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Etapas del Proceso Administrativo

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Alfonso Flores Renteria

on 10 April 2013

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Transcript of Etapas del Proceso Administrativo

Exponentes
y definiciones SUPERVISIÓN Conducción y dirección de los empleados Los supervisores deben de ser líderes Etapas del
Proceso
Adminitrativo Welcome to Tijuana Logro de armonía de los esfuerzos individuales y de grupos. Coordinación PRINCIPIOS Viene del griego "organon" que significa instrumento. Concepto: George Terry: Definición segun: Petersen/Plowman: Conceptos y tipos de organización Definición: Es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones que establezca responsabilidad por áreas de trabajo. "Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacion de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas". William Sheldon: Planeación (Previsión) La planeación representa el inicio y las bases del proceso administrativo.

Sin ella, lo que se realice tanto en la organización, dirección y control no tiene razón ya que su funcionamiento se daría sin haber determinado el objetivo deseado de todo organismo social, lo cual pondría en peligro su futuro.

La planeación determina qué quiere ser la empresa, dónde se va establecer, cuándo va a iniciar operaciones y cómo lo va lograr, con el propósito de no poner en riesgo al grupo social en el futuro, lo cual es el principal objetivo de la planeación. Para lograr hacer una
previsión correcta hay tres pasos claves 1)Fijar los objetivos que se persiguen
2)Investigar los factores, tanto positivos y negativos, que ayudan a obstaculizar la búsqueda de lo dicho previo.
3)Coordinar los distintos medios en diversos cursos alternativos de acción que permitan escoger algunos de ellos. Principio de la previsibilidad - Nunca habrá una certeza completa debido al número de factores e intervenciones de decisiones humanas, es decir, siempre existirá un riesgo.
-Tampoco es válido decir que una empresa es una aventura totalmente incierta. - Descansa en una certeza moral o probabilidad seria
-Estas se apoyan en experiencias pasadas, sean propias o ajenas. Importancia de la planeación -Es el patrón para que inicie correctamente sus funciones las empresas
-Es la base para el proceso administrativo
-Da un enfoque hacia el futuro de mejoramiento y progreso.
-Programa correctamente el tiempo y los recursos en toda la estructura de la empresa.
-Establece las bases para que se realice la organización. Principios de la planeación * Objetividad y cuantificación (Precisión)
* Factibilidad
*Flexibilidad
*Unidad
* Cambio de estrategias Objetividad y cuantificación (Precisión) Al planear es necesario tener como base información real, razonamiento precisos y no basarse en situaciones subjetivas, especulaciones o datos sin base. "Es el proceso de de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar con los elementos necesarios para su ejecucion" Factibilidad Lo que se defina como plan debe ser realizable, es decir,
no elaborar planes ambiciosos y optimistas que no sean posible. Flexibilidad Al terminar la planeación se recomienda dejar márgenes de holgura que permitan incorporar los cambios o situaciones imprevistas, es decir tener un colchón de seguridad o un “Plan B” Beechler/Carmichael/Sarchet: "La estructura entre personas, trabajo y recursos". H.Koontz/C.O'Donnell: "Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos...y coordinar, tanto en sentido
horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa" "Es un método de distribución de la autoridad y de la responsabilidad, y sirve para establecer canales prácticos
de comunicación entre los grupos." Litterer: "Es una unidad social dentro de la cual existe una relación estable ( no necesariamente personal) entre sus integrantes,
con el fin de facilitar la obtención de una serie de objetivos o metas" Tipos de organización Formal Henry Fayol: "Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es util para su funcionamiento, materias,
herramientas, capital y personal.
(puede hacerse en este conjunto dos grandes divisiones, el organismo material y organismo social)"

Consiste en las relaciones estructurales por medio de las cuales la empresa llega a tener cohesión y el armazón en el que se coordina el esfuerzo individual. Informal: Son las redes de alianza o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal. Clasificación por fines: Politicos


Económicos

Educativos y culturales

Religiosas

Sociales Sistemas de organización: Lineal o militar: Es aquel en que la autoridad y responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola
linea para cada persona o grupo. Organización funcional o de Taylor: Es en la cual la autoridad y responsabilidad se divide
en ocho personas y se toma en cuenta la especialización por individuo. Organización staff (lineal y de Taylor) Trata de conservar los dos primeros sistemas pero esta vez la autoridad y responsabilidad
recae en un solo jefe pero este a su vez recibe asesoramiento y servicio técnico de individuos
especializados en cada función. Organización matricial: Además de los jefes encargados por linea existe un administrador que vigilia un programa previamente plateado
y se encarga de organizar y controlar todas las actividades relacionadas con este programa. Organización multidivisional: Es la formación de "corporativos", es decir la organización de una sola empresa de un cierto número de organizaciones
concretas, surge un nuevo sistema de organización que indica la manera en que esas empresas subordinadas se organizan
para su mayor eficiencia. Organización por comité: Se asignan los diversos asuntos de la administración a un cuerpo de personas que se responsabiliza para discutir
y tomar decisiones. Directivo
Ejecutivo
De vigilancia
consultivo Comites Por su atención, Gracias Organización Alfonso Flores
Renteria DIRECCIÓN AL DIRIGIR SE APLICA REALMENTE LA ADMINISTRACIÓN MUNCH GARCÍA Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, comunicación y la supervisión. HAROLD KOONTZ

Y

HEINZ WEIHRICH Función de los administradores que implica el proceso de influir sobre las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo LEONARD J. KAZMIER Es la guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización. IMPORTANCIA *Motivación de los recursos humanos.
*Movimiento sinérgico.
*se pone en movimiento continuo lo visto en la planeación y organización.
*Buen clima entre colaboradores y directivos.
*Tomas de decisiones. *Impersonalidad de mando.
*Armonía del objeto o coordinación de intereses.
*Vía jerárquica.
*Supervisión directa.
*Resolución de conflicto.
*Aprovechamiento del conflicto. FUNCIONES ALTA
GERENCIA EMPRESA SUPERVISOR EMPLEADOS
OPERATIVOS COMUNICACIÓN Para una comunicación adecuada deben cumplirse los siguientes requisitos: Clasificación:
FORMAL: organigramas, manuales de organización y métodos, instructivos, etc. INFORMAL:clubes deportivos, comentarios, chismes, opiniones, festejos LIDERAZGO Características de un líder CREATIVIDAD

FIRMEZA

DECISIÓN

SERIEDAD ENTUSIASMO

AGRESIVIDAD

DESEO DE TRIUNFAR

INTELIGENCIA HONRADEZ

BUEN JUICIO AGRESIVIDAD

AUTOCONFIANZA

HABILIDAD
CLARIDAD DE
EXPRESIÓN SENTIDO DE URGENCIA RESPECTO DE SU TRABAJO Y PROFESIÓN MOTIVACIÓN Proceso que estimula a los empleados
para que realicen su trabajo. JERARQUÍA DE NECESIDADES ABRAHAM MASLOW 1.-Necesidades Fisiológicas.

2.-Necesidades de Seguridad.

3.-Necesidades de Asociación o Aceptación.

4.-Necesidad de Estimación.

5.-Necesidad de Autorrelización. Herzberg y colaboradores propusieron una teoría de dos factores de motivación.
-Satisfactores e Insatisfactores.
Como la supervisión, condiciones de trabajo, relaciones interpersonales, salarios, categoría, seguridad en el empleo, vida personal.
Motivadores: Logro, reconocimiento, trabajo interesante, avance, crecimiento laboral Motivación-higiene TOMA DE DECISIONES Identificar y seleccionar un curso de acción para enfrentar un problema específico y obtener ventajas cuando se presenta oportunidad. 1.- Reconocer la necesidad de una decisión.
2.-Establecer el criterio de decisión.
3.-Establecer prioridades, consideraciones y límites para el criterio.
4.Identificar todas las alternativas adecuadas.
5.-Evaluar cada alternativa respecto al criterio.
6.-Seleccionar la mejor alternativa.
7.-IMPLEMENTACIÓN. INTEGRIDAD EQUILIBRIO CLARIDAD DIFUSIÓN MODERACIÓN EVALUACIÓN APROVECHAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN INFORMAL Integración Consiste en identificar las necesidades de los distintos recursos para satisfacer a toda la organización y cumplir de esta forma las expectativas. Recursos Humanos Area encargada del personal Funcionalización:Reglas y técnicas. Control Reglas sobre la división de funciones Regla 1
Elaborarse una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se considere deben establecerse en el primer nivel jerárquico.
Regla 2
Deben definirse de forma sencilla cada una de las funciones listadas.
Regla 3
Para cada una de las funciones de primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada división.
Regla 5
Se reúnen las funciones obtenidas en unidades concretas de organización atendiendo al numero, calidad, preparación, experiencia de las personas de que puede disponerse.
Regla 6
La forma de consignar esta departamentalización suele ser doble.
Su concepto

Definición de Maddock:
Es la medición de los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. Unidades de Organización Se forman agrupando las funciones en cada linea básica, de acuerdo a 3 criterios prácticos:
1. El trabajo que se debe hacer.
2. Las personas concretas de que se puede disponer.
3. Los lugares en que dicho trabajo se debe realizar. Organigramas TIPOS
Por su forma de operar, el control puede ser de dos tipos:

*Control automático (Feedback control )

*Control sobre resultados (Open control) -Planeación
-Reclutamiento
-Selección
-Contratación
-Inducción
-Medición del desempeño
-Capacitación y desarrollo Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como cartas gráficas de organización. Consisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra en nombre de ese puesto, representándose por la unión de los cuadros mediante lineas, los canales de autoridad y responsabilidad. Para que sirven? Revelan:
1. La división de funciones
2. Los niveles jerárquicos Clases de Organigramas Organigramas Verticales:
Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lineas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.

Ventajas:
Ser las mas usadas y fácilmente comprendidas.
Indicar en forma objetiva las jerarquías del personal.

Desventaja:
Efecto de triangulación. Todo control implica la comparación de lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de cada periodo prefijado, cuando se ha visto ya si los resultados obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado: tal procedimiento constituye el control sobre resultados. Recursos Organigramas Horizontales:
Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma, solo que comienzan el nivel máximo jerárquico a la izquierda. Organigramas Circulares:
Formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima de la empresa y alrededor círculos concéntricos
que constituyen un nivel de organización. Materiales: Bienes tangibles, propiedad de la empresa.


Humanos: Su actuar es decisivo en todas las fases de trabajo de la empresa.

Financieros: Elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta la organización, necesarios para administrar la empresa.



Tecnológicos: Modelos o herramientas en la coordinación de los otros recursos. Organigrama Escalar:
Consiste en señalar con distinta sangría en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de lineas que señalan dichos margenes. Niveles Jerárquicos: Sus Reglas. La administración implica necesariamente delegar responsabilidad y autoridad. Crecimiento vertical y horizontal Desarrollo para la integración El crecimiento horizontal implica el aumento de funciones o jefes sin que aumenten los niveles y el crecimiento vertical supone simultáneamente crecimiento en jefes y en niveles jerárquicos Recursos Humanos Recursos materiales Recursos financieros Recursos tecnológicos Actualmente, en base a estudios cibernéticos de Robert Wiener se ha encontrado que es posible que en muchos casos se obtenga una "retroalimentación" de las informaciones que resultan del control mismo y utilizarlas para que la acción correctiva se inicie de forma automática. Sistema de información:
Suministrar a los niveles de decisión de la empresa los datos e informes que requieren para ratificar la validez de las estrategias que se están implantando o para introducir las medidas correctivas pertinentes. SU IMPORTANCIA

a) Cierra el ciclo de la administración.

b)Se da en todas las demás funciones administrativas. Ser fácil de compilar y utilizar Ser fácil de entender, analizar e interpretar Ser fiable (datos e informaciones confiables) Ser consistente Diseñados para suministrar a tiempo la información requerida. SUS PRINCIPIOS

*Del carácter administrativo de control:
Es necesario distinguir las operaciones de control, de la función de control.

-La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación.

-Las operaciones son de carácter técnico. Por lo mismo son un medio para auxiliar a la linea en sus funciones. Centrados en las variables clave *De los estándares:
El control es imposible si no existen "estándares" de alguna manera prefijados, y sera tanto mejor, cuantos mas precisos y cuantitativos sean dichos estándares.
-Si el control es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alguna manera, supone siempre una base de comparacion previamente fijada. *Del carácter medial del control:
Un control solo deberá usarse si el trabajo, gasto,etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan.
-En sentido positivo.
-En sentido negativo. *Del principio de excepción:
El control administrativo es mas eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. SU PROCESO Y REGLAS

1.Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control.
2.Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.
3.Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización. 4.Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controlada para aplicar el que sea mas útil.
5.Los controles deben ser flexibles.
6.Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones.
7.Los controles deben ser claros para todos. 8.Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible a los niveles administrativos, que los han de utilizar.
9.Los controles deben conducir por si mismos de alguna manera la acción correctiva.
10.En la utilización de los datos del control debe seguirse un sistema.
11.El control puede servir para seguridad, corrección, mejoramiento, nueva planeación y motivación. SISTEMAS MODERNOS:
Se enfocan en aspectos del proceso de administración que son mas vitales.

*Administración por objetivos
*Gráficas de Gantt
*Las técnicas de trayectoria critica
*La técnica de PERT
*Técnica de CPM
*Técnica de RAMPS Gabriela Saracho Organización El tramo de control
a) La capacidad concreta de los elementos humanos con los que se cuenta. La preparación técnica de los jefes inferiores, su experiencia y conocimiento de los problemas de la empresa.
b)La naturaleza y semejanza de las operaciones supervisoras, permiten un mayor tramo de control.
c)El control de varias personas es mas fácil en los altos niveles que en los inferiores. Unidad concreta de trabajo que es la célula de toda la vida económico social en la empresa recibe el nombre de puesto que se puede definir como unidad de trabajo especifica e impersonal. Significa separar y ordenar por lo tanto consiste en reglas que se dan para separar los elementos del puesto y ordenarlos adecuadamente con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática Los análisis de puestos que se usan en la organización, especialmente los que incluyen manuales difieren de los ordinarios por:
1. Lo mas frecuente en los ordinarios es que exista un puesto ocupado por varias personas físicas.
2. Lo natural y adecuado en los ordinarios es tratar de adaptar el hombre al opuesto. En cambio el ejecutivo solo fija. Funciones y Obligaciones Análisis de Puesto De altos ejecutivos Comités Concepto
"Conjunto de individuos escogidos por una asamblea para encargarse de un negocio" 4 Clases 1.Comites consultivos: su misión es discutir algún asunto con el fin principal de aportar puntos de vista a quien habrá de decidir o de ejecutar.
2. Comités decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de algún funcionario.
3. Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar que se lleve acabo alguna función.
4.Comites de investigación. Existencia en una organización de múltiples elementos que están muy enlazados entre si y que se influyen mutuamente determinando las operaciones de la organización misma. Concepto Complejidad Organizacional 1. Diferenciación horizontal: forma en que las tareas realizadas por la organización se subdividen entre sus miembros.
2.Diferenciacion vertical: numero de niveles jerárquicos o sea la diversidad que existe en los diversos departamentos de la organización.
3.Dispersion espacial: separación física o geográfica de los centros de poder o de las labores que dependen de esos centros. Causas Organización y Burocracia La burocracia no es la organización o el conjunto de los empleados de gobierno si no se refiere mas bien a ciertas características del diseño organizacional.
Es la forma mas eficiente que podían utilizar de manera efectiva las organizaciones complejas según Weber.
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