Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Knowledge Sharing and Communities of Practice

No description
by

Kelompok KM4

on 3 November 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Knowledge Sharing and Communities of Practice

Knowledge Sharing and Communities of Practice
Kelompok 4 – 07PDM
1. Ella Kristanti (1401101471)
2. Erich Witanto (1401101244)
3. Giovani (1401101471)
4. Lius Alexsander (1401130894)
5. Steven Yose (1401133422)
6. Yohan Martajaya (1401101950)
7. Yohanes Andre (1401103022)

Tentang CoP (Community of Practice)
Community?
- sekumpulan orang
- bersifat informal & kuat
- mempunyai satu nilai sama
- utk memenuhi essential will
Practice?
suatu cara atau kebiasaan yang dilakukan untuk mengkonversi ide ke dalam tindakan
CoP?
- terdiri dari sekelompok orang dan sumber daya mereka
- saling berinteraksi, sharing knowledge
- bertujuan mencapai nilai bersama
- membicarakan suatu topik tertentu
- berbagi masalah dan bersama menemukan solusinya
Tipe CoP
Peran & Tanggung Jawab dalam CoP
3 karakteristik CoP
Berdasarkan fungsi atau karakteristik atau tujuan tertentu
a. Profesi, seperti : hukum, pilot.
b. Fungsi-fungsi/proses-proses pada perusahaan, misal : produksi, distribusi, marketing, sales dan customer service.
c. Topik tertentu, seperti teknologi.
d. Industri, seperti otomotif, perbankan, healthcare.
Berdasarkan pengakuan CoP dari perusahaan
a. Tidak dianggap / diketahui (unrecognized) --> spontan, utk memecahkan masalah mendesak, tacit knowledge.
b. Diseludupkan/ilegal(bootlegged) --> seperti unrecognized tapi punya 1/2 leader.
c. Sah (legitimized) --> sah, punya web di intranet perusahaan.
d. Didukung (supported) --> didanai perusahaan.
e. Terlembaga (institutionalized) --> meeting wajib dan diketahui perusahaan, dapat menjadi operational team.
Single dan Multiple CoP
Single CoP
Multiple CoP
Berdasarkan Kim
a. Visitors --> non member
b. Novices --> member baru
c. Regulars --> novices yang sudah berinteraksi dengan member lainnya
d. Leaders --> yang mengatur CoP
e. Elders --> subject matter experts
Berdasarkan Nickols
a. Champion --> memberikan bantuan, mempromosikan dan mengkomunikasikan tujuan.
b. Sponsor --> penghubung CoP dengan perusahaan dalam masalah dana, fasilitas, dll.
c. Facilitator --> mengatur komunikasi dan interaksi dalam meeting agar sesuai topik.
d. Practice Leader --> menset dan memutuskan isu penting, visi misi, rules CoP, memastikan member CoP mematuhi dan mendukung hal tersebut, menyelesaikan konflik, mengevaluasi kinerja CoP.
e. Knowledge Service Center / Office (KSO) --> mengkoordinasi dan menyaring pengetahuan yang dibagikan member CoP.
f. Members --> harus mempromosikan dan berkomitmen selalu kepada nilai, visi, misi, tujuan CoP.
Peran Lain-Lain
a. Membership managers --> melayani administrasi member CoP.
b. Discussion moderators --> host dalam tiap diskusi CoP.
c. Knowledge editors --> membuat dokumentasi hasil sharing knowledge CoP dan link repositorynya.
d. Knowledge librarians --> mengatur dokumentasi yang dibuat knowledge editors.
e. Archivists --> mengatur penyimpanan dokumentasi.
f. Usage analysts --> mempelajari perilaku tiap member CoP dalam diskusi, untuk memberi saran bagi moderator.
g. Knowledge brokers --> penghubung beberapa single community.
Perkembangan CoP
F2F CoP
VCoP
Berbagi Pengetahuan dalam VCoP
Definisi dan Bentuk Media VCoP
VCoP :
- perpanjangan CoP
- membernya terpisah jarak dan waktu
- memakai virtual world tools untuk berinteraksi dan berbagi pengetahuan

Bentuk Media VCoP : Forums, wikis, blogs, email, video conferencing dan social networking software (sosial media).
Isi dan Contoh VCoP
Isi VCoP :
a. Konten yang dibuat member, misal : profile, home pages.
b. Interaksi antar member, misal : discussion forum.
c. Events / Kejadian-kejadian, misal : virtual meetings.
d. Sarana penjangkauan member, misal : newsletters.

Contoh VCoP :
a. VCoPs yang menggunakan Web 2.0, contoh : Wikipedia.
VCoPs yang menggunakan HSELanD. HSELanD adalah portal pembelajaran dan repository online yang dikembangkan oleh Dinas Kesehatan Irlandia yang disediakan untuk semua petugas kesehatan Irlandia.
Contoh VCoP (cont'd)
Hubungan knowledge sharing dengan VCoP dan Tahapan Umum Knowledge Sharing
Hubungannya : knowledge sharing lebih baik online -> menggunakan virtual tools --> digunakan VCoP

Tahapan umum Knowledge Sharing : mencari > mengevaluasi > memvalidasi > mengimplementasi > mereview > membiasakannya
1. Mendukung evolusi ide menjadi best practice. Tahapannya?
Tipe knowledge sharing yang paling penting dalam CoP dan VCoP
2. Mendukung lesson learned
Perbedaan CoP dari work group, project team, informal network
Nilai Tambah dari CoP
- Membantu mengatur strategi
- Memecahkan masalah dengan cepat
- Memberikan praktek kerja yang baik
- Membantu perusahaan dalam merekrut dan mempertahankan perkerja yang memiliki bakat
THE SOCIAL NATURE OF KNOWLEDGE
- Dibangun dalam lingkungan sosial
- Menghasilkan pengetahuan melalui interaksi sosial
- Saling mempengauhi
- Bergantung pada konteks
SOCIOGRAMS AND SOCIAL NETWORK ANALYSIS (SNA)
SNA adalah pemetaan dan pengukuran hubungan dan arus antara orang-orang, kelompok, organisasi, komputer, atau informasi / entitas pengolahan lainnya
SNA & Flow of Knowledge
Proses analisis jaringan sosial
Dengan Kuesioner/Wawancara
Tahapan pengumpulan informasi
- Mengidentifikasi jaringan orang-orang yang akan dianalisis ( misalnya , tim , workgroup, departemen ) .
- Memperjelas tujuan dan merumuskan hipotesis dan pertanyaan .
- Mengembangkan metodologi survei dan merancang kuesioner .
- Survei individu dalam jaringan untuk mengidentifikasi hubungan dan pengetahuan mengalir di antara mereka .
- Menggunakan alat perangkat lunak pemetaan untuk visual memetakan jaringan .
- Menganalisis peta dan masalah dan peluang disorot menggunakan wawancara dan / atau lokakarya . Merancang dan melaksanakan tindakan untuk membawa perubahan yang diinginkan .
- Pemetaan jaringan lagi setelah jangka waktu yang sesuai .
Faktor - faktor yang mempengaruhi pengumpulan informasi
- Siapa yang tahu siapa dan seberapa baik?
- Seberapa baik orang tahu pengetahuan dan keterampilan masing-masing?
- Siapa atau apa yang memberi orang informasi tentang xyz?
- Sumber daya apa yang digunakan orang untuk menemukan informasi / masukan / ide / saran
tentang xyz?
- Sumber daya apa yang digunakan orang untuk berbagi informasi tentang xyz?
Digunakan sebagai “buku kuning” perusahaan yang menyimpan informasi mengenai lokasi para ahli. Contoh :
COMMUNITY YELLOW PAGES
Hambatan untuk Berbagi Pengetahuan dalam CoP
Secara Umum :
- Adanya gagasan pengetahuan itu adalah harta dan kepemilikan yang sangat penting sehingga tidak boleh dengan sembarangan disebarkan.
- Pemberian imbalan kepada individu dari apa yang mereka ketahui bukan apa yang mereka bagi -> terjadi penumpukan pengetahuan pada sumber pengetahuan itu.
- Ketidaksalingpercayaan antara sipenyedia dan sipenerima pengetahuan.
Hambatan Internal
- Adanya rasa jenuh yang di alami anggota Community Of Practices (COP)
- Adanya keterbatasan pengetahuan sebagian karyawan.
- Tiadanya waktu dan tempat pertemuan.
- Status/kedudukan dari knower.
Hambatan Eksternal
- Kurangnya Sumber – sumber pengetahuan yang disediakan di perpustakaan perusahaan
- Portal – portal Knowledge Management yang masih sering trouble
The Undernet
- Undernet diartikan sebagai intranet yang berada diluar sorotan resmi organisasi. Mereka melambangkan bagaimana orang bertukar pengetahuan sebenarnya dan mereka merupakan kerangka dari komunitas yang telah muncul.
- Pada organisasi kecil, undernet membawa spesialisasi yang berbeda secara bersama-sama. Tetapi pada organisasi besar, spesialisasi cenderung memisahkan diri (komunitas mengembangkan cara-cara bekerja yang berlainan tetapi pengetahuan tetap mengalir dengan mudah antar spesialisasi itu).
- Undernet sering disebut sebagai KM Dirty Little Secret.
The Kraken
- Kraken adalah sebuah nota lotus yang bersifat tidak formal dan tidak resmi.
- Pertukaran pengetahuan dalam kraken merupakan perwujudan dari sebuah komunitas.
- Rahasia kesuksesan Kraken : 80% topik email dalam kraken dimulai dengan pertanyaan “Apakah Anda Tahu?, “Adakah yang Pernah?”, dimana menghasilkan 4-5 halaman tanggapan, sehingga memerlukan koneksi antar member komunitas untuk menemukan solusi terhadap topik tersebut).
Pendorong Berbagi Pengetahuan dalam CoP
Organizational Learning dan Social Capital
Implikasi Strategis dari Knowledge Sharing
- Connecting professionals across platforms, across distances --> menghubungkan orang-orang untuk berinteraksi tanpa hambatan ruang dan waktu.
- Standardizing professional practices --> menstandarisasi pengetahuan professional yang khusus berdasarkan keahlian dalam knowldege sharing.
- Avoiding mistakes --> mengurangi kesalahan.
- Leveraging best practices --> memberikan suatu pengarahan untuk meningkatkan praktik kerja.
- Reducing time to talent --> mengurangi waktu untuk mengembangkan talenta/keahlian.
- Building reputation --> membangun reputasi CoP dan perusahaan.
- Taking on stewardship for strategic capabilities --> meningkatkan kemampuan anggota membuat keputusan dan isu strategis perusahaan.
Kesimpulan
CoP adalah sekelompok orang, yang bersama dengan sumber daya mereka bersama, yang berkumpul untuk memanfaatkan dan saling berbagi pengetahuan yang dimiliki, dalam rangka meningkatkan pembelajaran dan menciptakan nilai bersama untuk grup, juga berpartisipasi dan membangun kebersamaan. Sekelompok orang ini juga berbagi masalah dan mencari solusi bersama atas masalah tersebut, juga memiliki passion akan suatu topic tertentu. VCoP adalah perpanjangan CoP dimana membernya saling berbeda waktu dan tempat sehingga memerlukan teknologi komunikasi untuk saling terhubung. 3 karakteristik CoP adalah joint enterprise, mutual engagement, dan shared repertoire. Terdapat banyak tipe CoP dan peran serta tanggung jawab dari anggota CoP. Dalam membangun knowledge sharing pada CoP dan VCoP terdapat banyak hambatan tetapi juga banyak pendukung kesuksesannya.
Pendorong Internal
- Pemberian reward bagi karyawan yang berprestasi
- Melakukan diskusi untuk mengatasi problem solving
- Menetapkan waktu dan tempat pertemuan
- Perlunya adanya kegiatan kekerabatan atau kekeluargaan antar karyawan
- Saling menghargai dan saling mendukung antar karyawan tanpa membedakan kedudukan
Pendorong Eksternal
- Perlu adanya peningkatan sumber – sumber informasi, baik tercetak atau inovasi – inovasi yang di buat atau diciptakan karyawan
- Perlu adanya proses perbaikan dan penambahan sub – sub yang ada pada portal knowledge management
Human Capital
mengacu pada edukasi, kemampuan dan peran untuk produktif dalam organisasi maupun profesi
Social Capital
Merujuk pada lembaga, hubungan dan norma yang membentuk kualitas dan kuantitas dari interaksi sosial sebuah organisasi dan ikatan yang mengikat interaksi ini. Produsen utama dalam social capital adalah komunitas berbagi pengetahuan / CoP. CoP dibangun untuk dapat memenuhi goals berikut :
a. Membangun komitmen dan loyalitas diantara stakeholders
b. Meningkatkan inovasi karena sharing best practices.
c. Meningkatkan efisiensi proses bisnis dan operasional dalam perusahaan.
d. Meningkatkan pendapatan dan pertumbuhan pendapatan.
e. Mengurangi hiring-firing karyawan.
2 cara mengukur nilai dari social capital
a. mengkalkulasikan nilai tambah yang diwakili oleh para anggota CoP dibandingkan dengan nilai tambah yang dihasilkan orang awam.
b. mengukur nilai social capital berdasarkan produk hasil knowledge sharing yang sudah dihasilkan.
Social --> knowledge sharing perlu dana, fasilitas, tempat, dan waktu dari manajemen perusahaan
Implikasi Praktikal dari Knowledge Sharing
Technology --> fasilitator aktif dan efektif serta teknologi sebagai fasilitas untuk menghubungkan orang-orang yang berinteraksi dan berbagi pengetahuan dalam suatu komunitas. Salah satunya untuk dapat berinteraksi secara online.
Terima Kasih Atas Perhatiannya... ^^
Full transcript