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Construire son fichier Excel

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by

Stéphane Côté

on 17 April 2014

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Transcript of Construire son fichier Excel

Suivez l'évolution de
vos élèves avec
Excel
"Si tu donnes un poisson à un homme, il mangera un jour. Si tu lui apprends à pêcher, il mangera toujours." Lao Tseu
Télécharger la
liste de classe
via GPI
Étape 0
1 Dans GPI, cliquez sur
votre groupe repère
2 Puis sur LISTES
3 Ensuite, choisissez exactement les même choix qu'ici
4 Cliquez encore sur
"produire la liste"
5 Sélectionnez et copier la liste produite
6 Après avoir inscrit les titres des colonnes comme ici (dans Excel), placez votre curseur dans la case sous le nom, puis collez (crtl+V)
"Dessinez" la feuille de la
"Fiche des élèves"
2 RENOMMER le nom et la COULEUR de l'onglet de la première page! avec un clic de droit sur son onglet.
3 Utiliser "l'incrémentation" pour gagner du temps
4 On devra souvent défiler vers la droite et on ne veut pas perdre les prénom, il faut donc "figer les volets"
Étape 1
1 Composer la "fiche d l'élève afin qu'elle ressemble à celle-ci.
Stratégies à découvrir :
Copier-coller
Stratégies à découvrir :
Incrémenter
figer les volets
Mise en forme conditionnelle
Sous "CHIFFRE", inscrire le 1 et 2
Sélectionnez les 2 cases
Puis cliquez et glissez vers le bas le tout petit carré noir en bas à droite de cette sélection
Excel comprend alors que vous vouliez faire une suite de +1 entre chaque cellules!
Sélectionnez la colonne suivant celle que vous voulez figer en cliquant sur sa lettre (entête)
Puis dans affichage, puis figer les volets!
Défilez maintenant la page vers la droite et regardez, les noms restent "figés".
5 La mise en forme conditionnelle.
On cherche à ce que la case change de couleur en fonction de son contenu... Ce sera très très pratique dans l'analyse des résultats... Apprenons à bien l'utiliser
a) sélectionnez la colonne où vous voulez faire une mise en forme, puis choisissez "nouvelle règle"
b) puisque nous voulons que la case change de couleur quand elle contiendra le mot "fille" ou "garçons", il nous faudra choisir ces 3 choix:
c) Ensuite dans FORMAT, on choisira "remplissage"
et une couleur parlante.
1
2
3
d) Enfin, on indique l'élément qu'on aimerait qui
influence (dans le cas présent, le mot "fille"
et la couleur de remplissage.
e) et on recommence de "a" à "d"
(toujours en ayant la colonne sélectionnée)
f) On pourra faire de même pour la colonne de la langue des parents et pour les cellules concernant les résultats antérieurs.
Exemple: on peut
rapidement voir les
élèves dans le besoin
Si on vise le
publipostage,
préparont le fichier Excel
2 Puisque les "valeurs" de ces cellule se trouvent déjà sur la "fiche des élèves", dans la case A2, tapez :

4 En tapant "enter", vous êtes revenu sur la feuille "À publier"
Maintenant, la case "A2" diffuse le contenue de la cellule A6 de la feuille "fiche des élèves"
Étape 2
1 Composer la "À publier" afin qu'elle ressemble à celle-ci.
Assurez-vous de changer le nom de son onglet et lui donner la couleur jaune.
5 Faites la même chose pour les autres colonnes!
=, onglet "fiche des élèves", la cellule désirée, enter!
Stratégies à découvrir :
faire "regarder" une cellule vers la valeur d'une autre feuille.
=,
ensuite, cliquez sur l'onglet de la fiche des élèves
Cliquez dans case A6
et tapez sur la touche "enter" sur votre clavier

Ensuite, incrémentez vers la droite, puis vers le bas..
Cette méthode vous sauvera du temps si vous faites des changements sur la première feuille, toutes les autres seront automatiquement modifiées!
Tant que vous n'aurez pas entré des informations dans la "fiche de élèves", les cellules restées vides marqueront des zéros.
Dessiner la matrice des feuilles de notes
2. Copier une mise en forme conditionnelle.
Étape 3
1 Composer la "matrice" afin qu'elle ressemble à celle-ci.
Assurez-vous de changer le nom de son onglet et lui donner la couleur rouge.
Stratégies à découvrir :
Réinvestir :
mise en forme pour la cellule quiz/test
faire regarder la valeur de la "fiche des élèves" pour les numéros, prénom, sexe
Figer la colonne "E
Découvrir :
Réduire la largeur d'une colonne
copier une mise en forme conditionnelle

Remarquez que la colonne est figée
Ne recopiez pas ces
valeurs, vous aurez
les vôtres en
incrémentant...
Tentez de
garder ce
code de couleur
On sélectionne une cellule qui possède la mise en forme cond. que l'on veut
On clique sur le petit pinceau
On revient sur notre page
Puis on clique et glisse pour "peindre" la mise en forme.
Les opérations
Étape 4
Stratégies à découvrir :
Les opérations
Les calculs incrémentés
Comment figer un calcul incrémenté
Copier-coller avec la mise en forme des cellules
Le volet est figé
à la colonne "F"
Dans G6, on va faire calculer le résultat du test en %
=arrondi(F6/G$4*100;0)
puis on incrémente jusqu'à la fin de la colonne.
Le signe $ fait que la valeur qui suit
ne changera pas lors de l'incrémentation.
Ici,
=MOYENNE.SI(G6:G25;">1")
Attention, ici mon calcul se termine à G25, mais il se peut que vous ayez plus d'élèves, donc plus de rangées
Ici,
=nb.si(G6:G25;">=60")
2 Maintenant que le tout est bien programmé (faite un test en entrant des notes), il ne reste plus qu'à copier le tout pour se faire d'autres colonnes. ATTENTION, un copier coller ne fonctionnera pas.
Lors d'une évaluation, on entrera dans la case rouge, la valeur totale de l'examen (un test sur 15 par exemple).
1 - On sélectionne de E1 à G(et le bas de votre colonne) puis on fait "Copier" (Ctrl+C).
2- Ensuite, on clic dans la case H1, puis on doit aller dans le menu coller et choisir l'option "CONSERVER LA LARGEUR DES COLONNES"
3- Répétez la séquence pour obtenir +/- 8 colonnes copiées (ce qui voudra dire, 8 évaluations dans une étape).
Bilan + graphiques
1 À la fin de vos colonnes, dessinez une section rouge ainsi :
2 - Lorsque l'on rencontre un jeune, des parents ou tout simplement pour voir le comportement des résultats, les graphiques parlent plus que les chiffres...
3- J'aime bien avoir les graphiques sous les colonnes, c'est pourquoi, en F35, je marquerais "Les graphiques"
Puis, prénom et je ferais "regarder" la colonne de prénom
Dans mon cas, en F36, j'aurais l'opération =C6
Étape 5
Stratégies à découvrir :
Créer rapidement un tableau "flexible"
2 Ici, vous insérez l'équation qui vous permettra de vérifier que vous avez bien pondéré vos évaluations sur un total de 100
=somme(G2:Y2)
Bien sûr votre dernière colonne de quiz ou test est la colonne Y
La formule est longue, toutefois, elle est répétitive :
=(G6*(G$2/100))+(J6*(J$2/100))+(M6*(M$2/100))+(P6*(P$2/100))+(S6*(S$2/100))+(V6*(V$2/100))+(Y6*(Y$2/100))
Et ici, si vous devez entrer les notes arrondies à 5, laissons Excel calculer le tout
=arrondi.au.multiple(AB6;5)

Il ne reste qu'à incrémenter et ...
à copier coller ces opérations ici
a) Ici, (en G36) je vais avoir
=G5
Qui se trouve à être la cellule jaune que je me sert pour écrire le sujet de l'évaluation.
B) Ici, (enH36) je vais avoir
=J5 (et ainsi de suite dans les autres cellule à droite de celle-ci)
Même si je ne vois pas le contenu, le graphique se tracera juste parfaitement.
C)Quand j'ai terminé
je sélectionne cette rangée
et j'incrémente vers le bas
4, je sélectionne ensuite une rangée (en commençant par le prénom)
et dans insérer, je choisi le graphique à ligne brisée (mon choix personnel).
5, enfin, je replace le graphique par dessus les résultats, en laissant les prénoms visible (utiliser la bordure semie transparente).
Quand on clic sur le graphique et qu'on glisse la sélection (bordure verte autour du prénom), je graphique change!
Vous pouvez même obtenir ainsi le graphique de la moyenne du groupe pendant l'étape!
Attention, il faut vraiment amener la souris sur la bordure pour qu'elle devienne 4 flèches si on veut déplacer la sélection.
Copier la matrice pour vos matières
et le publipostage
Étape 6
1 Dupliquer la Matrice afin de vous créer les onglets de Français, math..., changez les couleurs des onglets, ajouter les liens vers les notes la dernière étape (fiche des élèves)
2 Pour publiposter, il faut :
Que vous ayez le logiciel OUTLOOK de localement installé (pas hotmail).
3-Ensuite, il vous faut copier les "résultats" que vous voulez envoyer aux parents en copiant les colonnes à partir de la cellule jaune
Stratégies à découvrir
Copier une page
Copier coller une valeur
Arrimer Word avec Excel
Envoyer 60 courriels en 20 secondes
4-Aller dans la feuille avec l'onglet jaune "À publier", trouver la prochaine cellule jaune de libre, et passer par le bouton "coller" et choisir la valeur (sinon, excel copie le calcul et non le résultat de l'élève).
5-On peut même écrire des courts commentaires dans une colonne et chaque parent ne reçevera que le message qui lui est attribué.
6-Quand on est prêt à passer à Word, on doit FERMER le fichier excel. Télécharger ce fichier, et placez-le dans le même répertoire que le fichier Excel de note.
http://stephanecote.org/wp-content/uploads/2014/04/Publipostage.docx
7- Dans Word, cliquez sur Publipostage,...

Ensuite, parcourez les dossier pour retrouver le fichier excel des notes et cliquez sur OK
8- Word vous demandera dans quelle feuille d'Exel il ira chercher les données, vous choisissez l'onglet "A publier"
9- Avant dernière étape super lefun, placez le curseur où vous le désirez, puis aller chercher la note!
10-Ajouter les autres résultats, puis pour voir les messages, cliquez sur Aperçu des résultats et faites défilez.
11 - Pour envoyer les courriels (ou les imprimer), il vous faut ...
12 - Puis choisir courriel_père, donner un objet (titre) et quand vous cliquez sur "ok", les courriels partent... Recommencer avec le courrel de la mère.
Full transcript