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ORGANIZACION EFICAZ Y CULTURA ORGANIZACIONAL

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Laura Tuiran

on 9 November 2013

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ORGANIZACIÓN
EFICAZ Y CULTURA ORGANIZACIONAL

SUBORDINACION Y AUTORIDAD FUNCIONAL MULTIPLES

LOS DIVERSOS PRINCIPIOS ACERCA DE LA DELEGACION DE AUTORIDAD Y DE LA DEPARTAMENTALIZACIONSON VERDADES FUNDAMENTALES SOBRE EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

PRINCIPIO DE EQUILIBRIO: LA APLICACIÓN DE PRINCIPIOS O TECNICAS DEBE SER EQUILIBRADA PARA GARANTIZAR LA EFICIENCIA.

PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: TODA ESTRUCTURA DEBE TENER TECNICAS Y RECURSOS PARA PREVER Y REACCIONAR A CAMBIOS.

PRINCIPIO DE FACILITACION DE LIDERAZGO: LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA DEPENDE EN GRAN MEDIDA DE LA CALIDAD DE LIDERAZGO QUE EJERCEN QUINES OCUPAN PUESTOS GERENCIALES.


PROCESO DE ORGANIZACIÓN

SUPONE EL DISEÑO DEL MARCO DEPARTAMENTAL.

PRINCIPIO IMPORTANTE QUE RIGE ESTE CAMPO:

PRINCIPIO DE DEFINICION FUNCIONAL: CUANTO MAS CLARA SEA LA DEFINION DE LOS RESULTADOS QUE SE ESPERA DE UN PUESTO.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

ALGUNOS DE LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN MAS UTILES
SE RELACIONAN CON LA AUTORIDAD:
PRINCIPIO ESCALAR: Mas clara la linea de autoridad del maximo puesto edministrativo.
PRINCIPIO DE DELEGACION POR RESULTADOS ESPERADOS: Autoridad de delegación.
PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA: Responsabilidad de los subordinados con sus superiores es absoluta.
PRINCIPIO DE PARIDAD DE AUTORIDAD Y REPONSABILIDAD: acciones no debden ser ni mayor ni menor que la implicada por la autoridad.
PRINCIPIO DE UNIDAD DE MANDO:
PRINCIPIO DE NIVEL DE AUTORIDAD: las desiciones bajo la autoridad de cada administrador

RESUMEN DE PRINCIPIOS BASICOS DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRADORES Y PERSONAS DE MAYOR NIVEL INFLUYEN EN LA DIRECCION DE LA EMPRESA.
Guía las acciones y conductas de los empleados sobre lo que es apropiado y no lo es.

INFLUENCIA DEL LIDER EN LA CULTUARA ORGANIZACIONAL


La mayoría de la gente preferiría trabajar en una organización similar a la del entorno B.


En la que es posible participar en el proceso de toma de decisiones, la evaluación de los individuos se realiza con base en criterios de desempeño y no relaciones de amistad.


determinar las necesidades futuras del personal


VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

Es el producto de la incapacidad para poner en practica la ideas lo que en una empresa se reduce sencillamente al desempeño eficiente de la gente.

SOBRE Y SUBORGANIZACION

IDEAS ERRONEAS SOBRE LA FUNCION DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

Los administradores suelen privilegiar indebida mente a los departamentos de STAFF y de servicios a expensas de los departamentos operativos.

MAL USO DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL

Una causa significativa de mala administración es la asignación de autoridad sin la consecuente atribución de responsabilidad a la misma persona.

CONCEDER AUTORIDAD SIN EXIGIR RESPONSABILIDAD

Los excesos dela delegación de autoridad puede provocar fallas en la autoridad.
Los gerentes deben tener cierta autoridad.

DECEQUILIBRIO EN LA DELEGACION DE AUTORIDAD

Los administradores se resisten a la trasferencia de decisiones a los niveles inferiores.
La necesidad permanente de estas “apagando incendios”.


RENUNCIA A DELEGAR AUTORIDAD Y FACULTAR AL PERSONAL

A pesar de su objetividad y de su interferencia en las metas personales y empresariales y persistencia en ciertos errores son una demostración rotundas de la mala administración.

ALGUNOS ERRORES DE ORGANIZACIÓN

CAUSA DE LA ORGANIZACIÓN

ES LA LIMIATCION DEL EL TRAMO DE LA ADMINISTRACION
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: AUTORIDAD

EL MEDIO POR EL CUAL PUEDEN ASIGNARSE
GRUPOS DE ACTIVIDADES A UN ADMINISTRADOR.

La visión de la organización sindical es que los trabajadores cuenten con seguridad en el empleo.
Una de sus preocupaciones en defensa de sus agremiados, es participar activa y conjuntamente con las empresas en la promoción de una cultura de flexibilidad laboral.

CULTURA ORGANIZACIONAL EN UN SINDICATO

Patrón general de conducta, creencias y valores que sus miembros comparten.
Adquisición y transmisión de conocimientos
Creencias y patrones de conducta en el transcurso del tiempo
La cultura de una organización es sumamente estable y no cambia rápidamente.


DEFINICION DE CULTURA ORGANIZACIONAL

Reconocimiento de la importancia de la organización informal y los rumores

La comprensión de la autoridad de staff establece las bases para una forma de vida organizacional. Su función principal es ayudar y asesorar.






Necesidad de hacer que el staff funcione como una forma de vida organizacional

Una critica común al staff es que los especialistas operan en el vacío, que no se dan cuenta de la complejidad del trabajo del gerente de línea y que pasan por alto hechos importantes al hacer recomendaciones.




Mantener informado al personal de Staff

Los cambios se pueden deber simplemente al deseo de los nuevos gerentes de hacer modificaciones con base en ideas formuladas a
través de su experiencia anterior, o al hecho de que sus métodos de administrar y su personalidad requieren una nueva estructura de organización.


COMO EVITAR LA INFLEXIBILIDAD POR MEDIO DE LA REORGANIZACION

Inflexibilidad empresarial. Las empresas tratan de seguir operando “como siempre lo han hecho”, sin realizar los ajustes en su operación para satisfacer las demandas.
Evitar la inflexibilidad organizacional, es una de las ventajas básicas de la planeación de la organización.

Mientras más increíbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una organización, mejor podrá ésta cumplir con su propósito.
En cada estructura se deben incorporar procedimientos y técnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio. Toda empresa avanza hacia su meta en un ambiente cambiante, tanto externo como interno.






Como evitar la inflexibilidad organizacional

La única opción es modificar la estructura para que responda a las capacidades, actitudes o limitaciones individuales

MODIFICACIONES DE VIDAS AL FACTOR HUMANO

La busque da de una organización que refleje las metas de una empresa.

PLANECIÓN DE LA SITUACIÓN IDEAL

¿Existen muchas razones validas para contar con un asistente o especialista STAFF?
¿Existe un riesgo permanente ?


APLICACIÓN NELIGENTE DEL ATAFF

La autoridad de los subordinados se limitan al departamento al que pertenecen y que deben ser acorde con las pautas de control de las políticas.


ATRIBUIR RESPOSABILIDAD A QUIEN CARECE DE AUTORIDAD

Los empleados de todos los niveles de organización deben tener amplio acceso a la información pertinente.

CONFUCION DE LINEAS DE AUTORIDAD CON LINEAS DE INFORMACION

Empresa que conservan la misma estructura organizacional durante mucho tiempo.
En pequeñas empresas en crecimiento suele cometerse el error de suponer que los empleados son capaces de crecer junto ala compañía.
La persona es tan libre para incorporarse a una empresa como para abandonarla (ya sea por retiro renuncia acenso o incluso muerte).

PLANEACION INADECUADA

PROPOSITO DE LA ORGANIZACIÓN

PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE LOS OBJETIVOS: ES EFICAZ SI PERMITE QUE EL PERSONAL CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS EMPRESARIALES.

PRINCIPIO DE EFICIENCIA ORGANIZACIONAL: ES EFICIENTE SOLO SI ESTA ESTRUCTURADA PARA CUNTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS EMPRESARIALES.


Beneficios: Este tipo de información le infunde a los miembros de ésta la sensación de pertenecer a ella, de posición, de auto respeto y satisfacción.
Los administradores que comprenden esto, lo utilizan en forma consciente como canales de comunicación y para moldear la moral del empleado.


Reconocimiento de la importancia
de la organización informal y los rumores

Se deben definir todos los puestos gerenciales, y en esa descripción indica a todos las responsabilidades del titular del mismo.
Una descripción moderna expone la función básica del puesto, las principales áreas de resultado final de las que es responsable y las relaciones de dependencia existentes. También hace referencia a la gráfica actual de autorizaciones de aprobación para aclarar la autoridad del puesto y expone el grupo de objetivos verificables de las áreas clave de resultados.



Descripción del puesto

La necesidad de reajuste y cambio, es necesaria para el cambio de la organización.
Hacer efectivo el trabajo del personal de apoyo, requiere gran habilidad gerencial.
Atención a los principios y paciente enseñanza del personal.
Comprender las relaciones de autoridad y evitar conflictos mediante la clarificación.



LA NECESIDAD DE REAJUSTE Y CAMBIO

Para lograr la eficiencia hay que reconocer y aprovechar a fondo la organización informal.
Estas incluyen interrelaciones que no se presentan en gráficas. Uno de los ejemplos mejor conocidos es el “rumor”.

Los rumores: La organización informal ocurre, cuando los integrantes se conocen como para pasarse información de la empresa. El deseo de información relacionada con la organización y su personal es lo suficientemente fuerte como para que se transmita con rapidez entre personas que se conocen y tienen confianza.

Este tipo de información no esta disponible para todas las personas del grupo. Este tipo de información difícilmente sea expuesta formalmente. Nunca la información formal logra ser transmitida de manera tan completa o rápida como para que desaparezcan los rumores.


Todos deben conocer la estructura de su organización para que ésta pueda operar, tanto
de la organización formal como de la informal.

Como asegurarse de que se comprende la organización

Es un diagrama que simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.



Organigramas

Las empresas harían bien en adoptar la practica de la asistencia administrativa

Ejemplo: En GM los gerentes de divisiones de productos consultan a las divisiones de staff establecidas en las oficinas generales antes de proponer un importante programa o política, al director general o comité de finanzas.

Relación de línea y staff: Son relaciones de autoridad.
La relación de línea, supone tomar decisiones y obrar en consecuencia.
Relación de staff: Implica el derecho de prestar asistencia y asesoría.

HACER QUE LA LINEA ESCUCHE EL STAFF


HACER EFECTIVO EL TRABAJO DEL PERSONAL DE STAFF

Dirección descendente, ascendente, horizontal y diagonal del flujo de comunicación

Dirección fundamentalmente descendente del flujo de comunicación

Practicas del liderazgo participativo por parte de los administradores

Ejercicio de liderazgo directivo por parte de los administradores

DIRECCIÓN


Atencion a múltiples criterios

Atención prioritaria a los criterios financieros

Ejercicio de un alto grado de autocontrol por parte de los individuos

Ejercicio de un estricto control por parte de los superiores

CONTROL

Descentralización de la toma de decisiones

Centralización en la toma de decisiones

Fijación de metas con alto grado de participación


Fijación de metas en forma autocritica

PROPOCION DE UNA CULTURA ORGANIZACIONAL APROPIADA

La eficiencia de una organización también se ve fluida por su cultura, en la manera en la que ejerce sus funciones administrativas.









Capacitación en muchas áreas funcionales

Capacitación en especialidades de estrecha definición

Selección del personal con base en criterios de desempeño

Selección del personal con base en relaciones de amistad

Amplia definición de la autoridad

Estrecha definición de autoridad

Descentralización de la autoridad

Centralización de la autoridad

ORGANIZACIÓN






RELACIONES CONFUSAS

El mal trabajo en equipo

COMO EVITAR ERRORES DE ORGANIZACIÓN POR MEDIO DE LA PLANEACIO

La falta de diseño en la organización es ilógica
cruel un desperdicio ineficiente (“Urwick”)


Por ejemplo, la resistencia a un plan de reorganización o a un cambio en una línea de productos puede estimular un debate saludable sobre los méritos de la idea y dar como resultado una mejor decisión.
Pero existe una desventaja definitiva en la resistencia al cambio. Obstaculiza la adaptación y el progreso.

Muchos integrantes del staff pasan por alto el hecho de que para que sus recomendaciones sean más útiles deben ser lo bastante completas para permitir una respuesta sencilla del gerente de línea.

Necesidad de exigir al Staff el trabajo terminado

Una razón importante de la existencia del conflicto en las organizaciones es que el personal no comprende sus tareas ni las de sus compañeros. Una forma de ayudar a la comprensión es el uso apropiado de la exposición detallada de las relaciones de autoridad.


Como evitar el conflicto mediante la clarificación

Otro ejecutivo dijo que si la organización no poseía organigrama, la misma se puede cambiar con más facilidad, y que estimulaba el impulso competitivo de las personas para obtener cargos más altos.

los organigramas creen una sensacion de excesivo confort y provoquen la ausencia del estimulo para quienes ya llegaron, la responsabilidad de este respecto recae en el liderazgo de alto nivel, encargado de reorganizar cuando asi lo demande las condiciones de la empresa, de desarrolar una tradicion o cambio.



Ventajas

Limitaciones

El organigrama solo muestra las relaciones de autoridad formales, pero omite las informales e informacionales significativas.

En muchos organigramas se muestran las estructuras como se supone deben ser, o solían ser, y no como son en realidad.

los individuos pueden confundir las relaciones de autoridad con categoria.

Enseñanza de la naturaleza de la organización

Muchos planes de organización fracasan porque los miembros no los conocen. Un manual de organización ayuda mucho a lograr que la organización sea comprensible.

Si la estructura se expresa por escrito y en organigramas, tiene mayor posibilidad de ser comprendida. Pero la lectura de cada individuo puede llevar a distintos puntos de vista, por lo que el administrador debe enseñar el significado de la estructura, su posición en ella y las relaciones existentes.



PLANEACIÓN
INTEGRACION DE PERSONAl
El reconocimiento de la importancia de la cultura empresarial no aes algo nuevo,
a pesar de que ciertos gurúes de la administración pretendan hacérnoslo creer así.



ANTIGUA GRECIA
431 A.C

Pericles y los atenienses adoptaron valores inherentes a la democracia, pues sabían que estos valores podrían determinar la victoria o la derrota.

Ejemplo:
Asea Brown y Boveri (ABB)
Compañía del sector eléctrico
Integrada por una empresa sueca y otra suiza
Cuenta con mas de 200.000 empleados




En muchas compañías de éxito, los lideres empresariales guiados por valores son modelos a seguir,
motivan los empleados, vuelven especial a la compañía y son un símbolo para el exterior.

DEPARTAMENTALIZACON DE LAS ACTIVIDADES
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