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PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGSTROS

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by

DIANA PATRICIA GARCIA MODESTO

on 15 February 2017

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DOCUMENTO
: procedimiento, instructivo. manual. Se pueden actualizar, o anular, de acuerdo a necesidades de cada proceso y/o a las disposiciones legales y reglamentarias.
DEFINICIONES
REGISTRO
: evidencia de las actividades realizadas, cuando cuando se encuentran sin diligenciar se denominan FORMATOS
ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION
FORMATO REGISTRO
ENCABEZADO DOCUMENTOS:
ENCABEZADO FORMATOS
ARIAL 10
ARIAL 12
ARIAL 8
ARIAL 8
PIE DE PAGINA FORMATOS

DISTRIBUCION DE COPIAS
COPIA CONTROLADA

COPIA NO CONTROLADA

MARCA DE AGUA PAGINA WEB " COPIA NO CONTROLADA"
LEGALIDAD DE LOS REGISTROS
TINTA NEGRA
"NUNCA CON LAPIZ"
ALMACENAMIENTO Y PROTECCION
Parámetros tablas de retención documental
Lineamientos proceso gestión documental
DEFINICIONES
EVITAR LA ESCRITURA DE PALABRAS, FRASES O DIBUJOS AJENOS AL PROPOSITO DEL
REGISTRO

LIBRE DE TACHONES Y ENMENDADURAS
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
LISTADO MAESTROS
Están divididos en dos secciones:
Vigentes
Obsoletos
FORMATOS EXTERNOS
se indica en la casilla código con la palabra "EXTERNO" y en la casilla nombre, se escribe el nombre de la entidad que lo produce
EJEMPLO:

Ficha de clasificación
socieconómica, Departamento
Nacional de Planeación
GRACIAS
SECRETARIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Jenny Andrea Aguirre Morales

DIRECCION DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Laudys Janeth Sorza Rojas

TRAMITE DE DOCUMENTOS
Crear el documento a
modificación
Revisión del lider proceso o subproceso
Identificar necesidad creación, actualización o anulación
documento o formato
DDD revisa requisitos del SIG
Aprobación del documento y entrega copia controlada
Actualización de listados
maestro de documentos
y/o formatos
Documentos
Formatos
RECOMENDACIONES GENERALES
VERIFIQUE LA VERSION VIGENTE DEL DOCUMENTO A CONSULTAR
O DEL FORMATO QUE VA DILIGENCIAR
Cierre las listas de asistencia
POLITICA Y OBJETIVOS DESISTEM INTEGRADO DE GESTION
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