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Utilidad de la Administración de la Comunicación en un Proy

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DaNyiel LeYvaa

on 15 March 2016

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Utilidad de la Administración de la Comunicación en un Proyecto
Introducción
La comunicación juega un papel importante en el desarrollo del proyecto de toda empresa, ya que el flujo de información, como se estructura y es tratada por el Recurso Humano, se implementa desde la Alta Gerencia de las organizaciones
Plan de Comunicación de un Proyecto
Uno de los principales objetivos de este, es evitar el excesivo papeleo, cuyos síntomas son:
- El personal se aísla porque está pendiente de un documento
- No se reciben a tiempo los informes del equipo de proyecto
Debe tenerse presente que es probable que cuando se incorporen nuevos recursos a un proyecto, se originará una sobrecarga en la comunicación y disminuirá la productividad del equipo de trabajo.
Necesidad de
la Información
Para que funcione correctamente un Equipo de Proyecto, cada miembro requiere tener información de cada área de conocimiento de los proyectos; como mínimo hablar de lo siguiente:
5. Información definida, entendida y asumida hasta sus límites exactos
6. Planificación y programación del proyecto.
7. Control presupuestario.
8. Análisis de riesgos.
9. Fechas previstas para las actividades periódicas: informes, reuniones, etc.
10. Ejemplos de los informes que se requieren y de cualquier otro documento a utilizar en el proyecto.
11. Procedimientos para el trato de los cambios y la resolución de los conflictos que se puedan presentar.
12. Plan de comunicación, lista de personas exteriores que sean clave para su desarrollo (cliente, contratistas, suministradores) con datos para contactarlos.
1. Resumen de los objetivos del proyecto e hitos
2. Organigrama del proyecto
3. Descripción de responsabilidades, identificación de problemas y planificación de sus prioridades.
4. Lista con tareas asignadas y que tengan interfaz con su actuación.

Estructura de la Información
La información tiene que estar bien estructurada pensando en la utilización que se va a hacer de ella como si fuese un informe compuesto de una difusión amplia que abarque la Alta Dirección de la empresa y el Cliente.

Al estructurar la información se debe de tener mucha redundancia y poca información al producir mensajes embrollados que no aseguren la comprensibilidad del mensaje, es decir, no por elaborar muchos informes es sinónimo de comunicación ya que pueden ser muchos pero poco comprensibles, sin embargo sería positivo fomentar una comunicación fluida entre el equipo de proyecto
Tratamiento de la Información
El Plan de Comunicación del Proyecto debe indicar como se va a tratar la información que se genere, pero en general debe:
A) Identificar las necesidades de información del equipo de proyecto
B) Tener una matriz que refleje quién realiza, verifica y aprueba cada documento
C) Conseguir que la documentación se entregue a tiempo, pudiendo incluir planificaciones periódicas para emitir un determinado documento
D) Tener el sistema de codificación y distribución adecuado, para asegurar que la documentación llegue a los lugares previamente establecidos
E) Ser archivada de tal manera que sea fácil su posterior localización
F) Tener su propio sistema de autoevaluación que permita su optimización
Información básica
de un Proyecto
Desde el punto de vista de su gestión, la información a elaborar se compone de:
a) El Plan de Proyecto que define la previsión realizada para el mismo y la forma de efectuar su seguimiento.
b) Los informes mensuales de gestión y de avance del Proyecto
c) El diario del Proyecto, que incluye los puntos anteriores.
d) Otros informes específicos que, aunque podrían estar incluidos en los anteriores, pueden ser requeridos por determinados clientes: control de calidad, control presupuestario, control del alcance, situación de los riesgos, etc.
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