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Analisis de Sistema

Proyecto Final de la asignatura Análisis de Sistema, Universidad Tecnológica De Santiago, UTESA, Santiago, República Dominicana, Abril 2014
by

Orlando Rodriguez

on 8 April 2014

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Transcript of Analisis de Sistema

Descripción del Personal y Niveles Educacionales:
Digitador Usuario: Directo Nivel: Universitario, Ingeniero.
Secretaria Usuario: Indirecto Nivel: Universitario, Licenciado.
Programador Usuario: Administrativo Nivel: Universitario, Ingeniero.
Contable Usuario: Indirecto Nivel: Universitario, Licenciado.

Introducción
Centro Automotriz
"Los Maestros"
Universidad Tecnológica de Santiago
(UTESA)

Grupo #01
Título:
I. Narrativa General
II. Descripción del Sistema Actual:
Sistema de facturación del taller automotriz “Los Maestros”
Presentado por:
Ángel De Js Rodríguez 2-11-2290
Orlando Rodríguez 1-12-0703
Karen Soto 2-12-1872
Profesor:
Ing. Ramón Mota

Análisis de Sistema
Narrativa General
1. Narrativa General:
El sistema a analizar es un sistema de Facturación del taller automotriz “Los Maestros”, este sistema lleva el nombre de Sistema ADM. El tipo de sistema que estamos analizando es un Sistema Transaccional.

 Metas:

• Mejorar de la Calidad de Servicio.
• Reducción de ambigüedad en la factura.
• Mejoras de Ingresos por Facturación y Cobranza.

 Objetivos:

o Analizar los parámetros que influyen en la calidad de la facturación proponiendo mejoras que aseguren el cumplimiento de los estándares establecidos.
o Implementar actividades y acciones que tiendan a la optimización del ciclo comercial.
o Tener buen manejo de los clientes de la empresa.

Organización del Centro Automotriz "Los Maestros"
Centro Automotriz Los Maestros S.R.L, es una empresa privada que ofrecen los servicios de mecánica en general, ventas de repuestos nuevos y usados y trabajos eléctricos.

Misión
Ofrecer los servicios de mecánica en general para todo tipo de vehículos y venta de repuestos nuevos y usados con la mayor calidad posible.
Visión
Lograr que los clientes e instituciones queden satisfechos y confiados de nuestros servicios, mantener siempre nuestra calidad y condiciones que nos permitan ser líderes en nuestra área.

Departamentos y Funciones:

Departamento de administración y contabilidad
: se encarga de la administración y contabilidad de la empresa.

Departamento técnico
: se encarga de la facturación de los servicios y del sistema de la empresa.

Departamento de reparación
: es donde se llevan a cabo los servicios mecánicos y eléctricos al los vehículos.

Departamento de ventas
: encargados de la venta de respuestas nuevos y usados.

Departamento de reparación
Departamento Técnico
Departamento Administrativo
Secretaria
Gerente General
Contabilidad y Administración
Cómputos y Facturación
Taller mecánica y electricidad
Descripción del sistema actual
Funciones del sistema actual
Factura los servicios y artículos usados en la reparación del vehículo.
Define si la factura es al contado o a crédito.
Indica la deuda del cliente con el taller.
Muestra valor de las cotizaciones pedidas por el cliente.
Facilita el Número de comprobante fiscal.

Imágenes del sistema
Detalles de la Factura
Objetivos del sistema actual
Objetivo General
Objetivos Específicos
Contar con un proceso de facturación confiable y preciso que garantice a los clientes que están pagando por los servicios y artículos que se usan en su vehículo. Ofrecer a los clientes una factura clara, concisa y simple.
Crear un registro de los ingresos de caja y salida de mercancías.
Agilizar los procesos de facturación y despacho.
Mejorar la calidad total y el servicio al cliente de la empresa.
Ser más eficientes en los procesos de la facturación.
Tener un mejor manejo de los clientes con cuentas a crédito.
Nuevo control de inventario.

Razones para desarrollar un nuevo sistema:
Determinación de los requerimientos básicos del Sistema Actual:

Ampliar la capacidad de almacenamiento dedicada al almacenamiento de facturas.
Ampliar la capacidad de la memoria RAM de las computadoras.
Agregar otra impresora al sistema.
Limites del sistema
Alcances
Dadas las especificaciones y conocimientos generales de la empresa en investigación, se ha deducido que el sistema a implantar según los requerimientos del dueño de la empresa es un sistema de facturación. El sistema podrá imprimir en formato de factura predefinida la información requerida y se le podrá ingresar los datos pertinentes de inventario por medio de una base de datos. Debido a que la empresa es pequeña se tiene una mayor ventaja para llevar a cabo este análisis porque hay más oportunidades de consultar y trabajar con los empleados.

Limitaciones
Las limitantes de este sistema son que no será un sistema completo en el aspecto del control total de la materia prima. Tampoco se cuenta con un sistema tecnológico muy avanzado el cual podrá hacer un poco más difícil la compatibilidad del software con el hardware y la impresora con la que se cuenta puede presentar problemas a la hora de la impresión de los documentos debido a que es obsoleta.

Procesamiento
Diagrama de contexto
Diagrama de nivel 1
Diagrama de nivel 2
Diccionario de datos
Diagrama Entidad Relación
Conclusión
La implementación de mejoras al actual sistema cambiaría la forma de interactuar con el sistema: Económicamente por que resolvería problemas que le están costando dinero a la organización; Operativamente porque le facilita los procesos al personal haciendo un trabajo más fácil, rápido y eficaz; Técnicamente por que la empresa no tendría que hacer un gran esfuerzo para conseguirlo ya que cuenta con los equipos necesarios para implementar dicho sistema y como solo serán mejoras el diseñador no tendrá que empezar a trabajar con el sistema desde cero.
Principales problemas encontrados en el sistema actual:

Poca accesibilidad a los datos del cliente.
Lentitud de impresión de facturas.
En caso de falla en el sistema eléctrico, hay que volver a digitar la factura
Problemas con el inventario del local.
desde el principio.
El sistema no almacena las cotizaciones.



Recomendaciones y justificaciones:
Mejorar la base de datos de clientes: ampliar y mejorar la base de datos de los clientes para poder tener mayor acceso a estos daros
Adquirir otra impresora: agregar una impresora más al sistema para agilizar el proceso de facturación.
Mejorar el modulo de inventario: al mejorar el modulo de inventario el proceso de facturación se agiliza ya que solo habría que digitar el código del articulo y la cantidad.
Requerimientos físicos especificados por el usuario:
• Agregar otra impresora al negocio, ya que a veces hay problemas al imprimir 2 facturas al mismo tiempo.
• El sistema no permite buscar clientes con ningún otro parámetro que no sea el código de cliente.

Entradas y salidas del sistema
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