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Fondo Acumulado - Cooperativa COOMAPOL.

Socialización del Proyecto de Fondos Acumulados de la Cooperativa Multiactiva Manuel Posso Mejía Ltda. COOMAPOL.
by

Erica Tatiana Agudelo Valencia

on 28 February 2014

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Transcript of Fondo Acumulado - Cooperativa COOMAPOL.

BIENVENIDOS.
Diagnóstico.
Observamos que para ser una entidad de carácter privado deberían tener un archivo más estructurado, organizado y con una buena limpieza, en el fondo acumulado de coomapol los documentos están juntos con los de la institución lo ideal es separar uno del otro ya que son dos servicios diferentes que presta la entidad.

El archivo está en malas condiciones climáticas y de temperatura también las estanterías están en malas condiciones y el lugar no solo es para el archivo sino para los enceres del colegio; se debe dar mayor importancia al archivo así la información está en mejores condiciones.
Diagnóstico.
El edificio como tal está en buen estado por la parte de afuera pero al entrar nos encontramos con muchos implementos los cuales no son los adecuados para tener en un archivo donde está toda la documentación de mucho valor.

En el fondo acumulado de este lugar encontramos documentación desde el año 1987 en el cual no se ha hecho ninguno de los procesos archivísticos los cuales son: la ordenación, la clasificación y la eliminación de documentos.


Conclusion
FONDO ACUMULADO.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Primera etapa:
Análisis situacional del fondo documental acumulado.
En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del cooperativa coomapol para determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus Características físicas de conservación y el volumen documental.
Debido a la inexistencia o precariedad de una teoría archivística y de lineamientos técnicos para el manejo documental, así como de normas que determinaran la conservación de los documentos.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN.
La siguiente propuesta contempla el plan de trabajo mediante el cual se pretende Normalizar y organizar el fondo documental acumulado.
INTRODUCCCIÓN
El siguiente manual de organización documental ha sido diseñado con datos de la Cooperativa Multiactiva Manuel Posso Mejía Ltda. COOMAPOL, incluyendo los pasos y las mejoras que se le deben hacer a su archivo de acuerdo a las leyes establecidas, con el fin de hacer un ejemplo real de lo que es la Gestión Documental y dar a conocer de este modo nuestros conocimientos, mostrar las capacidades y habilidades que hemos adquirido durante este proceso de formación.
PLAN ARCHIVÍSTICO INTEGRAL.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Segunda etapa:
Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá:
- Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y Evolución orgánico –funcional de la Entidad.
- Análisis de la evolución del organigrama institucional.
- Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Tercera etapa:
Inventario Documental.

Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de Conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre Otros.

Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, Fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo de COOMAPOL.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Cuarta etapa:
Valoración Documental.
Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación De la información documental a partir del análisis de los valores primarios y Secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo Cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Quinta etapa:
Preparación Física de la Documentación.
Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, Previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Sexta etapa:
Clasificación Física de la Documentación.

Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización Del fondo documental acumulado.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Septima etapa:
Selección y Eliminación Documental.
Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección Documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores Primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas En un formato de inventario para eliminación, el cual con tendrá como mínimo la Siguiente información:
- Denominación de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Octava etapa:
Ordenación Documental.
Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y
Transferencia al archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación Preestablecido que responda a las necesidades de recuperación y consulta.
ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Novena etapa:
Re almacenamiento de las Unidades de Conservación.
Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de Conservación del fondo documental de la entidad se procederá al Realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán identificadas así:
- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas, Número de folios
- observaciones.

ETAPAS DE LA PROPUESTA ARCHIVÍSTICAS.
Decima etapa:
Descripción Documental.
Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará, Diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones Técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener Como mínimo los siguientes campos:
- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo Establecido en la Tabla Valoración Documental.
- Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo Documental.

Sugerimos que la Cooperativa Multiactiva Manuel Posso Mejia Ltda COOMAPOL, implementar un programa de Gestion Documental con base a la normatividad archivisticas; ya que asi ayuda a una mayor eficiencia,efiicacia,accesibildad,informacion productiva de ahorro.
"Tus archivos también tienen vida."
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