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Processos

Mapeamento, modelagem, acompanhamento
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on 26 May 2013

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Transcript of Processos

Processo Entradas Saídas Processos Subprocessos Subprocessos Subprocessos Tarefas Tarefas Tarefas Tarefas Tarefas Tarefas Tarefas Um processo de negócio é uma sequência de atividades que ao serem executadas transformam insumos em um resultado com valor agregado.

Bussines Process Management - BPM Tarefas Quanto o comprador quer pagar pelo que a empresa oferece - Porter Movimentação ELIMINAR Estoque Retrabalho Metodologia da Abordagem por Processos Identificar os processos Mapear os processos Melhorar os processos 1 2 6 3 Modelar os processos 4 Implementar os processos 5 Avaliar os processos Macroprocessos impactam prioritariamente os resultados operacionais são críticos para a implementação da estratégia organizacional impactam nas interações da organização Árvore de processos Delimitar o ambiente que será mapeado; Conhecer a missão da organização/unidade/processo analisado Elaborar a Árvore de Processos Elaborar o Diagrama de Contexto Confirmar cada processo a ser analisado Levantar, detalhadamente, os dados sobre cada processo Identificar os fatores críticos de sucesso de cada processo e do contexto Identificar as oportunidades de melhoria Origem Entrada Processo Fluxo Produto Final Destino Formulário de mapeamento de processos Diagrama dos
processos Validação dos diagramas São condições essenciais para que um processos seja desempenhado com êxito relacionamento saudável entre a equipe ferramentas de trabalho adequadas materias e informações adequadas Critérios Eliminar os processos que não agregam valor ou são redudantes Incluir processos necessários, mas inexistentes Corrigir disfunções e introduzir melhorias Utilizar tecnologia, prevenindo erros humanos Prever os registros e indicadores Desenvolver e implementar os padrões de trabalho Elaborar e implementar as normas Definir registros Definir indicadores são as evidencias que precisamos gerar durante o processos métricas usadas para acompanhar a qualidade/características do processo Documento e registro...qual a diferença? Documento informação que tem por finalidade prever, determinar ou autorizar ações possui autoria, versão e deve ficar disponível à quem precisa Registros comprovam a história de algo que foi realizado asseguram a recuperação do conteúdo da informação Manuais, procedimentos, regulamentos, intruções e rotinas. Instrumento mais eficaz para realizar a documentação dos processos Devem ser revisadas e melhoradas Ciclo de vida Elaborar a estratégia Planejar a execução Executar e acompanhar "Aplicar um conjunto de ações destinadas a prover habilidade à equipe executora desse processo, com o fim de gerar os resultados para os quais o processo foi estabelecido, tudo com a finalidade de atender às expectativas dos clientes." Ações que já devem estar concluídas antes da implementação identificação dos processos e suas interações derterminação da sequência dos processos e interações determinação dos critérios e métodos necessários para assegurar a eficácia de operação e controle dos processos assegurar a disponibilidade de recursos e informações necessárias para apoiar a operação e monitoramento dos processos Estabelecer normas e regras claras Prover o entendimento do papel de cada um na organização Comunicação eficaz Clareza sobre onde se quer chegar Prover recursos humanos e materiais necessários Treinamento e disciplina INDICADORES são dados coletados sobre os resultados de processos de trabalho Finalidade? Compreender a situação real Analisar Controlar Regular Tomar decisões O indicador deve ser precedido pela identificação do objetivo a ser alcançado pelo resultado do processo, vinculado a percepção do cliente Ferramenta: PLANILHA DE MONITORAMENTO DE INDICADORES Melhorias “sazonais”. São empresas que melhoram o processo e depois de algum tempo estas melhorias são perdidas, novos problemas aparecem e novamente implantam diversas melhorias que não são seguidas. Portanto, não há evolução. Melhorias constantes sendo aplicadas e executadas. As pessoas absorvem conscientemente os aspectos positivos das melhorias. Cultura "Injeções" de energia frequentes Como melhorar os processos? Estabelecendo metas para os indicadores do processo Medir e avaliar os processos, com base no resultado dos indicadores Meta não atingida? Análise de causas e solução de problemas - PDCA Implementar e acompanhar as soluções Medir e avaliar os indicadores após a solução implantada Ferramentas importantes PDCA Controle Estatístico de Processo Brainstorming Diagramas: causa/efeito, afinidades, relacionamento Pareto Fluxograma Projeto de experimentos 5W2H ... Erros que podem afetar a implantação de melhorias Resistência à mudança fragilidade/inexistência de visão estratégica das mudanças Ter uma estratégia e comunicá-la
Comunicar amplamente as razões das mudanças
Planejar e controlar Adotar a abordagem pro processos
Democratizar o conhecimento gerado na organização
Aumentar a percepção da contribuição individual no todo Comunicação massiva em todas as formas
Transformar líderes negativos em aliados Tornar crítico o problema que se quer solucionar, forçando a saída da zona de conforto Definição clara do lugar do cliente nos processos
Cliente não é problema, é solução
É o cliente que paga o seu salário Pessoas que não procuram crescimento
-Síndrome da Gabriela (eu nasci assim, eu cresci assim, vou ser sempre assim...)
Implantar gestão por competências e avaliações de desempenho
Promover capacitações Ações institucionas: plano de carreira, remuneração justa, avaliações por mérito, capacitações e eventos culturais
Justiça nas decisões Identificar líderes
Promover seu desenvolvimento
Se necessário, buscar novas lideranças falta de visão sistêmica da organização (cada um se preocupa com o seu umbigo) problemas de comunicação interna (famosa rádio-peão) baixa exigência do mercado, permitindo zona de conforto desconhecimento dos clientes e suas necessidades baixo nível de capacitação da equipe lideranças frágeis falta de espírito de equipe falta de espírito de equipe Praticando - Grupos com pelo menos 1 ITEPer 'véio'
- Mapear um processo da empresa Fonte do conteúdo:

Livro "O processo nosso de cada dia - Modelagem de Processos de Trabalho"
Autores: Mauriti Maranhão e Maria Elisa Bastos Macieira
Editora Qualitymark, 2ª edição
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