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Automatización y Digitalización - Introducción

Conceptos fundamentales de la asignatura
by

YIMI ALBERTO ACEVEDO VILLADA

on 27 November 2015

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Transcript of Automatización y Digitalización - Introducción

Introducción
Automatización y digitalización
“… disminuir la intervención humana en la ejecución de secuencias o procesos… en tareas rutinarias… Se considera que la automatización hoy en día es una herramienta de inteligencia para la empresa.”
“Implantación de procesos por medios automáticos con el apoyo de las máquinas. Comprende las tareas de investigación, diseño, desarrollo y aplicación de métodos distintos a los de operación manual, que reducen la intervención humana en la operación de sistemas o procesos e incrementan la productividad.”
En archivística: proceso llevado a cabo por las máquinas (computadores), como apoyo a la gestión documental dentro del archivo, para lograr brindar un mejor servicio de información a los usuarios. En otras palabras, es un proceso informático, que apoya a nuestra profesión, facilitándole al usuario la consulta rápida y eficaz de la información, permitiendo a su vez la prestación de un mejor servicio en el archivo.
Se empieza a hablar de las tecnologías como apoyo a la gestión de los archivos desde la década de 1960.
El Consejo Internacional de Archivos estudia el tema a través de su congreso internacional (1964) y mesa redonda (1965); en 1972 aparece crea una comisión ad-hoc, luego comité permanente.
La automatización
Definiciones
Definamos aquellos conceptos...
Conjunto de instrucciones de computadora escritas con un lenguaje de programación, las cuales dirigen al hardware para que efectúe actividades específicas de procesamiento de datos y de información que proporcionan funcionalidad al usuario
Software de aplicación:
Programas que los individuos usan de manera cotidiana como: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores, telecomunicaciones, software de cálculo numérico y simbólico, videojuegos, entre otros.
Software de programación:
Herramientas utilizadas para desarrollar programas informáticos, basadas en los lenguajes de programación
Software de sistema:
Programas que tienen como objetivo administrar los recursos del hardware y le permite al usuario utilizar con facilidad los recursos del sistema, como son el software de aplicación.
Software
Hardware
Servidor
Término inglés que hace referencia a cualquier componente físico tecnológico, que trabaja o interactúa de algún modo con el equipo de cómputo. No sólo incluye elementos internos como el disco duro, CD-ROM, procesador, memoria RAM, sino que también hace referencia al cableado, circuitos, entre otros; igualmente hace referencia a elementos externos como la impresora, el mouse, el teclado, el monitor y demás periféricos.
Base de datos
Equipo que almacena y sirve ficheros a equipos de una red, en nuestro caso a través de unas aplicaciones como el SGD y los SGBD.
En Internet, un servidor es un ordenador remoto que provee los datos solicitados por parte de los navegadores de otras computadoras.
En redes locales se entiende como el software que configura un PC como servidor para facilitar el acceso a la red y sus recursos.
En informática, un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en nombre de los usuarios. El término servidor ahora también se utiliza para referirse al ordenador físico en el cual funciona dicho software, una máquina cuyo propósito es proveer datos de modo que otras máquinas puedan utilizar esos datos.
Bibliografía
Automatización: sistemas de Información Gerencial para la Producción Industrial IPMIS. Téllez Dextre Jara, Edwin. En: Informador técnico, ISSN 0122-056X, Nº. 72, 2008, págs. 6-13. Disponible en http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=3000207 Consultado en Julio de 2012.
Mendoza Reyes, Diana Patricia . Los archivos frente a las nuevas tecnologías (Tesina para optar al titulo de licenciada en archivonomía). México D.F., 2005.
Software. Disponible en: http://fccea.unicauca.edu.co/old/software.htm. Consultado en junio de 2012
Tipos de software. Disponible en: http://www.tiposde.org/informatica/12-tipos-de-software/ Consultado en junio de 2012
Hardware. Disponible en: http://www.alegsa.com.ar/Dic/hardware.php Consultado en junio de 2012
Servidor (almacenamiento). Disponible en: http://www.anerdata.com/que-es-un-servidor.html Consultado en junio de 2012
Servidor. Disponible en: : http://www.masadelante.com/faqs/servidor/ Consultado en junio de 2012
Giménez Chornet, V. (2009). Los metadatos en la recuperacion de documentos digitales. [diapositivas de PowerPoint]. Presentado en: Seminario Internacional de archivos y documentos electrónicos, Bogotá.
Metadatos
En el contexto de la gestión de documentos, los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo
Datos sobre datos, información sobre información
Información:
Es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla. La información está en la base de la organización de todo proceso de trabajo
Dato:
Unidad elemental de información. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción
Conjunto de datos (metadatos) pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso
Aplicación que permite almacenar y administrar los datos para posteriormente acceder a ellos de forma rápida y estructurada
Manejador de base de datos SGBD
HAY FORMAS SENCILLAS DE HACER LAS COSAS
Automatización (automatización; del griego antiguo auto: guiado por uno mismo) es el uso de sistemas o elementos computarizados y electromecánicos para controlar maquinarias y/o procesos sustituyendo a operadores humanos.
TODO CAMBIA
¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN?
Amplia variedad de sistemas y procesos que operan sin o con mínima intervención del ser humano.
ALGUNAS DEFINICIONES
¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN?
Amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima o sin intervención del ser humano.
ALCANCE DE LA AUTOMATIZACIÓN
El alcance va más allá que la simple mecanización de los procesos ya que ésta provee a operadores humanos mecanismos para asistirlos en los esfuerzos físicos del trabajo, la automatización reduce ampliamente la necesidad sensorial y mental del humano.
Docente Yimi Alberto Acevedo Villada
mail: yimi.acevedo@gmail.com
Cel 3113712939
Un ejemplo palpable de automatización:
OBJETIVOS DE LA AUTOMATIZACIÓN
Mejorar la productividad, reduciendo costos de producción y mejorando la calidad.
Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo trabajos penosos e incrementando la seguridad.
Realizar operaciones imposibles de controlar intelectual o manualmente.
OBJETIVOS DE LA AUTOMATIZACIÓN
Mejorar la disponibilidad de los productos, pudiendo proveer cantidades necesarias en el momento preciso.
Simplificar el mantenimiento de forma que el operario no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso.
Integrar la gestión y producción.
Historia de la automatización en los archivos
GLOSARIO
Archivo maestro: archivo principal de una base de datos.
Base de datos: Conjunto de archivos interrelacionados, para ser utilizados por los usuarios.
Campo: grupo de caracteres contiguos pertenecientes a un mismo tipo de información.
F.D.T. Tabla de definición de campos, editor de línea donde se definen etiquetas, nombres, tipos, etc.de los campos de una BD
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
GLOSARIO
Formato de salida: conjunto de instrucciones mediante las cuales se da una presentación final y definida a la impresión/visualización de registros.
F.S.T. tabla de selección de campos: parte del diseño de BD donde se establecen los campos a ser indexados para la recuperación de la información.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
GLOSARIO
Hoja de trabajo: formato de entrada de datos en donde es capturada/modificada la información.
Registro: conjunto de campos.
Subcampo: parte de un campo que puede ser trabajada como unidad independiente.
T.A.G.: Identificador numérico de un campo.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
GLOSARIO
Indización: De acuerdo a la norma ISO 5963 (1985) proceso de describir o representar el contenido temático de un recurso de información. Este proceso da como resultado un índice de términos de indización que será utilizado como herramienta de búsqueda y acceso al contenido de recursos en sistemas de recuperación de información.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
GLOSARIO
Indexación: En informática, acción de ordenar registros empleando índices. Un ejemplo son las bases de datos, que emplean uno o más índices para identificar registros. Se refiere a la acción de registrar ordenadamente información para elaborar su índice
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
HISTORIA
La automatización de archivos se ha centrado en los siguientes campos:
Control de la gestión administrativa.
Control de la gestión de documentos.
Archivo de documentos (depósitos).
Descripción y análisis de fondos.
Elaboración de instrumentos de búsqueda (Indización).
Gestión de usuarios.
Publicación y difusión.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
HISTORIA
1970 Inglaterra implantación sistemas CAR Y ARMS.
ARMS: Crear bases de datos a nivel de series, código que identifica cada una a lo largo del proceso.
CAR: Crear bases de datos a nivel de documentos: referencia del documento, descripción, fechas transferencias, fechas expurgo y ubicación.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
HISTORIA
1970 Francia se implementa el sistema PRIAM, tres fases:
Fichero de transferencia y fichero de ocupación de estantería.
Control gestión de préstamos y revisión de transferencias.
Control de transferencia de fondos y módulo de recuperación del contenido del documento.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
HISTORIA
1970 Estados Unidos proyecto MARS (Microcomputer archives and records management systems), control del proceso vital de fondos administrativos y atender necesidades de indización y recuperación de archivos.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Gestión de documentos administrativos: abarca desde la creación del documento, pasando por su etapa de trámite y utilización, hasta su transferencia al archivo para su conservación.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Descripción de documentos, que permita manejar diferentes niveles de descripción documental, para interrelacionar las necesidades de los archivos de gestión, los archivos centrales e históricos.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Recuperación de información, depende del tipo de institución, de los perfiles de usuarios, características de la documentación, acceso, clasificación y ordenación de los fondos, productos que provea el sistema (listas, inventarios, índices, entre otros)
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Cuadros de transferencia documental, debe obedecer a un cuadro sistemático que permita una corriente fluida de documentos de una edad a otra del ciclo vital, sin necesidad de que medie intervención del organismo de control archivístico.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Retención de documentos, las tablas de retención documental es un elemento estratégico de la gestión de documentos que permite garantizar la identificación de los documentos, su trámite o recorrido, valoración, período de retención, métodos de reprografía, período de transferencia y ubicación de documentos.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Documentos electrónicos, el papel está cediendo terreno frente a los nuevos soportes, cada vez es mayor el número de documentos que se generan, transfieren y conservan en forma electrónica. Inmaterialización y desmaterialización de documentos,
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Digitalización de imágenes, la ventaja es la funcionalidad, almacenamiento y recuperación de la información, nuevo tipo de archivo con particularidades y características propias.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
FACTORES CRÍTICOS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Factores organizacionales, cultura corporativa, recursos económicos, resistencia al cambio, ausencia de sinergia, capacitación, objetivo del proyecto, misión de la organización.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
FACTORES CRÍTICOS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Factores tecnológicos, evaluar plataforma tecnológica que posee la organización, nivel de desarrollo tecnológico, requerimientos de infraestructura, problemas de incompatibilidad (sistemas operativos, plataforma, red de datos, entre otros.)
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
FACTORES CRÍTICOS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Factores externos, estado de desarrollo de la tecnología, condiciones del mercado de software, mercado de oferentes de servicios, soporte técnico y la capacitación.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
NIVEL DE DESARROLLO DESEADO PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel mínimo, desarrollo de bases de datos independientes, sin integración con otras aplicaciones (BD recuperación información, descripción archivística, transferencias documentales, etc.)
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
NIVEL DE DESARROLLO DESEADO PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel intermedio, desarrollo de bases de datos integradas (gestión documentos administrativos, transferencias documentales, TRD, descripción documental, recuperación de información.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
NIVEL DE DESARROLLO DESEADO PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel avanzado, involucra elementos del nivel intermedio, junto con proyectos de documentos electrónicos y digitalización de imágenes, caracterizados por uso de tecnología de última generación.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
NIVEL DE DESARROLLO DESEADO PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel avanzado integrado, comprende desarrollos del nivel previo, además de permitir integración del sistema de automatización del archivo con otros sistemas corporativos (Intranet, ERP, etc.)
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
INFRAESTRUCTURA DESEADA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel mínimo, requiere motor de bases de datos robustos, equipos de cómputo y servidores con buenas especificaciones y red robusta que soporte la operación.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
INFRAESTRUCTURA DESEADA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel intermedio, requiere lo mismo que para el nivel mínimo, además de una red completa de computadores que garanticen la eficiencia del sistema e interconexión con diferentes sedes.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
INFRAESTRUCTURA DESEADA PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS DE ARCHIVO

Nivel avanzado y avanzado integrado, la infraestructura requerida debe ser de muy altas especificaciones tanto desde el punto de vista del software como del hardware, equipos de gran capacidad y velocidad, aplicaciones de arquitectura abierta, ambiente cliente/servidor, OCR/ICR, fibra óptica, servidores dedicados, interfaces.
LA AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS
DESVENTAJAS

Incremento de costos fijos.

Incremento de mantenimiento.

Reducción de flexibilidad de los recursos.
DESVENTAJAS
DESVENTAJAS
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/1/13/Red_comunicacion_industrial.jpg
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/b/bc/IPod_Line.png
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/c/c3/TOPIO_1.0.jpg
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Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/f/fd/Software.png?uselang=es
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Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/3/3d/Torrentcomp_small.gif?uselang=es
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/f/fd/Velneo_vServer_estructura.jpg?uselang=es
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a9/Servidor004.JPG?uselang=es
Imagen tomada de http://www.conceptdraw.com/How-To-Guide/picture/Computer-and-networks-Common-network-topologies.png, buscada en imagenes google para uso no comercial.
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/46/Data_warehouse_overview.JPG
Evolución
Tomado de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/6/6b/N%C3%A9olithique_0001.jpg
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/c/cc/TOPIO_2.0.jpg
Imagen tomada de http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/0/0d/Java-jvm.png
JAVA
VISUAL BASIC
POSTGRESQL
MICROSOFT .NET
PHP
MYSQL
ORACLE
Sevenet
Workmanager E.D.
OnBase
Mercurio
DocuWare
Gestores de bases de datos
MySQL
Oracle
SQL Server
PostgreSQL
Postfix
Access
DATO
DATO
DATO
DATOS
PROCESO
INFORMACIÓN
Creación propia tomada de http://media-cache-ak0.pinimg.com/originals/62/6c/33/626c33935e8ec8dbd23e2595ca9f0c04.jpg
Diplomado en Gestión Documental
Módulo: Gestión Electrónica de Documentos
Docente: Yimi Alberto Acevedo
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