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Módulo 3: Requisitos técnicos y logística

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Marloes van Beveren

on 18 April 2015

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Transcript of Módulo 3: Requisitos técnicos y logística

¿Cómo voy a implementar mi proyecto cultural?
Planear para tener control
Una buena planeación te ayudará a revisar si cuentas con suficiente capacidad operativa para implementar el proyecto tal y como lo propones. También te permite mostrar a un potencial patrocinador que tienes la capacidad para llevar a cabo un proyecto/evento y que tienes todo bajo control.
En esta etapa preparas todo lo que se puede y se tiene que preparar con anticipación. No dejes nada para el último momento, es cuando más saturado va a estar tu equipo.
Este es el momento de seleccionar a tu equipo, tus proveedores, realizar presupuestos y de firmar contratos.
También de recaudar fondos y hacer la difusión previa para tu evento o proyecto.
En la etapa de preproducción, es importante realizar visitas a los lugares donde llevarás a cabo tu actividad para hacer un scouting, de preferencia a la hora del evento. ¡Ver mapas y confiar en la información que se te da no es suficiente!
La pre-producción
En esta etapa es muy útil la elaboración de una carta Gantt. Encontrarás más información sobre esta herramienta en los materiales de este mes.
Carta Gantt
Este es el momento que todo lo que has planeado, realmente se lleva a cabo. Si tu proyecto es un evento, esta es una etapa intensa con mucha presión de tiempo, que requiere de una planeación sumamente detallada.

Es importante contar con un equipo de producción que pueda resolver cualquier imprevisto. La creatividad y la comunicación en el equipo son factores clave.
Los requisitos específicos en esta etapa dependen mucho de la naturaleza de tu proyecto.
La producción
El diagrama Gantt te permite realizar una buena planeación general de tu proyecto y evaluar cómo va el avance general. Pero no es suficiente para que cada miembro del equipo sepa exactamente qué es lo que tiene que hacer y para cuándo. Para lograr eso vamos a "aterrizar" cada meta actividad en el diagrama Gantt a pasos más concretos mediante fichas de pre-producción y producción.
Y ahora: lo específico
¿Por qué es importante?
Y ahora sí, ¡A llenar formatos!
Las tres etapas de la planeación de un proyecto


Las actividades que tenemos que planear para nuestro proyecto se dividen en tres etapas: la preproducción, la producción y la postproducción (evaluación)

Cada etapa tiene sus propias características

Fuente: Guía para gestión de proyectos culturales, Consejo Nacional de la Cultura y las Artes Chile, 2009
El escenario
Para la selección del recinto hay que tomar en cuenta las características del escenario y los requisitos técnicos de los artistas y grupos:
Dimensiones
El peso que soporta el escenario
Rigidez de la superficie (sobre todo en el caso de danza)
Equipos (luz, audio) que están instalados y que se pueden instalar
Conexiones a la red eléctrica
Mesa de control
Seguridad del público y de los equipos
Consumo energético
Es importante tomar en cuenta:

El consumo de energía que va a tener el evento, incluyendo el consumo en el escenario, en la sala, en los puestos de registro, baños, etc.
La capacidad instalada de energía en el lugar
Si la capacidad es menor a la capacidad necesaria para la realización del evento, hay que pensar en la renta o adquisición de generadores adicionales, la solicitud de una conexión adicional a la red o en la adaptación de la ficha técnica.
Siempre hay que calcular el total de la potencia de los equipos de iluminación, sonido y otros, para saber si la instalación del recinto tiene la capacidad para alimentarlos de energía eléctrica, ya que si ésta no es suficiente se corre el riesgo de que se produzcan cortes de energía durante la realización del evento.
Las plantas de luz muchas veces funcionan con diesel. Puede ser peligroso colocarlas en lugares cerrados.
La iluminación
Les recomiendo que cada integrante de su equipo haga una ficha de preproducción por cada meta actividad en el diagrama Gantt. Esta ficha tiene que incluir fechas límites que se tienen que respectar y que estén de acuerdo a las fechas establecidas en el diagrama Gantt.

Para la fase de producción, se recomienda desarrollar un minuto a minuto para cada día/hora/minuto del evento.
Planear los detalles
En los materiales de esta semana encontrarás ejemplos de fichas de preproducción y producción que puedes usar para especificar cada actividad del proyecto. Lo mejor es que cada integrante del equipo llene estos formatos para las meta actividades en el diagrama Gantt que le corresponden.

Como podrás ver, en la etapa de producción, la planeación tiene que ser mucho más detallada que en la fase de pre-producción. En las fichas de producción se realiza una planeación "minuto por minuto", sobre todo si se trata de eventos.
Seguridad
En cada evento cultural la seguridad es un factor que hay analizar con dedicación.En caso de eventos de riesgo (eventos masivos o en espacios públicos por ejemplo) se debe implementar un plan de seguridad, que incluya, entre otros, temas como:

Estimación del público asistente
Capacidad y ubicación de asistencia médica
Control de acceso al recinto y control dentro del recinto por elementos de seguridad (policías).
Mapa de áreas (fuentes de energía, entradas, salidas -rutas de emergencia-, ubicación de extintores, baños, etc.)
Sistemas de comunicación
Información sobre la estructura del edificio
Plan en caso de desastres naturales como temblores, etc.
La post-producción
En la etapa de post-producción, te dedicarás a hacer el cierre contable, evaluar el proyecto y escribir reportes. Y claro, a comunicar tus logros. En el módulo seis de este curso, hablaremos más a detalle sobre cómo puedes evaluar tus resultados y comunicarlos.
Video planeación de proyectos: el diablo está en los detalles
Para practicar con esta herramienta, vas a bajar el software gratuito GanttProject para realizar un diagrama Gantt para tu proyecto. Encontrarás el link para bajar el software así como unos tutoriales que explican cómo usar el software entre los materiales del módulo. Al momento de realizar esta planeación, no olvides:

tomar en cuenta las etapas de preproducción, producción y post-producción de tu evento.
enfocarte en meta actividades, los detalles y pasos intermedios los identificaremos en el siguiente paso.
Planear: de lo general a lo específico
Para una planeación completa y ordenada, te recomiendo que empieces a planear primero las etapas generales de tu proyecto para después llenar cada etapa con actividades más especificas y detalles.

Para hacer esto, puedes empezar a identificar todos las "meta actividades" que tienes que realizar en las tres etapas del proyecto (pre-producción, producción y post-producción) para que el proyecto un éxito.
Ejemplos de "meta" actividades son:
En la etapa de preproducción: Selección de proveedores, desarrollo del presupuesto, contratación de personal.
En la etapa de producción: Realización de la obra, rueda de prensa, intervención en la comunidad, congreso (día 1, día 2), inauguración de la primera sala del centro cultural, etc.
En la etapa de postproducción puede ser: evaluación del proyecto, entrega de reportes
Una herramienta muy útil para planear las "meta actividades" de un proyecto, es el diagrama Gantt.
Se trata de una herramienta gráfica cuyo
objetivo es mostrar el tiempo de dedicación
previsto para diferentes tareas o actividades en el marco de un proyecto a lo largo de un tiempo total determinado. Te da una idea general de las necesidades de tu proyecto y los avances, sin incluir demasiado detalle.
Planeación muy detallada en la fase de producción (para eventos)
Diagrama Gantt
Fichas de producción y preproducción
Implica bastante trabajo, pero lo más recomendable es realizar una ficha de pre-producción para cada meta-actividad de pre-producción en tu diagrama Gantt y una descripción de las actividades "minuto a minuto" por cada evento, plática, rueda de prensa, salida, intervención en comunidad, etc. en la fase de producción.
Como cada proyecto cultural es diferente, sus actividades y necesidades de planeación también lo son. En la siguiente tabla, se mencionan algunos aspectos que se tienen que tomar en cuenta para diferentes tipos de proyectos culturales.
Diagrama Gantt
Pero no te preocupes, para la tarea vas a preparar solo dos fichas, además de tu diagrama Gantt: una de producción para UNA meta actividad de tu diagrama Gantt y UNA de preproducción para UNA meta actividad de tu diagrama Gantt.
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