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Mapa Conceptual

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on 28 September 2014

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Recepción:
Consiste en recibir las comunicaciones oficiales provenientes de diferentes entidades y diversos medios, tanto físico o directo, así como de modo magnético o indirecto.
Clasificación:
Este paso consiste en separar los documentos en el momento que se reciben, según el tipo de comunicaciones, las cuales se dividen en dos grupos:
Comunicación oficial
Comunicaciones personales
Pasos para la Recepción de Documentos
comunicaciones internas
Son aquellas comunicaciones que son producidas por la entidad en ejercicio de sus
funciones, con destino a personas naturales o jurídicas, independientemente del medio utilizado. Es decir que, se realiza un cruce de comunicaciones entre entidades, para
luego efectuar su debido proceso dentro de ellas.

Comunicaciones Externas
Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
El procedimiento inicia con la recepción de comunicaciones oficiales internas en cada dependencia y termina con la revisión respectiva; pero no antes de realizar la determinada actividad archivística y su registro en la planilla de istribución. Esto se identifica con la ayuda de códigos, según la dependencia y de forma consecutiva en la Tabla de Retención Documental, permitiendo así realizar seguimientos pertinentes.

Apertura:
Este paso consiste en abrir el sobre o el empaque de las comunicaciones oficiales para verificar el contenido del documento y el de sus anexos

Revisión:
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las entidades deben tener un proceso de
revisión de anexos, del destinatario, de los datos de procedencia y verificación del
asunto para poder contestar la solicitud, de acuerdo a la necesidad competente de la
entidad y realizar su respectiva radicación.

Radicación:
Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación “radicación
es el procedimiento por medio del cual las organizaciones asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora del recibo o del envío”
Registro:
Una vez radicadas las comunicaciones, se procede al registro, el cual consiste en la
anotación de los datos más significativos de las solicitudes en un formato de registro,
para su control y trámite dentro de la organización.

Distribución o reparto :
Una vez las comunicaciones registradas, se procede a la distribución o reparto de las
mismas hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente.
Elaboración:
Es el paso más importante en la gestión documental, pues en él se definen los parámetros y especificaciones que determinan el carácter administrativo y su
destinación.
Firma:
La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el símbolo, dibujo,
escrito o gráfico que impone la validez de su contenido, además de identificar al
responsable de su expedición.
Traslado de documentos:
El traslado de documentos significa el paso de éstos desde el área que lo origina a la
unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.
Pasos en el Despacho de Documentos

Mapa Conceptual
DESPACHO DE DOCUMENTOS

Dentro de los procesos que debe cumplir un documento se encuentra el de trámite de
despacho o envío, una vez culminada su etapa de producción, donde la unidad de correspondencia debe garantizar la llegada a su destino, sin ningún contratiempo.

Embalaje o empaque
El empaque suele ser utilizado generalmente en las estrategias de marketing para
garantizar la calidad de un producto.
Símbolos
En los empaques o embalajes suelen utilizarse algunas figuras representativas de la delicadeza de los contenidos y el cuidado que se debe tener acorde con las condiciones ambientales, como por ejemplo la exposición a la luz, al calor, al frío, a la humedad.
Numeración, fechado y radicación
El acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, menciona en su artículo
segundo la definición de la radicación de las comunicaciones, como el “procedimiento
por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con
el propósito de oficializar su trámite”.
Registro
Posterior a la radicación se diligencia un formato con los datos más relevantes del
documento, generalmente se traza un diseño específico según la empresa y los criterios
documentales que se tengan en ella.
Separación
Como ya se dijo en la verificación, algunos documentos llevan como soporte de sus
contenidos, anexos que constituyen parte fundamental en el momento de su salida
hacia otra dependencia o un destinatario externo.
El envío
En primera medida, se necesita tener claridad la forma de envío que se desea realizar, en qué nivel geográfico se va a realizar y cuáles serán las condiciones de empaque y seguridad que garantizarán que el documento llegue a su destino final sin sufrir alteraciones ni en su contenido ni esencia.
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