La comunicación eficaz no es solo responsabilidad del emisor sino también del receptor. Por eso es importante saber escuchar
La habilidad de Escuchar.
Desarrollar esta habilidad puede ayudar a mejorar la relación con los colaboradores de la empresa y en todas las relaciones externas.
Veamos 10 principios para lograrlo.
Dejar de Hablar
Hacer que el hablante se sienta cómodo
Evitar distracciones
Demostrar al hablante que desea escucharlo
Mostrar empatia con el hablante
Ser Paciente
Mantener la clama
Evitar discusiones
Hacer preguntas
Dejar de hablar
El primer y ultimo principio son los mas importantes dejar de hablar para poder escuchar.
El secreto del buen hablar es saber escuchar.
Ismael Cala.
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