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Actividad 1:Funciones del departamento de compras en una emp

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ZULMA CASTRO

on 31 July 2015

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Transcript of Actividad 1:Funciones del departamento de compras en una emp

Elaborado por: Zulma Castro
Actividad 1:Funciones del departamento de compras en una empresa.

El proceso de compras es un conjunto de actividades que transforman, por medio de los recursos disponibles de una empresa u organización, una solicitud de un bien o servicio realizada por un departamento encargado de realizar la provisión del bien o la prestación del servicio solicitado por parte del proveedor, el almacenamiento, distribución y enajenación de materiales y suministros
Esta gestión es eficaz cuando de incorpora en su proceso las mejores condiciones de: calidad y precio, rapidez, y comodidad para todos los participantes en el mismo.

Proceso de Compras
Las políticas de compras deben determinarse considerando las necesidades de las empresas.
Son pautas que generan las empresas para determinar cuáles serán las condiciones, los plazos de pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición de productos para sus operaciones habituales.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio y las condiciones de pago, entre otros.
Las políticas buscan la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor tiempo posible.
Políticas de coordinación de compras.
En el proceso de programación de compras deben tenerse en cuenta los siguientes interrogantes:

1. Cuánto se necesita? Es decir, Verificar la solicitud de compra o requerimiento
2. Qué especificaciones exactas y cuándo y dónde los bienes
y servicios serán necesarios.
Se refiere a todas las características de los productos solicitados,
3. Dónde y cuándo obtener los bienes y servicios.
A mano siempre una lista de proveedores con cumplimiento de los requisitos y plazos establecidos.

4. Verificación de inventario y stock. Para comprar cantidades adecuadas.
Ya que la solicitud de compra es aprobada si los productos requeridos no están en existencias.
La programación requiere:
1. La recepción de una solicitud de compra
2. Las solicitudes de cotizaciones por parte de los proveedores aprobados
3. El Análisis de las cotizaciones y selección del proveedor, por un comité de compras establecido.
4. El envío de una orden de compra o un contrato de compra al proveedor
Seleccionado.
La orden de compra debe contener la descripción de las condiciones
de compra y las reglas que los proveedores deben cumplir para evitar
algún posible conflicto y/o incumplimiento durante el proceso de compra.
5 .Seguimiento y recepción de los pedidos
6. Almacenamiento y registro de las compras.


Programación de Compras.

Ventajas :
Una correcta estandarización de productos requeridos.
Un control adecuado y organizado de costos.
Un controlado manejo de presupuesto.
Mantiene un inventario seguro y eficiente.
Asegura la fidelización de los proveedores .
Fuentes de suministro de calidad asegurada cuando las políticas de compra son las adecuadas
La negociación abierta y transparente con un sinnúmero de proveedores en el mercado
Los tratados de libre comercio
Los acuerdos comerciales que aseguran la calidad de los productos en un 100%.
Desventajas:
Los costos variables de los insumos y materias primas
Los paros de transporte que frenan la llegada de productos y encarecen los mismos
El cambio climático que afecta la producción en productos como ejemplo: alimentos.
El aumento del precio del dólar
La escasez de productos .


Ventajas y desventajas del departamento de compras:
Los proveedores de una empresa son aquellos que le proporcionan a ésta los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para su operación diaria de ahí la importancia de realizar seguimiento y evaluación para evitar incumplimientos en términos de calidad, entrega y otros.
Es necesario analizar los siguientes factores para poder evaluar la calidad de los proveedores y compararlos con los competidores y verificar el tipo de servicios adicionales que ofrece, sus tiempos de entrega, las condiciones de pago y crédito, su desempeño, puntualidad y variedad.
Además de los factores mencionados, es necesario tener en cuenta otros elementos que son indispensables, tanto para evaluar a los proveedores actuales, como para evaluar la posibilidad de cambiar de proveedores:
a) Facilidad para conseguir nuevos proveedores: para cierto tipo de productos existe una gran variedad de proveedores. Para otros, el negocio depende de uno o unos cuantos proveedores.
b) El poder de negociación que se tenga con los proveedores: los proveedores de gran tamaño estableciendo : márgenes, plazos y condiciones de venta de los productos.
La norma ISO 9001 sugiere que se instale un sistema de evaluación de los proveedores que permita saber en qué medida cumplen con los requisitos.
La evaluación se puede realizar atraves de indicadores de cumplimiento, se pueden desarrollar criterios para ponderar las no conformidades de los proveedores.
También es posible encontrar métodos de evaluación con la elaboración de encuestas.

Otro método utilizado es filtrar y escoger aquellos que están certificados con ISO 9001, ya que la certificación es significado de garantía.

El mejor método es integrar el sistema de evaluación de proveedores con el propio sistema de mejora continua de las empresas.
La recolección y manejo de información de los proveedores es una parte más del sistema que nos permita mejorar. Seguir el ciclo: Recoger información / Analizarla / revisarla / Tomar decisiones / iniciar acciones y proporcionar recurso.

Es necesario establecer un procedimiento de calificación igual para todos los proveedores que se estén evaluando, con el fin de poder hacer comparaciones válidas y útiles para la toma de decisiones.
Deben definirse los criterios de evaluación, estos criterios dependerá en gran medida tanto del tipo de producto o servicio requerido como de las necesidades específicas del cotizante.
Los criterios tienen la misma importancia para evaluar a un proveedor, de tal manera que se promedian las puntuaciones para establecer la calificación de este.




Evaluación de proveedores
Compras por el tipo de material: Aquellos materiales directos a la producción como son las materias primas y los componentes y aquellos que son indirectos como los auxiliares y herramentales.
Compras por la frecuencia del material: Compra del material según la frecuencia con la cual el material se utiliza.
Compras para reabastecer stocks: Se compra más material para tener una reserva en el almacén y esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera producción sin provocar alarmar de falta de existencias.
Compras por trayectoria: Su finalidad es la minimización de los costos de transporte, se agrupar el material por zonas geográficas, de esta forma la solicitud de material se lleva a cabo en base a estos agrupamientos y la recolección del material se concentra en una zona geográfica con diferentes puntos asociados para su recolección.
Compras por la naturaleza de los materiales: Este tipo de compras identifica la naturaleza física del material, la cual puede ser líquidos, sólidos o gaseosos.
Ejemplo: Combustibles.
Compras por el costo del material: Utilizando esta clasificación se asigna a los materiales el código "A o B o C" .
También se puede hablar de:
Compras centralizadas
Compras descentralizadas
Compras nacionales e internacionales
Compras de bienes y servicios.

Tipos de compras
1. Presupuesto de materiales y partes.
Este presupuesto especifica las cantidades planificadas
2. Presupuesto de compras de materiales y partes.
El presupuesto de compras de materiales y partes especifica las cantidades que habrán de comprarse de estos insumos, el costo estimado y las fechas requeridas de entrega.
3. Presupuesto del inventario de materiales y partes. Este presupuesto especifica los niveles planificados del inventario de materias primas y partes en términos de cantidades y costo.
4. Presupuesto del costo de materiales y partes utilizados. Este presupuesto especifica el costo planificado de los materiales y partes que serán utilizados en el proceso productivo.
El mejor en mi concepto sería el de materiales y partes utilizados ya que no puede adquirirse sino hasta que se haya desarrollado una correcta proyección de costos de las compras.

Tipos de presupuesto
Conclusiones:

El proceso de compras se ha convertido en un eslabón muy importante dentro de la logística integral de las empresas, logrando que su eficiente manejo contribuya grandemente en la optimización de los costos y el éxito global de los presupuestos.
Es claro que una adecuada gestión de compras, permite integrar los procesos de selección y evaluación de proveedores, para asegurar la mejor oferta y condiciones del mercado.
Visualizar el proceso de compras como un área de cambio permanente y continuo, en la cual se debe tener claridad en las etapas a seguir y su orden lógico para el adecuado abastecimiento como política de empresa.
El abastecimiento adecuado y justo a tiempo dará estabilidad y seguridad comercial a los proveedores y con las políticas adecuadas un plus adicional que convertirá las negociaciones en un intercambio de beneficios indudables.


Bibliografia:
Gerencia de la Compra: La nueva estrategia competitiva. Heredia Nohora.
Gestión de compras en la empresa Opana Errasti Ander.
Compras e inventarios Ediciones Diaz de Santos
Mejora de la gestión de compras Padin Jonathan Azcendo
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